Alacak hesapları (AR) yönetiminin tek bir amacı vardır: nakit akışını korumak. Alacak hesapları, müşterilere kredili satışlardan kaynaklanmaktadır. Etkili AR yönetimi, bu sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlar.
Birçok şirket, AR yönetimindeki zayıf noktaların kapatılmasına yardımcı olmak için alacak hesapları iş akışı araçlarına güvenir. İyi bir AR yönetim yazılımına ek olarak, bir işletmenin tüm temelleri kapsayan güçlü bir alacak hesapları süreci de olmalıdır.
Verimsiz iş akışları
Siparişten nakite süreçleri, bir müşterinin mal ve hizmetler için ödeme yapmasının ne kadar süreceğini etkiler. Bir fatura asla kesilmezse, ödeme asla alınmayacaktır. Faturalandırma, sipariş verildikten ve teslim edildikten hemen sonra gerçekleşir. Bu devirdeki herhangi bir kesinti, bir faturanın doğruluğunu etkileyebilir. Bazı müşteriler, teslimat kanıtı veya satın alma siparişi numarası gibi faturalarla birlikte belgelere ihtiyaç duyar.
Bu hayati veri parçalarını kaçırmak siparişleri geciktirebilir ve faturaların gecikmesine neden olabilir. AR otomasyon araçları, hacmin yüksek olduğu ortamlarda iyi çalışır. Alacak hesapları yazılımıyla sipariş ve faturalandırmayı otomatikleştirme (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) hataları azaltır ve müşterilerin faturalarını zamanında almasını sağlar.
Kredi ve tahsilat politikalarını belirleyin
Alacak hesapları süreciyle (siparişten nakde de denir) yapılması gereken ilk şey, kredili satışların faturalandırılmasını, ödenmesini ve uygulanmasını sağlayan bir iş akışını belgelemektir. Kredi ve tahsilat politikaları aşağıdakiler gibi çeşitli bileşenleri içerir:
- Kredi Değerlendirmesi
- Sipariş ve Faturalandırma
- Yaşlanma Yönetimi (koleksiyonlar)
- Nakit Başvuruları
Bir alacaklar hesabı süreci, tüm bunları kapsamlı bir şekilde ele almalıdır. Bu süreçler, verimliliklerini sağlayan muhasebe kontrollerine sahip olmalıdır. AR süreciniz, bir eylemi kimin gerçekleştirdiğini, nasıl tamamlandığını ve doğruluğunun nasıl denetlendiğini ele almalıdır. Verimlilik ve sonuçlar için bu süreci periyodik olarak tekrar gözden geçirin.
Düzensiz hesap alacak verileri
Faturaları kredi koşullarına göre faturaladığınızda, bunlar hesapların eskimesine neden olur. Hesap yaşlandırma verileri, müşteri hesaplarınızı, ne kadar borçlu olduklarını ve bakiyenin yaşını gösterir. Bu verileri izlemiyorsanız, artan kötü borç riski. Kötü borç, bir faturanın tahsil edilememesi veya ödenememesi durumudur.
Sisteminizdeki ödenmemiş faturaları takip ederek şüpheli alacakların önüne geçin. Hesap tablosu verilerini elektronik tablolar gibi basit bilgisayar araçlarıyla yönetebilirsiniz ve bazıları tahsilat risklerinizi tanımlamayı kolaylaştıran AR yazılımı gerektirir.
Koleksiyonları manuel olarak yönetin
Tahsilatları kendi başınıza yönetmek, hesapları gözden kaçırmanıza, faturaların ödenmemiş kalmasına ve yanlış uygulanan nakit makbuzları keşfetme fırsatlarının kaçırılmasına neden olabilir. İş akışı otomasyonu ile tahsilatlar kolaylaştırılır ve en fazla dikkat gerektiren fonlara öncelik verilir. Alacak hesapları yazılımı, AR'nizin durumuna ilişkin üst düzey bir genel bakış gösteren panolar sunar.
Manuel tahsilat yönetimi, müşterilere vadesi geçmiş faturalandırma veya diğer tahsilat yazışmalarını bildirme fırsatlarını da kaçırmanıza neden olur. Manuel tahsilatlar, genellikle aktif aramalar yapan bir toplayıcıya bağlıdır. Bir iş akışı çözümü, tarihi geçmiş kostümlere yönelik e-posta bildirimlerini otomatikleştirebilir ve onlardan sizi aramalarını isteyebilir. Bu koleksiyon yönetimi biçimi, boşa harcanan üretkenliği önler.
Nakit başvurular
Nakit başvuruları doğrudan AR döngüsüne girer nakit akışınızı etkiler. O uygun yönetim olmadan etkili AR süreçlerine engel olabilir. Para alındığında, bir faturaya uygulanana kadar muhasebe sisteminizde hiçbir değeri yoktur. Nakit yatırıldığında ve kullanıldığında, alacak hesaplarınızı azaltır ve nakit hesabınızı artırır.
Nakit uygulamaları da alacak hesapları yazılımıyla daha iyi yönetilir. Gelişmiş bir sistem, hataları hızla vurgulamanıza yardımcı olur. AR yazılımı ayrıca, nakit uygulamalarının muhasebe kurallarına uymasını sağlamak için muhasebe kontrollerini devreye sokmanıza olanak tanır.
Müşteri deneyimi
Müşteri deneyimi, AR sürecinde genellikle gözden kaçan bir engeldir. Müşteri, siparişten ödenmiş bir faturanın nihai onayına kadar AR sürecinin her adımında deneyime sahiptir. Anahtar engellerden biri, müşterilerin faturalarını nasıl aldıkları ve ödedikleridir. Müşterilere, çevrimiçi erişim veya banka havalesi gibi faturalarını görüntülemeleri ve ödemeleri için uygun yollar sunun.
Alacak hesapları yazılımı, müşterilerinizin faturalarınızı görüntüledikten sonra ödemelerini sağlayan yerleşik ödeme araçlarına sahiptir. Bu kolaylıklar olmadan, müşterinin ödeme almak için bir AR memurunun kendisini aramasını beklemesi gerekir; AR döngüsünü uzatır ve faturayı olması gerekenden daha uzun süre açık bırakır.
Kötü borç yönetimi
"Şüpheli hesaplar için ödenek" olarak da bilinen kötü borç yönetimi, tahsil edilmemiş fatura riskini azaltan AR süreç yönetiminin önemli bir parçasıdır. Etkili bir süreç, ödeme eğilimlerini belirlemek için AR yaşlanma raporlarını kapsamlı ve sıklıkla gözden geçiren AR yöneticilerini içerir. Kredi değerlendirme süreci de kötü borç yönetiminin önemli bir parçasıdır.
Tüm yeni ve mevcut müşteriler üzerinde bir kredi analizi yapmalı ve ödeme kabiliyetlerini doğrulamalısınız. Kredi analizi, bir müşteriye ne kadar kredi sunacağınızı belirlemenize de yardımcı olur. Kötü borç yönetimi, müşteri hesaplarında kredi limitleri ve kredi bekletmeler uygulanarak da kontrol edilir. Zamanında ödeme yapmayan müşteriler, ödeme yapana kadar satın alma ayrıcalıklarının askıya alındığını görebilirler. AR yazılımı bu kontrolleri otomatikleştirebilir.
Personel
Alacak hesap yönetimi süreci, onu gerçekleştiren oyuncular kalifiye değilse ve AR departmanını yönetme becerisine sahip değilse iyi değildir. Muhasebe memurlarınız, AR döngüsünün bileşenlerini yönetmek için özel muhasebe deneyimine sahip olmalıdır.
Koleksiyon rolleri, müşteri hizmetleri, pazarlık, beceriklilik ve hesap yönetimi gibi beceriler gerektirir. Nakit uygulamaları, temel muhasebe bilgisi, detaylara dikkat ve takip becerileri gerektirir. AR veri analizi denetim, analitik ve teknik beceriler gerektirir.
Sarmak
İyi bir AR ekibi, çeşitli uzmanlık becerilerine katkıda bulunan ekip üyeleriyle uyumludur. Beceriler gerekli olsa da, AR otomasyon araçları en iyi üretkenliği elde etmenize yardımcı olur ve sorunları daha hızlı kabul eder.
Alacak hesapları yazılımı üretkenliği artırır ve AR personelinize AR bakiyelerini azaltmayı etkileyen ve bir işletmenin itibarını korumak için çok önemli olabilecek müşteri siparişlerinin ve ödenmemiş faturaların birikmesini önleyen şeylere odaklanması için zaman verir.