Ndërsa kjo rënie ekonomike vazhdon të shkaktojë kërdi në bizneset në të gjithë globin, një numri në rritje profesionistësh po kërkohet të bëjnë më shumë me më pak. Kjo do të thotë që kompanitë kërkojnë nga punonjësit e tyre kontribute më të mëdha si në cilësi ashtu edhe në sasi. Për fat të mirë, teknologjia po e bën më të lehtë se kurrë për punëtorët që të bëjnë më shumë në një kohë më të shkurtër. Këtu janë disa zgjidhje teknologjike që mund të përdoren për të krijuar një mjedis pune më efektiv dhe produktiv.
1.) BYOD - Sillni pajisjen tuaj
Sipas Cisco Connected World Technology Report 2010, 85% e punëdhënësve aktualisht i lejojnë punonjësit e tyre të përdorin telefonat inteligjentë, tabletët, laptopët ose pajisje të tjera personale për qëllime personale dhe biznesi gjatë punës. Kur përdoret si duhet, kjo praktikë mund të ndihmojë në rritjen e produktivitetit duke u dhënë punonjësve më shumë fleksibilitet për të punuar pothuajse nga kudo në çdo kohë. Për më tepër, përhapja e shërbimeve cloud po e bën këtë strategji një nga mënyrat me kosto më efektive për të rritur prodhimin e përgjithshëm. Si rezultat, gjithnjë e më shumë kompani po e kthejnë BYOD në realitet.
2.) Mjetet e komunikimit
Një mjedis pune më efektiv dhe produktiv mund të krijohet kur mjetet e komunikimit përdoren siç duhet. Për shembull, nëse të gjithë në një zyrë do të përdornin programe të mesazheve të çastit si Skype dhe Google chat, ata do të ishin në gjendje të komunikonin shpejt dhe lehtë me njëri-tjetrin.
Punonjësit mund të lënë njoftime kur ata janë në pushim, në mënyrë që askush të mos marrë vendin e tyre dhe ata të mund të bëjnë punën derisa personi është larguar. Komunikimi me shkrim është gjithashtu i rëndësishëm. Përdorimi i mjeteve për të komunikuar në formë të shkruar lejon që shkrimtari të marrë kohën e tij dhe të shkruajë mendimet e tij në detaje, duke u siguruar që ai të jetë i saktë dhe i menduar mirë.
Marrësi ka gjithashtu përfitimin e marrjes së këtij informacioni në një kohë të mëvonshme, duke i lejuar ata të tresin atë që do të lexojnë pa u ndjerë se duhet të jenë nën presion gjatë një bisede. Përveç kësaj, mund të përdoren mjete komunikimi si anketat e angazhimit të punonjësve dëgjoni punonjësit tuaj dhe për të dhënë komente dhe sugjerime të menjëhershme se si po shkon një projekt. Kjo është arsyeja pse shumë pronarë biznesesh po përdorin këtë dhe mjete të tjera të ngjashme komunikimi.
3.) CRM – Menaxhimi i Marrëdhënieve me Klientin
A Menaxhim i mardhënieve me konsumatorë Sistemi (CRM) u mundëson përdoruesve të gjurmojnë dhe menaxhojnë më mirë aktivitetin e klientit nëpër kanale të shumta si telefoni, emaili dhe mediat sociale. Këto sisteme janë krijuar për t'i ndihmuar bizneset të gjurmojnë gjithçka nga përpjekjet fillestare të kontaktit deri te transaksioni përfundimtar, në mënyrë që t'u shërbejnë më mirë klientëve duke rritur normat e përgjigjes gjatë rrugës. Përdoret nga pothuajse gjysma e të gjitha kompanive amerikane, Software për menaxhimin e klientit gjithashtu mund të ndihmojë punonjësit të punojnë në mënyrë më efikase duke thjeshtuar komunikimin duke inkurajuar bashkëpunimin midis bashkëpunëtorëve.
4.) Ndarja e skedarëve
Në mjedisin tonë modern, punonjësit priren të kenë në dispozicion shumë mjete të ndryshme teknologjike. Përveç një kompjuteri desktop ose laptop, ata mund të kenë një tablet ose telefon me të cilin dëgjojnë muzikë dhe shikojnë filma ndërsa udhëtojnë në metro ose gjatë pushimit të drekës. Ndërsa më shumë kompani kanë lëvizur drejt lejimit të ndarjes së skedarëve në vendin e punës, është bërë gjithnjë e më i përshtatshëm për punonjësit që të dëgjojnë muzikën e tyre të preferuar ose të shikojnë filmat e tyre të preferuar.
Ndarja e skedarëve, siç tingëllon, është ndarja e skedarëve – më së shpeshti audio dhe video – përmes një rrjeti. Skedari mund të ruhet në kompjuterin e një përdoruesi tjetër (ose anasjelltas), por ai ende ekziston vetëm si një skedar. Nuk mund të luhet drejtpërdrejt nga kompjuteri ashtu siç mund të luhet një skedar MP3. Në vend të kësaj, skedari aksesohet (ose transmetohet) përmes rrjetit nëpërmjet një serveri transmetimi.
Kjo teknologji ofron një metodë efektive për bashkëngjitjen e skedarëve të mëdhenj si video ose regjistrime në mesazhet e postës elektronike, pasi shumë ofrues të postës elektronike tani po ofrojnë klientë të postës elektronike në ueb që kanë luajtës mediash të integruar. Kompanitë po zbulojnë se kjo praktikë rrit nivelet e produktivitetit.
5.) Takime virtuale
Takime Virtuale po bëhen shumë të njohura me rritjen e bizneseve dhe fuqisë punëtore. Takimet virtuale (të tilla si ato në Skype ose Google Hangout) jo vetëm që lejojnë thirrje konferencash më të lehta, por gjithashtu u mundësojnë pjesëmarrësve të shohin njëri-tjetrin gjatë takimit. Kjo ndihmon në nxitjen e një mjedisi më të mirë pune me përdorimin e komunikimit joverbal si shprehjet e fytyrës dhe lëvizjet e trupit. Gjithashtu siguron që të gjithë t'i kushtojnë vëmendje dhe të dëgjojnë detajet e bisedës pasi lejon ndihmat vizuale si p.sh. prezantime kreative të takimeve dhe spreadsheets të shfaqen në një ekran të veçantë, i cili mund të shikohet nga të gjithë pjesëmarrësit.
Bizneset tani përdorin Takimet Virtuale si një opsion praktik në vend të takimeve ballë për ballë ose telefonatave konferencash; kjo mundëson takime më të mira dhe më produktive me kohë minimale joproduktive.
Takimet virtuale mund të përdoren në një sërë industrish, të tilla si industria e teknologjisë për të mbajtur thirrje konferencash ose takime që më parë ishin të disponueshme vetëm personalisht për shkak të kufizimeve kohore dhe pjesëmarrësve të shumtë. Është gjithashtu i popullarizuar në industrinë e shërbimeve ku bizneset dhe punonjësit nuk ndodhen pranë njëri-tjetrit, duke i lejuar ata të kenë një takim po aq efektivisht sikur të gjithë të ishin në të njëjtën dhomë.
6.) Marrëveshjet fleksibël të punës
Punonjësit po gjejnë më shumë fleksibilitet në mënyrën se si punojnë, duke zgjedhur se kur të punojnë dhe për sa kohë. Si rezultat, punonjësit priren të jenë më produktivë sesa në mjediset tradicionale të zyrave.
Këto aranzhime fleksibël mund të përfshijnë punën në distancë të paktën një ditë në javë; duke punuar nga shtëpia në ditë të caktuara; marrja e pushimit gjatë ditës së punës për të dalë vullnetar në shkollën e një fëmije; duke u larguar herët të premten për të ndjekur një lojë të Ligës së Vogël dhe duke bërë pushime më të gjata për drekë.
Siç thuhet në një artikull nga Wharton School, "Nëse keni nevojë për një kurs rifreskues se si të punoni zgjuar gjatë ditës, orari fleksibël mund të jetë bileta juaj. Sipas një studimi të fundit në Journal of Applied Psychology, punonjësit që besojnë se kanë diskrecion mbi orët e tyre të punës janë më produktivë sesa ata që nuk e kanë këtë fleksibilitet. Ata që përfitojnë nga praktikat fleksibël të planifikimit priren të jenë më të lumtur me punën e tyre.”
Këto praktika të adoptuara nga kompanitë po rrisin produktivitetin sepse punonjësit nuk e humbin fokusin kur mendojnë për përgjegjësitë e tyre të tjera. Në vend të kësaj, ky sistem i inkurajon ata të jenë më të fokusuar në detyrat në fjalë.
7.) Mjetet bashkëpunuese
Mjetet e bashkëpunimit kanë të bëjnë me punën së bashku. Bashkëpunimi është një koncept i thjeshtë, por mund të jetë i ndërlikuar për t'u zbatuar mirë. Punonjësit e sotëm duan zgjidhje efektive të bashkëpunimit që do të funksiononin kudo dhe në çdo kohë, në mënyrë që ata të mund të bënin punën e tyre më mirë. Me ndihmën e mjeteve bashkëpunuese, kompanitë janë në gjendje të zvogëlojnë kostot duke përmirësuar komunikimin e brendshëm dhe duke lehtësuar koordinimin dhe mbikëqyrjen, gjë që nga ana tjetër krijon një mjedis pune më efektiv dhe produktiv.
Ka disa mjete atje që bien nën ombrellën e bashkëpunimit. Më të zakonshmet përfshijnë:
-Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës: Këto zgjidhje ndihmojnë në automatizimin dhe menaxhimin e proceseve operacionale nëpër departamente ose njësi biznesi, në mënyrë që punonjësit të mund të shpenzojnë më pak kohë në detyra relativisht të vogla dhe më shumë në punë më të rëndësishme për kompaninë.
-Rrjetet sociale të ndërmarrjeve: Ndërmarrjet tani po përdorin rrjetet sociale të ndërmarrjeve si një platformë e vetme për të ndarë dhe bashkëpunuar me kolegët dhe klientët, partnerët e jashtëm të biznesit dhe madje edhe shitësit. Këto mjete i lejojnë punonjësit të komunikojnë si kurrë më parë. Ato gjithashtu ndihmojnë kompanitë të mbajnë të gjithë përmbajtjen e tyre në një vend, gjë që e bën më të lehtë gjetjen dhe ndarjen.
-Mjetet e konferencave në internet: Këto mjete i ndihmojnë punonjësit të mblidhen së bashku për takime, prezantime ose sesione trajnimi, në mënyrë që të flasin ballë për ballë, pavarësisht se ku janë në botë. Shumica e mjeteve të konferencave në ueb lejojnë pjesëmarrësit të ndajnë ekranet dhe të bashkëpunojnë në dokumente në kohë reale.
-Mjetet e bashkëpunimit të të dhënave: Shembujt përfshijnë spreadsheets Google dhe Dropbox. Këto zgjidhje i mbajnë të përditësuar të gjithë ata që janë duke punuar në një projekt ose skedar, pavarësisht se ku janë në botë.
Siç u përshkrua më lart, kompanitë po përdorin këto mjete teknologjike për të rritur produktivitetin. Ndërsa mënyra se si ne punojmë ndryshon, më shumë kompani po miratojnë këto zgjidhje për të përmbushur nevojat e punonjësve të tyre.