Sawang-sawa ka na bang panoorin ang iyong koponan na nalulunod sa mga papeles araw-araw?
Back-office pagpapatakbo sila ang gulugod ng bawat negosyo. Ngunit ang pagkakaroon ng mga empleyado na gumagawa ng mga paulit-ulit na gawain araw-araw ay nagsasayang ng oras, pera, at diwa ng iyong kumpanya. Ang pinakamaganda pa rito ay ang pag-automate ng mga paulit-ulit na gawain sa back-office ay mas simple kaysa sa iyong inaakala at ito ay:
- Magbakante ng oras ng admin bawat linggo
- Bawasan ang mga magastos na manu-manong pagkakamali
- Bigyan ang pamumuno ng real-time na kakayahang makita ang negosyo sa bawat departamento
At hindi mo kailangang maging isang tech genius para makapagsimula.
Tumalon tayo ...
Narito ang Nasa Loob:
- Ano ang mga Paulit-ulit na Gawain sa Back-Office?
- Bakit Malaking Bagay ang Automation Ngayon
- Ang Pinakamahusay na Mga Gawain sa Back-Office na Dapat Unahing I-automate
- Paano Simulan ang Pag-automate (Hakbang-hakbang)
- Mga Karaniwang Pagkakamali na Dapat Iwasan
Ano ang mga Paulit-ulit na Gawain sa Back-Office?
Ang mga gawain sa back-office ay mga regular na manu-manong gawain na masinsinan sa administratibo na ginagawa sa likod ng mga eksena upang mapanatiling maayos ang pagtakbo ng iyong negosyo.
Isipin ang mga bagay na ayaw gawin ng sinuman:
- Data entry
- Pagproseso ng invoice
- Tumatakbo ang payroll
- Pag-uulat ng pagsunod
- Pagtutugma ng mga spreadsheet
Hindi naman nakakatulong ang mga ito para mapataas ang kita mo, pero talagang nakakaubos ito ng oras ng mga empleyado mo. Ang pinakamasama? Kailangan ang mga ito. Kung wala ang mga ito, walang ibang bagay na gagana nang maayos. Pamilyar ba 'yan? Iyan ang pinagdadaanan ng mga may-ari ng negosyo.
Narito ang kicker:
Ayon sa pananaliksik, ang mga empleyado ay nagsasayang ng 15 oras linggu-linggo sa mga gawaing administratibo na walang gaanong halaga. Iyan ay halos dalawang araw ng trabaho kada linggo na nasasayang sa paggawa ng isang bagay na madaling gawin ng isang computer.
Bakit Malaking Bagay ang Automation Ngayon
Narito kung bakit napakaraming negosyo ang sumasali sa tren ng automation.
Kung ang iyong back office ay gumagamit ng manu-manong paggawa, ang iyong impormasyon ay palaging magiging lipas na sa panahon. May maglalagay ng mga numero sa isang spreadsheet tuwing Lunes, may iba naman na maglalagay nito sa accounting system tuwing Miyerkules. Pagdating ng Biyernes, wala nang nakakaalam kung ano ang aktwal na mga numero.
Malaking problema 'yan.
Nalulutas ito ng automation sa pamamagitan ng pagsasama ng lahat ng iyong mga sistema. Awtomatikong ina-update ang bawat benta, bawat invoice, bawat paggalaw ng stock sa real-time. Makakakuha ka ng real-time na visibility ng negosyo sa buong operasyon mo.
Mga sistema ng Cloud ERP tulad ng Oracle Netsuite Singapore Ginagawa nila iyon nang eksakto. Pinagsasama nila ang impormasyon mula sa lahat ng aspeto ng iyong negosyo sa isang dashboard. Nagbibigay-daan ito sa mga lider na gumawa ng mas mabilis at mas mahusay na mga desisyon. Hindi nila kailangang maghintay sa isang tao na magpadala ng ulat.
Tingnan natin ang mga estadistika. 60% ng mga kumpanya ang gumagamit ng automation sa kanilang pang-araw-araw na proseso. Kung hindi ka isa sa kanila, nasa huli ka na.
Medyo nakakatakot, 'di ba?
Ang Pinakamahusay na Mga Gawain sa Back-Office na Dapat Unahing I-automate
Hindi lahat ng gawain ay pantay-pantay. Ang ilan ay handa na para sa automation. Ang ilan ay hindi pa...sa ngayon. Ang susi ay magsimula sa mga may pinakamataas na leverage ngayon.
Data Entry
Ang pagpasok ng datos ang numero unong bagay na dapat mong i-automate. Nakakapagod ito, nakakabagot, at madaling magkamali. Ngayon, may mga tool na maaaring awtomatikong kumuha ng datos mula sa mga invoice, form, email, at ipasok ito mismo sa iyong mga application.
Pagproseso ng Invoice at Mga Account na Babayaran
Ang pagproseso ng invoice ay isa pang larangan na handa nang i-automate. Maaaring itugma ng software ang mga invoice sa mga order ng pagbili, iruta ang mga ito para sa pag-apruba, at simulan ang mga pagbabayad. Ang mga gawaing dating inaabot ng ilang araw ay maaari na ngayong makumpleto sa loob ng ilang minuto.
payroll
Ang payroll ay isa pang walang-kupas na patakaran. Kapag nakagawa ka na ng mga automated payroll rules, hindi mo na kailangang kalkulahin ang mga oras, buwis, o benepisyo. Suriin lamang, aprubahan, at bumalik sa pamumuhay.
Pag-uulat
Sa pag-uulat, tunay na nagiging mahiwaga ang automation. Sa halip na tipunin ng iyong koponan ang data mula sa 5x tools, awtomatikong ibinubuhos ang lahat sa iisang dashboard. Paalam na sa paggugol ng mga gabi ng Biyernes sa paggawa ng paulit-ulit na mga ulat.
Paano Simulan ang Pag-automate (Hakbang-hakbang)
Handa ka na bang gawin ito sa tamang paraan? Kung gayon, basahin ang nasa ibaba.
Ang paggawa nito nang ganito ay magbibigay sa iyo ng mga resulta at hindi masasayang ang iyong pera.
Hakbang 1: Idokumento ang Iyong Kasalukuyang mga Proseso
Idokumento nang eksakto kung paano isinasagawa ang bawat gawain ngayon. Ipapakita nito kung saan umiiral ang mga pagkaantala at mga hadlang. Hindi mo mapapabuti ang hindi mo alam.
Hakbang 2: Pumili ng Isang Gawain Para Simulan
Huwag i-automate ang lahat nang sabay-sabay. Piliin ang PINAKANAKAHADISYA, PINAKApaulit-ulit na gawain na kailangan ng iyong negosyo at i-automate ang gawaing IYON. Ipagdiwang ang maliliit na tagumpay. Pagkatapos ay i-automate ang isa pang gawain.
Hakbang 3: Piliin ang Tamang Kagamitan
Maraming mga tool sa automation na magagamit. Ang ilan sa mga de-kalidad na pagpipilian para sa mga nagsisimula ay:
- Zapier para sa pagkonekta ng mga simpleng app
- Gumawa (dating Integromat) para sa bahagyang mas kumplikadong mga daloy
- Isang wastong plataporma ng ERP para sa ganap na automation sa buong negosyo
Pumili ng tool na tamang-tama ang laki para sa iyo. Hindi mo kailangan ng enterprise software para sa isang negosyong may limang tao. Gayunpaman, ang isang mabilis na lumalagong kumpanya ay mabilis na lalampas sa maliliit na tool.
Hakbang 4: Subukan Gamit ang Isang Maliit na Batch
Huwag mag-deploy ng automation sa buong team mo simula pa noong unang araw. Patunayan muna ito gamit ang isang batch ng trabaho. I-debug, isaayos ang mga panuntunan, at i-scale lamang kapag maayos na itong gumagana.
Hakbang 5: Sanayin ang Iyong Koponan
Hindi madaling maintindihan ang automation. Kailangan mo pa ring turuan ang iyong mga tauhan kung paano ito gamitin, bantayan ito, at ayusin ito kapag ito ay nabigo. Maglaan ng oras para sanayin sila at darating ang mga gantimpala.
Mga Karaniwang Pagkakamali na Dapat Iwasan
Maaaring magkamali ang mga bagay kahit na may pinakamahusay na estratehiya sa automation. Narito ang mga pangunahing patibong na dapat iwasan.
Pag-automate ng mga sirang proseso: Kung mayroon kang sirang proseso, ang pag-automate nito ay magpapabilis lamang sa pagtakbo ng sirang proseso. Ayusin ang proseso at pagkatapos ay i-automate ito.
Sinusubukang gawin ang napakaraming bagay nang sabay-sabay: Kagatin ang maliliit na piraso. Halos hindi gumana ang mga big-bang rollout at mabubura mo lang ang lahat.
Pagpapabaya sa elementong pantao: Maaaring makaramdam ang mga empleyado ng panganib dahil sa automation. Magtakda ng mga inaasahan tungkol sa kung ano ang magagawa at hindi nito gagawin. Sinusubukan mong palayain sila para sa mas mataas na antas ng trabaho, hindi mo inaalis ang kanilang mga trabaho.
Pagsasanay: Walang ibang nakakaalam kung paano gumagana ang sistema at ngayon kakagawa mo lang ng isang mamahaling doorstop.
Pinagsasama Lahat Ito
Pag-aalis ng mga paulit-ulit na gawain sa back-office sa pamamagitan ng pag-aautomat ay hindi na isang luho. Ito ang paraan kung paano umuunlad ang mga kompanyang may malawak na pag-iisip sa mga panahong ito. Kaya, ating suriin nang mabilis:
- Idokumento muna ang iyong kasalukuyang mga proseso
- Pumili ng 1x na gawain na i-automate bago lumipat sa susunod
- Piliin ang tamang kagamitan para sa laki ng iyong negosyo
- Subukan gamit ang isang maliit na batch bago ilunsad
- Sanayin ang iyong koponan at subaybayan ang mga resulta
Kung gagawin nang tama, maaari mong lubos na mapataas ang produktibidad, mabawasan ang mga magastos na pagkakamali at makakuha ng negosyo kakayahang makita sa totoong oras upang makagawa ka ng matalinong mga desisyon.
Ang pinakamaganda pa, puwede mo nang simulan ang PLANONG ito ngayong linggo nang walang MALAKING puhunan. Pumili ka lang ng ISANG gawain. Isang kagamitan. Isang maliit na tagumpay. Mangyayari ang iba!