Keďže tento hospodársky pokles naďalej spôsobuje zmätok v podnikoch na celom svete, čoraz väčší počet profesionálov je požiadaný, aby urobili viac za menej. To znamená, že spoločnosti hľadajú od svojich zamestnancov väčší prínos v kvalite aj kvantite. Našťastie vďaka technológii je pre pracovníkov jednoduchšie ako kedykoľvek predtým urobiť viac za kratší čas. Tu je niekoľko technických riešení, ktoré možno použiť na vytvorenie efektívnejšieho a produktívnejšieho pracovného prostredia.
1.) BYOD – Prineste si vlastné zariadenie
Podľa správy Cisco Connected World Technology Report z roku 2010 85 % zamestnávateľov v súčasnosti umožňuje svojim zamestnancom používať smartfóny, tablety, notebooky alebo iné zariadenia v osobnom vlastníctve počas práce na osobné aj obchodné účely. Pri správnom použití môže tento postup pomôcť zvýšiť produktivitu tým, že zamestnancom poskytne väčšiu flexibilitu pri práci prakticky odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Navyše, šírenie cloudových služieb robí z tejto stratégie jeden z nákladovo najefektívnejších spôsobov zvýšenia celkového výkonu. Výsledkom je, že stále viac spoločností premieňa BYOD na realitu.
2.) Komunikačné nástroje
Pri správnom používaní komunikačných nástrojov možno vytvoriť efektívnejšie a produktívnejšie pracovné prostredie. Ak by napríklad každý v kancelárii používal programy na odosielanie okamžitých správ, ako sú Skype a chat Google, mohli by medzi sebou rýchlo a jednoducho komunikovať.
Zamestnanci mohli nechať upozornenia, keď idú na prestávku, aby ich nikto nezaujal a mohli pracovať, kým je osoba preč. Dôležitá je aj písomná komunikácia. Používanie nástrojov na komunikáciu v písomnej forme umožňuje autorovi venovať si čas a podrobne napísať svoje myšlienky, pričom sa uistí, že sú presné a dobre premyslené.
Príjemca má tiež tú výhodu, že dostane tieto informácie neskôr, čo mu umožní stráviť to, čo sa chystá čítať, bez toho, aby mal pocit, že by mal byť počas rozhovoru pod tlakom. Okrem toho možno použiť komunikačné nástroje, ako sú prieskumy angažovanosti zamestnancov počúvať svojich zamestnancov a poskytnúť okamžitú spätnú väzbu a návrhy, ako projekt pokračuje. To je dôvod, prečo mnohí majitelia firiem používajú tento a ďalšie podobné komunikačné nástroje.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A Riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) systém umožňuje používateľom lepšie sledovať a spravovať aktivitu klientov na viacerých kanáloch, ako sú telefón, e-mail a sociálne médiá. Tieto systémy sú navrhnuté tak, aby pomáhali podnikom sledovať všetko od počiatočného dosahu až po konečnú transakciu s cieľom lepšie slúžiť zákazníkom a zároveň zvyšovať mieru odozvy. Používa takmer polovica všetkých amerických spoločností, Softvér na správu zákazníkov môže tiež pomôcť zamestnancom pracovať efektívnejšie zefektívnením komunikácie a zároveň podporou spolupráce medzi spolupracovníkmi.
4.) Zdieľanie súborov
V našom modernom prostredí majú zamestnanci k dispozícii veľa rôznych technologických nástrojov. Okrem stolného počítača alebo prenosného počítača môžu mať tablet alebo telefón, pomocou ktorého počúvajú hudbu a pozerajú filmy pri dochádzaní v metre alebo počas obedňajšej prestávky. Keďže čoraz viac spoločností pristúpilo k povoleniu zdieľania súborov na pracovisku, pre zamestnancov je čoraz pohodlnejšie počúvať svoju obľúbenú hudbu alebo sledovať svoje obľúbené filmy.
Zdieľanie súborov, ako to znie, je zdieľanie súborov – najčastejšie zvuku a videa – cez sieť. Súbor možno uložiť na počítači iného používateľa (alebo naopak), ale stále existuje len ako jeden súbor. Nedá sa prehrať priamo z počítačov ako súbor MP3. Namiesto toho je súbor prístupný (alebo streamovaný) cez sieť cez streamovací server.
Táto technológia poskytuje efektívny spôsob pripájania veľkých súborov, ako sú video alebo nahrávky, k e-mailovým správam, keďže mnohí poskytovatelia e-mailových služieb teraz ponúkajú webmailových klientov, ktorí majú vstavané prehrávače médií. Spoločnosti zisťujú, že táto prax zvyšuje úroveň produktivity.
5.) Virtuálne stretnutia
Virtuálne stretnutia sa stávajú veľmi populárnymi, keďže podniky a pracovná sila rastú. Virtuálne stretnutia (napríklad tie na Skype alebo Google Hangout) umožňujú nielen jednoduchšie konferenčné hovory, ale tiež umožňujú účastníkom, aby sa počas stretnutia skutočne videli. Pomáha to podporovať lepšie pracovné prostredie s využitím neverbálnej komunikácie, ako sú výrazy tváre a pohyby tela. Zabezpečuje tiež, že každý venuje pozornosť a počúva detaily rozhovoru, pretože umožňuje vizuálne pomôcky ako napr kreatívne prezentácie stretnutí a tabuľky, ktoré sa zobrazia na samostatnej obrazovke, ktorú si môžu zobraziť všetci účastníci.
Firmy teraz využívajú virtuálne stretnutia ako životaschopnú možnosť namiesto osobných stretnutí alebo konferenčných hovorov; to umožňuje lepšie a produktívnejšie stretnutia s minimálnymi prestojmi.
Virtuálne stretnutia je možné použiť v mnohých odvetviach, ako je napríklad technologický priemysel na organizovanie konferenčných hovorov alebo stretnutí, ktoré boli predtým dostupné len osobne z dôvodu časových obmedzení a viacerých účastníkov. Je tiež populárny v odvetví služieb, kde sa podniky a zamestnanci nenachádzajú blízko seba, čo im umožňuje mať stretnutie rovnako efektívne, ako keby boli všetci v jednej miestnosti.
6.) Flexibilné pracovné podmienky
Zamestnanci nachádzajú väčšiu flexibilitu v tom, ako pracujú, vyberajú si, kedy budú pracovať a ako dlho. Výsledkom je, že zamestnanci majú tendenciu byť produktívnejší ako v tradičných kancelárskych prostrediach.
Tieto flexibilné opatrenia môžu zahŕňať prácu z domu aspoň jeden deň v týždni; práca z domu v určité dni; čerpanie voľna počas pracovného dňa na dobrovoľnícku činnosť v škole dieťaťa; odchádzajú v piatok skoro, aby sa zúčastnili zápasu Little League a robili si dlhšie prestávky na obed.
Ako sa uvádza v článku z Wharton School: „Ak potrebujete opakovací kurz o tom, ako inteligentne pracovať počas dňa, flexibilný pracovný čas môže byť vašou vstupenkou. Podľa nedávnej štúdie v časopise Journal of Applied Psychology sú zamestnanci, ktorí veria, že majú určitú voľnosť v otázke pracovného času, produktívnejší ako tí, ktorí túto flexibilitu nemajú. Tí, ktorí využívajú flexibilné postupy plánovania, majú tendenciu byť so svojou prácou spokojnejší.“
Tieto praktiky prijaté spoločnosťami zvyšujú produktivitu, pretože zamestnanci nestrácajú pozornosť, keď premýšľajú o svojich iných povinnostiach. Namiesto toho ich tento systém povzbudzuje, aby sa viac sústredili na úlohy, ktoré sú pred nimi.
7.) Nástroje na spoluprácu
Nástroje na spoluprácu sú o spolupráci. Spolupráca je jednoduchý koncept, ale jeho dobrá implementácia môže byť náročná. Dnešní zamestnanci chcú efektívne riešenia spolupráce, ktoré by fungovali kdekoľvek a kedykoľvek, aby mohli svoju prácu vykonávať lepšie. Pomocou nástrojov na spoluprácu sú spoločnosti schopné znižovať náklady zlepšením internej komunikácie a uľahčením koordinácie a dohľadu, čo následne vedie k efektívnejšiemu a produktívnejšiemu pracovnému prostrediu.
Existuje niekoľko nástrojov, ktoré spadajú pod spoločný dáždnik. Medzi najbežnejšie patria:
- Systémy riadenia pracovného toku: Tieto riešenia pomáhajú automatizovať a riadiť prevádzkové procesy naprieč oddeleniami alebo obchodnými jednotkami, takže zamestnanci môžu tráviť menej času relatívne menšími úlohami a viac venovať dôležitejšej práci pre spoločnosť.
- Podnikové sociálne siete: Podniky teraz využívajú podnikové sociálne siete ako jedinú platformu na zdieľanie a spoluprácu s kolegami a zákazníkmi, externými obchodnými partnermi a dokonca aj dodávateľmi. Tieto nástroje umožňujú zamestnancom komunikovať ako nikdy predtým. Tiež pomáhajú spoločnostiam uchovávať všetok ich obsah na jednom mieste, čo uľahčuje vyhľadávanie a zdieľanie.
- Nástroje pre webové konferencie: Tieto nástroje pomáhajú zamestnancom stretávať sa na stretnutiach, prezentáciách alebo školeniach, takže môžu hovoriť tvárou v tvár bez ohľadu na to, kde na svete sa nachádzajú. Väčšina nástrojov na webové konferencie umožňuje účastníkom zdieľať obrazovky a spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase.
-Nástroje na spoluprácu s údajmi: Príklady zahŕňajú tabuľky Google a Dropbox. Tieto riešenia udržujú každého, kto pracuje na projekte alebo súbore, aktuálny, bez ohľadu na to, kde na svete sa nachádza.
Ako je uvedené vyššie, spoločnosti využívajú tieto technologické nástroje na zvýšenie produktivity. Ako sa mení spôsob našej práce, stále viac spoločností prijíma tieto riešenia, aby uspokojili potreby svojich zamestnancov.