Ekibinizin her gün evrak işlerine boğulmasını izlemekten bıktınız mı?
Arka-büro operasyonlar Çalışanlar her işletmenin bel kemiğidir. Ancak çalışanların her gün tekrarlayan görevleri yerine getirmesi şirketinizin zamanına, parasına ve moraline mal olur. En iyi yanı, tekrarlayan arka ofis görevlerini otomatikleştirmek sandığınızdan daha kolaydır ve şunları sağlayacaktır:
- Her hafta saatlerce idari işten tasarruf edin.
- Maliyetli manuel hataları azaltın.
- Yönetime her departmanda gerçek zamanlı iş görünürlüğü sağlayın.
Başlamak için teknoloji dehası olmanıza gerek yok.
Hadi atlayalım…
İçindekiler:
- Tekrarlayan Ofis İçi Görevler Nelerdir?
- Otomasyon Şu Anda Neden Bu Kadar Önemli?
- Otomasyonu İlk Önce Yapılacak En İyi Ofis İşleri
- Otomasyona Nasıl Başlanır (Adım Adım)
- Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
Tekrarlayan Ofis İçi Görevler Nelerdir?
Arka ofis görevleri, işletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için perde arkasında yapılan rutin, manuel ve yoğun idari işlerdir.
Kimsenin yapmak istemediği şeyleri düşünün:
- Veri girişi
- Fatura işleme
- Maaş ödeme işlemleri
- Uyumluluk raporlaması
- Elektronik tabloları uzlaştırmak
Gelirlerinizi artırmanıza yardımcı olmazlar, ancak çalışanlarınızın zamanının büyük bir kısmını tüketirler. En kötü yanı ne mi? Gerekli olmaları. Bunlar düzgün yapılmadığı takdirde, başka hiçbir şey düzgün çalışmaz. Tanıdık geliyor mu? İşletme sahipleri kendilerini tam olarak bu çıkmazın içine sokuyorlar.
İşte önemli nokta:
Araştırmalara göre, çalışanlar haftada 15 saatlerini düşük değerli idari işlere harcıyor. Bu, bir bilgisayarın kolayca yapabileceği bir işe harcanan haftada neredeyse iki iş günü anlamına geliyor.
Otomasyon Şu Anda Neden Bu Kadar Önemli?
İşte bu yüzden birçok işletme otomasyon trendine atılıyor.
Arka ofisiniz manuel iş gücüyle çalışıyorsa, bilgileriniz her zaman güncel olmayacaktır. Birisi Pazartesi günü rakamları bir elektronik tabloya girer, bir başkası Çarşamba günü muhasebe sistemine kaydeder. Cuma gününe gelindiğinde, gerçek rakamların ne olduğunu kimse bilmez.
Bu çok büyük bir sorun.
Otomasyon, tüm sistemlerinizi entegre ederek bu sorunu çözer. Her satış, her fatura, her stok hareketi otomatik olarak gerçek zamanlı olarak güncellenir. Tüm operasyonunuzda gerçek zamanlı iş görünürlüğü elde edersiniz.
Bulut tabanlı ERP sistemleri gibi Oracle NetSuite Singapur Tam olarak bunu yapıyorlar. İşletmenizin tüm alanlarından gelen bilgileri tek bir kontrol panelinde merkezileştiriyorlar. Bu, yöneticilerin daha hızlı ve daha iyi kararlar almasını sağlıyor. Birinin rapor göndermesini beklemek zorunda kalmıyorlar.
İstatistiklere bakalım. Şirketlerin %60'ı günlük süreçlerinde otomasyon kullanıyor. Eğer siz de onlardan biri değilseniz, zaten geride kalmışsınız demektir.
Oldukça korkutucu, değil mi?
Otomasyonu İlk Önce Yapılacak En İyi Ofis İşleri
Her görev aynı değildir. Bazıları otomasyona çok uygundur, bazıları ise henüz değil. Önemli olan, şu anda en yüksek kaldıraç etkisine sahip olanlardan başlamaktır.
Veri Girişi
Veri girişi, otomatikleştirmeniz gereken en önemli şeydir. Sıkıcı, yorucu ve hataya açık bir iştir. Günümüzde faturalardan, formlardan, e-postalardan veri çıkarıp otomatik olarak uygulamalarınıza aktarabilen araçlar mevcuttur.
Fatura İşleme ve Borçlar Hesabı
Fatura işleme, otomasyon için uygun bir diğer alandır. Yazılım, faturaları satın alma siparişleriyle eşleştirebilir, onay için yönlendirebilir ve ödemeleri başlatabilir. Eskiden günler süren işlemler artık dakikalar içinde tamamlanabiliyor.
Bordro
Maaş ödemeleri de zamansız bir konu. Otomatik maaş ödeme kurallarını bir kez oluşturduktan sonra, bir daha asla saatleri, vergileri veya yan hakları hesaplamanız gerekmez. Sadece gözden geçirin, onaylayın ve hayatınıza devam edin.
Raporlama
Otomasyon, raporlama alanında gerçekten sihirli bir etki yaratıyor. Ekibinizin 5 farklı araçtan veri toplaması yerine, her şey otomatik olarak tek bir gösterge paneline akıyor. Cuma gecelerini tekrarlayan raporlar oluşturmakla geçirme derdine son verin.
Otomasyona Nasıl Başlanır (Adım Adım)
Sonunda doğru şekilde yapmaya hazır mısınız? Eğer öyleyse, aşağıdakileri okuyun.
Bu şekilde yaparsanız sonuç alırsınız ve paranız boşa gitmez.
Adım 1: Mevcut Süreçlerinizi Belgeleyin
Her görevin bugün nasıl gerçekleştirildiğini ayrıntılı olarak belgeleyin. Bu, gecikmelerin ve darboğazların nerede olduğunu ortaya çıkaracaktır. Bilmediğiniz şeyi geliştiremezsiniz.
Adım 2: Başlamak İçin Bir Görev Seçin
Her şeyi birden otomatikleştirmeyin. İşletmenizin gerektirdiği EN sinir bozucu, EN tekrarlayan görevi seçin ve O görevi otomatikleştirin. Küçük zaferleri kutlayın. Sonra başka bir görevi otomatikleştirin.
3. Adım: Doğru Aleti Seçin
Piyasada birçok otomasyon aracı mevcuttur. Yeni başlayanlar için bazı kaliteli seçenekler şunlardır:
- Basit uygulamaları birbirine bağlamak için Zapier
- Biraz daha karmaşık akışlar için Make (eski adıyla Integromat) kullanın.
- İşletme genelinde tam otomasyon için uygun bir ERP platformu
İhtiyaçlarınıza uygun boyutta bir araç seçin. 5 kişilik bir işletme için kurumsal yazılıma ihtiyacınız yok. Ancak, hızla büyüyen bir şirket, küçük araçları hızla aşacaktır.
Adım 4: Küçük Bir Partiyle Test Edin
Otomasyonu ilk günden itibaren tüm ekibinize uygulamayın. Önce bir iş grubuyla doğrulayın. Kusursuz çalıştığından emin olduktan sonra hata ayıklama yapın, kuralları ayarlayın ve ölçeklendirin.
5. Adım: Ekibinizi Eğitin
Otomasyon her derde deva değil. Personelinize nasıl kullanılacağını, nasıl izleneceğini ve arıza durumunda nasıl onarılacağını öğretmeniz gerekiyor. Onları eğitmek için zaman ayırın, karşılığını alacaksınız.
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
En iyi otomasyon stratejisinde bile işler ters gidebilir. İşte kaçınmanız gereken en önemli tuzaklar.
Bozuk süreçlerin otomasyonu: Eğer bozuk bir süreciniz varsa, onu otomatikleştirmek sadece bozuk sürecin daha hızlı çalışmasına olanak tanır. Önce süreci onarın, sonra otomatikleştirin.
Aynı anda çok fazla şey yapmaya çalışmak: Küçük adımlarla ilerleyin. Büyük çaplı uygulamalar neredeyse hiçbir zaman işe yaramaz ve sonunda her şeyi çöpe atarsınız.
İnsan unsurunu ihmal etmek: Çalışanlar otomasyondan tehdit altında hissedebilirler. Otomasyonun neler yapacağı ve neler yapmayacağı konusunda beklentileri belirleyin. Amacınız onları daha üst düzey işler için özgürleştirmek, işlerini ellerinden almak değil.
Eğitim: Sistemin nasıl çalıştığını başka kimse bilmiyor ve siz de pahalı bir kapı stoperi üretmiş oldunuz.
Hepsini bir araya getirmek
Arka ofisteki tekrarlayan görevleri ortadan kaldırmak yoluyla otomasyon Artık bir lüks değil. Günümüzde ileri görüşlü şirketlerin başarılı olma yolu bu. Öyleyse, hızlıca bir gözden geçirelim:
- Öncelikle mevcut süreçlerinizi belgeleyin.
- Sonraki adıma geçmeden önce otomatikleştirmek istediğiniz 1 görevi seçin.
- İşletmenizin ölçeğine uygun doğru aracı seçin.
- Piyasaya sürmeden önce küçük bir parti üzerinde test edin.
- Ekibinizi eğitin ve sonuçları takip edin.
Doğru yapıldığında, verimliliği önemli ölçüde artırabilir, pahalı hataları azaltabilir ve kazanç sağlayabilirsiniz. iş Gerçek zamanlı görünürlük sayesinde bilinçli kararlar verebilirsiniz.
En güzel yanı, bu PLANI büyük bir yatırım yapmadan bu hafta uygulamaya başlayabilirsiniz. Sadece BİR görev seçin. Bir araç. Küçük bir zafer. Gerisi kendiliğinden olacak!