Ettersom denne økonomiske nedgangen fortsetter å skape kaos for bedrifter over hele verden, blir et økende antall fagfolk bedt om å gjøre mer med mindre. Dette betyr at bedrifter ser til sine ansatte for større bidrag både i kvalitet og kvantitet. Heldigvis gjør teknologien det enklere enn noen gang for arbeidere å få gjort mer på kortere tid. Her er noen tekniske løsninger som kan brukes til å skape et mer effektivt og produktivt arbeidsmiljø.
1.) BYOD – Ta med din egen enhet
I følge Cisco Connected World Technology Report fra 2010 tillater 85 % av arbeidsgiverne sine ansatte å bruke personlig eide smarttelefoner, nettbrett, bærbare datamaskiner eller andre enheter for både personlige og forretningsmessige formål mens de er på jobb. Når den brukes riktig, kan denne praksisen bidra til å øke produktiviteten ved å gi ansatte mer fleksibilitet til å jobbe fra praktisk talt hvor som helst når som helst. I tillegg gjør spredningen av skytjenester denne strategien til en av de mest kostnadseffektive måtene å øke den totale produksjonen på. Som et resultat gjør flere og flere selskaper BYOD til en realitet.
2.) Kommunikasjonsverktøy
Et mer effektivt og produktivt arbeidsmiljø kan skapes når kommunikasjonsverktøy brukes riktig. For eksempel, hvis alle på et kontor skulle bruke direktemeldingsprogrammer som Skype og Google chat, ville de kunne kommunisere raskt og enkelt med hverandre.
Ansatte kan legge igjen varsler når de skal på pause, slik at ingen tar plass og de kan jobbe mens personen er borte. Skriftlig kommunikasjon er også viktig. Ved å bruke verktøy for å kommunisere i skriftlig form kan forfatteren ta seg god tid og skrive ut tankene sine i detalj, og sørge for at det er nøyaktig og gjennomtenkt.
Mottakeren har også fordelen av å motta denne informasjonen på et senere tidspunkt, slik at de kan fordøye det de skal lese uten å føle at de burde være under press under en samtale. I tillegg kan kommunikasjonsverktøy som medarbeiderengasjementundersøkelser brukes til lytte til dine ansatte og å gi umiddelbare tilbakemeldinger og forslag til hvordan et prosjekt går. Dette er grunnen til at mange bedriftseiere bruker dette og andre lignende kommunikasjonsverktøy.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A Kundeansvarlig (CRM)-systemet gjør det mulig for brukere å bedre spore og administrere klientaktivitet på tvers av flere kanaler som telefon, e-post og sosiale medier. Disse systemene er utviklet for å hjelpe bedrifter med å spore alt fra den første oppsøkende innsatsen til den endelige transaksjonen for å kunne betjene kundene bedre samtidig som de øker svarprosenten underveis. Brukt av nesten halvparten av alle amerikanske selskaper, Programvare for kundeadministrasjon kan også hjelpe ansatte til å jobbe mer effektivt ved å effektivisere kommunikasjonen og samtidig oppmuntre til samarbeid mellom medarbeidere.
4.) Fildeling
I vårt moderne miljø har ansatte en tendens til å ha mange forskjellige teknologiske verktøy til disposisjon. I tillegg til en stasjonær eller bærbar datamaskin, kan de ha et nettbrett eller en telefon som de lytter til musikk og ser på film med mens de pendler på T-banen eller i lunsjpausen. Etter hvert som flere selskaper har gått mot å tillate fildeling på arbeidsplassen, har det blitt mer og mer praktisk for ansatte å lytte til favorittmusikken sin eller se favorittfilmene sine.
Fildeling, som det høres ut, er deling av filer – oftest lyd og video – over et nettverk. Filen kan lagres på en annen brukers datamaskin (eller omvendt), men den eksisterer fortsatt som bare én fil. Den kan ikke spilles av direkte fra datamaskinene som en MP3-fil kan. I stedet åpnes (eller streames) filen over nettverket via en strømmeserver.
Denne teknologien gir en effektiv metode for å legge ved store filer som video eller opptak til e-postmeldinger, ettersom mange e-postleverandører nå tilbyr webmail-klienter som har innebygde mediespillere. Bedrifter opplever at denne praksisen øker produktivitetsnivået.
5.) Virtuelle møter
Virtuelle møter blir svært populære etter hvert som bedrifter og arbeidsstyrken vokser. Virtuelle møter (som de på Skype eller Google Hangout) gir ikke bare enklere konferansesamtaler, men lar også deltakerne faktisk se hverandre under møtet. Dette bidrar til å fremme et bedre arbeidsmiljø ved bruk av ikke-verbal kommunikasjon som ansiktsuttrykk og kroppsbevegelser. Det sikrer også at alle er oppmerksomme og lytter til detaljene i samtalen, da det åpner for visuelle hjelpemidler som f.eks. kreative møtepresentasjoner og regneark som skal vises på en egen skjerm, som er synlig for alle deltakere.
Bedrifter bruker nå virtuelle møter som et levedyktig alternativ i stedet for møter ansikt til ansikt eller konferansesamtaler; dette gir bedre og mer produktive møter med minimal nedetid.
Virtuelle møter kan brukes i en rekke bransjer, for eksempel teknologiindustrien for å holde konferansesamtaler eller møter som tidligere kun var tilgjengelige personlig på grunn av tidsbegrensning og flere deltakere. Det er også populært i servicebransjen der bedrifter og ansatte ikke er lokalisert i nærheten av hverandre, noe som gjør at de kan ha et møte like effektivt som om alle var i samme rom.
6.) Fleksible arbeidsordninger
Ansatte finner mer fleksibilitet i hvordan de jobber, velge når de skal jobbe og hvor lenge. Som et resultat har ansatte en tendens til å være mer produktive enn i tradisjonelle kontormiljøer.
Disse fleksible ordningene kan inkludere fjernarbeid minst én dag i uken; jobbe hjemmefra på visse dager; ta fri i løpet av arbeidsdagen for å jobbe frivillig på et barns skole; drar tidlig på en fredag for å delta på en Little League-kamp, og tar lengre lunsjpauser.
Som det står i en artikkel fra Wharton School, "Hvis du trenger et oppfriskningskurs i hvordan du kan jobbe smart på dagtid, kan fleksible timer være billetten din. Ansatte som tror de har et visst skjønn over arbeidstiden, er mer produktive enn de som ikke har denne fleksibiliteten, ifølge en fersk studie i Journal of Applied Psychology. De som drar fordel av fleksibel planleggingspraksis har en tendens til å være mer fornøyd med jobben sin.»
Disse praksisene som brukes av bedrifter øker produktiviteten fordi ansatte ikke mister fokus når de tenker på andre ansvarsområder. I stedet oppmuntrer dette systemet dem til å være mer fokusert på oppgavene.
7.) Samarbeidsverktøy
Samarbeidsverktøy handler om å jobbe sammen. Samarbeid er et enkelt konsept, men det kan være vanskelig å implementere godt. Dagens ansatte ønsker effektive samarbeidsløsninger som fungerer hvor som helst og når som helst, slik at de kan gjøre jobben sin bedre. Ved hjelp av samarbeidsverktøy er bedrifter i stand til å redusere kostnader ved å forbedre intern kommunikasjon og lette koordinering og tilsyn, noe som igjen gir et mer effektivt og produktivt arbeidsmiljø.
Det er flere verktøy der ute som faller inn under samarbeidsparaplyen. De vanligste inkluderer:
- Arbeidsflytstyringssystemer: Disse løsningene bidrar til å automatisere og administrere operasjonelle prosesser på tvers av avdelinger eller forretningsenheter, slik at ansatte kan bruke mindre tid på relativt små oppgaver og mer på viktigere arbeid for bedriften.
- Sosiale nettverk for bedrifter: Bedrifter bruker nå sosiale nettverk for bedrifter som en enkelt plattform for å dele og samarbeide med kolleger og kunder, eksterne forretningspartnere og til og med leverandører. Disse verktøyene lar ansatte kommunisere som aldri før. De hjelper også bedrifter med å holde alt innholdet sitt på ett sted, noe som gjør det lettere å finne og dele.
– Nettkonferanseverktøy: Disse verktøyene hjelper ansatte med å komme sammen for møter, presentasjoner eller opplæringsøkter, slik at de kan snakke ansikt til ansikt, uansett hvor de er i verden. De fleste webkonferanseverktøy lar deltakerne dele skjermer og samarbeide om dokumenter i sanntid.
– Verktøy for datasamarbeid: Eksempler inkluderer Google-regneark og Dropbox. Disse løsningene holder alle som jobber med et prosjekt eller en fil oppdatert, uansett hvor de er i verden.
Som beskrevet ovenfor bruker bedrifter disse teknologiske verktøyene for å øke produktiviteten. Ettersom måten vi jobber på endres, tar flere bedrifter i bruk disse løsningene for å møte sine ansattes behov.