Bạn mệt mỏi vì phải chứng kiến đội ngũ của mình ngập trong đống giấy tờ mỗi ngày?
Văn phòng hỗ trợ hoạt động Nhân viên là xương sống của mọi doanh nghiệp. Nhưng việc để nhân viên thực hiện các công việc lặp đi lặp lại ngày này qua ngày khác sẽ làm tiêu tốn thời gian, tiền bạc và tinh thần của công ty bạn. Điều tuyệt vời nhất là việc tự động hóa các công việc văn phòng lặp đi lặp lại đơn giản hơn bạn nghĩ và nó sẽ:
- Tiết kiệm hàng giờ thời gian quản lý mỗi tuần
- Giảm thiểu các lỗi thủ công tốn kém.
- Cung cấp cho ban lãnh đạo khả năng theo dõi hoạt động kinh doanh theo thời gian thực trên mọi bộ phận.
Và bạn không cần phải là một thiên tài công nghệ để bắt đầu.
Hãy nhảy vào…
Bên trong có gì:
- Các công việc văn phòng lặp đi lặp lại là gì?
- Vì sao tự động hóa lại quan trọng đến vậy hiện nay
- Những tác vụ văn phòng nào nên tự động hóa trước tiên?
- Cách bắt đầu tự động hóa (từng bước một)
- Những sai lầm thường gặp cần tránh
Các công việc văn phòng lặp đi lặp lại là gì?
Các công việc hậu cần là những nhiệm vụ thủ công, tốn nhiều công sức quản lý, được thực hiện phía sau hậu trường để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ.
Hãy nghĩ về những việc mà chẳng ai muốn làm:
- Nhập dư liệu
- Xử lý hóa đơn
- Chạy bảng lương
- Báo cáo tuân thủ
- Đối chiếu bảng tính
Chúng không giúp bạn tăng doanh thu, nhưng chắc chắn sẽ ngốn rất nhiều thời gian của nhân viên. Điều tệ nhất? Chúng lại rất cần thiết. Nếu không làm tốt những việc này, mọi thứ khác đều không hoạt động trơn tru. Nghe quen thuộc chứ? Đó chính là vấn đề mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải.
Đây là kicker:
Theo nghiên cứu, nhân viên lãng phí 15 giờ mỗi tuần vào các công việc hành chính ít giá trị. Điều đó tương đương với việc lãng phí gần hai ngày làm việc mỗi tuần vào những việc mà máy tính có thể dễ dàng thực hiện.
Vì sao tự động hóa lại quan trọng đến vậy hiện nay
Dưới đây là lý do tại sao rất nhiều doanh nghiệp đang nhanh chóng áp dụng tự động hóa.
Nếu bộ phận hành chính của bạn hoạt động dựa trên lao động thủ công, thông tin sẽ luôn bị lỗi thời. Một người nhập số liệu vào bảng tính vào thứ Hai, người khác nhập vào hệ thống kế toán vào thứ Tư. Đến thứ Sáu, không ai biết con số thực tế là bao nhiêu.
Đó là một vấn đề rất lớn.
Tự động hóa giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp tất cả các hệ thống của bạn. Mỗi giao dịch bán hàng, mỗi hóa đơn, mỗi lần di chuyển hàng tồn kho đều được cập nhật tự động theo thời gian thực. Bạn có được cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh theo thời gian thực trên toàn bộ quy trình.
Các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây như Oracle NetSuite Singapore Chúng làm đúng như vậy. Chúng tập trung thông tin từ tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn vào một bảng điều khiển duy nhất. Điều đó cho phép các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh hơn và tốt hơn. Họ không cần phải chờ đợi ai đó gửi báo cáo.
Hãy cùng xem số liệu thống kê. 60% các công ty sử dụng tự động hóa trong quy trình hoạt động hàng ngày. Nếu bạn không nằm trong số đó, bạn đã tụt hậu rồi.
Khá đáng sợ, phải không?
Những tác vụ văn phòng nào nên tự động hóa trước tiên?
Không phải mọi nhiệm vụ đều có tầm quan trọng như nhau. Một số nhiệm vụ rất phù hợp để tự động hóa. Một số thì chưa… nhưng sẽ sớm thôi. Điều quan trọng là phải bắt đầu với những nhiệm vụ có hiệu quả cao nhất ngay bây giờ.
Nhập dữ liệu
Nhập liệu là việc quan trọng nhất bạn nên tự động hóa. Nó tốn thời gian, nhàm chán và dễ xảy ra lỗi. Hiện nay có những công cụ có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, biểu mẫu, email và tự động đưa chúng vào ứng dụng của bạn.
Xử lý hóa đơn và thanh toán công nợ
Xử lý hóa đơn là một lĩnh vực khác rất tiềm năng để tự động hóa. Phần mềm có thể đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, chuyển tiếp chúng để phê duyệt và tiến hành thanh toán. Những công việc trước đây mất nhiều ngày giờ có thể hoàn thành trong vài phút.
Lương bổng
Quản lý tiền lương là một vấn đề không bao giờ lỗi thời. Sau khi thiết lập các quy tắc tính lương tự động, bạn sẽ không bao giờ phải tính toán giờ làm, thuế hoặc phúc lợi nữa. Chỉ cần xem xét, phê duyệt và quay lại với cuộc sống của mình.
Báo cáo
Việc báo cáo là nơi mà tự động hóa thực sự phát huy tác dụng kỳ diệu. Thay vì nhóm của bạn phải thu thập dữ liệu từ 5 công cụ khác nhau, mọi thứ sẽ tự động được đưa vào một bảng điều khiển duy nhất. Hãy nói lời tạm biệt với những đêm thứ Sáu thức khuya để xây dựng các báo cáo lặp đi lặp lại.
Cách bắt đầu tự động hóa (từng bước một)
Bạn đã sẵn sàng để cuối cùng làm điều đó một cách đúng đắn chưa? Nếu vậy thì hãy đọc tiếp bên dưới.
Làm theo cách này sẽ mang lại kết quả và không lãng phí tiền bạc.
Bước 1: Ghi lại các quy trình hiện tại của bạn
Hãy ghi chép chi tiết cách thức thực hiện từng nhiệm vụ hiện nay. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm chậm trễ và tắc nghẽn. Bạn không thể cải thiện những gì bạn không biết.
Bước 2: Chọn một nhiệm vụ để bắt đầu
Đừng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn công việc gây khó chịu nhất, lặp đi lặp lại nhất mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu và tự động hóa công việc đó. Hãy ăn mừng những thành công nhỏ. Sau đó, hãy tự động hóa một công việc khác.
Bước 3: Chọn công cụ phù hợp
Có rất nhiều công cụ tự động hóa hiện có. Một số lựa chọn chất lượng dành cho người mới bắt đầu là:
- Zapier để kết nối các ứng dụng đơn giản.
- Make (trước đây là Integromat) dành cho các quy trình phức tạp hơn một chút.
- Một nền tảng ERP phù hợp cho việc tự động hóa toàn diện doanh nghiệp.
Hãy chọn công cụ có quy mô phù hợp với bạn. Bạn không cần phần mềm cấp doanh nghiệp cho một doanh nghiệp có 5 nhân viên. Tuy nhiên, một công ty đang phát triển nhanh chóng sẽ nhanh chóng vượt quá khả năng của các công cụ nhỏ.
Bước 4: Thử nghiệm với một lượng nhỏ
Đừng triển khai tự động hóa cho toàn bộ nhóm ngay từ ngày đầu tiên. Hãy kiểm chứng nó bằng một lô công việc nhỏ trước. Chỉ gỡ lỗi, điều chỉnh quy tắc và mở rộng quy mô sau khi nó hoạt động hoàn hảo.
Bước 5: Huấn luyện đội của bạn
Tự động hóa không phải là giải pháp thần kỳ. Bạn vẫn phải hướng dẫn nhân viên cách sử dụng, giám sát và sửa chữa khi hệ thống gặp sự cố. Hãy dành thời gian đào tạo họ và thành quả sẽ đến.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Ngay cả với chiến lược tự động hóa tốt nhất, mọi thứ vẫn có thể gặp trục trặc. Dưới đây là những lỗi thường gặp cần tránh.
Tự động hóa các quy trình bị lỗi: Nếu quy trình của bạn bị lỗi, việc tự động hóa chỉ giúp quy trình đó chạy nhanh hơn. Hãy sửa chữa quy trình trước rồi mới tự động hóa.
Cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc: Hãy chia nhỏ công việc ra từng phần. Việc triển khai ồ ạt một lúc hầu như không bao giờ hiệu quả và bạn sẽ chỉ phải hủy bỏ toàn bộ dự án.
Bỏ qua yếu tố con người: Nhân viên có thể cảm thấy bị đe dọa bởi tự động hóa. Hãy đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì tự động hóa sẽ và sẽ không làm được. Mục tiêu là giúp họ có thời gian làm việc ở cấp độ cao hơn, chứ không phải là lấy đi công việc của họ.
Đào tạo: Không ai khác biết hệ thống hoạt động như thế nào và bạn vừa tạo ra một vật chặn cửa đắt tiền.
Mang tất cả lại với nhau
Loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại ở bộ phận hành chính thông qua tự động hóa Đó không còn là điều xa xỉ nữa. Đó là cách mà các công ty có tầm nhìn xa phát triển mạnh mẽ hiện nay. Vì vậy, hãy cùng điểm lại nhanh chóng:
- Trước tiên, hãy ghi lại các quy trình hiện tại của bạn.
- Chọn 1 tác vụ để tự động hóa trước khi chuyển sang tác vụ tiếp theo.
- Hãy chọn công cụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn.
- Hãy thử nghiệm với một lô nhỏ trước khi tung ra thị trường.
- Đào tạo đội ngũ của bạn và theo dõi kết quả.
Nếu thực hiện đúng cách, bạn có thể tăng năng suất đáng kể, giảm thiểu những sai lầm tốn kém và thu được lợi ích. kinh doanh Thông tin được cập nhật theo thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể bắt đầu thực hiện KẾ HOẠCH này ngay trong tuần này mà không cần đầu tư QUÁ lớn. Chỉ cần chọn MỘT nhiệm vụ. Một công cụ. Một thành công nhỏ. Phần còn lại sẽ tự đến!