Mivel ez a gazdasági visszaesés továbbra is pusztítást okoz a vállalkozásokban szerte a világon, egyre több szakembert kérnek fel arra, hogy kevesebbel többet tegyen. Ez azt jelenti, hogy a vállalatok minőségben és mennyiségben is nagyobb hozzájárulást várnak alkalmazottaitól. Szerencsére a technológia minden eddiginél egyszerűbbé teszi a dolgozók számára, hogy rövidebb idő alatt többet tudjanak elvégezni. Íme néhány technológiai megoldás, amelyek segítségével hatékonyabb és produktívabb munkakörnyezetet hozhat létre.
1.) BYOD – Hozd magaddal a saját készülékedet
A 2010-es Cisco Connected World Technology Report szerint a munkaadók 85%-a jelenleg megengedi alkalmazottainak, hogy saját tulajdonú okostelefonokat, táblagépeket, laptopokat vagy egyéb eszközöket használjanak mind személyes, mind üzleti célokra munka közben. Ha helyesen használják, ez a gyakorlat segíthet a termelékenység növelésében, mivel nagyobb rugalmasságot biztosít az alkalmazottak számára, hogy gyakorlatilag bárhonnan és bármikor dolgozhassanak. Ráadásul a felhőszolgáltatások elterjedése ezt a stratégiát az egyik legköltséghatékonyabb módszerré teszi a teljes kibocsátás növelésére. Ennek eredményeként egyre több vállalat váltja valóra a BYOD-ot.
2.) Kommunikációs eszközök
A kommunikációs eszközök megfelelő használatával hatékonyabb és produktívabb munkakörnyezet teremthető. Például, ha egy irodában mindenki azonnali üzenetküldő programokat használna, mint például a Skype és a Google chat, akkor gyorsan és egyszerűen kommunikálhatnának egymással.
Az alkalmazottak értesítést hagyhatnak, amikor szünetet tartanak, hogy senki ne foglalja el a helyét, és dolgozhassanak, amíg az illető távol van. Az írásbeli kommunikáció is fontos. Az írásbeli kommunikáció eszközeinek használata lehetővé teszi az író számára, hogy időt szakítson és gondolatait részletesen leírja, ügyelve arra, hogy az pontos és átgondolt legyen.
A vevőnek megvan az az előnye is, hogy ezt az információt egy későbbi időpontban kapja meg, lehetővé téve számára, hogy megemésztse azt, amit éppen olvasni készül, anélkül, hogy úgy érezné, nyomás alatt kell lennie a beszélgetés során. Ezenkívül olyan kommunikációs eszközök is használhatók, mint a munkavállalói elkötelezettség-felmérés hallgasd meg az alkalmazottaidat és azonnali visszajelzést és javaslatokat adni a projekt menetével kapcsolatban. Sok cégtulajdonos éppen ezért használja ezt és más hasonló kommunikációs eszközöket.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A ügyfélkapcsolat-menedzsment (CRM) rendszer lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy jobban nyomon kövessék és kezeljék az ügyfelek tevékenységét több csatornán, például telefonon, e-mailben és közösségi médiában. Ezeket a rendszereket úgy tervezték, hogy segítsenek a vállalkozásoknak mindent nyomon követni a kezdeti tájékoztatási erőfeszítésektől a végső tranzakcióig, hogy jobban kiszolgálják az ügyfeleket, miközben növelik a válaszadási arányt. Az összes amerikai vállalat közel fele használja, Ügyfélkezelő szoftver a kommunikáció egyszerűsítésével és a munkatársak közötti együttműködés ösztönzésével is segítheti az alkalmazottak hatékonyabb munkáját.
4.) Fájlmegosztás
Modern környezetünkben a dolgozók általában sokféle technológiai eszközzel állnak a rendelkezésükre. Az asztali vagy laptop számítógépen kívül lehet, hogy van táblagépük vagy telefonjuk, amellyel zenét hallgathatnak és filmeket nézhetnek metrózás közben vagy ebédszünetben. Ahogy egyre több vállalat tette lehetővé a munkahelyi fájlmegosztást, az alkalmazottak számára egyre kényelmesebbé válik kedvenc zenéjük hallgatása vagy kedvenc filmjeik megtekintése.
A fájlmegosztás, ahogy hangzik, fájlok – leggyakrabban hang- és videómegosztás – hálózaton keresztüli. A fájl elmenthető egy másik felhasználó számítógépére (vagy fordítva), de továbbra is csak egy fájlként létezik. Nem lehet közvetlenül a számítógépről lejátszani, ahogyan az MP3 fájlokat is. Ehelyett a fájl elérése (vagy streamelése) a hálózaton keresztül, egy adatfolyam-kiszolgálón keresztül történik.
Ez a technológia hatékony módszert biztosít nagy fájlok, például videók vagy felvételek e-mail üzenetekhez való csatolására, mivel sok e-mail szolgáltató kínál beépített médialejátszóval rendelkező webmail klienseket. A vállalatok azt tapasztalják, hogy ez a gyakorlat növeli a termelékenység szintjét.
5.) Virtuális Találkozók
Virtuális találkozók egyre népszerűbbek a vállalkozások és a munkaerő növekedésével. A virtuális értekezletek (például a Skype-on vagy a Google Hangouton lévők) nemcsak egyszerűbb konferenciahívásokat tesznek lehetővé, hanem azt is, hogy a résztvevők ténylegesen láthassák egymást a megbeszélés során. Ez segít egy jobb munkakörnyezet kialakításában a non-verbális kommunikáció, például az arckifejezések és a testmozgások használatával. Azt is biztosítja, hogy mindenki odafigyeljen és figyeljen a beszélgetés részleteire, mivel lehetővé teszi az olyan vizuális segédeszközök használatát, mint pl. kreatív találkozó előadások táblázatok pedig külön képernyőn jeleníthetők meg, amelyet minden résztvevő láthat.
A vállalkozások ma már a Virtuális találkozókat használják életképes lehetőségként a személyes találkozók vagy konferenciahívások helyett; ez jobb és eredményesebb megbeszéléseket tesz lehetővé minimális állásidővel.
A virtuális értekezletek számos iparágban használhatók, például a technológiai iparban konferenciahívások vagy találkozók lebonyolítására, amelyek korábban csak személyesen voltak elérhetők az időkorlátok és a több résztvevő miatt. A szolgáltatási ágazatban is népszerű, ahol a vállalkozások és az alkalmazottak nincsenek egymás közelében, így ugyanolyan hatékonyan tudnak megbeszélést tartani, mintha mindenki ugyanabban a helyiségben lenne.
6.) Rugalmas munkabeosztás
Az alkalmazottak nagyobb rugalmasságot találnak a munkájuk során, annak megválasztásában, hogy mikor és mennyi ideig dolgoznak. Ennek eredményeként az alkalmazottak általában termelékenyebbek, mint a hagyományos irodai környezetben.
Ezek a rugalmas megállapodások magukban foglalhatják a heti legalább egy nap távmunkát; bizonyos napokon otthoni munkavégzés; szabadnapot kivenni a munkanap során, hogy önkéntes munkát végezzen egy gyermek iskolájában; pénteken korán indulni, hogy részt vegyen egy Little League meccsen, és hosszabb ebédszünetet tartson.
Ahogy a Wharton School egyik cikkében olvasható: „Ha frissítő tanfolyamra van szüksége az okos munkavégzésről a nap folyamán, a rugalmas munkaidő lehet a jegye. A Journal of Applied Psychology legújabb tanulmánya szerint azok az alkalmazottak, akik úgy gondolják, hogy rendelkeznek némi mérlegelési jogkörrel a munkaidőben, produktívabbak, mint azok, akik nem rendelkeznek ezzel a rugalmassággal. Azok, akik kihasználják a rugalmas ütemezési gyakorlatokat, általában elégedettebbek a munkájukkal.”
Ezek a vállalatok által alkalmazott gyakorlatok növelik a termelékenységet, mivel az alkalmazottak nem veszítik el a figyelmüket, amikor más kötelezettségeikre gondolnak. Ehelyett ez a rendszer arra ösztönzi őket, hogy jobban összpontosítsanak az aktuális feladatokra.
7.) Együttműködési eszközök
Az együttműködési eszközök a közös munkáról szólnak. Az együttműködés egyszerű koncepció, de nehéz lehet jól megvalósítani. A mai munkavállalók olyan hatékony együttműködési megoldásokat szeretnének, amelyek bárhol és bármikor működnének, így jobban tudnák végezni munkájukat. Az együttműködési eszközök segítségével a vállalatok a belső kommunikáció javításával, valamint a koordináció és felügyelet megkönnyítésével csökkenthetik a költségeiket, ami hatékonyabb és produktívabb munkakörnyezetet eredményez.
Számos eszköz létezik, amelyek az együttműködési ernyő alá tartoznak. A leggyakoribbak a következők:
- Munkafolyamat-menedzsment rendszerek: Ezek a megoldások segítenek automatizálni és menedzselni a működési folyamatokat a részlegek vagy üzleti egységek között, így az alkalmazottak kevesebb időt fordíthatnak viszonylag kisebb feladatokra, és többet a vállalat számára fontosabb munkákra.
- Vállalati közösségi hálózatok: A vállalatok most egyetlen platformként használják a vállalati közösségi hálózatokat a kollégákkal és ügyfelekkel, külső üzleti partnerekkel, sőt szállítókkal való megosztásra és együttműködésre. Ezek az eszközök lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy úgy kommunikáljanak, mint még soha. Segítenek abban is, hogy a cégek minden tartalmukat egy helyen tartsák, ami megkönnyíti a keresést és a megosztást.
-Webkonferencia-eszközök: Ezek az eszközök segítenek az alkalmazottaknak találkozni megbeszéléseken, prezentációkon vagy képzéseken, hogy négyszemközt beszélhessenek, bárhol is legyenek a világon. A legtöbb webkonferencia-eszköz lehetővé teszi a résztvevőknek, hogy valós időben megosszák a képernyőket és együttműködjenek a dokumentumokon.
- Adat-együttműködési eszközök: Ilyenek például a Google táblázatok és a Dropbox. Ezek a megoldások mindenkit naprakészen tartanak, aki egy projekten vagy fájlon dolgozik, függetlenül attól, hogy hol tartózkodik a világon.
A fent leírtak szerint a vállalatok a termelékenység növelésére használják ezeket a technológiai eszközöket. Ahogyan a munkamódszerünk változik, egyre több vállalat alkalmazza ezeket a megoldásokat alkalmazottai igényeinek kielégítésére.