Ker ta gospodarski upad še naprej uničuje podjetja po vsem svetu, se vse več strokovnjakov zahteva, da naredijo več z manj. To pomeni, da podjetja od svojih zaposlenih iščejo večje prispevke tako v kakovosti kot v količini. Na srečo tehnologija delavcem olajša kot kdaj koli prej, da naredijo več v krajšem času. Tukaj je nekaj tehnoloških rešitev, ki jih je mogoče uporabiti za ustvarjanje učinkovitejšega in produktivnejšega delovnega okolja.
1.) BYOD – prinesite svojo napravo
Glede na poročilo Cisco Connected World Technology za leto 2010 85 % delodajalcev trenutno dovoljuje svojim zaposlenim uporabo pametnih telefonov, tablic, prenosnikov ali drugih naprav v osebni lasti, tako za osebne kot poslovne namene, medtem ko so na delovnem mestu. Ob pravilni uporabi lahko ta praksa pomaga povečati produktivnost, saj zaposlenim omogoči večjo prilagodljivost za delo od kjer koli in kadar koli. Poleg tega je zaradi širjenja storitev v oblaku ta strategija eden najbolj stroškovno učinkovitih načinov za povečanje celotne proizvodnje. Posledično vse več podjetij spreminja BYOD v resničnost.
2.) Komunikacijska orodja
Učinkovitejše in produktivnejše delovno okolje je mogoče ustvariti s pravilno uporabo komunikacijskih orodij. Na primer, če bi vsi v pisarni uporabljali programe za takojšnje sporočanje, kot sta Skype in Google klepet, bi lahko med seboj hitro in enostavno komunicirali.
Zaposleni bi lahko pustili obvestila, ko gredo na odmor, tako da nihče ne bo zasedel svojega mesta in lahko opravljajo delo, medtem ko osebe ni. Pomembna je tudi pisna komunikacija. Uporaba orodij za komuniciranje v pisni obliki omogoča piscu, da si vzame čas in podrobno napiše svoje misli, pri čemer poskrbi, da so točne in dobro premišljene.
Prejemnik ima tudi prednost, da te informacije prejme pozneje, kar mu omogoča, da prebavi, kar bo prebral, ne da bi čutil, da bi moral biti med pogovorom pod pritiskom. Poleg tega je mogoče uporabiti komunikacijska orodja, kot so ankete o vključenosti zaposlenih poslušajte svoje zaposlene in zagotoviti takojšnje povratne informacije in predloge o tem, kako poteka projekt. Zato mnogi lastniki podjetij uporabljajo to in druga podobna komunikacijska orodja.
3.) CRM – Upravljanje odnosov s strankami
A upravljanje odnosov s strankami (CRM) uporabnikom omogoča boljše sledenje in upravljanje dejavnosti strank prek več kanalov, kot so telefon, e-pošta in družbeni mediji. Ti sistemi so zasnovani tako, da podjetjem pomagajo slediti vsemu, od začetnih prizadevanj do končne transakcije, da bi bolje služili strankam in hkrati povečali stopnjo odziva. Uporablja ga skoraj polovica vseh ameriških podjetij, Programska oprema za upravljanje strank lahko tudi pomaga zaposlenim pri učinkovitejšem delu s poenostavitvijo komunikacije in hkrati spodbujanjem sodelovanja med sodelavci.
4.) Skupna raba datotek
V sodobnem okolju imajo zaposleni ponavadi na voljo veliko različnih tehnoloških orodij. Poleg namiznega ali prenosnega računalnika imajo morda tablico ali telefon, s katerim poslušajo glasbo in gledajo filme med vožnjo na podzemni železnici ali med odmorom za kosilo. Ker se je vse več podjetij premaknilo k omogočanju skupne rabe datotek na delovnem mestu, postaja zaposlenim vse bolj priročno, da poslušajo svojo najljubšo glasbo ali gledajo svoje najljubše filme.
Skupna raba datotek, kot se sliši, je souporaba datotek – najpogosteje zvoka in videa – prek omrežja. Datoteko lahko shranite v računalnik drugega uporabnika (ali obratno), vendar še vedno obstaja samo kot ena datoteka. Ni je mogoče predvajati neposredno iz računalnika, kot lahko datoteke MP3. Namesto tega se do datoteke dostopa (ali pretaka) prek omrežja prek strežnika za pretakanje.
Ta tehnologija zagotavlja učinkovit način za pripenjanje velikih datotek, kot so video ali posnetki, v e-poštna sporočila, saj mnogi ponudniki e-pošte zdaj ponujajo odjemalce spletne pošte z vgrajenimi predvajalniki predstavnosti. Podjetja ugotavljajo, da ta praksa povečuje produktivnost.
5.) Virtualna srečanja
Navidezna srečanja postajajo zelo priljubljeni, ko podjetja in delovna sila rastejo. Navidezna srečanja (kot so tista v Skypeu ali Google Hangout) ne omogočajo le lažjih konferenčnih klicev, ampak udeležencem omogočajo tudi, da se med sestankom dejansko vidijo. To pomaga spodbujati boljše delovno okolje z uporabo neverbalne komunikacije, kot so izrazi obraza in gibi telesa. Zagotavlja tudi, da so vsi pozorni in poslušajo podrobnosti pogovora, saj omogoča vizualne pripomočke, kot je ustvarjalne predstavitve srečanj in preglednice, ki se prikažejo na ločenem zaslonu, ki si ga lahko ogledajo vsi udeleženci.
Podjetja zdaj uporabljajo virtualna srečanja kot izvedljivo možnost namesto osebnih srečanj ali konferenčnih klicev; to omogoča boljša in produktivnejša srečanja z minimalnimi izpadi.
Virtualna srečanja se lahko uporabljajo v številnih panogah, kot je tehnološka industrija za vodenje konferenčnih klicev ali sestankov, ki so bili prej na voljo samo osebno zaradi časovnih omejitev in več udeležencev. Priljubljena je tudi v storitveni industriji, kjer podjetja in zaposleni niso blizu drug drugemu, kar jim omogoča, da imajo sestanek enako učinkovito, kot če bi bili vsi v isti sobi.
6.) Prilagodljivi delovni dogovori
Zaposleni najdejo več fleksibilnosti pri svojem delu, pri izbiri, kdaj bodo delali in kako dolgo. Posledično so zaposleni bolj produktivni kot v tradicionalnih pisarniških okoljih.
Ti prilagodljivi dogovori lahko vključujejo delo na daljavo vsaj en dan na teden; delo od doma ob določenih dneh; vzeti prosti čas med delavnikom za prostovoljno delo v otroški šoli; odhod v petek zgodaj na tekmo Little League in daljši odmor za kosilo.
Kot je navedeno v članku iz šole Wharton: »Če potrebujete osvežitveni tečaj o tem, kako pametno delati čez dan, je lahko prilagodljiv delovni čas vaša vstopnica. Nedavna študija v Journal of Applied Psychology je pokazala, da so zaposleni, ki verjamejo, da imajo diskrecijsko pravico pri svojem delovnem času, bolj produktivni kot tisti, ki nimajo te prilagodljivosti. Tisti, ki izkoriščajo fleksibilne prakse razporejanja, so ponavadi bolj zadovoljni s svojim delom."
Te prakse, ki jih sprejmejo podjetja, povečujejo produktivnost, saj zaposleni ne izgubijo osredotočenosti, ko razmišljajo o svojih drugih odgovornostih. Namesto tega jih ta sistem spodbuja, da so bolj osredotočeni na opravila.
7.) Orodja za sodelovanje
Pri orodjih za sodelovanje gre za skupno delo. Sodelovanje je preprost koncept, vendar ga je lahko težko dobro izvesti. Današnji zaposleni želijo učinkovite rešitve za sodelovanje, ki bi delovale kjer koli in kadarkoli, da bi lahko bolje opravljali svoje delo. S pomočjo orodij za sodelovanje lahko podjetja znižajo stroške z izboljšanjem interne komunikacije ter olajšanjem usklajevanja in nadzora, kar posledično omogoča učinkovitejše in produktivnejše delovno okolje.
Obstaja več orodij, ki spadajo pod okrilje sodelovanja. Najpogostejši vključujejo:
- Sistemi za upravljanje delovnega toka: Te rešitve pomagajo avtomatizirati in upravljati operativne procese v oddelkih ali poslovnih enotah, tako da lahko zaposleni porabijo manj časa za relativno manjše naloge in več za pomembnejša dela za podjetje.
- Podjetniška družbena omrežja: Podjetja zdaj uporabljajo družbena omrežja podjetij kot enotno platformo za skupno rabo in sodelovanje s kolegi in strankami, zunanjimi poslovnimi partnerji in celo prodajalci. Ta orodja zaposlenim omogočajo komunikacijo kot še nikoli. Prav tako pomagajo podjetjem ohraniti vso svojo vsebino na enem mestu, kar olajša iskanje in skupno rabo.
- Orodja za spletne konference: Ta orodja pomagajo zaposlenim, da se zberejo na sestankih, predstavitvah ali usposabljanjih, da se lahko pogovarjajo iz oči v oči, ne glede na to, kje na svetu so. Večina orodij za spletne konference udeležencem omogoča skupno rabo zaslonov in sodelovanje pri dokumentih v realnem času.
- Orodja za sodelovanje pri podatkih: Primeri vključujejo Google preglednice in Dropbox. Te rešitve zagotavljajo, da so vsi, ki delajo na projektu ali datoteki, posodobljeni, ne glede na to, kje na svetu se nahajajo.
Kot je opisano zgoraj, podjetja uporabljajo ta tehnološka orodja za povečanje produktivnosti. Ker se način našega dela spreminja, vse več podjetij sprejema te rešitve za izpolnjevanje potreb svojih zaposlenih.