Vzhledem k tomu, že tento hospodářský pokles nadále způsobuje zkázu podnikům po celém světě, stále více odborníků je žádáno, aby dělali více za méně. To znamená, že společnosti hledají od svých zaměstnanců větší přínosy jak v kvalitě, tak v kvantitě. Naštěstí je díky technologiím snazší než kdy jindy, aby pracovníci zvládli více za kratší dobu. Zde jsou některá technická řešení, která lze použít k vytvoření efektivnějšího a produktivnějšího pracovního prostředí.
1.) BYOD – Přineste si vlastní zařízení
Podle zprávy Cisco Connected World Technology Report z roku 2010 umožňuje 85 % zaměstnavatelů v současné době svým zaměstnancům používat během zaměstnání smartphony, tablety, notebooky nebo jiná zařízení v osobním vlastnictví pro osobní i pracovní účely. Při správném použití může tento postup pomoci zvýšit produktivitu tím, že zaměstnancům poskytne větší flexibilitu při práci prakticky odkudkoli a kdykoli. Rozšíření cloudových služeb navíc dělá z této strategie jeden z nákladově nejefektivnějších způsobů, jak zvýšit celkový výkon. V důsledku toho stále více společností mění BYOD ve skutečnost.
2.) Komunikační nástroje
Při správném používání komunikačních nástrojů lze vytvořit efektivnější a produktivnější pracovní prostředí. Pokud by například každý v kanceláři používal programy pro rychlé zasílání zpráv, jako je Skype a Google chat, mohli by spolu rychle a snadno komunikovat.
Zaměstnanci mohli zanechat upozornění, když jdou o přestávce, takže nikdo nezabere jejich místo a mohli pracovat, když je osoba pryč. Důležitá je i písemná komunikace. Používání nástrojů pro komunikaci v psané formě umožňuje pisateli nespěchat a podrobně sepsat své myšlenky, aby bylo zajištěno, že jsou přesné a dobře promyšlené.
Příjemce má také tu výhodu, že obdrží tyto informace později, což mu umožní strávit to, co se chystají číst, aniž by měl pocit, že by měl být během rozhovoru pod tlakem. Kromě toho lze využít komunikační nástroje, jako jsou průzkumy zapojení zaměstnanců naslouchejte svým zaměstnancům a poskytnout okamžitou zpětnou vazbu a návrhy, jak projekt probíhá. To je důvod, proč mnoho majitelů firem používá tento a další podobné komunikační nástroje.
3.) CRM – Customer Relationship Management
A Management vztahu se zákazníky (CRM) systém umožňuje uživatelům lépe sledovat a spravovat aktivitu klientů napříč různými kanály, jako je telefon, e-mail a sociální média. Tyto systémy jsou navrženy tak, aby pomáhaly podnikům sledovat vše od počátečního úsilí o dosah až po konečnou transakci, aby mohly lépe sloužit zákazníkům a zároveň zvyšovat míru odezvy. Používá téměř polovina všech amerických společností, Software pro správu zákazníků může také pomoci zaměstnancům pracovat efektivněji tím, že zefektivní komunikaci a zároveň podpoří spolupráci mezi spolupracovníky.
4.) Sdílení souborů
V našem moderním prostředí mívají zaměstnanci k dispozici mnoho různých technologických nástrojů. Kromě stolního nebo přenosného počítače mohou mít tablet nebo telefon, se kterým poslouchají hudbu a sledují filmy při dojíždění v metru nebo během polední pauzy. Vzhledem k tomu, že stále více společností přešlo na sdílení souborů na pracovišti, je pro zaměstnance stále pohodlnější poslouchat svou oblíbenou hudbu nebo sledovat oblíbené filmy.
Sdílení souborů, jak to zní, je sdílení souborů – nejčastěji zvuku a videa – přes síť. Soubor lze uložit na počítač jiného uživatele (nebo naopak), ale stále existuje pouze jako jeden soubor. Nelze jej přehrát přímo z počítačů jako soubor MP3. Místo toho je soubor přístupný (nebo streamovaný) přes síť přes streamovací server.
Tato technologie poskytuje efektivní metodu pro připojení velkých souborů, jako jsou video nebo nahrávky, k e-mailovým zprávám, protože mnoho poskytovatelů e-mailu nyní nabízí webmailové klienty, které mají vestavěné přehrávače médií. Společnosti zjišťují, že tato praxe zvyšuje úroveň produktivity.
5.) Virtuální schůzky
Virtuální setkání se stávají velmi populární, protože podniky a pracovní síla rostou. Virtuální schůzky (jako jsou ty na Skype nebo Google Hangout) umožňují nejen snadnější konferenční hovory, ale také umožňují účastníkům, aby se během schůzky skutečně viděli. To pomáhá podporovat lepší pracovní prostředí s využitím neverbální komunikace, jako jsou výrazy obličeje a pohyby těla. Zajišťuje také, že každý věnuje pozornost a poslouchá detaily rozhovoru, protože umožňuje vizuální pomůcky, jako je např prezentace kreativních setkání a tabulky, které se zobrazí na samostatné obrazovce, kterou mohou zobrazit všichni účastníci.
Podniky nyní využívají virtuální setkání jako životaschopnou možnost namísto osobních setkání nebo konferenčních hovorů; to umožňuje lepší a produktivnější jednání s minimálními prostoji.
Virtuální schůzky lze využít v mnoha průmyslových odvětvích, jako je technologický průmysl k pořádání konferenčních hovorů nebo schůzek, které byly dříve dostupné pouze osobně kvůli časovému omezení a většímu počtu účastníků. Je také populární v odvětví služeb, kde podniky a zaměstnanci nejsou umístěni blízko sebe, což jim umožňuje mít schůzku stejně efektivně, jako kdyby byli všichni ve stejné místnosti.
6.) Flexibilní pracovní podmínky
Zaměstnanci nacházejí větší flexibilitu v tom, jak pracují, vybírají si, kdy budou pracovat a jak dlouho. V důsledku toho bývají zaměstnanci produktivnější než v tradičních kancelářských prostředích.
Tato flexibilní ujednání mohou zahrnovat práci na dálku alespoň jeden den v týdnu; práce z domova v určité dny; čerpání volna během pracovního dne k dobrovolnictví ve škole dítěte; odchází v pátek brzy, aby se zúčastnil zápasu Little League, a dělal si delší přestávky na oběd.
Jak je uvedeno v článku z Wharton School: „Pokud potřebujete opakovací kurz, jak pracovat chytře během dne, může být vaší vstupenkou flexibilní pracovní doba. Podle nedávné studie v Journal of Applied Psychology jsou zaměstnanci, kteří věří, že mají určitou volnost ohledně své pracovní doby, produktivnější než ti, kteří tuto flexibilitu nemají. Ti, kteří využívají flexibilní postupy plánování, bývají se svou prací spokojenější.“
Tyto praktiky přijaté společnostmi zvyšují produktivitu, protože zaměstnanci neztrácejí pozornost, když přemýšlejí o svých dalších povinnostech. Místo toho je tento systém povzbuzuje k tomu, aby se více soustředili na aktuální úkoly.
7.) Nástroje pro spolupráci
Nástroje pro spolupráci jsou především o spolupráci. Spolupráce je jednoduchý koncept, ale jeho dobrá implementace může být složitá. Dnešní zaměstnanci chtějí efektivní řešení spolupráce, která by fungovala kdekoli a kdykoli, aby mohli svou práci dělat lépe. S pomocí nástrojů pro spolupráci jsou společnosti schopny snížit náklady zlepšením interní komunikace a usnadněním koordinace a dohledu, což zase přispívá k efektivnějšímu a produktivnějšímu pracovnímu prostředí.
Existuje několik nástrojů, které spadají pod deštník spolupráce. Mezi nejčastější patří:
- Systémy řízení pracovního toku: Tato řešení pomáhají automatizovat a řídit provozní procesy napříč odděleními nebo obchodními jednotkami, takže zaměstnanci mohou trávit méně času relativně menšími úkoly a více se věnovat důležitější práci pro společnost.
– Podnikové sociální sítě: Podniky nyní využívají podnikové sociální sítě jako jednotnou platformu pro sdílení a spolupráci s kolegy a zákazníky, vnějšími obchodními partnery a dokonce i prodejci. Tyto nástroje umožňují zaměstnancům komunikovat jako nikdy předtím. Také pomáhají společnostem uchovávat veškerý jejich obsah na jednom místě, což usnadňuje vyhledávání a sdílení.
- Nástroje pro webové konference: Tyto nástroje pomáhají zaměstnancům scházet se na schůzkách, prezentacích nebo školeních, takže mohou mluvit tváří v tvář, bez ohledu na to, kde na světě se nacházejí. Většina nástrojů pro webové konference umožňuje účastníkům sdílet obrazovky a spolupracovat na dokumentech v reálném čase.
- Nástroje pro spolupráci s daty: Příklady zahrnují tabulky Google a Dropbox. Tato řešení udržují každého, kdo pracuje na projektu nebo souboru, aktuální, bez ohledu na to, kde na světě se nachází.
Jak je popsáno výše, společnosti využívají tyto technologické nástroje ke zvýšení produktivity. Jak se mění způsob naší práce, stále více společností přijímá tato řešení, aby uspokojila potřeby svých zaměstnanců.