Memandangkan kemelesetan ekonomi ini terus mendatangkan malapetaka kepada perniagaan di seluruh dunia, semakin ramai golongan profesional diminta untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit. Ini bermakna syarikat sedang mencari pekerja mereka untuk sumbangan yang lebih besar dari segi kualiti dan kuantiti. Nasib baik, teknologi menjadikannya lebih mudah berbanding sebelum ini untuk pekerja menyelesaikan lebih banyak masa dalam masa yang lebih singkat. Berikut ialah beberapa penyelesaian teknologi yang boleh digunakan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang lebih berkesan dan produktif.
1.) BYOD – Bawa Peranti Anda Sendiri
Menurut Laporan Teknologi Dunia Cisco Connected 2010, 85% majikan pada masa ini membenarkan pekerja mereka menggunakan telefon pintar, tablet, komputer riba atau peranti lain milik peribadi untuk tujuan peribadi dan perniagaan semasa bekerja. Apabila digunakan dengan betul, amalan ini boleh membantu meningkatkan produktiviti dengan memberikan pekerja lebih fleksibiliti untuk bekerja dari mana-mana sahaja pada bila-bila masa. Di samping itu, percambahan perkhidmatan awan menjadikan strategi ini salah satu cara paling kos efektif untuk meningkatkan output keseluruhan. Akibatnya, semakin banyak syarikat menjadikan BYOD menjadi kenyataan.
2.) Alat Komunikasi
Persekitaran kerja yang lebih berkesan dan produktif boleh diwujudkan apabila alat komunikasi digunakan dengan betul. Contohnya, jika semua orang di pejabat menggunakan program pemesejan segera seperti Skype dan sembang Google, mereka akan dapat berkomunikasi dengan cepat dan mudah antara satu sama lain.
Pekerja boleh meninggalkan pemberitahuan apabila mereka akan berehat supaya tiada sesiapa akan mengambil tempat mereka dan mereka boleh melakukan kerja semasa orang itu tiada. Komunikasi bertulis juga penting. Menggunakan alat untuk berkomunikasi dalam bentuk bertulis membolehkan penulis meluangkan masa dan menulis pemikiran mereka secara terperinci, memastikan ia tepat dan difikirkan dengan baik.
Penerima juga mendapat faedah menerima maklumat ini pada masa yang akan datang, membolehkan mereka mencerna apa yang mereka hendak baca tanpa berasa seperti mereka sepatutnya berada di bawah tekanan semasa perbualan. Selain itu, alat komunikasi seperti tinjauan penglibatan pekerja boleh digunakan untuk dengar cakap pekerja anda dan untuk memberikan maklum balas serta cadangan segera tentang cara sesuatu projek berjalan. Inilah sebabnya mengapa ramai pemilik perniagaan menggunakan ini dan alat komunikasi lain yang serupa.
3.) CRM – Pengurusan Perhubungan Pelanggan
A pengurusan perhubungan pelanggan Sistem (CRM) membolehkan pengguna menjejak dan mengurus aktiviti pelanggan dengan lebih baik merentas berbilang saluran seperti telefon, e-mel dan media sosial. Sistem ini direka bentuk untuk membantu perniagaan menjejaki segala-galanya daripada usaha jangkauan awal hingga urus niaga akhir untuk memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan sambil meningkatkan kadar tindak balas sepanjang perjalanan. Digunakan oleh hampir separuh daripada semua syarikat AS, Perisian Pengurusan Pelanggan juga boleh membantu pekerja bekerja dengan lebih cekap dengan memperkemas komunikasi di samping menggalakkan kerjasama dalam kalangan rakan sekerja.
4.) Perkongsian Fail
Dalam persekitaran moden kita, pekerja cenderung mempunyai banyak alat teknologi yang berbeza untuk mereka gunakan. Selain komputer meja atau komputer riba, mereka mungkin mempunyai tablet atau telefon yang digunakan untuk mendengar muzik dan menonton filem semasa berulang-alik di kereta bawah tanah atau semasa rehat makan tengah hari. Memandangkan lebih banyak syarikat telah bergerak ke arah membenarkan perkongsian fail di tempat kerja, semakin mudah bagi pekerja untuk mendengar muzik kegemaran mereka atau menonton filem kegemaran mereka.
Perkongsian fail, seperti kedengarannya, ialah perkongsian fail – selalunya audio dan video – melalui rangkaian. Fail boleh disimpan pada komputer pengguna lain (atau sebaliknya), tetapi ia masih wujud sebagai hanya satu fail. Ia tidak boleh dimainkan terus dari komputer seperti yang boleh dilakukan oleh fail MP3. Sebaliknya, fail itu diakses (atau distrim) melalui rangkaian melalui pelayan penstriman.
Teknologi ini menyediakan kaedah yang berkesan untuk melampirkan fail besar seperti video atau rakaman pada mesej e-mel, kerana banyak penyedia e-mel kini menawarkan klien mel web yang mempunyai pemain media terbina dalam. Syarikat mendapati bahawa amalan ini meningkatkan tahap produktiviti.
5.) Perjumpaan Maya
Mesyuarat Maya semakin popular apabila perniagaan dan tenaga kerja berkembang. Mesyuarat maya (seperti yang terdapat di Skype atau Google Hangout) bukan sahaja membenarkan panggilan persidangan yang lebih mudah tetapi juga membolehkan peserta benar-benar melihat satu sama lain semasa mesyuarat. Ini membantu memupuk persekitaran kerja yang lebih baik dengan penggunaan komunikasi bukan lisan seperti mimik muka dan pergerakan badan. Ia juga memastikan bahawa semua orang memberi perhatian dan mendengar butiran perbualan kerana ia membolehkan bantuan visual seperti pembentangan mesyuarat yang kreatif dan hamparan untuk dipaparkan pada skrin berasingan, yang boleh dilihat oleh semua peserta.
Perniagaan kini menggunakan Mesyuarat Maya sebagai pilihan yang berdaya maju menggantikan pertemuan bersemuka atau panggilan persidangan; ini membolehkan mesyuarat yang lebih baik dan lebih produktif dengan masa rehat yang minimum.
Mesyuarat Maya boleh digunakan dalam pelbagai industri, seperti industri teknologi untuk mengadakan panggilan persidangan atau mesyuarat yang sebelum ini hanya tersedia secara peribadi disebabkan kekangan masa dan berbilang peserta. Ia juga popular dalam industri perkhidmatan di mana perniagaan dan pekerja tidak terletak berdekatan antara satu sama lain, membolehkan mereka mengadakan mesyuarat sama berkesan seolah-olah semua orang berada dalam bilik yang sama.
6.) Susunan Kerja yang Fleksibel
Pekerja mencari lebih fleksibiliti dalam cara mereka bekerja, memilih masa untuk bekerja dan berapa lama. Akibatnya, pekerja cenderung untuk menjadi lebih produktif daripada persekitaran pejabat tradisional.
Pengaturan fleksibel ini boleh termasuk telekomunikasi sekurang-kurangnya satu hari seminggu; bekerja dari rumah pada hari-hari tertentu; mengambil cuti semasa hari bekerja untuk menjadi sukarelawan di sekolah kanak-kanak; bertolak awal pada hari Jumaat untuk menghadiri perlawanan Liga Kecil, dan mengambil rehat makan tengah hari yang lebih lama.
Seperti yang dinyatakan dalam artikel dari Wharton School, "Jika anda memerlukan kursus penyegaran tentang cara bekerja pintar pada siang hari, waktu fleksibel mungkin menjadi tiket anda. Pekerja yang percaya bahawa mereka mempunyai budi bicara mengenai waktu kerja mereka adalah lebih produktif daripada mereka yang tidak mempunyai fleksibiliti ini, menurut kajian terbaru dalam Journal of Applied Psychology. Mereka yang mengambil kesempatan daripada amalan penjadualan yang fleksibel cenderung lebih gembira dengan pekerjaan mereka."
Amalan yang diamalkan oleh syarikat ini meningkatkan produktiviti kerana pekerja tidak hilang fokus apabila mereka memikirkan tanggungjawab mereka yang lain. Sebaliknya, sistem ini menggalakkan mereka untuk lebih fokus pada tugasan yang ada.
7.) Alat Kerjasama
Alat kolaboratif adalah mengenai kerja bersama. Kerjasama adalah konsep yang mudah, tetapi ia boleh menjadi sukar untuk dilaksanakan dengan baik. Kakitangan hari ini mahukan penyelesaian kerjasama yang berkesan yang akan berfungsi di mana-mana dan pada bila-bila masa, supaya mereka boleh melakukan kerja mereka dengan lebih baik. Dengan bantuan alat kerjasama, syarikat dapat mengurangkan kos dengan menambah baik komunikasi dalaman dan memudahkan penyelarasan dan pengawasan, yang seterusnya menjadikan persekitaran kerja yang lebih berkesan dan produktif.
Terdapat beberapa alat di luar sana yang berada di bawah payung kerjasama. Yang paling biasa termasuk:
-Sistem Pengurusan Aliran Kerja: Penyelesaian ini membantu mengautomasikan dan mengurus proses operasi merentas jabatan atau unit perniagaan, supaya pekerja boleh menghabiskan lebih sedikit masa untuk tugas yang agak kecil dan lebih banyak pada kerja yang lebih penting untuk syarikat.
-Rangkaian Sosial Perusahaan: Perusahaan kini menggunakan rangkaian sosial perusahaan sebagai satu platform untuk berkongsi dan bekerjasama dengan rakan sekerja dan pelanggan, rakan kongsi perniagaan luar, dan juga vendor. Alat ini membolehkan pekerja berkomunikasi tidak seperti sebelum ini. Mereka juga membantu syarikat menyimpan semua kandungan mereka di satu tempat, yang menjadikannya lebih mudah untuk dicari dan dikongsi.
-Alat Persidangan Web: Alat ini membantu pekerja berkumpul untuk mesyuarat, pembentangan atau sesi latihan, supaya mereka boleh bercakap secara bersemuka, tidak kira di mana mereka berada di dunia. Kebanyakan alat persidangan web membenarkan peserta berkongsi skrin dan bekerjasama pada dokumen dalam masa nyata.
-Alat Kerjasama Data: Contohnya termasuk hamparan Google dan Dropbox. Penyelesaian ini memastikan semua orang yang bekerja pada projek atau fail sentiasa dikemas kini, tidak kira di mana mereka berada di dunia.
Seperti yang diterangkan di atas, syarikat menggunakan alat teknologi ini untuk meningkatkan produktiviti. Apabila cara kami bekerja berubah, lebih banyak syarikat menggunakan penyelesaian ini untuk memenuhi keperluan pekerja mereka.