Kako ovaj ekonomski pad nastavlja da izaziva haos u preduzećima širom svijeta, od sve većeg broja profesionalaca se traži da rade više s manje. To znači da kompanije od svojih zaposlenika traže veći doprinos i kvalitetom i kvantitetom. Srećom, tehnologija olakšava radnicima da urade više za kraće vreme nego ikada. Evo nekoliko tehnoloških rješenja koja se mogu koristiti za stvaranje učinkovitijeg i produktivnijeg radnog okruženja.
1.) BYOD – Ponesite svoj vlastiti uređaj
Prema Cisco Connected World Technology Report-u za 2010. godinu, 85% poslodavaca trenutno dozvoljava svojim zaposlenima da koriste pametne telefone, tablete, laptopove ili druge uređaje u ličnom vlasništvu za lične i poslovne svrhe dok su na poslu. Kada se pravilno koristi, ova praksa može pomoći u povećanju produktivnosti dajući zaposlenima veću fleksibilnost da rade s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. Osim toga, proliferacija usluga u oblaku čini ovu strategiju jednim od najisplativijih načina za povećanje ukupne proizvodnje. Kao rezultat toga, sve više kompanija pretvara BYOD u stvarnost.
2.) Komunikacijski alati
Efikasnije i produktivnije radno okruženje može se stvoriti kada se komunikacijski alati pravilno koriste. Na primjer, ako bi svi u kancelariji koristili programe za razmjenu trenutnih poruka kao što su Skype i Google chat, mogli bi brzo i lako komunicirati jedni s drugima.
Zaposleni bi mogli ostaviti obavještenja kada idu na pauzu kako niko ne bi zauzeo njihovo mjesto i mogli raditi dok osobe nema. Pismena komunikacija je također važna. Korištenje alata za komunikaciju u pisanoj formi omogućava piscu da odvoji vrijeme i detaljno napiše svoje misli, pazeći da budu tačne i dobro osmišljene.
Primalac takođe ima prednost da ove informacije primi kasnije, omogućavajući mu da probavi ono što će pročitati bez osećaja da bi trebalo da bude pod pritiskom tokom razgovora. Osim toga, mogu se koristiti komunikacijski alati poput anketa o angažmanu zaposlenika slušajte svoje zaposlene i da daju trenutne povratne informacije i sugestije o tome kako se projekat odvija. Zbog toga mnogi vlasnici preduzeća koriste ovaj i druge slične komunikacijske alate.
3.) CRM – upravljanje odnosima s klijentima
A upravljanje odnosima sa klijentima (CRM) sistem omogućava korisnicima da bolje prate i upravljaju aktivnostima klijenata na više kanala poput telefona, e-pošte i društvenih medija. Ovi sistemi su dizajnirani da pomognu kompanijama da prate sve, od početnih napora do završne transakcije, kako bi bolje uslužili klijente, uz istovremeno povećanje stope odgovora. Koristi ga skoro polovina svih američkih kompanija, Softver za upravljanje korisnicima takođe može pomoći zaposlenima da rade efikasnije tako što će pojednostaviti komunikaciju uz istovremeno podsticanje saradnje među saradnicima.
4.) Dijeljenje datoteka
U našem modernom okruženju, zaposleni imaju na raspolaganju mnogo različitih tehnoloških alata. Osim stonog ili laptop računara, mogu imati tablet ili telefon sa kojim slušaju muziku i gledaju filmove dok putuju podzemnom željeznicom ili tokom pauze za ručak. Kako je sve više kompanija krenulo ka omogućavanju dijeljenja datoteka na radnom mjestu, zaposlenicima je postalo sve zgodnije da slušaju svoju omiljenu muziku ili gledaju omiljene filmove.
Dijeljenje datoteka, kako zvuči, je dijeljenje datoteka – najčešće audio i video zapisa – preko mreže. Datoteka se može sačuvati na računaru drugog korisnika (ili obrnuto), ali i dalje postoji kao samo jedna datoteka. Ne može se reprodukovati direktno sa računara kao MP3 datoteka. Umjesto toga, fajlu se pristupa (ili prenosi) preko mreže preko servera za striming.
Ova tehnologija pruža efikasnu metodu za pričvršćivanje velikih datoteka kao što su video ili snimci u e-poruke, jer mnogi provajderi e-pošte sada nude klijente web pošte koji imaju ugrađene media playere. Kompanije su otkrile da ova praksa povećava nivo produktivnosti.
5.) Virtuelni sastanci
Virtualni susreti postaju veoma popularni kako preduzeća i radna snaga rastu. Virtuelni sastanci (kao što su oni na Skype-u ili Google Hangout-u) ne samo da omogućavaju lakše konferencijske pozive, već i omogućavaju učesnicima da se vide tokom sastanka. Ovo pomaže u poticanju boljeg radnog okruženja uz korištenje neverbalne komunikacije kao što su izrazi lica i pokreti tijela. Također osigurava da svi obraćaju pažnju i slušaju detalje razgovora jer omogućava vizualna pomagala kao što su kreativne prezentacije sastanaka i proračunske tabele koje će biti prikazane na posebnom ekranu, koji je vidljiv svim učesnicima.
Preduzeća sada koriste virtuelne sastanke kao održivu opciju umjesto sastanaka licem u lice ili konferencijskih poziva; ovo omogućava bolje i produktivnije sastanke sa minimalnim zastojima.
Virtuelni sastanci se mogu koristiti u brojnim industrijama, kao što je tehnološka industrija za održavanje konferencijskih poziva ili sastanaka koji su ranije bili dostupni samo lično zbog vremenskih ograničenja i više učesnika. Takođe je popularan u uslužnoj industriji gde se preduzeća i zaposleni ne nalaze blizu jedno drugom, što im omogućava da imaju sastanak jednako efikasno kao da su svi u istoj prostoriji.
6.) Fleksibilni radni aranžmani
Zaposleni pronalaze više fleksibilnosti u načinu rada, odabiru kada će raditi i koliko dugo. Kao rezultat toga, zaposleni imaju tendenciju da budu produktivniji nego u tradicionalnim uredskim okruženjima.
Ovi fleksibilni aranžmani mogu uključivati rad na daljinu najmanje jedan dan u sedmici; rad od kuće određenim danima; uzimanje slobodnog vremena tokom radnog dana radi volontiranja u dječijoj školi; odlazi rano u petak da prisustvuje utakmici Male lige i uzima duže pauze za ručak.
Kao što je navedeno u članku iz škole Wharton, „Ako vam je potreban kurs osvježenja znanja o tome kako raditi pametno tokom dana, fleksibilno radno vrijeme može biti vaša karta. Zaposlenici koji vjeruju da imaju diskreciju u pogledu svog radnog vremena produktivniji su od onih koji nemaju tu fleksibilnost, prema nedavnoj studiji u Journal of Applied Psychology. Oni koji koriste prednosti fleksibilnog rasporeda obično su zadovoljniji svojim poslom.”
Ove prakse koje su kompanije usvojile povećavaju produktivnost jer zaposleni ne gube fokus kada razmišljaju o svojim drugim obavezama. Umjesto toga, ovaj sistem ih ohrabruje da budu više fokusirani na zadatke koji su pred njima.
7.) Alati za saradnju
Kolaborativni alati se odnose na zajednički rad. Suradnja je jednostavan koncept, ali može biti teško dobro implementirati. Današnji zaposleni žele efikasna rješenja za saradnju koja bi radila bilo gdje i u bilo koje vrijeme, kako bi mogli bolje obavljati svoj posao. Uz pomoć alata za saradnju, kompanije su u mogućnosti da smanje troškove poboljšanjem interne komunikacije i olakšavanjem koordinacije i nadzora, što zauzvrat čini efikasnije i produktivnije radno okruženje.
Postoji nekoliko alata koji spadaju pod okrilje saradnje. Među najčešćim su:
-Sistemi upravljanja tokovima rada: Ova rješenja pomažu u automatizaciji i upravljanju operativnim procesima u odjelima ili poslovnim jedinicama, tako da zaposleni mogu trošiti manje vremena na relativno manje zadatke, a više na važnije poslove za kompaniju.
- Društvene mreže preduzeća: Preduzeća sada koriste društvene mreže preduzeća kao jedinstvenu platformu za dijeljenje i suradnju s kolegama i kupcima, vanjskim poslovnim partnerima, pa čak i dobavljačima. Ovi alati omogućavaju zaposlenicima da komuniciraju kao nikada prije. Oni također pomažu kompanijama da sav svoj sadržaj drže na jednom mjestu, što olakšava pronalaženje i dijeljenje.
- Alati za web konferencije: Ovi alati pomažu zaposlenima da se okupe na sastancima, prezentacijama ili obukama, tako da mogu razgovarati licem u lice, bez obzira gdje se nalaze u svijetu. Većina alata za web konferencije omogućava učesnicima da dijele ekrane i sarađuju na dokumentima u realnom vremenu.
- Alati za kolaboraciju podataka: Primjeri uključuju Google tabele i Dropbox. Ova rješenja ažuriraju sve koji rade na projektu ili fajlu, bez obzira gdje se u svijetu nalaze.
Kao što je gore opisano, kompanije koriste ove tehnološke alate za povećanje produktivnosti. Kako se način našeg rada mijenja, sve više kompanija usvaja ova rješenja kako bi zadovoljile potrebe svojih zaposlenika.