Набридло дивитися, як ваша команда щодня тоне в паперовій папірці?
Допоміжний офіс операції є основою будь-якого бізнесу. Але щоденне виконання співробітниками повторюваних завдань коштує вашій компанії часу, грошей та натхнення. Найкраще те, що автоматизація повторюваних завдань бек-офісу простіше, ніж ви думаєте, і вона:
- Звільняйте години адміністративного часу щотижня
- Зменшення дороговартісних помилок ручного керування
- Надайте керівництву видимість бізнесу в режимі реального часу в кожному відділі
І вам не потрібно бути технічним генієм, щоб почати.
Заскочимо…
Ось що всередині:
- Що таке повторювані завдання бек-офісу?
- Чому автоматизація зараз є важливою справою
- Найкращі завдання бек-офісу для автоматизації в першу чергу
- Як почати автоматизацію (покрокова інструкція)
- Поширені помилки, яких слід уникати
Що таке повторювані завдання бек-офісу?
Завдання бек-офісу – це рутинні ручні, адміністративно-ресурсні завдання, що виконуються за лаштунками для забезпечення безперебійної роботи вашого бізнесу.
Подумайте про те, що ніхто не хоче робити:
- Введення даних
- Обробка рахунків-фактур
- Витрати на нарахування заробітної плати
- Звіт про відповідність
- Узгодження електронних таблиць
Вони не допомагають збільшити ваш дохід, але точно поглинають величезну кількість часу ваших співробітників. Найгірше? Вони необхідні. Без їх належного виконання нічого іншого не функціонуватиме належним чином. Знайомо звучить? Ось у чому застрягають власники бізнесу.
Ось кікер:
Згідно з дослідженнями, працівники витрачають 15 годин на тиждень на малоцінні адміністративні завдання. Це майже два робочих дні на тиждень, витрачені на те, що може легко зробити комп’ютер.
Чому автоматизація зараз є важливою справою
Ось чому так багато компаній переходять на потяг автоматизації.
Якщо ваш бек-офіс працює на ручній праці, ваша інформація завжди буде застарілою. Хтось вводить цифри в електронну таблицю в понеділок, хтось інший вводить їх у бухгалтерську систему в середу. До п'ятниці ніхто вже не знає, які фактичні цифри.
Це величезна проблема.
Автоматизація вирішує цю проблему шляхом інтеграції всіх ваших систем. Кожен продаж, кожен рахунок-фактура, кожне переміщення запасів автоматично оновлюється в режимі реального часу. Ви отримуєте повну видимість усієї вашої діяльності в режимі реального часу.
Хмарні ERP-системи, такі як Oracle NetSuite Сінгапур роблять саме це. Вони централізують інформацію з усіх сфер вашого бізнесу на одній інформаційній панелі. Це дозволяє керівникам приймати швидше та кращі рішення. Їм не потрібно чекати, поки хтось надішле звіт.
Давайте подивимося на статистику. 60% компаній використовують автоматизацію у своїх щоденних процесах. Якщо ви не один з них, ви вже відстаєте.
Досить страшно, правда?
Найкращі завдання бек-офісу для автоматизації в першу чергу
Не кожне завдання однакове. Деякі вже готові до автоматизації. Деякі ще ні. Головне — почати з тих, які мають найбільший вплив на даний момент.
Введення даних
Введення даних – це річ номер один, яку слід автоматизувати. Це виснажливо, нудно і схильне до помилок. Сьогодні існують інструменти, які можуть витягувати дані з рахунків-фактур, форм, електронних листів і автоматично вставляти їх безпосередньо у ваші програми.
Обробка рахунків-фактур та кредиторська заборгованість
Обробка рахунків-фактур – це ще одна сфера, яка потребує автоматизації. Програмне забезпечення може зіставляти рахунки-фактури із замовленнями на придбання, направляти їх на затвердження та ініціювати платежі. Завдання, які раніше займали дні, тепер можна виконати за лічені хвилини.
Платіжна відомість
Нарахування заробітної плати – ще один позачасовий підхід. Після створення автоматизованих правил нарахування заробітної плати вам більше ніколи не доведеться розраховувати години, податки чи пільги. Просто перегляньте, затвердьте та поверніться до свого життя.
Звітність
Звітність – це те, де автоматизація справді стає магією. Замість того, щоб ваша команда збирала дані з 5 різних інструментів, все автоматично зливається в одну панель інструментів. Попрощайтеся з тим, що вам доведеться витрачати час на створення повторюваних звітів допізна в п’ятницю.
Як почати автоматизацію (покрокова інструкція)
Ви готові нарешті зробити це правильно? Якщо так, то читайте нижче.
Роблячи це таким чином, ви отримаєте результат і не витратите гроші даремно.
Крок 1: Задокументуйте свої поточні процеси
Точно задокументуйте, як кожне завдання виконується сьогодні. Це покаже, де існують затримки та вузькі місця. Ви не можете покращити те, чого не знаєте.
Крок 2: Виберіть одне завдання для початку
Не автоматизуйте все одразу. Виберіть НАЙДРАЗЧИВІШЕ, НАЙПОВТОРНІШЕ завдання, яке вимагає ваш бізнес, і автоматизуйте ЦЕ завдання. Святкуйте маленькі перемоги. Потім автоматизуйте інше завдання.
Крок 3: Виберіть правильний інструмент
Існує багато інструментів автоматизації. Ось деякі якісні варіанти для початківців:
- Zapier для підключення простих додатків
- Make (раніше Integromat) для дещо складніших потоків
- Правильна ERP-платформа для повної автоматизації всього бізнесу
Оберіть інструмент, який вам підходить за розміром. Вам не потрібне корпоративне програмне забезпечення для бізнесу з 5 співробітниками. Однак, компанія, що швидко розвивається, швидко переросте ці маленькі інструменти.
Крок 4: Тестування з невеликою партією
Не розгортайте автоматизацію для всієї команди з першого дня. Спочатку перевірте її на пакеті робіт. Налагоджуйте, коригуйте правила та масштабуйте лише після того, як вона працюватиме бездоганно.
Крок 5: Навчіть свою команду
Автоматизація — це не панацея. Вам все одно доведеться навчити своїх співробітників, як нею користуватися, стежити за нею та виправляти її, коли вона виходить з ладу. Приділіть час їхньому навчанню, і винагорода прийде.
Поширені помилки, яких слід уникати
Навіть з найкращою стратегією автоматизації можуть виникнути проблеми. Ось головні пастки, яких слід уникати.
Автоматизація несправних процесів: Якщо у вас є несправний процес, його автоматизація лише дозволить йому працювати швидше. Відремонтуйте процес, а потім автоматизуйте його.
Намагання зробити забагато одночасно: Відкушуйте маленькі шматочки. Розгортання за принципом "великий вибух" майже ніколи не спрацьовує, і ви просто відмовитеся від усієї ідеї.
Нехтуючи людським фактором: Працівники можуть відчувати загрозу через автоматизацію. Встановіть очікування щодо того, що вона робитиме, а що ні. Ви намагаєтеся звільнити їх для роботи вищого рівня, а не позбавити їх робочих місць.
Навчання: Ніхто інший не знає, як працює система, а ви щойно створили дорогий дверний обмежувач.
Збираємо все разом
Усунення повторюваних завдань у бек-офісі шляхом автоматизація більше не є розкішшю. Це спосіб, яким процвітають компанії з перспективним мисленням у наші дні. Тож давайте швидко розглянемо:
- Спочатку задокументуйте свої поточні процеси
- Виберіть одне завдання для автоматизації, перш ніж переходити до наступного
- Оберіть правильний інструмент для масштабу вашого бізнесу
- Перед розгортанням протестуйте невелику партію
- Навчайте свою команду та відстежуйте результати
Правильно зроблено, ви можете значно підвищити продуктивність, зменшити кількість дорогих помилок та отримати прибуток бізнес видимість у режимі реального часу, щоб ви могли приймати обґрунтовані рішення.
Найкраще те, що ви можете почати виконувати цей ПЛАН цього тижня без ВЕЛИЧЕЗНИХ вкладень. Просто виберіть ОДНЕ завдання. Один інструмент. Одну маленьку перемогу. Решта станеться!