מכיוון שהמיתון הכלכלי הזה ממשיך לזרוע הרס לעסקים ברחבי העולם, מספר הולך וגדל של אנשי מקצוע מתבקשים לעשות יותר בפחות. המשמעות היא שחברות מחפשות לעובדיהן תרומה גדולה יותר הן באיכות והן בכמות. למרבה המזל, הטכנולוגיה מקלה על העובדים לעשות יותר מתמיד בזמן קצר יותר. להלן מספר פתרונות טכנולוגיים שניתן להשתמש בהם כדי ליצור סביבת עבודה יעילה ופרודוקטיבית יותר.
1.) BYOD - הביאו מכשיר משלכם
לפי דוח הטכנולוגיה של Cisco Connected World לשנת 2010, 85% מהמעסיקים מאפשרים לעובדים שלהם להשתמש בסמארטפונים, טאבלטים, מחשבים ניידים או מכשירים אחרים בבעלות אישית, הן למטרות אישיות והן למטרות עסקיות בזמן העבודה. בשימוש נכון, תרגול זה יכול לעזור להגביר את הפרודוקטיביות על ידי מתן גמישות רבה יותר לעובדים לעבוד כמעט מכל מקום ובכל זמן. בנוסף, ריבוי שירותי הענן הופך את האסטרטגיה הזו לאחת הדרכים החסכוניות ביותר להגדלת התפוקה הכוללת. כתוצאה מכך, יותר ויותר חברות הופכות את BYOD למציאות.
2.) כלי תקשורת
ניתן ליצור סביבת עבודה יעילה ופרודוקטיבית יותר כאשר נעשה שימוש נכון בכלי תקשורת. לדוגמה, אם כל אחד במשרד היה משתמש בתוכנות הודעות מיידיות כמו סקייפ וצ'אט של גוגל, הם יוכלו לתקשר במהירות ובקלות אחד עם השני.
עובדים יכולים להשאיר הודעות כשהם יוצאים להפסקה כך שאף אחד לא יתפוס את מקומו והם יוכלו לעבוד בזמן שהאדם איננו. תקשורת בכתב היא גם חשובה. שימוש בכלים לתקשורת בצורה כתובה מאפשר לכותב לקחת את הזמן ולכתוב את מחשבותיו בפירוט, ולוודא שהיא מדויקת ומחושבת היטב.
למקלט יש גם היתרון של קבלת מידע זה במועד מאוחר יותר, מה שמאפשר להם לעכל את מה שהם עומדים לקרוא מבלי להרגיש שהם צריכים להיות בלחץ במהלך שיחה. בנוסף, ניתן להשתמש בכלי תקשורת כמו סקרי מעורבות עובדים להקשיב לעובדים שלך ולספק משוב והצעות מיידיות לגבי המשך הפרויקט. זו הסיבה שבעלי עסקים רבים משתמשים בכלי תקשורת זה ובכלי תקשורת דומים אחרים.
3.) CRM – ניהול קשרי לקוחות
A ניהול קשרי לקוחות מערכת (CRM) מאפשרת למשתמשים לעקוב ולנהל טוב יותר את פעילות הלקוחות על פני מספר ערוצים כמו טלפון, דואר אלקטרוני ומדיה חברתית. מערכות אלו נועדו לעזור לעסקים לעקוב אחר כל דבר, החל ממאמצי ההסברה הראשוניים ועד לעסקה הסופית על מנת לשרת טוב יותר את הלקוחות תוך הגברת שיעורי התגובה לאורך הדרך. בשימוש על ידי כמעט מחצית מכל החברות בארה"ב, תוכנה לניהול לקוחות יכול גם לעזור לעובדים לעבוד בצורה יעילה יותר על ידי ייעול התקשורת תוך עידוד שיתוף פעולה בין עמיתים לעבודה.
4.) שיתוף קבצים
בסביבה המודרנית שלנו, לרשות העובדים עומדים כלים טכנולוגיים רבים ושונים. בנוסף למחשב שולחני או נייד, ייתכן שיש להם טאבלט או טלפון שאיתו הם מאזינים למוזיקה וצופים בסרטים בזמן הנסיעה ברכבת התחתית או בהפסקת הצהריים. ככל שיותר חברות עברו לאפשר שיתוף קבצים במקום העבודה, זה הפך יותר ויותר נוח לעובדים להאזין למוזיקה האהובה עליהם או לצפות בסרטים האהובים עליהם.
שיתוף קבצים, כפי שזה נשמע, הוא שיתוף של קבצים - לרוב אודיו ווידאו - דרך רשת. ניתן לשמור את הקובץ במחשב של משתמש אחר (או להיפך), אך הוא עדיין קיים כקובץ אחד בלבד. לא ניתן להשמיע אותו ישירות מהמחשבים כמו קובץ MP3. במקום זאת, הקובץ נגיש (או מוזרם) דרך הרשת באמצעות שרת סטרימינג.
טכנולוגיה זו מספקת שיטה יעילה לצירוף קבצים גדולים כמו וידאו או הקלטות להודעות דואר אלקטרוני, מכיוון שספקי דואר אלקטרוני רבים מציעים כעת לקוחות דואר אינטרנט בעלי נגני מדיה מובנים. חברות מגלות שנוהג זה מגדיל את רמות הפרודוקטיביות.
5.) פגישות וירטואליות
פגישות וירטואליות הופכים פופולריים מאוד ככל שעסקים וכוח העבודה גדלים. פגישות וירטואליות (כגון אלה בסקייפ או ב-Google Hangout) לא רק מאפשרות שיחות ועידה קלות יותר אלא גם מאפשרות למשתתפים לראות זה את זה במהלך הפגישה. זה עוזר לטפח סביבת עבודה טובה יותר עם שימוש בתקשורת לא מילולית כגון הבעות פנים ותנועות גוף. זה גם מבטיח שכולם שמים לב ומקשיבים לפרטי השיחה שכן היא מאפשרת עזרים ויזואליים כגון מצגות מפגש יצירתיות וגיליונות אלקטרוניים שיוצגו על מסך נפרד, הניתן לצפייה על ידי כל המשתתפים.
עסקים משתמשים כעת בפגישות וירטואליות כאפשרות מעשית במקום פגישות פנים אל פנים או שיחות ועידה; זה מאפשר פגישות טובות ופרודוקטיביות יותר עם זמן השבתה מינימלי.
ניתן להשתמש בפגישות וירטואליות במגוון רחב של תעשיות, כמו תעשיית הטכנולוגיה כדי לקיים שיחות ועידה או פגישות שבעבר היו זמינות רק באופן אישי בשל מגבלות זמן וריבוי משתתפים. זה גם פופולרי בתעשיית השירותים שבה עסקים ועובדים אינם ממוקמים זה ליד זה, מה שמאפשר להם לקיים פגישה בצורה יעילה באותה מידה כאילו כולם היו באותו חדר.
6.) סידורי עבודה גמישים
עובדים מוצאים יותר גמישות באופן שבו הם עובדים, בבחירה מתי לעבוד ולכמה זמן. כתוצאה מכך, עובדים נוטים להיות פרודוקטיביים יותר מאשר בסביבות משרדיות מסורתיות.
הסדרים גמישים אלה יכולים לכלול עבודה מרחוק לפחות יום אחד בשבוע; עבודה מהבית בימים מסוימים; חופשה במהלך יום העבודה להתנדבות בבית הספר של ילד; יוצאים מוקדם ביום שישי כדי להשתתף במשחק ליגת העל, ולוקחים הפסקות צהריים ארוכות יותר.
כפי שנאמר במאמר מבית הספר וורטון, "אם אתה צריך קורס רענון כיצד לעבוד חכם במהלך היום, שעות גמישות עשויות להיות הכרטיס שלך. עובדים המאמינים שיש להם שיקול דעת לגבי שעות העבודה שלהם הם פרודוקטיביים יותר מאלה שאין להם גמישות זו, על פי מחקר שנערך לאחרונה בכתב העת Journal of Applied Psychology. אלה שמנצלים את שיטות התזמון הגמישות נוטים להיות מרוצים יותר מהעבודה שלהם".
פרקטיקות אלו שמאומצות על ידי חברות מגדילות את הפרודוקטיביות מכיוון שהעובדים לא מאבדים מיקוד כשהם חושבים על האחריות האחרות שלהם. במקום זאת, מערכת זו מעודדת אותם להיות ממוקדים יותר במשימות שעל הפרק.
7.) כלים משותפים
כלים משותפים עוסקים בעבודה משותפת. שיתוף פעולה הוא מושג פשוט, אבל יכול להיות מסובך ליישם אותו היטב. העובדים של היום רוצים פתרונות שיתוף פעולה יעילים שיעבדו בכל מקום ובכל זמן, כדי שיוכלו לעשות את עבודתם טוב יותר. בעזרת כלים שיתופיים, חברות מסוגלות להפחית עלויות על ידי שיפור התקשורת הפנימית והקלת התיאום והפיקוח, מה שבתורו יוצר סביבת עבודה יעילה ופרודוקטיבית יותר.
ישנם מספר כלים בחוץ שנכללים תחת המטריה השיתופית. הנפוצים ביותר כוללים:
-מערכות ניהול זרימת עבודה: פתרונות אלו עוזרים לאוטומציה ולנהל תהליכים תפעוליים בין מחלקות או יחידות עסקיות, כך שהעובדים יכולים להשקיע פחות זמן במשימות קטנות יחסית ויותר בעבודה חשובה יותר עבור החברה.
-רשתות חברתיות לארגונים: ארגונים משתמשים כעת ברשתות חברתיות ארגוניות כפלטפורמה אחת כדי לשתף ולשתף פעולה עם עמיתים ולקוחות, שותפים עסקיים חיצוניים ואפילו ספקים. כלים אלו מאפשרים לעובדים לתקשר כמו שלא היה מעולם. הם גם עוזרים לחברות לשמור את כל התוכן שלהן במקום אחד, מה שמקל על איתור ושיתוף.
-כלים לשיחות ועידה באינטרנט: כלים אלה עוזרים לעובדים להתכנס לפגישות, מצגות או מפגשי הדרכה, כך שהם יכולים לדבר פנים אל פנים, לא משנה היכן הם נמצאים בעולם. רוב הכלים לשיחות ועידה באינטרנט מאפשרים למשתתפים לשתף מסכים ולשתף פעולה במסמכים בזמן אמת.
-כלים לשיתוף נתונים: דוגמאות כוללות גיליונות אלקטרוניים של Google ו-Dropbox. פתרונות אלה שומרים על כל מי שעובד על פרויקט או תיק מעודכן, לא משנה היכן הוא נמצא בעולם.
כפי שתואר לעיל, חברות משתמשות בכלים טכנולוגיים אלה כדי להגדיל את הפרודוקטיביות. ככל שאופן העבודה שלנו משתנה, חברות נוספות מאמצות את הפתרונות הללו כדי לענות על צורכי העובדים שלהן.