Pe măsură ce această recesiune economică continuă să facă ravagii în afacerile din întreaga lume, un număr tot mai mare de profesioniști li se cere să facă mai mult cu mai puțin. Aceasta înseamnă că companiile caută la angajații lor contribuții mai mari atât din punct de vedere calitativ, cât și cantitativ. Din fericire, tehnologia face mai ușor ca niciodată lucrătorilor să facă mai multe într-un timp mai scurt. Iată câteva soluții tehnologice care pot fi folosite pentru a crea un mediu de lucru mai eficient și mai productiv.
1.) BYOD – Aduceți-vă propriul dispozitiv
Conform Cisco Connected World Technology Report din 2010, 85% dintre angajatori le permit în prezent angajaților să folosească smartphone-uri, tablete, laptopuri sau alte dispozitive deținute personal atât în scopuri personale, cât și în afaceri, în timp ce se află la locul de muncă. Când este utilizată corect, această practică poate ajuta la creșterea productivității, oferind angajaților mai multă flexibilitate pentru a lucra practic de oriunde în orice moment. În plus, proliferarea serviciilor cloud face din această strategie una dintre cele mai rentabile modalități de a crește producția generală. Drept urmare, tot mai multe companii transformă BYOD-ul într-o realitate.
2.) Instrumente de comunicare
Un mediu de lucru mai eficient și mai productiv poate fi creat atunci când instrumentele de comunicare sunt utilizate corespunzător. De exemplu, dacă toată lumea dintr-un birou ar folosi programe de mesagerie instantanee, cum ar fi Skype și Google chat, ar putea comunica rapid și ușor între ei.
Angajații ar putea lăsa notificări atunci când merg în pauză, astfel încât nimeni să nu-și ia locul și să poată lucra cât timp persoana este plecată. Comunicarea scrisă este, de asemenea, importantă. Utilizarea instrumentelor pentru a comunica în formă scrisă permite scriitorului să-și ia timpul și să-și scrie gândurile în detaliu, asigurându-se că acestea sunt corecte și bine gândite.
Receptorul are, de asemenea, avantajul de a primi aceste informații mai târziu, permițându-le să digere ceea ce urmează să citească fără a simți că ar trebui să fie sub presiune în timpul unei conversații. În plus, instrumentele de comunicare precum sondajele de implicare a angajaților pot fi folosite pentru ascultă-ți angajații și să ofere feedback și sugestii imediate despre cum decurge un proiect. Acesta este motivul pentru care mulți proprietari de afaceri folosesc acesta și alte instrumente de comunicare similare.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A managementul relatiilor cu clientii (CRM) permite utilizatorilor să urmărească și să gestioneze mai bine activitatea clienților pe mai multe canale, cum ar fi telefonul, e-mailul și rețelele sociale. Aceste sisteme sunt concepute pentru a ajuta companiile să urmărească totul, de la eforturile inițiale de informare până la tranzacția finală, pentru a servi mai bine clienții, sporind în același timp ratele de răspuns pe parcurs. Folosit de aproape jumătate din toate companiile din SUA, Software de management al clienților de asemenea, poate ajuta angajații să lucreze mai eficient prin eficientizarea comunicării, încurajând în același timp colaborarea între colegi.
4.) Partajarea fișierelor
În mediul nostru modern, angajații tind să aibă la dispoziție multe instrumente tehnologice diferite. Pe lângă un computer desktop sau laptop, aceștia pot avea o tabletă sau un telefon cu care ascultă muzică și se uită la filme în timp ce fac naveta cu metroul sau în pauza de masă. Pe măsură ce tot mai multe companii s-au îndreptat spre permiterea partajării fișierelor la locul de muncă, devine din ce în ce mai convenabil pentru angajați să asculte muzica lor preferată sau să se uite la filmele lor preferate.
Partajarea fișierelor, așa cum pare, este partajarea fișierelor – cel mai frecvent audio și video – într-o rețea. Fișierul poate fi salvat pe computerul altui utilizator (sau invers), dar încă există ca un singur fișier. Nu poate fi redat direct de pe computer, așa cum poate un fișier MP3. În schimb, fișierul este accesat (sau transmis în flux) prin rețea printr-un server de streaming.
Această tehnologie oferă o metodă eficientă pentru atașarea fișierelor mari, cum ar fi videoclipuri sau înregistrări, la mesajele de e-mail, deoarece mulți furnizori de e-mail oferă acum clienți de webmail care au playere media încorporate. Companiile constată că această practică crește nivelul de productivitate.
5.) Întâlniri virtuale
Întâlniri virtuale devin foarte populare pe măsură ce afacerile și forța de muncă cresc. Întâlnirile virtuale (cum ar fi cele de pe Skype sau Google Hangout) nu numai că permit apeluri de conferință mai ușoare, dar le permit și participanților să se vadă efectiv în timpul întâlnirii. Acest lucru ajută la promovarea unui mediu de lucru mai bun prin utilizarea comunicării non-verbale, cum ar fi expresiile faciale și mișcările corpului. De asemenea, asigură că toată lumea acordă atenție și ascultă detaliile conversației, deoarece permite ajutorul vizual, cum ar fi prezentări creative de întâlnire și foile de calcul să fie afișate pe un ecran separat, care poate fi vizualizat de toți participanții.
Companiile folosesc acum întâlnirile virtuale ca opțiune viabilă în locul întâlnirilor față în față sau apelurilor conferințe; acest lucru permite întâlniri mai bune și mai productive, cu un timp de nefuncționare minim.
Întâlnirile virtuale pot fi utilizate într-o multitudine de industrii, cum ar fi industria tehnologiei, pentru a organiza conferințe sau întâlniri care anterior erau disponibile doar în persoană din cauza restricțiilor de timp și a participanților multipli. Este, de asemenea, popular în industria de servicii, unde întreprinderile și angajații nu sunt amplasați unul lângă celălalt, permițându-le să aibă o întâlnire la fel de eficient ca și cum toată lumea ar fi în aceeași cameră.
6.) Aranjamente flexibile de lucru
Angajații găsesc mai multă flexibilitate în modul în care lucrează, aleg când să lucreze și pentru cât timp. Drept urmare, angajații tind să fie mai productivi decât în mediile tradiționale de birou.
Aceste aranjamente flexibile pot include telecommuting cel puțin o zi pe săptămână; lucrul de acasă în anumite zile; luarea de timp liber în timpul zilei de lucru pentru a face voluntariat la școala unui copil; plecând devreme într-o vineri pentru a participa la un meci din Liga Micilor și luând pauze de prânz mai lungi.
După cum se precizează într-un articol de la Wharton School, „Dacă aveți nevoie de un curs de perfecționare despre cum să lucrați inteligent în timpul zilei, orele flexibile ar putea fi biletul dvs. Angajații care cred că au o oarecare discreție asupra orelor de lucru sunt mai productivi decât cei care nu au această flexibilitate, potrivit unui studiu recent din Journal of Applied Psychology. Cei care profită de practicile flexibile de programare tind să fie mai mulțumiți de locurile lor de muncă.”
Aceste practici adoptate de companii cresc productivitatea deoarece angajații nu își pierd concentrarea atunci când se gândesc la celelalte responsabilități ale lor. În schimb, acest sistem îi încurajează să se concentreze mai mult pe sarcinile în cauză.
7.) Instrumente de colaborare
Instrumentele de colaborare sunt toate despre lucrul împreună. Colaborarea este un concept simplu, dar poate fi dificil de implementat bine. Angajații de astăzi își doresc soluții de colaborare eficiente, care să funcționeze oriunde și în orice moment, astfel încât să își poată face treaba mai bine. Cu ajutorul instrumentelor de colaborare, companiile sunt capabile să reducă costurile prin îmbunătățirea comunicării interne și ușurând coordonarea și supravegherea, ceea ce, la rândul său, asigură un mediu de lucru mai eficient și mai productiv.
Există mai multe instrumente care se încadrează sub umbrela colaborativă. Cele mai comune includ:
-Sisteme de management al fluxului de lucru: Aceste soluții ajută la automatizarea și gestionarea proceselor operaționale din departamente sau unități de afaceri, astfel încât angajații să poată petrece mai puțin timp pe sarcini relativ minore și mai mult pe activități mai importante pentru companie.
- Rețele sociale ale întreprinderilor: Întreprinderile folosesc acum rețelele sociale ale întreprinderilor ca o singură platformă pentru a partaja și a colabora cu colegii și clienții, partenerii externi de afaceri și chiar furnizorii. Aceste instrumente permit angajaților să comunice ca niciodată. De asemenea, ajută companiile să își păstreze tot conținutul într-un singur loc, ceea ce face mai ușor de găsit și de partajat.
- Instrumente de conferințe web: Aceste instrumente îi ajută pe angajați să se reunească pentru întâlniri, prezentări sau sesiuni de formare, astfel încât să poată vorbi față în față, indiferent unde se află în lume. Majoritatea instrumentelor de conferință web permit participanților să partajeze ecrane și să colaboreze la documente în timp real.
- Instrumente de colaborare a datelor: Exemplele includ foi de calcul Google și Dropbox. Aceste soluții îi mențin la zi pe toți cei care lucrează la un proiect sau un fișier, indiferent de locul în care se află în lume.
După cum este descris mai sus, companiile folosesc aceste instrumente tehnologice pentru a crește productivitatea. Pe măsură ce modul în care lucrăm se schimbă, tot mai multe companii adoptă aceste soluții pentru a satisface nevoile angajaților lor.