Тъй като този икономически спад продължава да всява хаос в бизнеса по целия свят, все по-голям брой професионалисти са помолени да правят повече с по-малко. Това означава, че компаниите търсят своите служители за по-голям принос както в качеството, така и в количеството. За щастие, технологията прави по-лесно от всякога работниците да свършат повече за по-кратък период от време. Ето някои технологични решения, които могат да се използват за създаване на по-ефективна и продуктивна работна среда.
1.) BYOD – Донесете свое собствено устройство
Според доклада за технологиите на Cisco Connected World за 2010 г., 85% от работодателите в момента позволяват на служителите си да използват лични смартфони, таблети, лаптопи или други устройства както за лични, така и за бизнес цели, докато са на работа. Когато се използва правилно, тази практика може да помогне за повишаване на производителността, като даде на служителите по-голяма гъвкавост да работят от практически навсякъде по всяко време. В допълнение, разпространението на облачни услуги прави тази стратегия един от най-рентабилните начини за увеличаване на общата продукция. В резултат на това все повече компании превръщат BYOD в реалност.
2.) Комуникационни инструменти
По-ефективна и продуктивна работна среда може да се създаде, когато комуникационните инструменти се използват правилно. Например, ако всички в офиса използват програми за незабавни съобщения като Skype и Google чат, те биха могли да комуникират бързо и лесно един с друг.
Служителите могат да оставят известия, когато отиват на почивка, така че никой да не заеме мястото им и да могат да работят, докато човекът го няма. Писмената комуникация също е важна. Използването на инструменти за комуникация в писмена форма позволява на писателя да отдели време и да напише мислите си в детайли, като се увери, че е точен и добре обмислен.
Получателят също има предимството да получи тази информация по-късно, което му позволява да усвои това, което предстои да прочете, без да чувства, че трябва да бъде под напрежение по време на разговор. Освен това могат да се използват комуникационни инструменти като анкети за ангажираност на служителите слушайте служителите си и да предостави незабавна обратна връзка и предложения за това как върви даден проект. Ето защо много собственици на бизнес използват този и други подобни инструменти за комуникация.
3.) CRM – Управление на взаимоотношенията с клиенти
A управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) системата позволява на потребителите по-добре да проследяват и управляват активността на клиента в множество канали като телефон, имейл и социални медии. Тези системи са предназначени да помогнат на бизнеса да проследи всичко от първоначалните усилия за достигане до крайната транзакция, за да обслужва по-добре клиентите, като същевременно повишава процента на отговор по пътя. Използва се от почти половината от всички американски компании, Софтуер за управление на клиенти може също да помогне на служителите да работят по-ефективно чрез рационализиране на комуникацията, като същевременно насърчава сътрудничеството между колегите.
4.) Споделяне на файлове
В нашата съвременна среда служителите са склонни да разполагат с много различни технологични инструменти. В допълнение към настолен или преносим компютър, те могат да имат таблет или телефон, с които да слушат музика и да гледат филми, докато пътуват в метрото или по време на обедната си почивка. Тъй като все повече компании се придвижиха към разрешаване на споделяне на файлове на работното място, за служителите става все по-удобно да слушат любимата си музика или да гледат любимите си филми.
Споделянето на файлове, както звучи, е споделяне на файлове – най-често аудио и видео – през мрежа. Файлът може да бъде запазен на компютъра на друг потребител (или обратно), но все още съществува като един файл. Не може да се възпроизвежда директно от компютрите, както MP3 файл. Вместо това файлът се осъществява достъп (или поточно) през мрежата чрез стрийминг сървър.
Тази технология предоставя ефективен метод за прикачване на големи файлове като видео или записи към имейл съобщения, тъй като много доставчици на електронна поща вече предлагат клиенти за уеб поща, които имат вградени медийни плейъри. Компаниите установяват, че тази практика повишава нивата на производителност.
5.) Виртуални срещи
Виртуални срещи стават много популярни с нарастването на бизнеса и работната сила. Виртуалните срещи (като тези в Skype или Google Hangout) не само позволяват по-лесни конферентни разговори, но също така позволяват на участниците действително да се виждат по време на срещата. Това помага за насърчаване на по-добра работна среда с използването на невербална комуникация като изражения на лицето и движения на тялото. Той също така гарантира, че всички обръщат внимание и слушат детайлите на разговора, тъй като позволява визуални помощни средства като презентации на творчески срещи и електронните таблици да се показват на отделен екран, който да се вижда от всички участници.
Бизнесът вече използва виртуалните срещи като жизнеспособна опция вместо срещи лице в лице или конферентни разговори; това позволява по-добри и по-продуктивни срещи с минимални престои.
Виртуалните срещи могат да се използват в множество индустрии, като например технологичната индустрия за провеждане на конферентни разговори или срещи, които преди са били достъпни само лично поради ограничения във времето и множество участници. Също така е популярен в сектора на услугите, където фирмите и служителите не са разположени един до друг, което им позволява да провеждат среща също толкова ефективно, както ако всички са в една и съща стая.
6.) Гъвкави условия на работа
Служителите намират повече гъвкавост в начина, по който работят, като избират кога да работят и колко дълго. В резултат на това служителите са склонни да бъдат по-продуктивни, отколкото в традиционната офис среда.
Тези гъвкави договорености могат да включват дистанционна работа поне един ден в седмицата; работа от вкъщи в определени дни; вземане на почивка през работния ден за доброволчество в детско училище; тръгване рано в петък, за да присъства на мач от Малката лига, и вземане на по-дълги обедни почивки.
Както се казва в статия от Wharton School, „Ако имате нужда от опреснителен курс за това как да работите интелигентно през деня, гъвкавото работно време може да е вашият билет. Според скорошно проучване в Journal of Applied Psychology, служителите, които вярват, че имат известна дискреция по отношение на работното си време, са по-продуктивни от тези, които нямат тази гъвкавост. Тези, които се възползват от практиките за гъвкаво планиране, обикновено са по-доволни от работата си."
Тези практики, възприети от компаниите, повишават производителността, защото служителите не губят фокус, когато мислят за другите си отговорности. Вместо това тази система ги насърчава да бъдат по-фокусирани върху поставените задачи.
7.) Инструменти за сътрудничество
Инструментите за сътрудничество са свързани с съвместната работа. Сътрудничеството е проста концепция, но може да бъде трудно да се приложи добре. Днешните служители искат ефективни решения за сътрудничество, които да работят навсякъде и по всяко време, за да могат да вършат работата си по-добре. С помощта на инструменти за сътрудничество компаниите са в състояние да намалят разходите чрез подобряване на вътрешната комуникация и облекчаване на координацията и надзора, което от своя страна създава по-ефективна и продуктивна работна среда.
Има няколко инструмента, които попадат под чадъра за сътрудничество. Най-често срещаните включват:
-Системи за управление на работния поток: Тези решения помагат за автоматизиране и управление на оперативните процеси в отдели или бизнес звена, така че служителите могат да прекарват по-малко време за сравнително дребни задачи и повече за по-важна работа за компанията.
-Социални мрежи на предприятието: Сега предприятията използват корпоративните социални мрежи като единна платформа за споделяне и сътрудничество с колеги и клиенти, външни бизнес партньори и дори доставчици. Тези инструменти позволяват на служителите да общуват както никога досега. Те също така помагат на компаниите да запазят цялото си съдържание на едно място, което го прави по-лесно за намиране и споделяне.
- Инструменти за уеб конференции: Тези инструменти помагат на служителите да се събират за срещи, презентации или обучения, за да могат да говорят лице в лице, независимо къде се намират по света. Повечето инструменти за уеб конференции позволяват на участниците да споделят екрани и да си сътрудничат по документи в реално време.
- Инструменти за съвместна работа с данни: Примерите включват електронни таблици на Google и Dropbox. Тези решения поддържат всеки, който работи по проект или файл, актуален, независимо къде се намира по света.
Както е описано по-горе, компаниите използват тези технологични инструменти за повишаване на производителността. Тъй като начина ни на работа се променя, все повече компании приемат тези решения, за да отговорят на нуждите на своите служители.