Jamoangizning har kuni qog'ozga botib ketishini tomosha qilishdan charchadingizmi?
Back-ofis Operatsiyalar har bir biznesning asosidir. Ammo xodimlarning kundan-kunga takrorlanuvchi vazifalarni bajarishi sizning kompaniyangizga vaqt, pul va ruhni sarflaydi. Eng yaxshi tomoni shundaki, takrorlanuvchi orqa ofis vazifalarini avtomatlashtirish siz o'ylaganingizdan ham osonroq va u quyidagilarni amalga oshiradi:
- Har hafta administrator vaqtidan bo'shating
- Qimmat qo'lda xatolarni kamaytiring
- Har bir bo'lim bo'yicha rahbariyatga real vaqt rejimida biznes ko'rinishini bering
Va boshlash uchun siz texnologik daho bo'lishingiz shart emas.
Keling, kiraylik ...
Ichkarida nima bor:
- Takroriy orqa ofis vazifalari nima?
- Nima uchun avtomatlashtirish hozirda katta muammo
- Avval avtomatlashtirish uchun eng yaxshi orqa ofis vazifalari
- Avtomatlashtirishni qanday boshlash kerak (bosqichma-bosqich)
- Qochish uchun umumiy xatolar
Takroriy orqa ofis vazifalari nima?
Orqa ofis vazifalari - bu biznesingizning uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun sahna ortida bajariladigan odatiy qo'lda bajariladigan, ma'muriyat tomonidan talab qilinadigan vazifalar.
Hech kim qilishni istamaydigan narsalar haqida o'ylang:
- Ma'lumotlarni kiritish
- Hisob-fakturani qayta ishlash
- Ish haqi to'lovlari
- Muvofiqlik hisoboti
- Elektron jadvallarni yarashtirish
Ular daromadingizni oshirishga yordam bermaydi, lekin ular, albatta, xodimlaringizning juda ko'p vaqtini oladi. Eng yomoni? Ular zarur. Ular yaxshi bajarilmasa, boshqa hech narsa to'g'ri ishlamaydi. Tanish eshitiladimi? Biznes egalari o'zlarini shunday ahvolga solib qo'yishadi.
Mana tepki:
Tadqiqotlarga ko'ra, xodimlar haftasiga 15 soatni kam qiymatli ma'muriy vazifalarga sarflashadi. Bu kompyuter osongina bajara oladigan ishni bajarish uchun haftasiga deyarli ikki ish kunini behuda sarflash demakdir.
Nima uchun avtomatlashtirish hozirda katta muammo
Mana nima uchun ko'plab bizneslar avtomatlashtirish poyezdiga o'tmoqda.
Agar sizning orqa ofisingiz qo'l mehnati bilan ishlasa, ma'lumotlaringiz doimo eskirib qoladi. Kimdir raqamlarni dushanba kuni elektron jadvalga kiritadi, boshqasi esa chorshanba kuni buxgalteriya tizimiga kiritadi. Juma kunigacha hech kim haqiqiy raqamlarni bilmaydi.
Bu juda katta muammo.
Avtomatlashtirish bu muammoni barcha tizimlaringizni birlashtirish orqali hal qiladi. Har bir savdo, har bir schyot-faktura, har bir aksiya harakati avtomatik ravishda real vaqt rejimida yangilanadi. Siz butun operatsiyangiz bo'yicha real vaqt rejimida biznes ko'rinishini olasiz.
Bulutli ERP tizimlari, masalan Singapurdagi oracle netsuite aynan shunday qilishadi. Ular biznesingizning barcha sohalaridagi ma'lumotlarni bitta boshqaruv paneliga jamlashadi. Bu rahbarlarga tezroq va yaxshiroq qarorlar qabul qilish imkonini beradi. Ular kimdir hisobot yuborishini kutishlari shart emas.
Statistikaga nazar tashlaylik. Kompaniyalarning 60 foizi kundalik jarayonlarida avtomatlashtirishdan foydalanadi. Agar siz ulardan biri bo'lmasangiz, demak, siz allaqachon ortda qolgansiz.
Juda qo'rqinchli, to'g'rimi?
Avval avtomatlashtirish uchun eng yaxshi orqa ofis vazifalari
Hamma vazifalar ham bir xil tarzda yaratilavermaydi. Ba'zilari avtomatlashtirish uchun yetarli. Ba'zilari esa... hali yetarli emas. Asosiysi, hozirda eng yuqori ta'sir kuchiga ega bo'lganlardan boshlash.
Ma'lumot o'tish
Ma'lumotlarni kiritish - bu siz avtomatlashtirishingiz kerak bo'lgan birinchi raqamli narsa. Bu zerikarli, zerikarli va xatolarga moyil. Bugungi kunda fakturalar, shakllar, elektron pochtalardan ma'lumotlarni ajratib olish va ularni avtomatik ravishda ilovalaringizga joylashtirish mumkin bo'lgan vositalar mavjud.
Hisob-fakturani qayta ishlash va kreditorlik qarzlari
Hisob-fakturalarni qayta ishlash avtomatlashtirish uchun yana bir yetuk sohadir. Dasturiy ta'minot hisob-fakturalarni sotib olish buyurtmalarini moslashtirishi, ularni tasdiqlash uchun yo'naltirishi va to'lovlarni amalga oshirishi mumkin. Ilgari bir necha kun davom etgan vazifalarni endi bir necha daqiqada bajarish mumkin.
Ish haqi
Ish haqi yana bir abadiy tizimdir. Avtomatlashtirilgan ish haqi qoidalarini yaratganingizdan so'ng, siz hech qachon ish soatlari, soliqlar yoki imtiyozlarni hisoblashingiz shart emas. Shunchaki ko'rib chiqing, tasdiqlang va hayotingizga qayting.
hisobot
Hisobot berish - bu avtomatlashtirish chinakam sehrli bo'lib qoladigan joy. Jamoangiz 5x vositalaridan ma'lumotlarni birlashtirish o'rniga, hamma narsa avtomatik ravishda bitta boshqaruv paneliga to'planadi. Juma oqshomlarida takroriy hisobotlar tuzishga xayrlashing.
Avtomatlashtirishni qanday boshlash kerak (bosqichma-bosqich)
Nihoyat buni to'g'ri yo'l bilan qilishga tayyormisiz? Agar shunday bo'lsa, quyida o'qing.
Buni shunday qilish sizga natija beradi va pulingizni behuda sarflamaydi.
1-qadam: Joriy jarayonlaringizni hujjatlashtiring
Bugun har bir vazifa qanday bajarilishini aniq hujjatlashtiring. Bu qayerda kechikishlar va to'siqlar borligini ochib beradi. Siz bilmagan narsani yaxshilay olmaysiz.
2-qadam: Boshlash uchun bitta vazifani tanlang
Hamma narsani birdaniga avtomatlashtirmang. Biznesingiz talab qiladigan ENG zerikarli, ENG takrorlanadigan vazifani tanlang va O'SHA vazifani avtomatlashtiring. Kichik g'alabalarni nishonlang. Keyin boshqa vazifani avtomatlashtiring.
3-qadam: To'g'ri vositani tanlang
Ko'plab avtomatlashtirish vositalari mavjud. Yangi boshlanuvchilar uchun ba'zi sifatli tanlovlar:
- Oddiy ilovalarni ulash uchun Zapier
- Biroz murakkabroq oqimlar uchun (avvalgi Integromat) yarating
- To'liq biznesni avtomatlashtirish uchun to'g'ri ERP platformasi
O'zingiz uchun mos o'lchamdagi vositani tanlang. 5 kishilik biznes uchun sizga korporativ dasturiy ta'minot kerak emas. Biroq, tez rivojlanayotgan kompaniya kichik vositalarni tezda yo'qotib qo'yadi.
4-qadam: Kichik partiya bilan sinovdan o'tkazing
Avtomatlashtirishni birinchi kundan boshlab butun jamoangizga qo'llamang. Avval uni bir guruh ishlar bilan tasdiqlang. Faqat u benuqson ishlagandan keyingina xatolarni tuzatish, qoidalarni sozlash va masshtablashni amalga oshiring.
5-qadam: Jamoangizni o'rgating
Avtomatlashtirish oson ish emas. Siz hali ham xodimlaringizga undan qanday foydalanishni o'rgatishingiz, uni kuzatib borishingiz va ishlamay qolganda tuzatishingiz kerak. Ularni o'qitish uchun vaqt ajrating, shunda mukofotlar keladi.
Qochish uchun umumiy xatolar
Eng yaxshi avtomatlashtirish strategiyasi bilan ham ishlar noto'g'ri ketishi mumkin. Mana, oldini olish kerak bo'lgan asosiy xavflar.
Buzilgan jarayonlarni avtomatlashtirish: Agar sizda ishlamay qolgan jarayon bo'lsa, uni avtomatlashtirish shunchaki ishlamay qolgan jarayonning tezroq ishlashiga imkon beradi. Jarayonni tuzating va keyin uni avtomatlashtiring.
Bir vaqtning o'zida juda ko'p narsani qilishga urinish: Kichik bo'laklarni tishlab oling. Katta portlash deyarli hech qachon ishlamaydi va siz hamma narsani yo'q qilib yuborasiz.
Insoniy omilni e'tiborsiz qoldirish: Xodimlar avtomatlashtirishdan xavf ostida qolishlari mumkin. Bu nima berishi va nima qilmasligi haqida taxminlar qo'ying. Siz ularni ishdan bo'shatishga emas, balki yuqori darajadagi ishga joylashtirishga harakat qilyapsiz.
Ta'lim: Tizim qanday ishlashini boshqa hech kim bilmaydi va siz hozirgina qimmat eshik to'sig'ini yaratdingiz.
Barchasini birlashtirish
Orqa ofisda takrorlanadigan vazifalarni bartaraf etish orqali avtomatizatsiya endi hashamat emas. Bu kelajakka intiladigan kompaniyalarning bugungi kunda qanday gullab-yashnashi. Xo'sh, keling, tezda ko'rib chiqaylik:
- Avval joriy jarayonlaringizni hujjatlashtiring
- Keyingisiga o'tishdan oldin avtomatlashtirish uchun 1x vazifani tanlang
- Biznesingiz miqyosi uchun to'g'ri vositani tanlang
- Yoyishdan oldin kichik partiya bilan sinab ko'ring
- Jamoangizni o'rgating va natijalarni kuzatib boring
To'g'ri bajarilsa, siz unumdorlikni sezilarli darajada oshirishingiz, qimmat xatolarni kamaytirishingiz va foyda olishingiz mumkin ish real vaqt rejimida ko'rinish, shuning uchun siz xabardor qarorlar qabul qilishingiz mumkin.
Eng yaxshi tomoni shundaki, siz ushbu REJANI shu haftada katta mablag' sarflamasdan amalga oshirishni boshlashingiz mumkin. Shunchaki BITTA vazifani tanlang. Bitta vosita. Bitta kichik g'alaba. Qolganlari albatta amalga oshadi!