Bu ekonomik gerileme dünya genelindeki işletmelere zarar vermeye devam ederken, giderek artan sayıda profesyonelden daha azıyla daha fazlasını yapmaları isteniyor. Bu, şirketlerin hem nitelik hem de nicelik olarak daha büyük katkılar için çalışanlarına baktığı anlamına gelir. Neyse ki teknoloji, çalışanların daha kısa sürede daha fazlasını yapmasını her zamankinden daha kolay hale getiriyor. İşte daha etkili ve üretken bir çalışma ortamı yaratmak için kullanılabilecek bazı teknik çözümler.
1.) BYOD – Kendi Cihazınızı Getirin
2010 Cisco Connected World Teknoloji Raporuna göre, işverenlerin %85'i şu anda çalışanlarının kişisel olarak sahip oldukları akıllı telefonları, tabletleri, dizüstü bilgisayarları veya diğer cihazları işteyken hem kişisel hem de ticari amaçlarla kullanmalarına izin veriyor. Doğru kullanıldığında bu uygulama, çalışanlara hemen hemen her yerden, her zaman çalışma konusunda daha fazla esneklik sağlayarak üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, bulut hizmetlerinin yaygınlaşması, bu stratejiyi genel çıktıyı artırmanın en uygun maliyetli yollarından biri haline getiriyor. Sonuç olarak, giderek daha fazla şirket BYOD'yi gerçeğe dönüştürüyor.
2.) İletişim Araçları
İletişim araçları doğru kullanıldığında daha etkin ve verimli bir çalışma ortamı oluşturulabilir. Örneğin, bir ofisteki herkes Skype ve Google sohbet gibi anlık mesajlaşma programlarını kullansaydı, birbirleriyle hızlı ve kolay bir şekilde iletişim kurabilirlerdi.
Çalışanlar, molaya çıktıklarında kimsenin yerini almasın diye bildirim bırakabilir ve kişi yokken de çalışabilirler. Yazılı iletişim de önemlidir. Yazılı biçimde iletişim kurmak için araçları kullanmak, yazarın zaman ayırmasına ve düşüncelerini ayrıntılı olarak yazmasına, doğru ve iyi düşünülmüş olduğundan emin olmasına olanak tanır.
Alıcı ayrıca bu bilgiyi daha sonra alma avantajına sahiptir, bu da bir konuşma sırasında baskı altında olmaları gerektiğini hissetmeden okumak üzere olduklarını sindirmelerine izin verir. Ayrıca, çalışan bağlılığı anketleri gibi iletişim araçları, çalışanlarını dinle ve bir projenin nasıl gittiğine dair anında geri bildirim ve öneriler sağlamak. Bu nedenle birçok işletme sahibi bu ve benzeri iletişim araçlarını kullanıyor.
3.) CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimi
A müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi, kullanıcıların telefon, e-posta ve sosyal medya gibi birden fazla kanaldaki müşteri etkinliğini daha iyi izlemesine ve yönetmesine olanak tanır. Bu sistemler, müşterilere daha iyi hizmet verebilmek ve aynı zamanda yanıt oranlarını artırmak için işletmelerin ilk destek çalışmalarından son işleme kadar her şeyi takip etmelerine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır. ABD şirketlerinin neredeyse yarısı tarafından kullanılıyor, Müşteri Yönetimi Yazılımı aynı zamanda iş arkadaşları arasında işbirliğini teşvik ederken iletişimi kolaylaştırarak çalışanların daha verimli çalışmasına da yardımcı olabilir.
4.) Dosya Paylaşımı
Modern ortamımızda, çalışanların emrinde birçok farklı teknolojik araç bulunma eğilimindedir. Masaüstü veya dizüstü bilgisayara ek olarak, metroda işe giderken veya öğle tatilinde müzik dinledikleri ve film izledikleri bir tablet veya telefona sahip olabilirler. Daha fazla şirket, işyerinde dosya paylaşımına izin vermeye doğru ilerledikçe, çalışanların en sevdikleri müzikleri dinlemeleri veya en sevdikleri filmleri izlemeleri giderek daha uygun hale geldi.
Dosya paylaşımı, göründüğü gibi, dosyaların - en yaygın olarak ses ve videonun - bir ağ üzerinden paylaşılmasıdır. Dosya başka bir kullanıcının bilgisayarına kaydedilebilir (veya tam tersi), ancak yine de tek bir dosya olarak var olur. MP3 dosyası gibi doğrudan bilgisayarlardan çalınamaz. Bunun yerine, dosyaya ağ üzerinden bir akış sunucusu aracılığıyla erişilir (veya akış yapılır).
Bu teknoloji, video veya kayıt gibi büyük dosyaları e-posta mesajlarına eklemek için etkili bir yöntem sağlar, çünkü birçok e-posta sağlayıcısı artık yerleşik medya oynatıcılara sahip web posta istemcileri sunmaktadır. Şirketler, bu uygulamanın üretkenlik düzeylerini artırdığını buluyor.
5.) Sanal Toplantılar
Sanal Toplantılar işletmeler ve iş gücü büyüdükçe çok popüler hale geliyor. Sanal toplantılar (Skype veya Google Hangout'takiler gibi) yalnızca daha kolay konferans aramalarına olanak sağlamakla kalmaz, aynı zamanda katılımcıların toplantı sırasında birbirlerini fiilen görmelerine de olanak tanır. Bu, yüz ifadeleri ve vücut hareketleri gibi sözlü olmayan iletişimin kullanılmasıyla daha iyi bir çalışma ortamının geliştirilmesine yardımcı olur. gibi görsel yardımcılara da izin verdiği için herkesin dikkatini konuşmanın ayrıntılarına vermesini ve dinlemesini sağlar. yaratıcı toplantı sunumları ve tüm katılımcılar tarafından görülebilen ayrı bir ekranda görüntülenecek elektronik tablolar.
İşletmeler artık yüz yüze toplantılar veya konferans görüşmeleri yerine uygun bir seçenek olarak Sanal Toplantıları kullanıyor; bu, minimum kesinti süresiyle daha iyi ve daha üretken toplantılara olanak tanır.
Sanal Toplantılar, zaman kısıtlamaları ve birden çok katılımcı nedeniyle daha önce yalnızca yüz yüze yapılabilen konferans aramaları veya toplantılar düzenlemek için teknoloji endüstrisi gibi çok sayıda sektörde kullanılabilir. Ayrıca işletmelerin ve çalışanların birbirine yakın olmadığı hizmet sektöründe de popülerdir ve herkesin aynı odadaymış gibi etkili bir şekilde toplantı yapmasına olanak tanır.
6.) Esnek Çalışma Düzenlemeleri
Çalışanlar, nasıl çalışacakları, ne zaman ve ne kadar süreyle çalışacakları konusunda daha fazla esneklik buluyor. Sonuç olarak, çalışanlar geleneksel ofis ortamlarından daha üretken olma eğilimindedir.
Bu esnek düzenlemeler, haftada en az bir gün evden çalışmayı; belirli günlerde evden çalışmak; bir çocuğun okulunda gönüllü olmak için iş günü içinde izin almak; Küçükler Ligi maçına katılmak için Cuma günü erken ayrılmak ve daha uzun öğle yemeği molaları vermek.
Wharton School'dan bir makalede belirtildiği gibi, “Gün içinde nasıl akıllıca çalışılacağına dair bir tazeleme kursuna ihtiyacınız varsa, esnek saatler biletiniz olabilir. Journal of Applied Psychology'de yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, çalışma saatleri üzerinde biraz takdir yetkisine sahip olduklarına inanan çalışanlar, bu esnekliğe sahip olmayanlara göre daha üretken. Esnek zamanlama uygulamalarından yararlananlar işlerinde daha mutlu olma eğilimindedir.”
Şirketler tarafından benimsenen bu uygulamalar, çalışanların diğer sorumluluklarını düşündüklerinde odaklarını kaybetmemeleri nedeniyle verimliliği artırmaktadır. Bunun yerine, bu sistem onları eldeki görevlere daha fazla odaklanmaya teşvik eder.
7.) İşbirliği Araçları
İşbirliği araçları tamamen birlikte çalışmakla ilgilidir. İşbirliği basit bir kavramdır, ancak iyi uygulanması zor olabilir. Günümüz çalışanları, işlerini daha iyi yapabilmek için her yerde ve her zaman işe yarayacak etkili işbirliği çözümleri istiyor. İşbirliği araçlarının yardımıyla şirketler, iç iletişimi geliştirerek ve koordinasyonu ve gözetimi kolaylaştırarak maliyetleri düşürebilir, bu da daha etkili ve üretken bir çalışma ortamı sağlar.
İşbirlikçi şemsiyenin altına giren birkaç araç var. En yaygın olanları şunlardır:
-İş Akışı Yönetim Sistemleri: Bu çözümler, departmanlar veya iş birimleri arasındaki operasyonel süreçleri otomatikleştirmeye ve yönetmeye yardımcı olur, böylece çalışanlar nispeten küçük görevlere daha az ve şirket için daha önemli işlere daha fazla zaman harcayabilir.
-Kurumsal Sosyal Ağlar: İşletmeler artık iş arkadaşları ve müşteriler, dış iş ortakları ve hatta satıcılarla paylaşmak ve işbirliği yapmak için kurumsal sosyal ağları tek bir platform olarak kullanıyor. Bu araçlar, çalışanların daha önce hiç olmadığı gibi iletişim kurmasını sağlar. Ayrıca şirketlerin tüm içeriklerini tek bir yerde tutmasına yardımcı olur, bu da bulmayı ve paylaşmayı kolaylaştırır.
-Web Konferans Araçları: Bu araçlar, çalışanların dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar yüz yüze konuşabilmeleri için toplantılar, sunumlar veya eğitim oturumları için bir araya gelmelerine yardımcı olur. Çoğu web konferansı aracı, katılımcıların gerçek zamanlı olarak ekranları paylaşmasına ve belgeler üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanır.
-Veri İşbirliği Araçları: Örnekler, Google elektronik tablolarını ve Dropbox'ı içerir. Bu çözümler, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, bir proje veya dosya üzerinde çalışan herkesi güncel tutar.
Yukarıda açıklandığı gibi, şirketler üretkenliği artırmak için bu teknoloji araçlarını kullanıyor. Çalışma şeklimiz değiştikçe, daha fazla şirket çalışanlarının ihtiyaçlarını karşılamak için bu çözümleri benimsiyor.