Wrth i'r dirywiad economaidd hwn barhau i ddryllio busnesau ledled y byd, gofynnir i nifer cynyddol o weithwyr proffesiynol wneud mwy gyda llai. Mae hyn yn golygu bod cwmnïau'n disgwyl i'w gweithwyr gyfrannu mwy o ran ansawdd a nifer. Yn ffodus, mae technoleg yn ei gwneud hi'n haws nag erioed i weithwyr wneud mwy mewn cyfnod byrrach o amser. Dyma rai atebion technolegol y gellir eu defnyddio i greu amgylchedd gwaith mwy effeithiol a chynhyrchiol.
1.) BYOD – Dewch â'ch Dyfais Eich Hun
Yn ôl Adroddiad Technoleg Byd Cysylltiedig Cisco 2010, mae 85% o gyflogwyr ar hyn o bryd yn caniatáu i'w gweithwyr ddefnyddio ffonau smart, tabledi, gliniaduron neu ddyfeisiau eraill sy'n eiddo personol at ddibenion personol a busnes tra yn y swydd. Pan gaiff ei ddefnyddio'n gywir, gall yr arfer hwn helpu i hybu cynhyrchiant trwy roi mwy o hyblygrwydd i weithwyr weithio o bron unrhyw le ar unrhyw adeg. Yn ogystal, mae'r toreth o wasanaethau cwmwl yn gwneud y strategaeth hon yn un o'r ffyrdd mwyaf cost-effeithiol o gynyddu allbwn cyffredinol. O ganlyniad, mae mwy a mwy o gwmnïau'n troi BYOD yn realiti.
2.) Offer Cyfathrebu
Gellir creu amgylchedd gwaith mwy effeithiol a chynhyrchiol pan ddefnyddir offer cyfathrebu yn gywir. Er enghraifft, pe bai pawb mewn swyddfa yn defnyddio rhaglenni negeseuon gwib fel Skype a sgwrs Google, byddent yn gallu cyfathrebu'n gyflym ac yn hawdd â'i gilydd.
Gallai gweithwyr adael hysbysiadau pan fyddant yn mynd ar egwyl fel na fydd neb yn cymryd eu lle a gallant wneud gwaith tra bod y person wedi mynd. Mae cyfathrebu ysgrifenedig hefyd yn bwysig. Mae defnyddio offer i gyfathrebu yn ysgrifenedig yn caniatáu i'r awdur gymryd ei amser ac ysgrifennu ei feddyliau'n fanwl, gan wneud yn siŵr ei fod yn gywir ac wedi'i feddwl yn ofalus.
Mae'r derbynnydd hefyd yn cael y fantais o dderbyn y wybodaeth hon yn ddiweddarach, gan ganiatáu iddynt dreulio'r hyn y maent ar fin ei ddarllen heb deimlo y dylent fod dan bwysau yn ystod sgwrs. Yn ogystal, gellir defnyddio offer cyfathrebu fel arolygon ymgysylltu â gweithwyr i gwrando ar eich gweithwyr a darparu adborth ac awgrymiadau ar unwaith ar sut mae prosiect yn mynd. Dyna pam mae llawer o berchnogion busnes yn defnyddio hwn ac offer cyfathrebu tebyg eraill.
3.) CRM – Rheoli Perthynas â Chwsmeriaid
A rheoli perthynas â chwsmeriaid (CRM) yn galluogi defnyddwyr i olrhain a rheoli gweithgaredd cleientiaid yn well ar draws sawl sianel fel ffôn, e-bost, a chyfryngau cymdeithasol. Mae'r systemau hyn wedi'u cynllunio i helpu busnesau i olrhain popeth o'r ymdrechion allgymorth cychwynnol i'r trafodiad terfynol er mwyn gwasanaethu cwsmeriaid yn well tra'n hybu cyfraddau ymateb ar hyd y ffordd. Fe'i defnyddir gan bron i hanner holl gwmnïau'r UD, Meddalwedd Rheoli Cwsmeriaid gall hefyd helpu gweithwyr i weithio'n fwy effeithlon trwy symleiddio cyfathrebu tra'n annog cydweithredu ymhlith cydweithwyr.
4.) Rhannu Ffeil
Yn ein hamgylchedd modern, mae gweithwyr yn dueddol o fod â llawer o wahanol offer technolegol ar gael iddynt. Yn ogystal â chyfrifiadur bwrdd gwaith neu liniadur, efallai y bydd ganddynt dabled neu ffôn y byddant yn gwrando ar gerddoriaeth ac yn gwylio ffilmiau wrth gymudo ar yr isffordd neu yn ystod eu hegwyl ginio. Wrth i fwy o gwmnïau symud tuag at ganiatáu rhannu ffeiliau yn y gweithle, mae wedi dod yn fwyfwy cyfleus i weithwyr wrando ar eu hoff gerddoriaeth neu wylio eu hoff ffilmiau.
Rhannu ffeiliau, fel y mae'n swnio, yw rhannu ffeiliau - sain a fideo yn fwyaf cyffredin - dros rwydwaith. Gellir cadw'r ffeil ar gyfrifiadur defnyddiwr arall (neu i'r gwrthwyneb), ond mae'n dal i fodoli fel un ffeil yn unig. Ni ellir ei chwarae'n uniongyrchol oddi ar y cyfrifiaduron fel y gall ffeil MP3. Yn lle hynny, mae'r ffeil yn cael ei chyrchu (neu ei ffrydio) dros y rhwydwaith trwy weinydd ffrydio.
Mae'r dechnoleg hon yn darparu dull effeithiol ar gyfer atodi ffeiliau mawr fel fideo neu recordiadau i negeseuon e-bost, gan fod llawer o ddarparwyr e-bost bellach yn cynnig cleientiaid gwe-bost sydd â chwaraewyr cyfryngau adeiledig. Mae cwmnïau'n gweld bod yr arfer hwn yn cynyddu lefelau cynhyrchiant.
5.) Rhith Gyfarfodydd
Cyfarfodydd Rhithiol yn dod yn boblogaidd iawn wrth i fusnesau a’r gweithlu dyfu. Mae cyfarfodydd rhithwir (fel y rhai ar Skype neu Google Hangout) nid yn unig yn caniatáu galwadau cynadledda haws ond hefyd yn caniatáu i gyfranogwyr weld ei gilydd yn ystod y cyfarfod. Mae hyn yn helpu i feithrin amgylchedd gwaith gwell gyda'r defnydd o gyfathrebu di-eiriau fel mynegiant yr wyneb a symudiadau'r corff. Mae hefyd yn sicrhau bod pawb yn talu sylw ac yn gwrando ar fanylion y sgwrs gan ei fod yn caniatáu ar gyfer cymhorthion gweledol megis cyflwyniadau cyfarfod creadigol a thaenlenni i'w harddangos ar sgrin ar wahân, y gall yr holl gyfranogwyr eu gweld.
Mae busnesau bellach yn defnyddio Cyfarfodydd Rhithwir fel opsiwn ymarferol yn lle cyfarfodydd wyneb yn wyneb neu alwadau cynadledda; mae hyn yn caniatáu ar gyfer cyfarfodydd gwell a mwy cynhyrchiol gydag ychydig iawn o amser segur.
Gellir defnyddio Cyfarfodydd Rhithwir mewn llu o ddiwydiannau, megis y diwydiant technoleg i gynnal galwadau cynadledda neu gyfarfodydd a oedd ar gael yn bersonol yn flaenorol yn unig oherwydd cyfyngiadau amser a chyfranogwyr lluosog. Mae hefyd yn boblogaidd yn y diwydiant gwasanaeth lle nad yw busnesau a gweithwyr wedi'u lleoli'n agos at ei gilydd, gan ganiatáu iddynt gael cyfarfod yr un mor effeithiol â phe bai pawb yn yr un ystafell.
6.) Trefniadau Gwaith Hyblyg
Mae gweithwyr yn dod o hyd i fwy o hyblygrwydd o ran sut maent yn gweithio, gan ddewis pryd i weithio ac am ba hyd. O ganlyniad, mae gweithwyr yn tueddu i fod yn fwy cynhyrchiol nag mewn amgylcheddau swyddfa traddodiadol.
Gall y trefniadau hyblyg hyn gynnwys telathrebu o leiaf un diwrnod yr wythnos; gweithio o gartref ar ddiwrnodau penodol; cymryd amser i ffwrdd yn ystod y diwrnod gwaith i wirfoddoli yn ysgol plentyn; gadael yn gynnar ar ddydd Gwener i fynychu gêm Cynghrair Fach, a chymryd egwyl cinio hirach.
Fel y dywedir mewn erthygl gan Ysgol Wharton, “Os oes angen cwrs gloywi arnoch ar sut i weithio'n smart yn ystod y dydd, efallai mai oriau hyblyg yw eich tocyn. Mae gweithwyr sy'n credu bod ganddynt rywfaint o ddisgresiwn dros eu horiau gwaith yn fwy cynhyrchiol na'r rhai nad oes ganddynt yr hyblygrwydd hwn, yn ôl astudiaeth ddiweddar yn y Journal of Applied Psychology. Mae'r rhai sy'n manteisio ar arferion amserlennu hyblyg yn tueddu i fod yn hapusach gyda'u swyddi."
Mae'r arferion hyn a fabwysiadwyd gan gwmnïau yn cynyddu cynhyrchiant oherwydd nid yw gweithwyr yn colli ffocws pan fyddant yn meddwl am eu cyfrifoldebau eraill. Yn lle hynny, mae'r system hon yn eu hannog i ganolbwyntio mwy ar y tasgau dan sylw.
7.) Offer Cydweithredol
Mae offer cydweithredol yn ymwneud â chydweithio. Mae cydweithredu yn gysyniad syml, ond gall fod yn anodd ei weithredu'n dda. Mae gweithwyr heddiw eisiau atebion cydweithio effeithiol a fyddai'n gweithio yn unrhyw le ac ar unrhyw adeg, fel y gallent wneud eu swyddi'n well. Gyda chymorth offer cydweithredol, gall cwmnïau leihau costau trwy wella cyfathrebu mewnol a hwyluso cydgysylltu a goruchwylio, sydd yn ei dro yn creu amgylchedd gwaith mwy effeithiol a chynhyrchiol.
Mae yna nifer o offer ar gael sy'n dod o dan yr ymbarél cydweithredol. Mae'r rhai mwyaf cyffredin yn cynnwys:
-Systemau Rheoli Llif Gwaith: Mae'r atebion hyn yn helpu i awtomeiddio a rheoli prosesau gweithredol ar draws adrannau neu unedau busnes, fel y gall gweithwyr dreulio llai o amser ar dasgau cymharol fach a mwy ar waith pwysicach i'r cwmni.
- Rhwydweithiau Cymdeithasol Menter: Mae mentrau bellach yn defnyddio rhwydweithiau cymdeithasol menter fel un llwyfan i rannu a chydweithio â chydweithwyr a chwsmeriaid, partneriaid busnes allanol, a hyd yn oed gwerthwyr. Mae'r offer hyn yn galluogi gweithwyr i gyfathrebu fel erioed o'r blaen. Maent hefyd yn helpu cwmnïau i gadw eu holl gynnwys mewn un lle, sy'n ei gwneud yn haws dod o hyd iddo a'i rannu.
- Offer Cynadledda Gwe: Mae'r offer hyn yn helpu gweithwyr i ddod at ei gilydd ar gyfer cyfarfodydd, cyflwyniadau, neu sesiynau hyfforddi, fel y gallant siarad wyneb yn wyneb, ni waeth ble maent yn y byd. Mae'r rhan fwyaf o offer cynadledda gwe yn caniatáu i gyfranogwyr rannu sgriniau a chydweithio ar ddogfennau mewn amser real.
- Offer Cydweithio Data: Mae enghreifftiau'n cynnwys taenlenni Google a Dropbox. Mae'r atebion hyn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i bawb sy'n gweithio ar brosiect neu ffeil, ni waeth ble maen nhw yn y byd.
Fel y disgrifir uchod, mae cwmnïau'n defnyddio'r offer technoleg hyn i gynyddu cynhyrchiant. Wrth i'r ffordd yr ydym yn gweithio newid, mae mwy o gwmnïau'n mabwysiadu'r atebion hyn i ddiwallu anghenion eu gweithwyr.