Poiché questa recessione economica continua a devastare le aziende in tutto il mondo, a un numero crescente di professionisti viene chiesto di fare di più con meno. Ciò significa che le aziende chiedono ai propri dipendenti maggiori contributi sia in termini di qualità che di quantità. Fortunatamente, la tecnologia sta rendendo più facile che mai per i lavoratori fare di più in un lasso di tempo più breve. Ecco alcune soluzioni tecnologiche che possono essere utilizzate per creare un ambiente di lavoro più efficace e produttivo.
1.) BYOD: porta il tuo dispositivo
Secondo il Cisco Connected World Technology Report 2010, l'85% dei datori di lavoro attualmente consente ai propri dipendenti di utilizzare smartphone, tablet, laptop o altri dispositivi di proprietà personale per scopi personali e aziendali durante il lavoro. Se utilizzata correttamente, questa pratica può aiutare ad aumentare la produttività offrendo ai dipendenti una maggiore flessibilità per lavorare praticamente ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, la proliferazione dei servizi cloud sta rendendo questa strategia uno dei modi più convenienti per aumentare la produzione complessiva. Di conseguenza, sempre più aziende stanno trasformando il BYOD in una realtà.
2.) Strumenti di comunicazione
Un ambiente di lavoro più efficace e produttivo può essere creato quando gli strumenti di comunicazione vengono utilizzati correttamente. Ad esempio, se tutti in un ufficio utilizzassero programmi di messaggistica istantanea come Skype e Google chat, sarebbero in grado di comunicare rapidamente e facilmente tra loro.
I dipendenti possono lasciare notifiche quando vanno in pausa in modo che nessuno prenda il loro posto e possano lavorare mentre la persona è via. Anche la comunicazione scritta è importante. L'uso di strumenti per comunicare in forma scritta consente allo scrittore di prendersi il proprio tempo e scrivere i propri pensieri in dettaglio, assicurandosi che siano accurati e ben congegnati.
Il ricevente ha anche il vantaggio di ricevere queste informazioni in un secondo momento, consentendo loro di digerire ciò che stanno per leggere senza sentirsi come se dovessero essere sotto pressione durante una conversazione. Inoltre, possono essere utilizzati strumenti di comunicazione come i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti ascolta i tuoi dipendenti e per fornire feedback e suggerimenti immediati su come sta andando un progetto. Questo è il motivo per cui molti imprenditori utilizzano questo e altri strumenti di comunicazione simili.
3.) CRM – Gestione delle relazioni con i clienti
A Gestione dei rapporti con i clienti (CRM) consente agli utenti di monitorare e gestire meglio l'attività dei clienti su più canali come telefono, e-mail e social media. Questi sistemi sono progettati per aiutare le aziende a tenere traccia di tutto, dagli sforzi di sensibilizzazione iniziali alla transazione finale, al fine di servire meglio i clienti, aumentando al tempo stesso i tassi di risposta lungo il percorso. Utilizzato da quasi la metà di tutte le aziende statunitensi, Software per la gestione dei clienti può anche aiutare i dipendenti a lavorare in modo più efficiente semplificando la comunicazione e incoraggiando la collaborazione tra colleghi.
4.) Condivisione di file
Nel nostro ambiente moderno, i dipendenti tendono ad avere a disposizione molti strumenti tecnologici diversi. Oltre a un computer desktop o laptop, possono avere un tablet o un telefono con cui ascoltare musica e guardare film mentre si spostano in metropolitana o durante la pausa pranzo. Man mano che sempre più aziende si sono spostate verso la condivisione di file sul posto di lavoro, è diventato sempre più conveniente per i dipendenti ascoltare la propria musica preferita o guardare i propri film preferiti.
La condivisione di file, come sembra, è la condivisione di file, più comunemente audio e video, su una rete. Il file può essere salvato sul computer di un altro utente (o viceversa), ma esiste ancora come un unico file. Non può essere riprodotto direttamente dai computer come può fare un file MP3. Al contrario, il file è accessibile (o trasmesso in streaming) sulla rete tramite un server di streaming.
Questa tecnologia fornisce un metodo efficace per allegare file di grandi dimensioni come video o registrazioni ai messaggi di posta elettronica, poiché molti provider di posta elettronica offrono ora client di posta Web con lettori multimediali integrati. Le aziende stanno scoprendo che questa pratica aumenta i livelli di produttività.
5.) Riunioni virtuali
Riunioni virtuali stanno diventando molto popolari man mano che le imprese e la forza lavoro crescono. Le riunioni virtuali (come quelle su Skype o Google Hangout) non solo consentono chiamate in conferenza più semplici, ma consentono anche ai partecipanti di vedersi effettivamente durante la riunione. Questo aiuta a promuovere un ambiente di lavoro migliore con l'uso della comunicazione non verbale come le espressioni facciali e i movimenti del corpo. Assicura inoltre che tutti prestino attenzione e ascoltino i dettagli della conversazione in quanto consente ausili visivi come presentazioni di riunioni creative e fogli di calcolo da visualizzare su uno schermo separato, visualizzabile da tutti i partecipanti.
Le aziende ora utilizzano le riunioni virtuali come opzione praticabile al posto di riunioni faccia a faccia o teleconferenze; ciò consente riunioni migliori e più produttive con tempi di inattività minimi.
Le riunioni virtuali possono essere utilizzate in una moltitudine di settori, come quello tecnologico, per tenere conferenze telefoniche o riunioni che in precedenza erano disponibili solo di persona a causa di limiti di tempo e di più partecipanti. È anche popolare nel settore dei servizi in cui aziende e dipendenti non si trovano l'uno vicino all'altro, consentendo loro di tenere una riunione in modo altrettanto efficace come se tutti fossero nella stessa stanza.
6.) Accordi di lavoro flessibili
I dipendenti trovano maggiore flessibilità nel modo in cui lavorano, scegliendo quando lavorare e per quanto tempo. Di conseguenza, i dipendenti tendono ad essere più produttivi rispetto agli ambienti di ufficio tradizionali.
Questi accordi flessibili possono includere il telelavoro almeno un giorno alla settimana; lavorare da casa in determinati giorni; prendersi una pausa durante la giornata lavorativa per fare volontariato presso la scuola di un bambino; partire presto il venerdì per assistere a una partita della Little League e fare pause pranzo più lunghe.
Come affermato in un articolo della Wharton School, “Se hai bisogno di un corso di aggiornamento su come lavorare in modo intelligente durante il giorno, l'orario flessibile potrebbe essere il tuo biglietto. I dipendenti che credono di avere una certa discrezionalità sull'orario di lavoro sono più produttivi di quelli che non hanno questa flessibilità, secondo un recente studio sul Journal of Applied Psychology. Coloro che si avvalgono di pratiche di pianificazione flessibili tendono ad essere più soddisfatti del proprio lavoro".
Queste pratiche adottate dalle aziende stanno aumentando la produttività perché i dipendenti non perdono la concentrazione quando pensano alle loro altre responsabilità. Invece, questo sistema li incoraggia a essere più concentrati sui compiti a portata di mano.
7.) Strumenti collaborativi
Gli strumenti collaborativi sono tutti basati sul lavoro insieme. La collaborazione è un concetto semplice, ma può essere difficile da implementare bene. I dipendenti di oggi desiderano soluzioni di collaborazione efficaci che funzionino ovunque e in qualsiasi momento, in modo da poter svolgere meglio il proprio lavoro. Con l'aiuto di strumenti collaborativi, le aziende sono in grado di ridurre i costi migliorando la comunicazione interna e facilitando il coordinamento e la supervisione, il che a sua volta crea un ambiente di lavoro più efficace e produttivo.
Ci sono diversi strumenti là fuori che rientrano nell'ombrello della collaborazione. I più comuni includono:
-Sistemi di gestione del flusso di lavoro: Queste soluzioni aiutano ad automatizzare e gestire i processi operativi tra i reparti o le unità aziendali, in modo che i dipendenti possano dedicare meno tempo a compiti relativamente minori e più a lavori più importanti per l'azienda.
-Reti Sociali Aziendali: Le aziende ora utilizzano i social network aziendali come un'unica piattaforma per condividere e collaborare con colleghi e clienti, partner commerciali esterni e persino fornitori. Questi strumenti consentono ai dipendenti di comunicare come mai prima d'ora. Aiutano anche le aziende a mantenere tutti i loro contenuti in un unico posto, il che semplifica la ricerca e la condivisione.
-Strumenti per conferenze Web: Questi strumenti aiutano i dipendenti a riunirsi per riunioni, presentazioni o sessioni di formazione, in modo che possano parlare faccia a faccia, indipendentemente da dove si trovino nel mondo. La maggior parte degli strumenti di conferenza Web consente ai partecipanti di condividere schermate e collaborare ai documenti in tempo reale.
-Strumenti di collaborazione sui dati: Gli esempi includono fogli di lavoro Google e Dropbox. Queste soluzioni mantengono aggiornati tutti coloro che stanno lavorando su un progetto o un file, indipendentemente da dove si trovano nel mondo.
Come descritto sopra, le aziende utilizzano questi strumenti tecnologici per aumentare la produttività. Man mano che il modo in cui lavoriamo cambia, sempre più aziende stanno adottando queste soluzioni per soddisfare le esigenze dei propri dipendenti.