Tekniske løsninger til et mere effektivt og produktivt arbejdsmiljø

Da denne økonomiske afmatning fortsætter med at skabe kaos for virksomheder over hele kloden, bliver et stigende antal fagfolk bedt om at gøre mere med mindre. Det betyder, at virksomheder ser til deres medarbejdere for større bidrag både i kvalitet og kvantitet. Heldigvis gør teknologien det nemmere end nogensinde før for arbejdere at få mere fra hånden på kortere tid. Her er nogle tekniske løsninger, der kan bruges til at skabe et mere effektivt og produktivt arbejdsmiljø.

1.) BYOD – Medbring din egen enhed

Ifølge Cisco Connected World Technology Report fra 2010 tillader 85 % af arbejdsgiverne i øjeblikket deres ansatte at bruge personligt ejede smartphones, tablets, bærbare computere eller andre enheder til både personlige og forretningsmæssige formål, mens de er på jobbet. Når den bruges korrekt, kan denne praksis hjælpe med at øge produktiviteten ved at give medarbejderne mere fleksibilitet til at arbejde fra stort set hvor som helst når som helst. Derudover gør udbredelsen af ​​cloud-tjenester denne strategi til en af ​​de mest omkostningseffektive måder at øge det samlede output på. Som følge heraf gør flere og flere virksomheder BYOD til en realitet.

2.) Kommunikationsværktøjer

Et mere effektivt og produktivt arbejdsmiljø kan skabes, når kommunikationsværktøjer bruges korrekt. For eksempel, hvis alle på et kontor skulle bruge instant messaging-programmer som Skype og Google chat, ville de være i stand til at kommunikere hurtigt og nemt med hinanden.

Medarbejdere kan efterlade meddelelser, når de går på pause, så ingen tager deres plads, og de kan arbejde, mens personen er væk. Skriftlig kommunikation er også vigtig. Brug af værktøjer til at kommunikere i skriftlig form giver forfatteren mulighed for at tage sig god tid og skrive sine tanker ud i detaljer, og sikre sig, at det er præcist og gennemtænkt.

Modtageren har også fordelen af ​​at modtage denne information på et senere tidspunkt, hvilket giver dem mulighed for at fordøje, hvad de er ved at læse uden at føle, at de skulle være under pres under en samtale. Derudover kan kommunikationsværktøjer som medarbejderinddragelsesundersøgelser bruges til lytte til dine medarbejdere og at give øjeblikkelig feedback og forslag til, hvordan et projekt forløber. Det er derfor, mange virksomhedsejere bruger dette og andre lignende kommunikationsværktøjer.

3.) CRM – Customer Relationship Management

A kundeforvaltning (CRM) system gør det muligt for brugere bedre at spore og administrere klientaktivitet på tværs af flere kanaler som telefon, e-mail og sociale medier. Disse systemer er designet til at hjælpe virksomheder med at spore alt fra den indledende opsøgende indsats til den endelige transaktion for bedre at kunne betjene kunderne og samtidig øge svarprocenten undervejs. Brugt af næsten halvdelen af ​​alle amerikanske virksomheder, Kundestyringssoftware kan også hjælpe medarbejderne til at arbejde mere effektivt ved at strømline kommunikationen og samtidig opmuntre til samarbejde mellem kolleger.

4.) Fildeling

I vores moderne miljø har medarbejderne en tendens til at have mange forskellige teknologiske værktøjer til deres rådighed. Ud over en stationær eller bærbar computer har de måske en tablet eller telefon, som de lytter til musik og ser film med, mens de pendler med metroen eller i frokostpausen. Efterhånden som flere virksomheder har bevæget sig hen imod at tillade fildeling på arbejdspladsen, er det blevet mere og mere bekvemt for medarbejderne at lytte til deres yndlingsmusik eller se deres yndlingsfilm.

Fildeling, som det lyder, er deling af filer – oftest lyd og video – over et netværk. Filen kan gemmes på en anden brugers computer (eller omvendt), men den eksisterer stadig kun som én fil. Den kan ikke afspilles direkte fra computeren, som en MP3-fil kan. I stedet tilgås (eller streames) filen over netværket via en streamingserver.

Denne teknologi giver en effektiv metode til at vedhæfte store filer som video eller optagelser til e-mail-beskeder, da mange e-mail-udbydere nu tilbyder webmail-klienter, der har indbyggede medieafspillere. Virksomheder oplever, at denne praksis øger produktivitetsniveauet.

5.) Virtuelle møder

Virtuelle møder bliver meget populære, efterhånden som virksomheder og arbejdsstyrke vokser. Virtuelle møder (såsom dem på Skype eller Google Hangout) giver ikke kun mulighed for lettere konferenceopkald, men giver også deltagerne mulighed for rent faktisk at se hinanden under mødet. Dette er med til at fremme et bedre arbejdsmiljø med brug af non-verbal kommunikation såsom ansigtsudtryk og kropsbevægelser. Det sikrer også, at alle er opmærksomme og lytter til detaljerne i samtalen, da det giver mulighed for visuelle hjælpemidler som f.eks. kreative mødeoplæg og regneark, der skal vises på en separat skærm, som kan ses af alle deltagere.

Virksomheder bruger nu virtuelle møder som en levedygtig mulighed i stedet for ansigt-til-ansigt møder eller konferenceopkald; dette giver mulighed for bedre og mere produktive møder med minimal nedetid.

Virtuelle møder kan bruges i en lang række brancher, såsom teknologiindustrien til at afholde konferenceopkald eller møder, der tidligere kun var tilgængelige personligt på grund af tidsbegrænsning og flere deltagere. Det er også populært i servicebranchen, hvor virksomheder og ansatte ikke er placeret i nærheden af ​​hinanden, hvilket giver dem mulighed for at holde et møde lige så effektivt, som hvis alle var i samme lokale.

6.) Fleksible arbejdsordninger

Medarbejderne finder mere fleksibilitet i, hvordan de arbejder, når de vælger, hvornår de skal arbejde og hvor længe. Som et resultat har medarbejderne en tendens til at være mere produktive end i traditionelle kontormiljøer.

Disse fleksible ordninger kan omfatte fjernarbejde mindst én dag om ugen; arbejde hjemmefra på visse dage; at tage fri i løbet af arbejdsdagen for at arbejde frivilligt på et barns skole; tager tidligt afsted på en fredag ​​for at deltage i en Little League-kamp og holder længere frokostpauser.

Som det fremgår af en artikel fra Wharton School, "Hvis du har brug for et genopfriskningskursus i, hvordan du arbejder smart i løbet af dagen, kan fleksible timer være din billet. Medarbejdere, der mener, at de har en vis skøn over deres arbejdstid, er mere produktive end dem, der ikke har denne fleksibilitet, ifølge en nylig undersøgelse i Journal of Applied Psychology. De, der drager fordel af fleksible planlægningspraksis, har en tendens til at være mere glade for deres job."

Disse praksisser, som virksomhederne anvender, øger produktiviteten, fordi medarbejderne ikke mister fokus, når de tænker på deres andre ansvarsområder. I stedet tilskynder dette system dem til at være mere fokuserede på de aktuelle opgaver.

7.) Samarbejdsværktøjer

Samarbejdsværktøjer handler om at arbejde sammen. Samarbejde er et simpelt koncept, men det kan være svært at implementere godt. Nutidens medarbejdere ønsker effektive samarbejdsløsninger, der fungerer hvor som helst og når som helst, så de kan udføre deres arbejde bedre. Ved hjælp af samarbejdsværktøjer er virksomheder i stand til at reducere omkostningerne ved at forbedre intern kommunikation og lette koordinering og overblik, hvilket igen giver et mere effektivt og produktivt arbejdsmiljø.

Der er flere værktøjer derude, der falder ind under samarbejdsparaplyen. De mest almindelige omfatter:

-Workflow Management Systemer: Disse løsninger hjælper med at automatisere og styre operationelle processer på tværs af afdelinger eller forretningsenheder, så medarbejderne kan bruge mindre tid på relativt mindre opgaver og mere på vigtigere arbejde for virksomheden.

- Sociale netværk for virksomheder: Virksomheder bruger nu virksomhedens sociale netværk som en enkelt platform til at dele og samarbejde med kolleger og kunder, eksterne forretningspartnere og endda leverandører. Disse værktøjer giver medarbejderne mulighed for at kommunikere som aldrig før. De hjælper også virksomheder med at holde alt deres indhold ét sted, hvilket gør det nemmere at finde og dele.

- Webkonferenceværktøjer: Disse værktøjer hjælper medarbejderne med at mødes til møder, præsentationer eller træningssessioner, så de kan tale ansigt til ansigt, uanset hvor de er i verden. De fleste webkonferenceværktøjer giver deltagerne mulighed for at dele skærme og samarbejde om dokumenter i realtid.

- Værktøjer til datasamarbejde: Eksempler omfatter Google-regneark og Dropbox. Disse løsninger holder alle, der arbejder på et projekt eller en fil, opdateret, uanset hvor de er i verden.

Som beskrevet ovenfor bruger virksomheder disse teknologiske værktøjer til at øge produktiviteten. Efterhånden som den måde, vi arbejder på, ændrer sig, tager flere virksomheder i brug disse løsninger for at imødekomme deres medarbejderes behov.