اکاؤنٹس ریسیو ایبلز (AR) کے انتظام کا ایک ہی مقصد ہے: کیش فلو کی حفاظت کرنا۔ اکاؤنٹس کی وصولی کریڈٹ پر صارفین کو کی جانے والی فروخت سے آتی ہے۔ مؤثر اے آر مینجمنٹ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ یہ عمل آسانی سے چلتا ہے۔
بہت سی کمپنیاں اپنے AR مینجمنٹ میں کمزور مقامات کو پورا کرنے میں مدد کے لیے اکاؤنٹس قابل وصول ورک فلو ٹولز پر انحصار کرتی ہیں۔ اچھے AR مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے علاوہ، ایک کاروبار کے پاس اکاؤنٹس کی وصولی کا ایک مضبوط عمل بھی ہونا چاہیے جو تمام بنیادوں کا احاطہ کرتا ہے۔
غیر موثر ورک فلو
آرڈر ٹو کیش پروسیس پر اثر پڑتا ہے کہ گاہک کو سامان اور خدمات کی ادائیگی میں کتنا وقت لگے گا۔ اگر کوئی رسید کبھی نہیں نکلتی ہے تو ادائیگی کبھی بھی موصول نہیں ہوگی۔ بلنگ آرڈر دینے اور ڈیلیور ہونے کے فوراً بعد ہوتی ہے۔ اس ہینڈ آف میں کوئی بھی وقفہ انوائس کی درستگی کو متاثر کر سکتا ہے۔ کچھ صارفین کو بل کے ساتھ دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے ڈیلیوری کا ثبوت یا خریداری آرڈر نمبر۔
ڈیٹا کے ان اہم ٹکڑوں کو غائب کرنے سے آرڈرز میں تاخیر ہو سکتی ہے اور رسیدوں میں تاخیر ہو سکتی ہے۔ اے آر آٹومیشن ٹولز ایسے ماحول میں اچھی طرح کام کرتے ہیں جہاں حجم زیادہ ہو۔ اکاؤنٹس قابل وصول سافٹ ویئر کے ساتھ خودکار آرڈرنگ اور بلنگ (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) غلطیوں کو کم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ صارفین کو ان کی رسیدیں بروقت موصول ہوں۔
کریڈٹ اور جمع کرنے کی پالیسیاں مرتب کریں۔
سب سے پہلی چیز جو اکاؤنٹس وصول کرنے کے عمل کے ساتھ کی جانی چاہیے (جسے آرڈر ٹو کیش بھی کہا جاتا ہے) ایک ورک فلو کو دستاویز کرنا ہے جو اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کریڈٹ پر فروخت کا بل، ادائیگی اور لاگو کیا جائے۔ کریڈٹ اور جمع کرنے کی پالیسیوں میں کئی اجزاء شامل ہیں جیسے:
- کریڈٹ تشخیص
- آرڈر اور بلنگ
- عمر رسیدہ انتظام (مجموعہ)
- کیش ایپلی کیشنز
اکاؤنٹس کے وصولی کے عمل کو ان سب کو اچھی طرح سے حل کرنا چاہئے۔ ان عملوں میں اکاؤنٹنگ کنٹرولز ہونے چاہئیں، جو ان کی کارکردگی کو یقینی بناتے ہیں۔ آپ کے AR کے عمل کو اس بات کی نشاندہی کرنی چاہیے کہ کوئی کارروائی کون کرتا ہے، اسے کیسے مکمل کیا جاتا ہے، اور درستگی کے لیے اس کا آڈٹ کیسے کیا جاتا ہے۔ کارکردگی اور نتائج کے لیے وقتاً فوقتاً اس عمل کو دوبارہ دیکھیں۔
غیر منظم اکاؤنٹس قابل وصول ڈیٹا
جب آپ انوائس کو کریڈٹ کی شرائط پر بل کرتے ہیں، تو وہ اکاؤنٹس کی عمر بڑھاتے ہیں۔ اکاؤنٹس کے ڈیٹا کی عمر سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کے کسٹمر اکاؤنٹس، ان پر کتنا واجب الادا ہے، اور بیلنس کی عمر۔ اگر آپ اس ڈیٹا کی نگرانی نہیں کر رہے ہیں، تو آپ خراب قرض میں اضافہ کا خطرہ. خراب قرض وہ ہوتا ہے جب انوائس جمع یا ادا نہیں کی جاسکتی ہے۔
اپنے سسٹم میں غیر ادا شدہ رسیدوں کی نگرانی کرکے خراب قرضوں سے آگے رہیں۔ آپ سادہ کمپیوٹر ٹولز جیسے اسپریڈ شیٹس کے ساتھ اکاؤنٹس کے قابل وصول ڈیٹا کا نظم کر سکتے ہیں، اور کچھ کو AR سافٹ ویئر کی ضرورت ہوتی ہے جو آپ کے جمع کرنے کے خطرات کی شناخت کرنا آسان بناتا ہے۔
دستی طور پر مجموعوں کا نظم کریں۔
جمع کرنے کا خود انتظام کرنا آپ کو کھاتوں کو نظر انداز کرنے کا سبب بن سکتا ہے، انوائس بلا معاوضہ رہنے، اور غلط استعمال شدہ نقد رسیدیں دریافت کرنے کے مواقع ضائع ہو سکتے ہیں۔ ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ، مجموعے کو ہموار کیا جاتا ہے، اور جن فنڈز کو سب سے زیادہ توجہ کی ضرورت ہوتی ہے انہیں ترجیح دی جاتی ہے۔ اکاؤنٹس قابل وصول سافٹ ویئر آپ کو ڈیش بورڈ فراہم کرتا ہے جو آپ کے AR کی حالت کا اعلیٰ سطحی جائزہ دکھاتا ہے۔
دستی جمع کرنے کا انتظام آپ کو صارفین کو ماضی کی واجب الادا بلنگ یا دیگر مجموعوں کے خط و کتابت کے بارے میں مطلع کرنے کے مواقع سے محروم کرنے کا سبب بنتا ہے۔ دستی جمع کرنے کا انحصار اکثر ایک کلکٹر پر ہوتا ہے جو فعال کال کرتا ہے۔ ورک فلو حل ماضی کے واجب الادا ملبوسات پر ای میل اطلاعات کو خودکار کر سکتا ہے اور انہیں آپ کو کال کرنے کا اشارہ دے سکتا ہے۔ جمع کرنے کے انتظام کی یہ شکل ضائع ہونے والی پیداوری کو روکتی ہے۔
کیش ایپلی کیشنز
نقد درخواستیں براہ راست AR سائیکل میں قدم رکھتی ہیں۔ آپ کے نقد بہاؤ کو متاثر کرتا ہے۔. یہ مناسب انتظام کے بغیر موثر AR عمل میں رکاوٹ بن سکتا ہے۔ جب رقم موصول ہوتی ہے، تو آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم میں اس کی کوئی قیمت نہیں ہوتی جب تک کہ اسے انوائس پر لاگو نہ کیا جائے۔ جب نقد رقم جمع اور استعمال کی جاتی ہے، تو یہ آپ کے اکاؤنٹس کو کم کر دیتا ہے اور آپ کے کیش اکاؤنٹ کو بڑھاتا ہے۔
کیش ایپلی کیشنز کو اکاؤنٹس قابل وصول سافٹ ویئر کے ساتھ بھی بہتر طریقے سے منظم کیا جاتا ہے۔ ایک جدید ترین نظام آپ کو غلطیوں کو نمایاں کرنے میں تیزی سے مدد کرتا ہے۔ AR سافٹ ویئر آپ کو اکاؤنٹنگ کنٹرولز رکھنے کی بھی اجازت دیتا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ کیش ایپلی کیشنز اکاؤنٹنگ کے قواعد پر عمل کرتی ہیں۔
گاہک کا تجربہ
کسٹمر کا تجربہ اکثر اے آر کے عمل میں نظر انداز کی جانے والی رکاوٹ ہے۔ آرڈر سے لے کر ادا شدہ انوائس کی حتمی تصدیق تک AR عمل کے ہر مرحلے کا ایک صارف کو تجربہ ہوتا ہے۔ ایک اہم رکاوٹ یہ ہے کہ کس طرح صارفین اپنے رسیدیں وصول کرتے اور ادا کرتے ہیں۔ صارفین کو ان کی رسیدیں دیکھنے اور ادا کرنے کے آسان طریقے فراہم کریں، جیسے آن لائن رسائی یا وائر ٹرانسفر۔
اکاؤنٹس قابل وصول سافٹ ویئر میں بلٹ ان ادائیگی کے ٹولز ہوتے ہیں جو آپ کے صارفین کو آپ کی رسیدیں دیکھنے کے بعد ادا کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ ان سہولتوں کے بغیر، ایک گاہک کو AR کلرک کا انتظار کرنا پڑتا ہے کہ وہ ادائیگی لینے کے لیے انہیں واپس کال کرے۔ یہ AR سائیکل کو طول دیتا ہے اور انوائس کو اس سے زیادہ دیر تک کھلا چھوڑتا ہے۔
خراب قرض کا انتظام
خراب قرضوں کا انتظام، جسے "مشکوک کھاتوں کے لیے الاؤنس" کے نام سے بھی جانا جاتا ہے، AR پراسیس مینجمنٹ کا ایک اہم حصہ ہے جو غیر جمع شدہ رسیدوں کے خطرے کو کم کرتا ہے۔ ایک مؤثر عمل میں AR مینیجرز شامل ہوتے ہیں جو ادائیگی کے رجحانات کی نشاندہی کرنے کے لیے AR عمر رسیدہ رپورٹس کا اچھی طرح اور اکثر جائزہ لیتے ہیں۔ کریڈٹ کی تشخیص کا عمل بھی خراب قرض کے انتظام کا ایک اہم حصہ ہے۔
آپ کو تمام نئے اور موجودہ صارفین پر کریڈٹ تجزیہ کرنا چاہیے اور ان کی ادائیگی کی اہلیت کی تصدیق کرنی چاہیے۔ کریڈٹ تجزیہ آپ کو یہ شناخت کرنے میں بھی مدد کرتا ہے کہ ایک صارف کو کتنا کریڈٹ پیش کرنا ہے۔ خراب قرضوں کا انتظام بھی کریڈٹ کی حدوں کو لاگو کرکے اور کسٹمر اکاؤنٹس پر کریڈٹ ہولڈز کے ذریعے کنٹرول کیا جاتا ہے۔ جو صارفین بروقت ادائیگی نہیں کرتے ہیں وہ ادائیگی کرنے تک ان کی خریداری کا استحقاق معطل دیکھ سکتے ہیں۔ اے آر سافٹ ویئر ان کنٹرولز کو خودکار کر سکتا ہے۔
اسٹافنگ
اکاؤنٹس کی وصولی کے قابل انتظامی عمل اچھا نہیں ہے اگر اسے انجام دینے والے کھلاڑی اہل نہیں ہیں اور اے آر ڈیپارٹمنٹ کو سنبھالنے کی مہارت کی کمی ہے۔ آپ کے اکاؤنٹنگ کلرک کے پاس AR سائیکل کے اجزاء کو منظم کرنے کے لیے اکاؤنٹنگ کا خصوصی تجربہ ہونا چاہیے۔
مجموعے کے کردار کے لیے کسٹمر سروس، گفت و شنید، وسائل کی مہارت اور اکاؤنٹ مینجمنٹ جیسی مہارتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ کیش ایپلی کیشنز کے لیے اکاؤنٹنگ کا بنیادی علم، تفصیل پر توجہ، اور پیروی کی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے۔ اے آر ڈیٹا تجزیہ آڈیٹنگ، تجزیاتی اور تکنیکی مہارتوں کی ضرورت ہے۔
لپیٹ
ایک اچھی اے آر ٹیم ٹیم کے ارکان کے ساتھ ہم آہنگ ہوتی ہے جو مختلف خصوصی مہارتوں میں حصہ ڈالتے ہیں۔ اگرچہ مہارتیں ضروری ہیں، AR آٹومیشن ٹولز آپ کو بہترین پیداواری صلاحیت حاصل کرنے میں مدد کرتے ہیں اور کسی بھی مسئلے کو جلد تسلیم کریں گے۔
اکاؤنٹس قابل وصول سافٹ ویئر پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے اور آپ کے AR عملے کو ان چیزوں پر توجہ مرکوز کرنے کا وقت دیتا ہے جو AR بیلنس کو کم کرنے پر اثرانداز ہوتے ہیں اور کسٹمر کے آرڈرز اور بلا معاوضہ رسیدوں کے بیک لاگ کو روکتے ہیں، جو کہ ایک کاروبار کے لیے باوقار رہنے کے لیے اہم ہو سکتا ہے۔