ہر ایک دن اپنی ٹیم کو کاغذی کارروائی میں ڈوبتے دیکھ کر تھک گئے ہو؟
بیک آفس آپریشن ہر کاروبار کی ریڑھ کی ہڈی ہیں. لیکن ملازمین کو دن بہ دن دہرائے جانے والے کام انجام دینے سے آپ کی کمپنی کا وقت، پیسہ اور روح خرچ ہوتی ہے۔ سب سے اچھی بات یہ ہے کہ دہرائے جانے والے بیک آفس کے کاموں کو خودکار کرنا آپ کے احساس سے کہیں زیادہ آسان ہے اور یہ ہوگا:
- ہر ہفتے ایڈمن ٹائم کے گھنٹے خالی کریں۔
- مہنگی دستی غلطیوں کو کاٹیں۔
- ہر شعبہ میں قیادت کو حقیقی وقت میں کاروباری مرئیت فراہم کریں۔
اور شروع کرنے کے لیے آپ کو ٹیک جینئس ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔
آئیے کودتے ہیں…
یہ ہے اندر کیا ہے:
- دہرائے جانے والے بیک آفس ٹاسکس کیا ہیں؟
- کیوں آٹومیشن ابھی ایک بڑا سودا ہے۔
- سب سے پہلے خودکار کرنے کے لیے بیک آفس کے بہترین کام
- خود کار طریقے سے کیسے شروع کریں (مرحلہ بہ قدم)
- سے بچنے کے لئے عام غلطیاں
دہرائے جانے والے بیک آفس ٹاسکس کیا ہیں؟
بیک آفس ٹاسکس روٹین مینوئل ہوتے ہیں، آپ کے کاروبار کو آسانی سے چلانے کے لیے پردے کے پیچھے کیے جانے والے انتظامی کام ہوتے ہیں۔
ان چیزوں کے بارے میں سوچیں جو کوئی نہیں کرنا چاہتا:
- ڈیٹا انٹری
- انوائس پروسیسنگ
- پے رول چلتا ہے۔
- تعمیل کی رپورٹنگ
- اسپریڈ شیٹس کو ملانا
وہ آپ کی آمدنی میں اضافہ کرنے میں آپ کی مدد نہیں کرتے ہیں، لیکن وہ یقینی طور پر آپ کے ملازمین کا بہت زیادہ وقت استعمال کرتے ہیں۔ سب سے برا حصہ؟ وہ ضروری ہیں۔ ان کے اچھے کام کیے بغیر، کوئی اور چیز ٹھیک سے کام نہیں کرتی۔ واقف آواز؟ یہی وہ چیز ہے جس میں کاروباری مالکان خود پھنس جاتے ہیں۔
ککر یہ ہے:
تحقیق کے مطابق ملازمین ہفتہ وار 15 گھنٹے کم مالیت کے انتظامی کاموں میں ضائع کرتے ہیں۔ یہ ہر ہفتے تقریباً دو کام کے دن ایسے کام کرنے میں ضائع ہوتے ہیں جو کمپیوٹر آسانی سے کر سکتا ہے۔
کیوں آٹومیشن ابھی ایک بڑا سودا ہے۔
یہاں یہ ہے کہ کیوں بہت سارے کاروبار آٹومیشن ٹرین پر کود رہے ہیں۔
اگر آپ کا بیک آفس دستی مشقت پر کام کرتا ہے تو آپ کی معلومات ہمیشہ پرانی رہے گی۔ کوئی پیر کو اسپریڈشیٹ میں اعداد و شمار داخل کرتا ہے، کوئی اور اسے بدھ کے روز اکاؤنٹنگ سسٹم میں داخل کرتا ہے۔ جمعہ تک کوئی نہیں جانتا کہ اصل تعداد کیا ہے۔
یہ ایک بہت بڑا مسئلہ ہے۔
آٹومیشن آپ کے تمام سسٹمز کو ضم کرکے اسے حل کرتی ہے۔ ہر فروخت، ہر انوائس، اسٹاک کی ہر حرکت خود بخود اصل وقت میں اپ ڈیٹ ہوجاتی ہے۔ آپ کو اپنے پورے آپریشن میں حقیقی وقت میں کاروباری مرئیت ملتی ہے۔
کلاؤڈ ERP سسٹم جیسے اوریکل نیٹ سوٹ سنگاپور بالکل ایسا کرو. وہ آپ کے کاروبار کے تمام شعبوں سے معلومات کو ایک ڈیش بورڈ پر سنٹرلائز کرتے ہیں۔ یہ لیڈروں کو تیز اور بہتر فیصلے کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ انہیں رپورٹ بھیجنے کے لیے کسی کا انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
آئیے اعدادوشمار پر نظر ڈالتے ہیں۔ 60% کمپنیاں اپنے روزمرہ کے عمل میں آٹومیشن کا استعمال کرتی ہیں۔ اگر آپ ان میں سے ایک نہیں ہیں، تو آپ پہلے ہی وکر کے پیچھے ہیں۔
بہت خوفناک، ٹھیک ہے؟
سب سے پہلے خودکار کرنے کے لیے بیک آفس کے بہترین کام
ہر کام برابر نہیں بنایا جاتا۔ کچھ آٹومیشن کے لیے تیار ہیں۔ کچھ ابھی تک نہیں ہیں۔ کلید ان لوگوں سے شروع کرنا ہے جن کے پاس ابھی سب سے زیادہ فائدہ ہے۔
ڈیٹا انٹری
ڈیٹا انٹری وہ # 1 چیز ہے جو آپ کو خودکار کرنی چاہیے۔ یہ تھکا دینے والا ہے، یہ بورنگ ہے، اور یہ غلطی کا شکار ہے۔ آج ایسے ٹولز موجود ہیں جو انوائسز، فارمز، ای میلز سے ڈیٹا نکال سکتے ہیں اور اسے خود بخود آپ کی ایپلی کیشنز میں منتقل کر سکتے ہیں۔
انوائس پروسیسنگ اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی
انوائس پروسیسنگ آٹومیشن کے لیے ایک اور موزوں علاقہ ہے۔ سافٹ ویئر آرڈرز کی خریداری کے لیے انوائسز سے مل سکتا ہے، انہیں منظوری کے لیے روٹ کر سکتا ہے، اور ادائیگیاں شروع کر سکتا ہے۔ جن کاموں کو ایک بار دن لگتے تھے وہ اب منٹوں میں مکمل ہو سکتے ہیں۔
پے رول
پے رول ایک اور لازوال ہے۔ ایک بار جب آپ پے رول کے خودکار اصول بنا لیتے ہیں تو آپ کو دوبارہ اوقات، ٹیکس یا فوائد کا حساب نہیں لگانا پڑتا۔ بس جائزہ لیں، منظوری دیں اور اپنی زندگی گزارنے کے لیے واپس جائیں۔
رپورٹ
رپورٹنگ وہ جگہ ہے جہاں آٹومیشن واقعی جادوئی بن جاتی ہے۔ آپ کی ٹیم 5x ٹولز سے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے بجائے، ہر چیز خود بخود ایک ہی ڈیش بورڈ میں ڈال دیتی ہے۔ جمعہ کی راتوں کو بار بار رپورٹس بنانے میں گزارنے کو الوداع کہیں۔
خود کار طریقے سے کیسے شروع کریں (مرحلہ بہ قدم)
کیا آپ آخر کار اسے صحیح طریقے سے کرنے کے لیے تیار ہیں؟ اگر ایسا ہے تو نیچے پڑھیں۔
اس طرح کرنے سے آپ کو نتائج ملیں گے اور آپ کا پیسہ ضائع نہیں ہوگا۔
مرحلہ 1: اپنے موجودہ عمل کو دستاویز کریں۔
دستاویز کریں کہ آج ہر کام کس طرح انجام دیا جاتا ہے۔ اس سے پتہ چل جائے گا کہ وقفے اور رکاوٹیں کہاں ہیں۔ آپ جو نہیں جانتے اسے بہتر نہیں کر سکتے۔
مرحلہ 2: شروع کرنے کے لیے ایک کام کا انتخاب کریں۔
ہر چیز کو ایک ساتھ خودکار نہ کریں۔ آپ کے کاروبار کے لیے انتہائی مایوس کن، سب سے زیادہ دہرائے جانے والے کام کا انتخاب کریں اور اس کام کو خودکار بنائیں۔ چھوٹی چھوٹی فتوحات کا جشن منائیں۔ پھر ایک اور کام کو خودکار بنائیں۔
مرحلہ 3: صحیح ٹول کا انتخاب کریں۔
بہت سے آٹومیشن ٹولز دستیاب ہیں۔ ابتدائیوں کے لیے کچھ معیار کے انتخاب یہ ہیں:
- سادہ ایپس کو جوڑنے کے لیے Zapier
- قدرے زیادہ پیچیدہ بہاؤ کے لیے (سابقہ انٹیگرومیٹ) بنائیں
- پورے کاروبار میں مکمل آٹومیشن کے لیے ایک مناسب ERP پلیٹ فارم
ایک ٹول منتخب کریں جو آپ کے لیے صحیح سائز کا ہو۔ آپ کو 5x شخصی کاروبار کے لیے انٹرپرائز سافٹ ویئر کی ضرورت نہیں ہے۔ تاہم، تیزی سے بڑھتی ہوئی کمپنی چھوٹے ٹولز کو تیزی سے آگے بڑھائے گی۔
مرحلہ 4: ایک چھوٹے بیچ کے ساتھ ٹیسٹ کریں۔
پہلے دن سے اپنی پوری ٹیم پر آٹومیشن متعین نہ کریں۔ پہلے کام کے بیچ کے ساتھ اس کی توثیق کریں۔ اس کے بے عیب کام کرنے کے بعد ہی ڈیبگ کریں، قواعد کو ایڈجسٹ کریں اور اسکیل کریں۔
مرحلہ 5: اپنی ٹیم کو تربیت دیں۔
آٹومیشن چاندی کی گولی نہیں ہے۔ آپ کو ابھی بھی اپنے عملے کو سکھانا ہے کہ اسے کیسے استعمال کرنا ہے، اسے دیکھنا ہے، اور جب یہ ناکام ہوجاتا ہے تو اسے ٹھیک کرنا ہے۔ ان کی تربیت کے لیے وقت نکالیں اور انعامات آئیں گے۔
سے بچنے کے لئے عام غلطیاں
بہترین آٹومیشن حکمت عملی کے ساتھ بھی چیزیں غلط ہو سکتی ہیں۔ یہاں سے بچنے کے لئے سب سے اوپر نقصانات ہیں.
ٹوٹے ہوئے عمل کو خودکار کرنا: اگر آپ کے پاس ٹوٹا ہوا عمل ہے، تو اسے خودکار کرنے سے ٹوٹے ہوئے عمل کو تیزی سے چلنے دیا جائے گا۔ عمل کی مرمت کریں اور پھر اسے خودکار کریں۔
ایک ساتھ بہت زیادہ کرنے کی کوشش کرنا: چھوٹے ٹکڑوں کو کاٹ لیں۔ بگ بینگ رول آؤٹ تقریبا کبھی کام نہیں کرتے ہیں اور آپ پوری چیز کو ختم کردیں گے۔
انسانی عنصر کو نظر انداز کرنا: ملازمین آٹومیشن سے خطرہ محسوس کر سکتے ہیں۔ اس کے بارے میں توقعات طے کریں کہ یہ کیا کرے گا اور کیا نہیں کرے گا۔ آپ ان کو اعلیٰ سطح کے کام کے لیے آزاد کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، ان کی ملازمتیں چھین نہیں رہے ہیں۔
تربیت: کوئی اور نہیں جانتا کہ سسٹم کیسے چلتا ہے اور آپ نے ابھی ایک مہنگا ڈور اسٹاپ بنایا ہے۔
یہ سب ایک ساتھ لانا
کے ذریعے بیک آفس بار بار کاموں کو ختم کرنا آٹومیشن اب کوئی عیش و آرام نہیں ہے. یہ ہے کہ کس طرح آگے سوچنے والی کمپنیاں ان دنوں ترقی کرتی ہیں۔ تو، آئیے جلدی سے جائزہ لیں:
- پہلے اپنے موجودہ عمل کو دستاویز کریں۔
- اگلے پر جانے سے پہلے خودکار کرنے کے لیے 1x ٹاسک کا انتخاب کریں۔
- اپنے کاروباری پیمانے کے لیے صحیح ٹول کا انتخاب کریں۔
- رول آؤٹ کرنے سے پہلے ایک چھوٹے بیچ کے ساتھ ٹیسٹ کریں۔
- اپنی ٹیم کو تربیت دیں اور نتائج کی نگرانی کریں۔
ٹھیک ہو گیا، آپ ڈرامائی طور پر پیداواری صلاحیت میں اضافہ کر سکتے ہیں، مہنگی غلطیوں کو کم کر سکتے ہیں اور فائدہ اٹھا سکتے ہیں۔ کاروبار حقیقی وقت میں مرئیت تاکہ آپ باخبر فیصلے کر سکیں۔
سب سے اچھی بات یہ ہے کہ، آپ اس ہفتے بڑی سرمایہ کاری کے بغیر اس پلان کو کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ صرف ایک کام کا انتخاب کریں۔ ایک ٹول۔ ایک چھوٹی سی فتح۔ باقی ہو جائے گا!