이러한 경기 침체가 전 세계 기업에 계속해서 피해를 입히면서 더 적은 자원으로 더 많은 일을 하도록 요구받는 전문가들이 늘어나고 있습니다. 이는 기업이 직원들에게 질적으로나 양적으로 더 많은 기여를 기대하고 있음을 의미합니다. 다행스럽게도 기술 덕분에 작업자는 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 다음은 보다 효과적이고 생산적인 작업 환경을 만드는 데 사용할 수 있는 몇 가지 기술 솔루션입니다.
1.) BYOD – 자신의 장치 가져오기
2010 Cisco Connected World Technology Report에 따르면 현재 고용주의 85%가 직원이 업무 중에 개인 소유의 스마트폰, 태블릿, 랩톱 또는 기타 장치를 개인 및 비즈니스 목적으로 사용할 수 있도록 허용합니다. 이 방법을 올바르게 사용하면 직원들이 거의 모든 시간에 작업할 수 있는 유연성을 높여 생산성을 높일 수 있습니다. 또한 클라우드 서비스의 확산으로 인해 이 전략이 전체 생산량을 증가시키는 가장 비용 효율적인 방법 중 하나가 되었습니다. 그 결과 점점 더 많은 기업들이 BYOD를 현실로 만들고 있습니다.
2.) 커뮤니케이션 도구
커뮤니케이션 도구를 적절하게 사용하면 보다 효과적이고 생산적인 작업 환경을 만들 수 있습니다. 예를 들어 사무실에 있는 모든 사람이 Skype 및 Google 채팅과 같은 인스턴트 메시징 프로그램을 사용하면 서로 빠르고 쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
직원은 휴식 시간에 알림을 남겨 아무도 자리를 잡지 않고 사람이 없는 동안 작업을 수행할 수 있습니다. 서면 의사 소통도 중요합니다. 도구를 사용하여 서면 형식으로 의사 소통하면 작가는 시간을내어 자신의 생각을 자세히 적어 정확하고 잘 생각했는지 확인할 수 있습니다.
수신자는 또한 나중에 이 정보를 수신하여 대화 중에 압박을 받아야 한다는 느낌 없이 읽을 내용을 소화할 수 있는 이점이 있습니다. 또한 직원 참여 설문조사와 같은 커뮤니케이션 도구를 사용하여 직원의 말을 들어라 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 즉각적인 피드백과 제안을 제공합니다. 이것이 많은 비즈니스 소유자가 이 도구 및 기타 유사한 커뮤니케이션 도구를 사용하는 이유입니다.
3.) CRM – 고객 관계 관리
A 고객 관계 관리 (CRM) 시스템을 통해 사용자는 전화, 이메일, 소셜 미디어 등 여러 채널에서 고객 활동을 더 잘 추적하고 관리할 수 있습니다. 이러한 시스템은 기업이 초기 지원 노력부터 최종 거래까지 모든 것을 추적하여 고객에게 더 나은 서비스를 제공하는 동시에 응답률을 높이는 데 도움이 되도록 설계되었습니다. 미국 전체 기업의 거의 절반이 사용하고 있으며, 고객 관리 소프트웨어 또한 동료 간의 협업을 장려하는 동시에 의사소통을 간소화하여 직원들이 보다 효율적으로 업무를 수행하도록 도울 수 있습니다.
4.) 파일 공유
현대 환경에서 직원들은 다양한 기술 도구를 마음대로 사용할 수 있는 경향이 있습니다. 데스크탑이나 랩탑 컴퓨터 외에도 지하철에서 출퇴근하거나 점심시간에 음악을 듣거나 영화를 볼 수 있는 태블릿이나 전화기가 있을 수 있습니다. 직장에서 파일 공유를 허용하는 방향으로 전환하는 회사가 늘어남에 따라 직원들이 좋아하는 음악을 듣거나 좋아하는 영화를 보는 것이 점점 더 편리해지고 있습니다.
파일 공유는 말 그대로 네트워크를 통한 파일(가장 일반적으로 오디오 및 비디오)을 공유하는 것입니다. 파일은 다른 사용자의 컴퓨터에(또는 그 반대로) 저장할 수 있지만 여전히 하나의 파일로 존재합니다. MP3 파일처럼 컴퓨터에서 직접 재생할 수 없습니다. 대신 스트리밍 서버를 통해 네트워크를 통해 파일에 액세스(또는 스트리밍)합니다.
이 기술은 많은 이메일 제공업체에서 미디어 플레이어가 내장된 웹메일 클라이언트를 제공하고 있기 때문에 비디오나 녹음 파일과 같은 대용량 파일을 이메일 메시지에 첨부하는 효과적인 방법을 제공합니다. 기업은 이러한 관행이 생산성 수준을 높인다는 사실을 알게 되었습니다.
5.) 가상 회의
가상 회의 기업과 인력이 성장함에 따라 매우 인기를 얻고 있습니다. 가상 회의(Skype 또는 Google Hangout 등)를 통해 보다 쉽게 전화 회의를 할 수 있을 뿐만 아니라 회의 중에 참가자가 실제로 서로를 볼 수 있습니다. 얼굴 표정, 몸짓 등 비언어적 의사소통을 통해 더 나은 작업 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다. 또한 다음과 같은 시각 자료를 사용할 수 있으므로 모든 사람이 주의를 기울이고 대화의 세부 사항에 귀를 기울일 수 있습니다. 창의적인 회의 프레젠테이션 모든 참가자가 볼 수 있는 별도의 화면에 스프레드시트를 표시합니다.
기업은 이제 대면 회의 또는 전화 회의 대신 가상 회의를 실행 가능한 옵션으로 사용합니다. 이를 통해 가동 중지 시간을 최소화하면서 더 좋고 생산적인 회의를 할 수 있습니다.
가상 회의는 기술 산업과 같은 다양한 산업에서 사용되어 이전에는 시간 제약과 여러 참가자로 인해 직접만 가능했던 회의나 회의를 개최할 수 있습니다. 기업과 직원이 가까이 있지 않은 서비스 산업에서도 인기가 높아 마치 한 방에 있는 것처럼 효율적으로 회의를 할 수 있다.
6.) 탄력근무제
직원들은 근무 시간과 기간을 선택하는 작업 방식에서 더 많은 유연성을 찾고 있습니다. 결과적으로 직원들은 기존 사무실 환경보다 생산성이 더 높은 경향이 있습니다.
이러한 유연한 배치에는 적어도 일주일에 하루는 재택 근무가 포함될 수 있습니다. 특정일에 재택근무; 자녀의 학교에서 자원봉사를 하기 위해 근무일 중에 시간을 내거나; 리틀 리그 경기에 참석하기 위해 금요일 일찍 출발하고 점심 시간이 더 길어졌습니다.
Wharton School의 기사에서 언급한 바와 같이, “낮에 스마트하게 일하는 방법에 대한 복습 과정이 필요한 경우 탄력적 근무 시간이 티켓이 될 수 있습니다. 응용심리학 저널(Journal of Applied Psychology)의 최근 연구에 따르면 근무 시간에 대해 어느 정도 재량권이 있다고 믿는 직원은 이러한 유연성이 없는 직원보다 더 생산적입니다. 유연한 스케줄링 관행을 활용하는 사람들은 자신의 직업에 더 만족하는 경향이 있습니다.”
회사에서 채택한 이러한 관행은 직원이 다른 책임에 대해 생각할 때 초점을 잃지 않기 때문에 생산성을 높이고 있습니다. 대신, 이 시스템은 그들이 당면한 작업에 더 집중하도록 권장합니다.
7.) 협업 도구
협업 도구는 모두 함께 작업하는 것입니다. 협업은 간단한 개념이지만 잘 구현하기가 까다로울 수 있습니다. 오늘날의 직원들은 업무를 더 잘 수행할 수 있도록 언제 어디서나 작동하는 효과적인 협업 솔루션을 원합니다. 기업은 협업 도구의 도움으로 내부 커뮤니케이션을 개선하고 조정 및 감독을 용이하게 하여 비용을 절감할 수 있으며, 이는 결과적으로 보다 효과적이고 생산적인 작업 환경을 만듭니다.
협업이라는 우산 아래에 있는 몇 가지 도구가 있습니다. 가장 일반적인 것은 다음과 같습니다.
-워크플로 관리 시스템: 이러한 솔루션은 부서 또는 사업부 전반에 걸쳐 운영 프로세스를 자동화하고 관리하는 데 도움이 되므로 직원들은 상대적으로 사소한 작업에 더 적은 시간을 할애하고 회사에서 더 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
-기업 소셜 네트워크: 기업은 이제 기업 소셜 네트워크를 단일 플랫폼으로 사용하여 동료 및 고객, 외부 비즈니스 파트너 및 공급업체와 공유하고 협업합니다. 이러한 도구를 통해 직원들은 전례 없는 방식으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. 또한 회사에서 모든 콘텐츠를 한 곳에 보관할 수 있으므로 더 쉽게 찾고 공유할 수 있습니다.
-웹 회의 도구: 이러한 도구는 직원들이 회의, 프레젠테이션 또는 교육 세션을 위해 함께 모여 전 세계 어디에 있든 대면하여 말할 수 있도록 도와줍니다. 대부분의 웹 회의 도구를 사용하면 참가자가 화면을 공유하고 문서에서 실시간으로 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
- 데이터 협업 도구: 예를 들면 Google 스프레드시트와 Dropbox가 있습니다. 이러한 솔루션은 프로젝트 또는 파일 작업을 하는 모든 사람이 전 세계 어디에 있든 최신 정보를 유지하도록 합니다.
위에서 설명한 것처럼 기업은 이러한 기술 도구를 사용하여 생산성을 높이고 있습니다. 우리가 일하는 방식이 변화함에 따라 더 많은 회사에서 직원의 요구 사항을 충족하기 위해 이러한 솔루션을 채택하고 있습니다.