厭倦了看著你的團隊每天都被文書工作淹沒嗎？
後台 操作 員工是所有企業的支柱。但讓員工日復一日地執行重複性任務會耗費公司的時間、金錢和精力。好消息是，自動化重複性的後台辦公室任務比您想像的要簡單得多，而且它還能：
- 每週節省數小時的管理時間
- 減少代價高昂的人工錯誤
- 讓領導階層能夠即時了解各部門的業務狀況
而且你不需要成為技術天才就能入門。
讓我們跳進去……
內含物品如下：
- 哪些屬於重複性後台辦公任務？
- 為什麼自動化現在如此重要
- 最應該優先自動化的後台任務
- 如何開始自動化（逐步指南）
- 要避免的常見錯誤
哪些屬於重複性後台辦公任務？
後台辦公任務是指在幕後進行的日常、人工性強、管理密集的任務，目的是確保您的業務順利運作。
想想那些沒人願意做的事：
- 數據輸入
- 發票處理
- 薪資運行
- 合規報告
- 核對電子表格
它們並不能幫你增加收入，卻會耗費員工大量的時間。最糟糕的是？它們又是必不可少的。如果它們做不好，其他一切都無法正常運作。聽起來是不是很熟悉？這就是企業主常常陷入的困境。
這是踢球者：
研究表明，員工每週浪費15個小時在低價值的行政工作上。這相當於每週浪費近兩個工作天去做一些電腦就能輕鬆完成的事。
為什麼自動化現在如此重要
這就是為什麼這麼多企業紛紛加入自動化浪潮的原因。
如果你的後台部門依賴人工操作，你的資訊永遠都會過時。有人週一把資料輸入電子表格，週三又有人把資料輸入會計系統。到了周五，誰也不知道實際的數字是多少。
那可真是個大問題。
自動化透過整合所有系統來解決這個問題。每一筆銷售、每一張發票、每一次庫存變動都會自動即時更新。您可以即時掌握整個營運流程的業務狀況。
雲端ERP系統，例如 Oracle NetSuite 新加坡 正是如此。它們將您企業各個領域的資訊集中到一個儀表板上。這使領導者能夠更快、更好地做出決策。他們無需等待他人發送報告。
我們來看一些統計數據。 60% 的公司在日常流程中使用自動化技術。如果你還沒加入其中，你就已經落後了。
挺嚇人的，對吧？
最應該優先自動化的後台任務
並非所有任務都具有相同的價值。有些任務已經具備自動化的條件，有些則尚未達成。關鍵在於從那些目前最具變革潛力的任務開始。
數據錄入
資料輸入是最應該自動化的工作。它既繁瑣又枯燥，而且容易出錯。如今，有許多工具可以從發票、表單、電子郵件中提取數據，並自動將其匯入到您的應用程式中。
發票處理和應付帳款
發票處理是另一個非常適合自動化的領域。軟體可以將發票與採購訂單匹配，提交審批，並啟動付款流程。過去需要幾天才能完成的任務，現在幾分鐘就能搞定。
工資表
薪資管理是另一個歷久不衰的難題。一旦您建立了自動化薪資規則，就再也不用計算工時、稅金或福利了。只要審核、批准，然後就可以繼續享受生活了。
報告儀表板
報表功能讓自動化真正發揮了神奇的作用。你的團隊無需再從五、六個工具拼湊數據，所有資訊都會自動匯總到一個儀表板中。從此告別週五晚上熬夜製作重複報表的時代。
如何開始自動化（逐步指南）
你準備好用正確的方式做這件事了嗎？如果是，請繼續閱讀。
這樣做既能取得成效，又不會浪費你的錢。
第一步：記錄您目前的流程
詳細記錄每項任務的執行過程。這將揭示存在的滯後和瓶頸所在。你無法改進你不知道的事情。
步驟二：選擇一項任務開始
不要一次把所有事情都自動化。選擇你業務中最令人沮喪、重複性最高的任務，然後自動化這個任務。慶祝每一個小小的勝利。然後再自動化另一個任務。
步驟三：選擇合適的工具
市面上有很多自動化工具。以下是一些適合初學者的優質選擇：
- Zapier 用於連接簡單的應用程式
- Make（原名 Integromat）適用於稍微複雜一些的流程
- 一個合適的ERP平台，可實現全企業範圍的自動化
選擇一款適合自身規模的工具。員工人數只有五倍的公司不需要企業級軟體。但是，快速發展的公司很快就會發現小型工具無法滿足需求。
第四步：小批量測試
不要一開始就將自動化部署到整個團隊。先用一小部分工作進行驗證。只有在系統完美運作後，才能進行偵錯、調整規則和擴充。
第五步：培訓你的團隊
自動化並非萬能靈藥。你仍然需要教導員工如何使用它，監控它的運作情況，並在出現故障時進行修復。花時間培訓他們，終會獲得回報。
要避免的常見錯誤
即使採用最佳自動化策略，也可能出現問題。以下是需要避免的主要陷阱。
自動化低效率流程： 如果流程本身有問題，自動化只會讓問題流程運作得更快。應該先修復流程，然後再進行自動化。
試圖一次做太多事情： 循序漸進。一次性全面推出幾乎行不通，最終只會讓整個計畫付諸東流。
忽略人的因素： 員工可能會對自動化感到威脅。要讓他們清楚自動化能做什麼，不能做什麼。你的目的是讓他們從繁重的工作中解放出來，從事更高層次的工作，而不是搶走他們的飯碗。
訓練： 其他人都不知道這套系統是如何運作的，而你卻白白製造了一個昂貴的門擋。
把它全部一起
透過以下方式消除後台重複性工作 自動化 這不再是奢侈品，而是如今具有前瞻性思維的公司蓬勃發展的關鍵。那麼，讓我們快速回顧一下：
- 首先記錄你目前的流程。
- 在進行下一個任務之前，請選擇一項任務進行自動化處理。
- 選擇適合您業務規模的工具
- 先用小批量產品進行測試，然後再全面推廣。
- 培訓團隊並監控結果
如果方法得當，您可以顯著提高生產力，減少代價高昂的錯誤並獲得收益。 商業 即時查看訊息，以便您做出明智的決策。
最棒的是，你不需要巨額投入，本週就可以開始執行這個計畫。只要選擇一項任務、一種工具、一次小小的勝利。剩下的就順其自然吧！