應收賬款 (AR) 管理只有一個目標：保護現金流。 應收賬款來自賒銷給客戶的銷售。 有效的 AR 管理可確保此過程順利進行。
許多公司依靠應收賬款工作流工具來幫助彌補其 AR 管理中的薄弱環節。 除了優秀的 AR 管理軟件外，企業還應該擁有涵蓋所有基礎的強大應收賬款流程。
低效的工作流程
訂單到現金流程會影響客戶支付商品和服務所需的時間。 如果發票永遠不會發出，則永遠不會收到付款。 下訂單並交付後立即進行計費。 此交接中的任何中斷都會影響發票的準確性。 一些客戶需要帶有賬單的文件，例如交貨證明或採購訂單號。
缺少這些重要數據可能會延遲訂單並導致發票延遲。 AR 自動化工具在容量很大的環境中運行良好。 使用應收賬款軟件自動訂購和計費（https://www.bill.com/product/accounts-receivable) 減少錯誤並確保客戶按時收到發票。
設置信用和收款政策
應收賬款流程（也稱為訂單到現金）應完成的第一件事是記錄一個工作流程，以確保對賒銷銷售進行開票、支付和應用。 信貸和收款政策包括幾個組成部分，例如：
- 信用評估
- 訂單和計費
- 老化管理（收藏）
- 現金申請
應收賬款流程應徹底解決所有這些問題。 這些流程應該有適當的會計控制，以確保其效率。 您的 AR 流程應說明執行操作的人員、完成方式以及如何對其準確性進行審計。 定期重新審視這個過程，以提高效率和結果。
應收賬款數據雜亂無章
當您根據信用條款開具發票時，它們會創建帳戶帳齡。 賬齡數據顯示您的客戶賬戶、欠款金額以及餘額期限。 如果您不監控此數據，您 增加壞賬的風險. 壞賬是指無法收取或支付發票。
通過監控系統中的未付發票，保持領先於壞賬。 您可以使用簡單的計算機工具（如電子表格）管理應收賬款數據，有些需要 AR 軟件，以便更輕鬆地識別您的收款風險。
手動管理集合
自己管理收款可能會導致您忽略帳戶、發票仍未支付以及錯失發現誤用現金收據的機會。 通過工作流程自動化，可以簡化收藏，並優先考慮最需要關注的資金。 應收賬款軟件為您提供儀表板，顯示 AR 狀態的高級概覽。
手動收款管理還會導致您錯過通知客戶過期帳單或其他收款信件的機會。 手動收集通常依賴於收集器進行主動調用。 工作流解決方案可以自動向過期服裝發送電子郵件通知，並提示他們給您打電話。 這種形式的館藏管理可以防止浪費生產力。
現金申請
現金申請直接進入 AR 週期 影響您的現金流。 它 如果沒有適當的管理，可能會成為有效 AR 流程的障礙。 收到款項後，在將其應用於發票之前，它在您的會計系統中沒有任何價值。 當現金被存入和使用時，它會減少您的應收賬款並增加您的現金賬戶。
使用應收賬款軟件也可以更好地管理現金應用程序。 一個複雜的系統可以快速幫助您突出錯誤。 AR 軟件還允許您實施會計控制，以確保現金應用程序遵循會計規則。
客戶體驗
客戶體驗通常是 AR 流程中被忽視的障礙。 從訂單到支付發票的最終確認，客戶對 AR 流程的每一步都有經驗。 一個關鍵障礙是客戶如何接收和支付他們的發票。 為客戶提供方便的方式來查看和支付他們的發票，例如在線訪問或電匯。
應收賬款軟件具有內置的支付工具，允許您的客戶在查看發票後支付您的發票。 如果沒有這些便利，客戶必須等待 AR 店員回電收款； 它延長了應收賬款週期，並使發票的開封時間超過了它必須的時間。
壞賬管理
壞賬管理，也稱為“呆賬準備金”，是 AR 流程管理的重要組成部分，可降低未收回發票的風險。 一個有效的流程涉及 AR 經理，他們會徹底並經常審查 AR 賬齡報告以識別付款趨勢。 信用評估過程也是壞賬管理的重要組成部分。
您應該對所有新客戶和現有客戶進行信用分析，並驗證他們的支付能力。 信用分析還可以幫助您確定為客戶提供多少信用。 壞賬管理也通過對客戶賬戶實施信用額度和信用持有來控制。 未及時付款的客戶可能會看到他們的購買特權被暫停，直到他們付款為止。 AR 軟件可以自動化這些控制。
人員編制
如果執行應收賬款管理流程的參與者不合格且缺乏管理 AR 部門的技能，則應收賬款管理流程是不好的。 您的會計文員應具有管理 AR 週期組成部分的專業會計經驗。
收款角色需要客戶服務、談判、足智多謀和客戶管理等技能。 現金申請需要基本的會計知識、對細節的關注和後續技能。 增強現實 數據分析 需要審計、分析和技術技能。
包起來
一個好的 AR 團隊與貢獻各種專業技能的團隊成員具有凝聚力。 儘管技能是必不可少的，但 AR 自動化工具可以幫助您獲得最佳生產力，並且可以更快地發現任何問題。
應收賬款軟件提高了生產力，讓您的 AR 員工有時間專注於影響減少 AR 餘額並防止客戶訂單積壓和未付發票的事情，這對於企業保持信譽至關重要。