از آنجایی که این رکود اقتصادی همچنان به ویران کردن مشاغل در سراسر جهان ادامه می دهد، از تعداد فزاینده ای از متخصصان خواسته می شود تا کارهای بیشتری را با کمتر انجام دهند. این بدان معنی است که شرکت ها به دنبال مشارکت بیشتر در کیفیت و کمیت به کارکنان خود هستند. خوشبختانه، فناوری کار را برای کارگران آسانتر از همیشه میکند تا کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاهتری انجام دهند. در اینجا چند راه حل فنی وجود دارد که می توان از آنها برای ایجاد یک محیط کاری موثرتر و سازنده استفاده کرد.
1.) BYOD - دستگاه خود را بیاورید
بر اساس گزارش 2010 Cisco Connected World Technology، 85 درصد از کارفرمایان در حال حاضر به کارمندان خود اجازه می دهند که از تلفن های هوشمند، تبلت ها، لپ تاپ ها یا سایر دستگاه های شخصی که در حین کار هستند برای اهداف شخصی و تجاری استفاده کنند. هنگامی که این روش به درستی استفاده شود، میتواند با دادن انعطافپذیری بیشتر به کارمندان برای کار از هر کجا و در هر زمان، به افزایش بهرهوری کمک کند. علاوه بر این، گسترش خدمات ابری این استراتژی را به یکی از مقرون به صرفه ترین راه ها برای افزایش خروجی کلی تبدیل کرده است. در نتیجه، شرکتهای بیشتری BYOD را به واقعیت تبدیل میکنند.
2.) ابزارهای ارتباطی
زمانی که ابزارهای ارتباطی به درستی مورد استفاده قرار گیرند، می توان محیط کاری مؤثرتر و سازنده تری ایجاد کرد. به عنوان مثال، اگر همه افراد در یک دفتر از برنامه های پیام رسانی فوری مانند اسکایپ و چت گوگل استفاده کنند، می توانند به سرعت و به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
کارمندان میتوانند وقتی به تعطیلات میروند اعلانها را بگذارند تا هیچکس جای آنها را نگیرد و در زمانی که فرد رفته است، بتوانند کار خود را انجام دهند. ارتباط کتبی نیز مهم است. استفاده از ابزار برای برقراری ارتباط به صورت نوشتاری به نویسنده این امکان را می دهد که وقت خود را صرف کند و افکار خود را با جزئیات بنویسد و مطمئن شود که دقیق و به خوبی فکر شده است.
گیرنده همچنین از دریافت این اطلاعات در زمان بعدی برخوردار است و به آنها اجازه می دهد آنچه را که می خواهند بخوانند هضم کنند بدون اینکه احساس کنند در طول مکالمه باید تحت فشار باشند. علاوه بر این، از ابزارهای ارتباطی مانند نظرسنجی تعامل کارکنان می توان استفاده کرد به کارمندان خود گوش دهید و ارائه بازخورد و پیشنهادات فوری در مورد چگونگی انجام پروژه. به همین دلیل است که بسیاری از صاحبان مشاغل از این ابزار و سایر ابزارهای ارتباطی مشابه استفاده می کنند.
3.) CRM - مدیریت ارتباط با مشتری
A مدیریت ارتباط با مشتری سیستم (CRM) کاربران را قادر می سازد تا فعالیت مشتری را در چندین کانال مانند تلفن، ایمیل و رسانه های اجتماعی بهتر پیگیری و مدیریت کنند. این سیستمها برای کمک به کسبوکارها طراحی شدهاند تا همه چیز را از تلاشهای اولیه تا تراکنش نهایی پیگیری کنند تا در عین حال نرخ پاسخدهی را در طول مسیر افزایش دهند. تقریباً نیمی از شرکت های آمریکایی استفاده می کنند، نرم افزار مدیریت مشتری همچنین می تواند به کارمندان کمک کند تا با ساده کردن ارتباطات و در عین حال تشویق همکاری بین همکاران، کارآمدتر کار کنند.
4.) به اشتراک گذاری فایل
در محیط مدرن ما، کارمندان تمایل دارند ابزارهای تکنولوژیکی مختلفی را در اختیار داشته باشند. آنها ممکن است علاوه بر رایانه رومیزی یا لپ تاپ، تبلت یا تلفنی داشته باشند که در حین رفت و آمد در مترو یا در زمان استراحت ناهار با آن به موسیقی گوش داده و فیلم تماشا کنند. همانطور که شرکتهای بیشتری به سمت اجازه اشتراکگذاری فایل در محل کار حرکت کردهاند، گوش دادن به موسیقی مورد علاقهشان یا تماشای فیلمهای مورد علاقهشان برای کارمندان راحتتر و راحتتر شده است.
اشتراک گذاری فایل، همانطور که به نظر می رسد، به اشتراک گذاری فایل ها – معمولاً صوتی و تصویری – از طریق یک شبکه است. فایل را می توان در رایانه کاربر دیگری (یا برعکس) ذخیره کرد، اما همچنان فقط به عنوان یک فایل وجود دارد. آن را نمی توان مستقیماً از رایانه به عنوان یک فایل MP3 پخش کرد. در عوض، فایل از طریق یک سرور استریم از طریق شبکه قابل دسترسی (یا پخش جریانی) است.
این فناوری روشی مؤثر برای پیوست کردن فایلهای بزرگ مانند ویدیو یا ضبطشده به پیامهای ایمیل ارائه میکند، زیرا بسیاری از ارائهدهندگان ایمیل در حال حاضر کلاینتهای ایمیل وب را ارائه میکنند که دارای پخشکنندههای رسانه داخلی هستند. شرکت ها دریافته اند که این عمل باعث افزایش سطح بهره وری می شود.
5.) جلسات مجازی
جلسات مجازی با رشد مشاغل و نیروی کار بسیار محبوب می شوند. جلسات مجازی (مانند آنهایی که در اسکایپ یا Google Hangout هستند) نه تنها امکان برقراری تماس های کنفرانسی آسان تر را فراهم می کنند، بلکه به شرکت کنندگان امکان می دهد در طول جلسه واقعاً یکدیگر را ببینند. این به ایجاد یک محیط کاری بهتر با استفاده از ارتباطات غیرکلامی مانند حالات صورت و حرکات بدن کمک می کند. همچنین تضمین می کند که همه به جزئیات مکالمه توجه کرده و به آن گوش می دهند زیرا کمک های بصری مانند ارائه جلسات خلاق و صفحهگستردهها در صفحهای جداگانه نمایش داده شوند که برای همه شرکتکنندگان قابل مشاهده است.
کسبوکارها اکنون از جلسات مجازی بهعنوان یک گزینه مناسب به جای جلسات حضوری یا تماسهای کنفرانسی استفاده میکنند. این اجازه می دهد تا جلسات بهتر و سازنده تر با حداقل زمان خرابی داشته باشید.
جلسات مجازی را می توان در بسیاری از صنایع مانند صنعت فناوری برای برگزاری کنفرانس ها یا جلساتی که قبلاً به دلیل محدودیت زمانی و شرکت کنندگان متعدد فقط به صورت حضوری در دسترس بود، استفاده کرد. همچنین در صنعت خدمات که در آن مشاغل و کارمندان در نزدیکی یکدیگر قرار ندارند، محبوبیت دارد و به آنها اجازه می دهد تا به همان اندازه مؤثر جلسه داشته باشند که گویی همه در یک اتاق هستند.
6.) ترتیبات کاری انعطاف پذیر
کارمندان در نحوه کار، انتخاب زمان و مدت زمان کار انعطاف بیشتری پیدا می کنند. در نتیجه، کارمندان نسبت به محیط های اداری سنتی بهره وری بیشتری دارند.
این ترتیبات منعطف می تواند شامل دورکاری حداقل یک روز در هفته باشد. کار از خانه در روزهای خاص؛ مرخصی در طول روز کاری برای داوطلب شدن در مدرسه کودک؛ صبح روز جمعه برای شرکت در یک بازی لیگ کوچک، و استراحت های طولانی تری برای ناهار را ترک کنید.
همانطور که در مقاله ای از مدرسه وارتون بیان شده است، «اگر به یک دوره آموزشی در مورد نحوه هوشمندانه کار کردن در طول روز نیاز دارید، ممکن است ساعت های انعطاف پذیر بلیط شما باشد. بر اساس مطالعه اخیر در مجله روانشناسی کاربردی، کارمندانی که معتقدند در ساعات کاری خود اختیاری دارند، بهره وری بیشتری نسبت به افرادی که این انعطاف را ندارند، هستند. کسانی که از شیوههای برنامهریزی انعطافپذیر بهره میبرند، از شغل خود راضیتر هستند.»
این شیوههای اتخاذ شده توسط شرکتها باعث افزایش بهرهوری میشود، زیرا کارمندان وقتی به مسئولیتهای دیگر خود فکر میکنند تمرکز خود را از دست نمیدهند. در عوض، این سیستم آنها را تشویق میکند تا روی کارهایی که در دست دارند تمرکز بیشتری داشته باشند.
7.) ابزارهای مشارکتی
ابزارهای مشارکتی همه در مورد کار با هم هستند. همکاری مفهومی ساده است، اما اجرای خوب آن می تواند دشوار باشد. کارمندان امروزی خواهان راه حل های همکاری موثری هستند که در هر مکان و در هر زمان موثر باشد، بنابراین آنها می توانند وظایف خود را بهتر انجام دهند. با کمک ابزارهای مشارکتی، شرکت ها می توانند با بهبود ارتباطات داخلی و تسهیل هماهنگی و نظارت، هزینه ها را کاهش دهند که به نوبه خود باعث ایجاد یک محیط کاری موثرتر و پربارتر می شود.
چندین ابزار وجود دارد که زیر چتر مشارکتی قرار می گیرند. رایج ترین آنها عبارتند از:
-سیستم های مدیریت گردش کار: این راهحلها به خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای عملیاتی در بخشها یا واحدهای تجاری کمک میکنند، بنابراین کارکنان میتوانند زمان کمتری را برای کارهای نسبتاً جزئی و بیشتر برای کارهای مهمتر برای شرکت صرف کنند.
-شبکه های اجتماعی سازمانی: شرکت ها اکنون از شبکه های اجتماعی سازمانی به عنوان یک پلت فرم واحد برای اشتراک گذاری و همکاری با همکاران و مشتریان، شرکای تجاری خارجی و حتی فروشندگان استفاده می کنند. این ابزارها به کارمندان اجازه میدهند تا مثل قبل با هم ارتباط برقرار کنند. آنها همچنین به شرکت ها کمک می کنند تا تمام محتوای خود را در یک مکان نگه دارند، که پیدا کردن و اشتراک گذاری آن را آسان تر می کند.
-ابزارهای کنفرانس وب: این ابزارها به کارمندان کمک میکند تا برای جلسات، ارائهها یا جلسات آموزشی دور هم جمع شوند، بنابراین بدون توجه به اینکه در کجای دنیا هستند، میتوانند رو در رو صحبت کنند. اکثر ابزارهای کنفرانس وب به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا صفحات را به اشتراک بگذارند و در اسناد به صورت بلادرنگ با یکدیگر همکاری کنند.
-ابزارهای همکاری داده ها: به عنوان مثال می توان به صفحات گسترده گوگل و Dropbox اشاره کرد. این راه حل ها همه کسانی را که روی یک پروژه یا پرونده کار می کنند، بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند، به روز نگه می دارند.
همانطور که در بالا توضیح داده شد، شرکت ها از این ابزارهای فناوری برای افزایش بهره وری استفاده می کنند. همانطور که روش کار ما تغییر می کند، شرکت های بیشتری این راه حل ها را برای برآوردن نیازهای کارکنان خود اتخاذ می کنند.