Eftersom denna ekonomiska nedgång fortsätter att orsaka förödelse för företag över hela världen, uppmanas ett ökande antal yrkesverksamma att göra mer med mindre. Det innebär att företag ser till sina anställda för större bidrag både i kvalitet och kvantitet. Lyckligtvis gör tekniken det enklare än någonsin för arbetare att få mer gjort på kortare tid. Här är några tekniska lösningar som kan användas för att skapa en mer effektiv och produktiv arbetsmiljö.
1.) BYOD – Ta med din egen enhet
Enligt Cisco Connected World Technology Report 2010 tillåter 85 % av arbetsgivarna för närvarande sina anställda att använda personligt ägda smartphones, surfplattor, bärbara datorer eller andra enheter för både personliga och affärsmässiga ändamål medan de är på jobbet. När den används på rätt sätt kan denna praxis hjälpa till att öka produktiviteten genom att ge anställda mer flexibilitet att arbeta från praktiskt taget var som helst när som helst. Dessutom gör spridningen av molntjänster denna strategi till ett av de mest kostnadseffektiva sätten att öka den totala produktionen. Som ett resultat gör fler och fler företag BYOD till verklighet.
2.) Kommunikationsverktyg
En mer effektiv och produktiv arbetsmiljö kan skapas när kommunikationsverktyg används på rätt sätt. Till exempel, om alla på ett kontor skulle använda program för snabbmeddelanden som Skype och Google chat, skulle de kunna kommunicera snabbt och enkelt med varandra.
Anställda kan lämna meddelanden när de går på rast så att ingen tar plats och de kan arbeta medan personen är borta. Skriftlig kommunikation är också viktig. Att använda verktyg för att kommunicera i skriftlig form gör det möjligt för författaren att ta sig tid och skriva ut sina tankar i detalj, och se till att det är korrekt och genomtänkt.
Mottagaren har också fördelen av att ta emot denna information vid ett senare tillfälle, vilket gör att de kan smälta det de ska läsa utan att känna att de borde vara under press under ett samtal. Dessutom kan kommunikationsverktyg som medarbetarengagemangsundersökningar användas för lyssna på dina anställda och att ge omedelbar feedback och förslag på hur ett projekt går. Det är därför många företagare använder detta och andra liknande kommunikationsverktyg.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A hantering av kundrelationer (CRM)-systemet gör det möjligt för användare att bättre spåra och hantera klientaktivitet över flera kanaler som telefon, e-post och sociala medier. Dessa system är designade för att hjälpa företag att spåra allt från de första uppsökande ansträngningarna till den slutliga transaktionen för att bättre kunna betjäna kunderna samtidigt som svarsfrekvensen ökar under vägen. Används av nästan hälften av alla amerikanska företag, Programvara för kundhantering kan också hjälpa anställda att arbeta mer effektivt genom att effektivisera kommunikationen och samtidigt uppmuntra samarbete mellan medarbetare.
4.) Fildelning
I vår moderna miljö tenderar anställda att ha många olika tekniska verktyg till sitt förfogande. Förutom en stationär eller bärbar dator kan de ha en surfplatta eller telefon som de lyssnar på musik och tittar på film med när de pendlar på tunnelbanan eller under lunchrasten. I takt med att fler företag har gått mot att tillåta fildelning på arbetsplatsen, har det blivit mer och mer bekvämt för anställda att lyssna på sin favoritmusik eller se sina favoritfilmer.
Fildelning, som det låter, är delning av filer – oftast ljud och video – över ett nätverk. Filen kan sparas på en annan användares dator (eller vice versa), men den existerar fortfarande som bara en fil. Den kan inte spelas direkt från datorer som en MP3-fil kan. Istället nås (eller streamas) filen över nätverket via en streamingserver.
Denna teknik ger en effektiv metod för att bifoga stora filer som video eller inspelningar till e-postmeddelanden, eftersom många e-postleverantörer nu erbjuder webbmailklienter som har inbyggda mediaspelare. Företag upptäcker att denna praxis ökar produktiviteten.
5.) Virtuella möten
Virtuella möten blir mycket populära i takt med att företag och arbetskraft växer. Virtuella möten (som de på Skype eller Google Hangout) möjliggör inte bara enklare konferenssamtal utan tillåter också deltagarna att faktiskt se varandra under mötet. Detta hjälper till att främja en bättre arbetsmiljö med användning av icke-verbal kommunikation som ansiktsuttryck och kroppsrörelser. Det säkerställer också att alla är uppmärksamma och lyssnar på detaljerna i konversationen eftersom det möjliggör visuella hjälpmedel som t.ex. kreativa mötespresentationer och kalkylblad som ska visas på en separat skärm som är synlig för alla deltagare.
Företag använder nu virtuella möten som ett genomförbart alternativ i stället för ansikte mot ansikte möten eller konferenssamtal; detta möjliggör bättre och mer produktiva möten med minimal stilleståndstid.
Virtuella möten kan användas i en mängd branscher, som teknikindustrin för att hålla konferenssamtal eller möten som tidigare bara var tillgängliga personligen på grund av tidsbegränsningar och flera deltagare. Det är också populärt inom servicebranschen där företag och anställda inte är placerade nära varandra, vilket gör att de kan ha ett möte lika effektivt som om alla var i samma rum.
6.) Flexibla arbetsarrangemang
Anställda finner mer flexibilitet i hur de arbetar, när de väljer när de ska arbeta och hur länge. Som ett resultat tenderar anställda att vara mer produktiva än i traditionella kontorsmiljöer.
Dessa flexibla arrangemang kan innefatta distansarbete minst en dag i veckan; arbeta hemifrån vissa dagar; ta ledigt under arbetsdagen för att vara volontär i ett barns skola; lämnar tidigt på en fredag för att delta i en Little League-match och tar längre lunchpauser.
Som det står i en artikel från Wharton School, "Om du behöver en repetitionskurs i hur man arbetar smart under dagen, kan flexibla timmar vara din biljett. Anställda som tror att de har ett visst omdöme över sina arbetstider är mer produktiva än de som inte har denna flexibilitet, enligt en färsk studie i Journal of Applied Psychology. De som drar fördel av flexibla schemaläggningsmetoder tenderar att vara lyckligare med sina jobb.”
Dessa metoder som företagen använder ökar produktiviteten eftersom anställda inte tappar fokus när de tänker på sina andra ansvarsområden. Istället uppmuntrar detta system dem att vara mer fokuserade på uppgifterna.
7.) Samarbetsverktyg
Samarbetsverktyg handlar om att arbeta tillsammans. Samarbete är ett enkelt koncept, men det kan vara svårt att implementera på ett bra sätt. Dagens anställda vill ha effektiva samarbetslösningar som fungerar var som helst och när som helst, så att de kan göra sitt jobb bättre. Med hjälp av samarbetsverktyg kan företag minska kostnaderna genom att förbättra den interna kommunikationen och underlätta samordning och överblick, vilket i sin tur ger en mer effektiv och produktiv arbetsmiljö.
Det finns flera verktyg där ute som faller under samarbetsparplyet. De vanligaste inkluderar:
-Arbetsflödeshanteringssystem: Dessa lösningar hjälper till att automatisera och hantera operativa processer över avdelningar eller affärsenheter, så att anställda kan lägga mindre tid på relativt mindre uppgifter och mer på viktigare arbete för företaget.
- Sociala nätverk för företag: Företag använder nu företags sociala nätverk som en enda plattform för att dela och samarbeta med kollegor och kunder, externa affärspartners och till och med leverantörer. Dessa verktyg gör det möjligt för anställda att kommunicera som aldrig förr. De hjälper också företag att hålla allt sitt innehåll på ett ställe, vilket gör det lättare att hitta och dela.
- Webbkonferensverktyg: Dessa verktyg hjälper anställda att träffas för möten, presentationer eller utbildningssessioner, så att de kan prata ansikte mot ansikte, oavsett var de befinner sig i världen. De flesta webbkonferensverktyg låter deltagarna dela skärmar och samarbeta med dokument i realtid.
- Verktyg för datasamarbete: Exempel inkluderar Google-kalkylblad och Dropbox. Dessa lösningar håller alla som arbetar med ett projekt eller en fil uppdaterade, oavsett var de befinner sig i världen.
Som beskrivits ovan använder företag dessa tekniska verktyg för att öka produktiviteten. I takt med att vårt sätt att arbeta förändras, använder fler företag dessa lösningar för att möta sina anställdas behov.