Þar sem þessi efnahagssamdráttur heldur áfram að valda fyrirtækjum um allan heim eyðileggingu, er sífellt fleiri sérfræðingar beðnir um að gera meira fyrir minna. Þetta þýðir að fyrirtæki leita til starfsmanna sinna um meiri framlag bæði í gæðum og magni. Sem betur fer gerir tæknin það auðveldara en nokkru sinni fyrr fyrir starfsmenn að gera meira á styttri tíma. Hér eru nokkrar tæknilausnir sem hægt er að nota til að skapa skilvirkara og afkastameira vinnuumhverfi.
1.) BYOD – Komdu með þitt eigið tæki
Samkvæmt 2010 Cisco Connected World Technology Report leyfa 85% vinnuveitenda starfsmanna sínum að nota snjallsíma, spjaldtölvur, fartölvur eða önnur tæki í persónulegum eigu, bæði í persónulegum og viðskiptalegum tilgangi meðan þeir eru í starfi. Þegar hún er notuð á réttan hátt getur þessi aðferð hjálpað til við að auka framleiðni með því að veita starfsmönnum meiri sveigjanleika til að vinna nánast hvar sem er og hvenær sem er. Að auki gerir útbreiðsla skýjaþjónustu þessa stefnu að einni hagkvæmustu leiðinni til að auka heildarframleiðslu. Fyrir vikið eru fleiri og fleiri fyrirtæki að breyta BYOD að veruleika.
2.) Samskiptaverkfæri
Hægt er að skapa skilvirkara og afkastameira vinnuumhverfi þegar samskiptatæki eru notuð rétt. Til dæmis, ef allir á skrifstofu myndu nota spjallforrit eins og Skype og Google spjall, myndu þeir geta átt samskipti fljótt og auðveldlega hver við annan.
Starfsmenn gætu skilið eftir tilkynningar þegar þeir eru að fara í hlé svo að enginn komi í staðinn og þeir geti unnið á meðan viðkomandi er farinn. Skrifleg samskipti eru líka mikilvæg. Notkun verkfæra til að miðla á skriflegu formi gerir rithöfundinum kleift að taka sér tíma og skrifa hugsanir sínar í smáatriðum og ganga úr skugga um að þær séu nákvæmar og vel ígrundaðar.
Móttakandinn hefur einnig gott af því að fá þessar upplýsingar síðar, sem gerir þeim kleift að melta það sem þeir eru að fara að lesa án þess að finnast þeir vera undir þrýstingi meðan á samtali stendur. Að auki er hægt að nota samskiptatæki eins og kannanir á þátttöku starfsmanna til að hlustaðu á starfsmenn þína og til að veita strax endurgjöf og tillögur um hvernig verkefni gengur. Þetta er ástæðan fyrir því að margir eigendur fyrirtækja nota þetta og önnur svipuð samskiptatæki.
3.) CRM – Viðskiptavinatengslastjórnun
A viðskiptastjórnun (CRM) kerfi gerir notendum kleift að fylgjast betur með og stjórna virkni viðskiptavina á mörgum rásum eins og síma, tölvupósti og samfélagsmiðlum. Þessi kerfi eru hönnuð til að hjálpa fyrirtækjum að fylgjast með öllu frá fyrstu viðleitni til lokaviðskipta til lokaviðskipta til að þjóna viðskiptavinum betur en auka svarhlutfall í leiðinni. Notað af næstum helmingi allra bandarískra fyrirtækja, Viðskiptavinastjórnunarhugbúnaður getur einnig hjálpað starfsmönnum að vinna skilvirkari með því að hagræða í samskiptum um leið og hvetja til samstarfs meðal vinnufélaga.
4.) Skráahlutdeild
Í nútímaumhverfi okkar hafa starfsmenn tilhneigingu til að hafa mörg mismunandi tæknileg tæki til umráða. Auk borðtölvu eða fartölvu geta þeir átt spjaldtölvu eða síma sem þeir hlusta á tónlist og horfa á kvikmyndir með á meðan þeir ferðast í neðanjarðarlestinni eða í hádegishléinu. Eftir því sem fleiri fyrirtæki hafa færst í átt að því að leyfa deilingu skráa á vinnustaðnum hefur það orðið þægilegra og þægilegra fyrir starfsmenn að hlusta á uppáhaldstónlistina sína eða horfa á uppáhaldskvikmyndirnar sínar.
Skráasamnýting, eins og það hljómar, er samnýting skráa - oftast hljóð og mynd - yfir netkerfi. Hægt er að vista skrána á tölvu annars notanda (eða öfugt), en hún er samt bara til sem ein skrá. Það er ekki hægt að spila það beint af tölvum eins og MP3 skrá getur. Þess í stað er skráin opnuð (eða streymt) yfir netið í gegnum streymisþjónn.
Þessi tækni veitir áhrifaríka aðferð til að hengja stórar skrár eins og myndband eða upptökur við tölvupóstskeyti, þar sem margar tölvupóstveitur bjóða nú upp á vefpóstforrit sem hafa innbyggða fjölmiðlaspilara. Fyrirtæki komast að því að þessi framkvæmd eykur framleiðni.
5.) Sýndarfundir
Sýndarfundir eru að verða mjög vinsælar eftir því sem fyrirtæki og vinnuafl stækka. Sýndarfundir (eins og þeir sem eru á Skype eða Google Hangout) gera ekki aðeins auðveldara að hringja í símafundi heldur gera þátttakendum einnig kleift að sjá hver annan á fundinum. Þetta hjálpar til við að stuðla að betra vinnuumhverfi með notkun ómunnlegra samskipta eins og svipbrigði og líkamshreyfingar. Það tryggir líka að allir fylgist með og hlusti á smáatriði samtalsins þar sem það gerir ráð fyrir sjónrænum hjálpartækjum eins og skapandi fundarkynningar og töflureikna til að birta á sérstökum skjá, sem allir þátttakendur geta skoðað.
Fyrirtæki nota nú sýndarfundi sem raunhæfan valkost í stað auglitis til auglitis funda eða símafunda; þetta gerir ráð fyrir betri og afkastameiri fundum með lágmarks niður í miðbæ.
Sýndarfundir geta verið notaðir í fjölmörgum atvinnugreinum, eins og tækniiðnaðinum til að halda símafundi eða fundi sem áður voru aðeins í boði í eigin persónu vegna tímatakmarkana og margra þátttakenda. Það er líka vinsælt í þjónustugeiranum þar sem fyrirtæki og starfsmenn eru ekki staðsettir nálægt hvort öðru, sem gerir þeim kleift að halda fundi á eins áhrifaríkan hátt og ef allir væru í sama herbergi.
6.) Sveigjanlegt vinnufyrirkomulag
Starfsmenn eru að finna meiri sveigjanleika í því hvernig þeir vinna, velja hvenær þeir vinna og hversu lengi. Þess vegna hafa starfsmenn tilhneigingu til að vera afkastameiri en í hefðbundnu skrifstofuumhverfi.
Þetta sveigjanlega fyrirkomulag getur falið í sér fjarvinnu að minnsta kosti einn dag í viku; vinna að heiman á ákveðnum dögum; taka frí á vinnudeginum til að vera sjálfboðaliði í skóla barns; leggja af stað snemma á föstudegi til að mæta á leik í Little League og taka lengri hádegishlé.
Eins og fram kemur í grein frá Wharton School, „Ef þú þarft endurmenntunarnámskeið í því hvernig á að vinna skynsamlega á daginn, getur sveigjanlegur tími verið miðinn þinn. Starfsmenn sem telja sig hafa ákveðið mat á vinnutíma sínum eru afkastameiri en þeir sem ekki hafa þennan sveigjanleika, samkvæmt nýlegri rannsókn í Journal of Applied Psychology. Þeir sem nýta sér sveigjanlega tímasetningaraðferðir hafa tilhneigingu til að vera ánægðari með störf sín.“
Þessi vinnubrögð sem fyrirtæki hafa tekið upp auka framleiðni vegna þess að starfsmenn missa ekki einbeitinguna þegar þeir hugsa um aðrar skyldur sínar. Þess í stað hvetur þetta kerfi þá til að einbeita sér betur að þeim verkefnum sem fyrir hendi eru.
7.) Samvinnuverkfæri
Samstarfstæki snúast allt um að vinna saman. Samvinna er einfalt hugtak, en það getur verið erfitt að útfæra það vel. Starfsmenn í dag vilja árangursríkar samstarfslausnir sem myndu virka hvar sem er og hvenær sem er, svo þeir gætu unnið störf sín betur. Með hjálp samstarfstækja geta fyrirtæki dregið úr kostnaði með því að bæta innri samskipti og auðvelda samhæfingu og eftirlit, sem aftur skapar skilvirkara og afkastameira vinnuumhverfi.
Það eru nokkur tæki þarna úti sem falla undir samstarfsregnhlífina. Meðal þeirra algengustu eru:
-Stjórnunarkerfi vinnuflæðis: Þessar lausnir hjálpa til við að gera sjálfvirkan og stjórna rekstrarferlum þvert á deildir eða rekstrareiningar, þannig að starfsmenn geta eytt minni tíma í tiltölulega minni verkefni og meira í mikilvægari vinnu fyrir fyrirtækið.
-Félagsnet fyrirtækja: Fyrirtæki nota nú samfélagsnet fyrirtækja sem einn vettvang til að deila og vinna með samstarfsfólki og viðskiptavinum, utanaðkomandi viðskiptaaðilum og jafnvel söluaðilum. Þessi verkfæri gera starfsmönnum kleift að eiga samskipti sem aldrei fyrr. Þeir hjálpa einnig fyrirtækjum að halda öllu sínu efni á einum stað, sem gerir það auðveldara að finna og deila.
-Veffundaverkfæri: Þessi verkfæri hjálpa starfsmönnum að koma saman fyrir fundi, kynningar eða þjálfunarlotur, svo þeir geti talað augliti til auglitis, sama hvar þeir eru í heiminum. Flest veffundaverkfæri gera þátttakendum kleift að deila skjám og vinna saman að skjölum í rauntíma.
-Gagnasamstarfsverkfæri: Sem dæmi má nefna Google töflureikna og Dropbox. Þessar lausnir halda öllum sem eru að vinna að verkefni eða skrá uppfærðum, sama hvar þeir eru staddir í heiminum.
Eins og lýst er hér að ofan nota fyrirtæki þessi tæknitæki til að auka framleiðni. Eftir því sem vinnubrögðin breytast eru fleiri fyrirtæki að taka upp þessar lausnir til að mæta þörfum starfsmanna sinna.