Ang pamamahala ng mga account receivable (AR) ay may iisang layunin: protektahan ang daloy ng salapi. Ang mga account receivable ay nagmumula sa mga benta na ginawa sa mga customer sa credit. Tinitiyak ng epektibong pamamahala ng AR na maayos ang prosesong ito.
Maraming kumpanya ang umaasa sa mga account receivable workflow tool para makatulong na masakop ang mga mahihinang lugar sa kanilang pamamahala sa AR. Bilang karagdagan sa mahusay na software sa pamamahala ng AR, ang isang negosyo ay dapat ding magkaroon ng isang malakas na proseso ng mga natatanggap na account na sumasaklaw sa lahat ng mga base.
Mga hindi mahusay na daloy ng trabaho
Ang mga proseso ng order to cash ay nakakaapekto sa kung gaano katagal ang isang customer upang magbayad para sa mga produkto at serbisyo. Kung ang isang invoice ay hindi kailanman lumabas, ang pagbabayad ay hindi kailanman matatanggap. Nangyayari ang pagsingil pagkatapos mailagay at maihatid ang isang order. Ang anumang mga break sa handoff na ito ay maaaring makaapekto sa katumpakan ng isang invoice. Ang ilang mga customer ay nangangailangan ng dokumentasyon na may mga singil, tulad ng patunay ng paghahatid o numero ng purchase order.
Ang pagkawala ng mahahalagang bahagi ng data na ito ay maaaring maantala ang mga order at maging sanhi ng pagka-late ng mga invoice. Ang mga tool sa automation ng AR ay gumagana nang maayos sa mga kapaligiran kung saan mataas ang volume. Pag-automate ng pag-order at pagsingil gamit ang accounts receivable software (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) binabawasan ang mga error at tinitiyak na natatanggap ng mga customer ang kanilang mga invoice sa oras.
Magtakda ng mga patakaran sa credit at pangongolekta
Ang unang bagay na dapat gawin sa proseso ng mga account receivable (tinatawag ding order-to-cash) ay ang pagdokumento ng workflow na nagsisigurong ang mga benta sa credit ay sinisingil, binabayaran, at inilalapat. Kasama sa mga patakaran sa kredito at pagkolekta ang ilang bahagi gaya ng:
- Pagsusuri sa Credit
- Order at Pagsingil
- Pamamahala sa Pagtanda (mga koleksyon)
- Mga Aplikasyon ng Cash
Ang proseso ng mga account receivable ay dapat na lubusang tugunan ang lahat ng ito. Ang mga prosesong ito ay dapat magkaroon ng mga kontrol sa accounting sa lugar, na tinitiyak ang kanilang kahusayan. Dapat matugunan ng iyong proseso ng AR kung sino ang nagsasagawa ng isang aksyon, kung paano ito nakumpleto, at kung paano ito sinusuri para sa katumpakan. Balikan ang prosesong ito pana-panahon para sa kahusayan at mga resulta.
Hindi organisadong data ng mga natatanggap na account
Kapag naniningil ka ng mga invoice sa mga tuntunin ng kredito, lumilikha sila ng pagtanda ng mga account. Ipinapakita ng pagtanda ng data ng mga account ang iyong mga account ng customer, kung magkano ang kanilang utang, at ang edad ng balanse. Kung hindi mo sinusubaybayan ang data na ito, ikaw panganib sa pagtaas ng masamang utang. Ang masamang utang ay kapag ang isang invoice ay hindi makolekta o mabayaran.
Manatiling nangunguna sa mga masasamang utang sa pamamagitan ng pagsubaybay sa mga hindi nabayarang invoice sa iyong system. Maaari mong pamahalaan ang data ng natatanggap na mga account gamit ang mga simpleng tool sa computer tulad ng mga spreadsheet, at ang ilan ay nangangailangan ng AR software na nagpapadali sa pagtukoy ng iyong mga panganib sa pagkolekta.
Pamahalaan ang mga koleksyon nang manu-mano
Ang pamamahala sa mga koleksyon nang mag-isa ay maaaring magdulot sa iyo na makaligtaan ang mga account, manatiling hindi nababayaran ang mga invoice, at napalampas na mga pagkakataon upang matuklasan ang maling paggamit ng mga resibo ng pera. Sa pag-automate ng daloy ng trabaho, ang mga koleksyon ay na-streamline, at ang mga pondo na nangangailangan ng higit na atensyon ay binibigyang-priyoridad. Ang accounts receivable software ay nagbibigay sa iyo ng mga dashboard na nagpapakita ng mataas na antas na pangkalahatang-ideya ng estado ng iyong AR.
Ang mga manu-manong pamamahala sa koleksyon ay nagdudulot din sa iyo na makaligtaan ang mga pagkakataong ipaalam sa mga customer ang nakalipas na takdang pagsingil o iba pang mga pagsusulatan sa koleksyon. Ang mga manu-manong koleksyon ay kadalasang nakadepende sa isang kolektor na gumagawa ng mga aktibong tawag. Maaaring i-automate ng isang solusyon sa daloy ng trabaho ang mga notification sa email sa mga nakatakdang costume at i-prompt sila na tawagan ka. Pinipigilan ng ganitong paraan ng pamamahala ng mga koleksyon ang nasayang na produktibo.
Mga aplikasyon ng cash
Ang mga cash application ay direktang humakbang sa AR cycle nakakaapekto sa iyong cash flow. Ito ay maaaring maging hadlang sa mga epektibong proseso ng AR nang walang wastong pamamahala. Kapag natanggap ang pera, wala itong halaga sa iyong accounting system hanggang sa mailapat ito sa isang invoice. Kapag nadeposito at nagamit na ang cash, binabawasan nito ang iyong mga natatanggap na account at pinapataas ang iyong cash account.
Ang mga cash application ay mas mahusay ding pinamamahalaan gamit ang accounts receivable software. Mabilis na tinutulungan ka ng isang sopistikadong system na i-highlight ang mga error. Binibigyang-daan ka rin ng AR software na maglagay ng mga kontrol sa accounting upang matiyak na ang mga cash application ay sumusunod sa mga panuntunan sa accounting.
Karanasan sa customer
Ang karanasan ng customer ay kadalasang hindi napapansing hadlang sa proseso ng AR. Ang isang customer ay may karanasan sa bawat hakbang ng proseso ng AR, mula sa order hanggang sa huling kumpirmasyon ng isang bayad na invoice. Ang isang pangunahing hadlang ay kung paano natatanggap at binabayaran ng mga customer ang kanilang mga invoice. Bigyan ang mga customer ng maginhawang paraan upang tingnan at bayaran ang kanilang mga invoice, gaya ng online na access o wire transfer.
Ang accounts receivable software ay may built-in na mga tool sa pagbabayad na nagbibigay-daan sa iyong mga customer na bayaran ang iyong mga invoice kapag natingnan na nila ang mga ito. Kung wala ang mga kaginhawaan na ito, kailangang maghintay ang isang customer para sa isang AR clerk na tumawag sa kanila pabalik upang kumuha ng bayad; pinapahaba nito ang cycle ng AR at iniiwan ang isang invoice na bukas nang mas matagal kaysa sa nararapat.
Maling pamamahala sa utang
Ang pamamahala sa masamang utang, na kilala rin bilang "allowance para sa mga nagdududa na account," ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala sa proseso ng AR na nagpapagaan sa panganib ng mga hindi nakolektang invoice. Ang isang epektibong proseso ay kinabibilangan ng mga AR manager na lubusan at madalas na nagsusuri ng mga ulat sa pagtanda ng AR upang matukoy ang mga trend ng pagbabayad. Ang proseso ng pagsusuri sa kredito ay isa ring mahalagang bahagi ng pamamahala ng masamang utang.
Dapat kang gumawa ng pagsusuri sa kredito sa lahat ng bago at umiiral nang mga customer at i-verify ang kanilang kakayahang magbayad. Tinutulungan ka rin ng pagsusuri ng credit na matukoy kung gaano karaming credit ang iaalok sa isang customer. Ang pamamahala sa masamang utang ay kinokontrol din sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga limitasyon sa kredito at mga pag-hold ng kredito sa mga account ng customer. Maaaring makita ng mga customer na hindi nagbabayad nang nasa oras ang kanilang pribilehiyo sa pagbili na nasuspinde hanggang sa magbayad sila. Maaaring i-automate ng AR software ang mga kontrol na ito.
Staffing
Ang proseso ng pamamahala ng mga account na maaaring tanggapin ay hindi maganda kung ang mga manlalaro na nagsasagawa nito ay hindi kwalipikado at kulang sa mga kasanayan upang pamahalaan ang departamento ng AR. Ang iyong mga accounting clerk ay dapat magkaroon ng espesyal na karanasan sa accounting upang pamahalaan ang mga bahagi ng AR cycle.
Ang mga tungkulin sa koleksyon ay nangangailangan ng mga kasanayan tulad ng serbisyo sa customer, negosasyon, pagiging maparaan, at pamamahala ng account. Ang mga aplikasyon ng pera ay nangangailangan ng pangunahing kaalaman sa accounting, pansin sa detalye, at follow-through na kasanayan. AR pagsusuri sa datos nangangailangan ng mga kasanayan sa pag-audit, analitikal, at teknikal.
Balutin
Ang isang mahusay na AR team ay magkakaugnay sa mga miyembro ng team na nag-aambag ng iba't ibang espesyal na kasanayan. Bagama't mahalaga ang mga kasanayan, tinutulungan ka ng mga tool ng AR automation na makuha ang pinakamahusay na produktibidad at mas mabilis na makikilala ang anumang isyu.
Ang software na natatanggap ng mga account ay nagpapataas ng produktibidad at nagbibigay ng oras sa iyong kawani ng AR na tumuon sa mga bagay na makakaapekto sa pagbabawas ng mga balanse sa AR at pumipigil sa isang backlog ng mga order ng customer at hindi nabayarang mga invoice, na maaaring maging mahalaga para sa isang negosyo na manatiling kagalang-galang.