คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติสำหรับงานธุรการที่ซ้ำซากจำเจ

เบื่อไหมที่ต้องเห็นทีมของคุณจมอยู่กับกองเอกสารทุกวัน?

Back-office ของสายการผลิต งานธุรการที่ซ้ำซากจำเจเป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ แต่การที่พนักงานต้องทำงานเดิมๆ ซ้ำๆ ทุกวันนั้น ทำให้บริษัทของคุณเสียเวลา เงิน และกำลังใจ สิ่งที่ดีที่สุดคือ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับงานธุรการที่ซ้ำซากจำเจนั้นง่ายกว่าที่คุณคิด และจะช่วย:

• ประหยัดเวลาทำงานด้านธุรการได้หลายชั่วโมงทุกสัปดาห์
• ลดค่าใช้จ่ายจากข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์
• มอบข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ให้แก่ผู้บริหารในทุกแผนก

และคุณไม่จำเป็นต้องเป็นอัจฉริยะด้านเทคโนโลยีก็สามารถเริ่มต้นได้

โดดกันเลย…

นี่คือสิ่งที่อยู่ข้างใน:

1. งานธุรการที่ซ้ำซากจำเจคืออะไร?
2. เหตุใดระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญอย่างมากในขณะนี้
3. งานสนับสนุนสำนักงานที่ดีที่สุดที่ควรนำระบบอัตโนมัติมาใช้ก่อนเป็นอันดับแรก
4. วิธีเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ (ทีละขั้นตอน)
5. ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

งานธุรการที่ซ้ำซากจำเจคืออะไร?

งานเบื้องหลังคืองานประจำที่ต้องใช้แรงงานคนและงานธุรการจำนวนมาก ซึ่งดำเนินการอยู่เบื้องหลังเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

ลองนึกถึงสิ่งที่ไม่มีใครอยากทำดูสิ:

• การป้อนข้อมูล
• การประมวลผลใบแจ้งหนี้
• การจ่ายเงินเดือนดำเนินการ
• การรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การกระทบยอดสเปรดชีต

สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ช่วยเพิ่มรายได้ให้คุณ แต่กลับใช้เวลาของพนักงานของคุณไปอย่างมหาศาล ที่แย่ที่สุดคือ สิ่งเหล่านี้จำเป็น หากทำสิ่งเหล่านี้ได้ไม่ดี ทุกอย่างก็จะทำงานไม่ราบรื่น ฟังดูคุ้นๆ ไหม? นั่นแหละคือสิ่งที่เจ้าของธุรกิจมักตกอยู่ในวังวนนี้

นี่คือนักเตะ:

จากการวิจัยพบว่า พนักงานเสียเวลา 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับงานธุรการที่ไม่มีคุณค่า นั่นเท่ากับเสียเวลาทำงานเกือบสองวันต่อสัปดาห์ไปกับสิ่งที่คอมพิวเตอร์สามารถทำได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญอย่างมากในขณะนี้

นี่คือเหตุผลว่าทำไมธุรกิจจำนวนมากจึงหันมาใช้ระบบอัตโนมัติกันมากขึ้น

หากงานฝ่ายสนับสนุนของคุณใช้แรงงานคนเป็นหลัก ข้อมูลของคุณก็จะล้าสมัยอยู่เสมอ วันจันทร์มีคนป้อนตัวเลขลงในสเปรดชีต วันพุธมีคนอื่นป้อนลงในระบบบัญชี พอถึงวันศุกร์ก็ไม่มีใครรู้ว่าตัวเลขที่แท้จริงคืออะไร

นั่นเป็นปัญหาใหญ่เลยทีเดียว

ระบบอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการผสานรวมระบบทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกัน ทุกการขาย ทุกใบแจ้งหนี้ ทุกการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ คุณจะได้รับข้อมูลทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ทั่วทั้งการดำเนินงานของคุณ

ระบบ ERP บนคลาวด์ เช่น Oracle NetSuite สิงคโปร์ ทำอย่างนั้นแหละ พวกเขารวมข้อมูลจากทุกส่วนของธุรกิจไว้บนแดชบอร์ดเดียว ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องรอให้ใครส่งรายงานมาให้

มาดูสถิติกัน 60% ของบริษัทต่างๆ ใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงานประจำวัน หากคุณไม่ใช่หนึ่งในนั้น คุณก็ล้าหลังไปแล้ว

น่ากลัวใช่ไหมล่ะ?

งานสนับสนุนสำนักงานที่ดีที่สุดที่ควรนำระบบอัตโนมัติมาใช้ก่อนเป็นอันดับแรก

ไม่ใช่ทุกงานจะมีคุณค่าเท่ากัน บางงานเหมาะสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ บางงานยังไม่เหมาะ...ในตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มต้นด้วยงานที่มีศักยภาพสูงสุดในขณะนี้

การป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญอันดับ 1 ที่คุณควรใช้ระบบอัตโนมัติ มันน่าเบื่อ จำเจ และมีโอกาสผิดพลาดสูง ปัจจุบันมีเครื่องมือที่สามารถดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์ม อีเมล และนำเข้าสู่แอปพลิเคชันของคุณโดยอัตโนมัติได้แล้ว

การประมวลผลใบแจ้งหนี้และบัญชีเจ้าหนี้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นอีกด้านหนึ่งที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ซอฟต์แวร์สามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ ส่งต่อไปยังขั้นตอนอนุมัติ และเริ่มต้นการชำระเงิน งานที่เคยใช้เวลาหลายวัน ตอนนี้สามารถทำเสร็จได้ภายในไม่กี่นาที

บัญชีเงินเดือน

ระบบเงินเดือนก็เป็นอีกระบบหนึ่งที่อยู่คู่กับกาลเวลาเสมอ เมื่อคุณสร้างกฎการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติแล้ว คุณก็ไม่ต้องคำนวณชั่วโมงทำงาน ภาษี หรือสวัสดิการอีกต่อไป เพียงแค่ตรวจสอบ อนุมัติ และกลับไปใช้ชีวิตของคุณได้เลย

การรายงาน

การสร้างรายงานคือจุดที่ระบบอัตโนมัติแสดงประสิทธิภาพอย่างน่าอัศจรรย์ แทนที่ทีมของคุณจะต้องรวบรวมข้อมูลจากเครื่องมือต่างๆ มากมาย ทุกอย่างจะไหลเข้าสู่แดชบอร์ดเดียวโดยอัตโนมัติ บอกลาการเสียเวลาช่วงดึกวันศุกร์ไปกับการสร้างรายงานซ้ำซากได้เลย

วิธีเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ (ทีละขั้นตอน)

คุณพร้อมที่จะทำมันให้ถูกต้องเสียทีหรือยัง? ถ้าพร้อมแล้วก็อ่านต่อด้านล่างเลย

การทำแบบนี้จะให้ผลลัพธ์ที่ดีและไม่เปลืองเงิน

ขั้นตอนที่ 1: จัดทำเอกสารกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณ

บันทึกรายละเอียดว่าแต่ละงานดำเนินการอย่างไรในปัจจุบัน จะช่วยให้เห็นว่าจุดไหนเป็นอุปสรรคและปัญหาคอขวด คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่รู้ได้

ขั้นตอนที่ 2: เลือกงานหนึ่งอย่างเพื่อเริ่มต้น

อย่าทำการอัตโนมัติทุกอย่างพร้อมกัน เลือกงานที่น่าหงุดหงิดที่สุดและซ้ำซากที่สุดในธุรกิจของคุณ แล้วทำการอัตโนมัติงานนั้นก่อน ฉลองความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ จากนั้นค่อยทำการอัตโนมัติงานอื่นต่อไป

ขั้นตอนที่ 3: เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

มีเครื่องมืออัตโนมัติให้เลือกใช้มากมาย ตัวเลือกที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้น ได้แก่:

• Zapier สำหรับเชื่อมต่อแอปพลิเคชันง่ายๆ
• Make (เดิมชื่อ Integromat) สำหรับกระบวนการไหลที่ซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย
• แพลตฟอร์ม ERP ที่เหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบทั่วทั้งองค์กร

เลือกเครื่องมือที่มีขนาดเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียง 5 คน อย่างไรก็ตาม บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วจะใช้งานเครื่องมือขนาดเล็กเหล่านั้นได้ไม่นาน

ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบกับล็อตเล็กๆ

อย่านำระบบอัตโนมัติมาใช้กับทีมทั้งหมดตั้งแต่วันแรก ตรวจสอบความถูกต้องด้วยงานกลุ่มเล็กๆ ก่อน แก้ไขข้อผิดพลาด ปรับแต่งกฎ และขยายขนาดก็ต่อเมื่อระบบทำงานได้อย่างราบรื่นแล้วเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 5: ฝึกอบรมทีมของคุณ

ระบบอัตโนมัติไม่ใช่ทางออกเดียวที่จะแก้ปัญหาได้ทุกอย่าง คุณยังคงต้องฝึกอบรมพนักงานของคุณให้รู้วิธีใช้งาน ตรวจสอบ และแก้ไขเมื่อระบบทำงานผิดพลาด ใช้เวลาในการฝึกอบรมพวกเขา แล้วผลตอบแทนจะตามมา

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

แม้จะมีกลยุทธ์การทำงานอัตโนมัติที่ดีที่สุดแล้ว ก็ยังอาจเกิดความผิดพลาดได้ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยง

การนำกระบวนการที่หยุดชะงักมาใช้โดยอัตโนมัติ: หากกระบวนการของคุณมีปัญหา การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติจะยิ่งทำให้กระบวนการที่มีปัญหานั้นทำงานเร็วขึ้นเท่านั้น ควรซ่อมแซมกระบวนการนั้นก่อน แล้วค่อยทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การพยายามทำหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไป: ค่อยๆ ทำทีละเล็กทีละน้อย การเปิดตัวครั้งใหญ่ในคราวเดียวมักไม่ได้ผล และสุดท้ายก็จะต้องล้มเลิกทั้งหมด

การละเลยปัจจัยด้านมนุษย์: พนักงานอาจรู้สึกถูกคุกคามจากระบบอัตโนมัติ จึงควรกำหนดความคาดหวังให้ชัดเจนว่าระบบอัตโนมัติจะทำอะไรได้บ้างและทำอะไรไม่ได้บ้าง คุณกำลังพยายามเปิดโอกาสให้พวกเขาได้ทำงานในระดับที่สูงขึ้น ไม่ใช่แย่งงานของพวกเขาไป

การฝึกอบรม: ไม่มีใครรู้ว่าระบบนี้ทำงานอย่างไร และคุณก็ได้สร้างที่กั้นประตูราคาแพงขึ้นมาโดยไม่ได้ตั้งใจ

นำมันทั้งหมดเข้าด้วยกัน

การกำจัดงานซ้ำซากในส่วนงานสนับสนุนสำนักงานผ่าน อัตโนมัติ ไม่ใช่สิ่งฟุ่มเฟือยอีกต่อไปแล้ว นี่คือวิธีการที่บริษัทที่มีวิสัยทัศน์ก้าวไกลประสบความสำเร็จในปัจจุบัน ดังนั้น มาทบทวนกันอย่างรวดเร็ว:

• ขั้นแรก ให้จัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณก่อน
• เลือกงาน 1 งานเพื่อทำการอัตโนมัติก่อนที่จะไปยังงานถัดไป
• เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจของคุณ
• ทดสอบกับสินค้าล็อตเล็กก่อนนำไปใช้งานจริง
• ฝึกอบรมทีมงานของคุณและติดตามผลลัพธ์

หากทำอย่างถูกวิธี คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาดที่เสียค่าใช้จ่ายสูง และได้รับผลกำไรมากขึ้นอย่างมาก ธุรกิจ มองเห็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลครบถ้วน

ส่วนที่ดีที่สุดคือ คุณสามารถเริ่มทำตามแผนนี้ได้ในสัปดาห์นี้โดยไม่ต้องลงทุนมหาศาล เพียงแค่เลือกงานหนึ่งอย่าง เครื่องมือหนึ่งอย่าง และความสำเร็จเล็กๆ หนึ่งอย่าง ที่เหลือก็จะตามมาเอง!