Аз тамошои он ки дастаи шумо ҳар рӯз дар коғаз ғарқ мешавад, хаста шудед?
Бэк-офис Амалиётҳо сутуни асосии ҳар як тиҷорат мебошанд. Аммо иҷрои вазифаҳои такроршавандаи кормандон рӯз ба рӯз вақт, пул ва рӯҳияи ширкати шуморо аз даст медиҳад. Қисми беҳтарини он ин аст, ки автоматикунонии вазифаҳои такроршавандаи офис аз он ки шумо фикр мекунед, соддатар аст ва он:
- Ҳар ҳафта соатҳои вақти администраторро озод кунед
- Хатогиҳои гаронбаҳои дастиро кам кунед
- Ба роҳбарон имкони намоёнии тиҷоратро дар ҳар як шӯъба дар вақти воқеӣ фароҳам оваред
Ва барои оғоз кардан ба шумо лозим нест, ки як гениали техникӣ бошед.
Биёед ҷаҳем ...
Ин аст он чизе ки дар дохил аст:
- Вазифаҳои такрории Back-Office чистанд?
- Чаро автоматикунонӣ айни замон як масъалаи муҳим аст
- Беҳтарин вазифаҳои Back-Office барои автоматикунонӣ аввал
- Чӣ тавр автоматикунониро оғоз кардан мумкин аст (қадам ба қадам)
- Хатогиҳои умумӣ барои пешгирӣ кардан
Вазифаҳои такрории Back-Office чистанд?
Вазифаҳои офиси пуштибонӣ вазифаҳои муқаррарии дастӣ мебошанд, ки дар паси парда барои нигоҳ доштани бефосилаи тиҷорати шумо анҷом дода мешаванд.
Дар бораи корҳое фикр кунед, ки ҳеҷ кас намехоҳад анҷом диҳад:
- Вуруди маълумот
- Коркарди ҳисобнома-фактура
- Пардохтҳои музди меҳнат
- Ҳисобот оид ба мутобиқат
- Мутобиқсозии ҷадвалҳои электронӣ
Онҳо ба шумо дар афзоиши даромади шумо кӯмак намекунанд, аммо бешубҳа вақти зиёди кормандони шуморо мегиранд. Бадтарин чиз? Онҳо заруранд. Бе кори хуби онҳо, ҳеҷ чизи дигар дуруст кор намекунад. Ба назаратон ошно менамояд? Ин чизест, ки соҳибони тиҷорат худро дар ин ҳолат мекашанд.
Ин аст кикер:
Тибқи таҳқиқот, кормандон ҳафтае 15 соат вақташонро барои корҳои маъмурии камарзиш сарф мекунанд. Ин қариб ду рӯзи корӣ дар як ҳафта барои анҷом додани коре аст, ки компютер метавонад ба осонӣ анҷом диҳад.
Чаро автоматикунонӣ айни замон як масъалаи муҳим аст
Ана барои чӣ ин қадар тиҷоратҳо ба қатораи автоматизатсия ҷаҳида истодаанд.
Агар дафтари қафои шумо бо меҳнати дастӣ кор кунад, маълумоти шумо ҳамеша кӯҳна хоҳад буд. Касе рақамҳоро рӯзи душанбе ба ҷадвали электронӣ ворид мекунад, каси дигар онро рӯзи чоршанбе ба системаи баҳисобгирӣ ворид мекунад. То рӯзи ҷумъа касе намедонад, ки рақамҳои воқеӣ чанданд.
Ин як мушкили бузург аст.
Автоматизатсия ин масъаларо тавассути муттаҳид кардани ҳамаи системаҳои шумо ҳал мекунад. Ҳар як фурӯш, ҳар як ҳисобнома-фактура, ҳар як ҳаракати саҳмияҳо ба таври худкор дар вақти воқеӣ навсозӣ мешавад. Шумо дар тамоми фаъолияти худ дар вақти воқеӣ намоёнии тиҷоратро ба даст меоред.
Системаҳои ERP-и абрӣ, ба монанди Oracle netsuite Сингапур маҳз ҳамин тавр кунед. Онҳо маълумотро аз ҳама соҳаҳои тиҷорати шумо дар як панели идоракунӣ мутамарказ мекунанд. Ин ба роҳбарон имкон медиҳад, ки қарорҳои зудтар ва беҳтар қабул кунанд. Онҳо маҷбур нестанд, ки интизори фиристодани гузориш аз касе бошанд.
Биёед ба омор назар андозем. 60% ширкатҳо дар равандҳои ҳаррӯзаи худ аз автоматизатсия истифода мебаранд. Агар шумо яке аз онҳо набошед, шумо аллакай аз қафо мондаед.
Хеле даҳшатнок, дуруст аст?
Беҳтарин вазифаҳои Back-Office барои автоматикунонӣ аввал
На ҳар як вазифа яксон сохта шудааст. Баъзеҳо барои автоматизатсия пухта шудаанд. Баъзеҳо ҳанӯз не. Калиди он аст, ки аз онҳое, ки айни замон фишанги баландтарин доранд, оғоз кунед.
Дохилшавӣ маълумот
Вуруди маълумот корест, ки шумо бояд автоматӣ кунед. Ин дилгиркунанда, дилгиркунанда ва хатогиҳо дорад. Имрӯз абзорҳое мавҷуданд, ки метавонанд маълумотро аз ҳисобнома-фактураҳо, шаклҳо, почтаи электронӣ истихроҷ кунанд ва онро ба таври худкор ба барномаҳои худ ворид кунанд.
Коркарди ҳисобнома-фактура ва қарзҳои кредиторӣ
Коркарди ҳисобнома-фактураҳо як соҳаи дигари барои автоматикунонӣ мувофиқ аст. Нармафзор метавонад ҳисобнома-фактураҳоро барои фармоишҳои харид мувофиқ кунад, онҳоро барои тасдиқ равона кунад ва пардохтҳоро оғоз кунад. Вазифаҳое, ки қаблан рӯзҳоро дар бар мегирифтанд, ҳоло метавонанд дар тӯли чанд дақиқа анҷом дода шаванд.
ведомости пулсӯпорӣ
Музди меҳнат як низоми дигари безавол аст. Пас аз он ки шумо қоидаҳои автоматии музди меҳнатро эҷод кардед, дигар ҳеҷ гоҳ лозим нест, ки соатҳои корӣ, андозҳо ё имтиёзҳоро ҳисоб кунед. Танҳо аз назар гузаронед, тасдиқ кунед ва ба зиндагии худ баргардед.
ҳисоботдиҳӣ
Гузоришдиҳӣ ҷоест, ки автоматикунонӣ воқеан ҷодугарӣ мешавад. Ба ҷои он ки дастаи шумо маълумотро аз абзорҳои 5x ҷамъ кунад, ҳама чиз ба таври худкор ба як панели ягона ворид мешавад. Бо гузаронидани шабҳои ҷумъа барои таҳияи гузоришҳои такрорӣ хайрухуш кунед.
Чӣ тавр автоматикунониро оғоз кардан мумкин аст (қадам ба қадам)
Оё шумо омодаед, ки ниҳоят ин корро дуруст анҷом диҳед? Агар ҳа, пас дар зер бихонед.
Агар шумо ин корро ин тавр анҷом диҳед, натиҷа ба даст меоред ва пулатонро беҳуда сарф намекунед.
Қадами 1: Равандҳои ҷории худро ҳуҷҷатгузорӣ кунед
Чӣ тавр имрӯз ҳар як вазифа иҷро мешавад, онро дақиқ қайд кунед. Он нишон медиҳад, ки дар куҷо ақибмонӣ ва монеаҳо мавҷуданд. Шумо наметавонед чизеро, ки намедонед, беҳтар кунед.
Қадами 2: Як вазифаро барои оғоз интихоб кунед
Ҳама чизро якбора автоматӣ накунед. Вазифаи аз ҳама дилгиркунанда ва аз ҳама бештар такроршавандаеро, ки тиҷорати шумо талаб мекунад, интихоб кунед ва ОН вазифаро автоматӣ кунед. Ғалабаҳои хурдро ҷашн гиред. Сипас вазифаи дигарро автоматӣ кунед.
Қадами 3: Асбоби дурустро интихоб кунед
Воситаҳои зиёди автоматикунонӣ мавҷуданд. Баъзе аз интихоби босифат барои шурӯъкунандагон инҳоянд:
- Zapier барои пайваст кардани барномаҳои оддӣ
- Барои ҷараёнҳои каме мураккабтар (қаблан Integromat) созед
- Платформаи муносиби ERP барои автоматикунонии пурраи тиҷорат
Асбоберо интихоб кунед, ки андозаи мувофиқ барои шумо бошад. Барои тиҷорати 5 нафарӣ ба шумо нармафзори корпоративӣ лозим нест. Аммо, як ширкати босуръат рушдёбанда зуд аз асбобҳои хурд зиёдтар мешавад.
Қадами 4: Санҷиш бо як гурӯҳи хурд
Аз рӯзи аввал автоматикунониро ба тамоми дастаи худ татбиқ накунед. Аввал онро бо як қисми кор тасдиқ кунед. Танҳо пас аз он ки он беайб кор кунад, ислоҳ кунед, қоидаҳоро танзим кунед ва миқёсро тағйир диҳед.
Қадами 5: Дастаи худро омӯзонед
Автоматизатсия як чизи хуб нест. Шумо бояд ба кормандони худ тарзи истифодаи онро омӯзонед, онро назорат кунед ва дар сурати нокомӣ онро ислоҳ кунед. Барои омӯзонидани онҳо вақт ҷудо кунед ва мукофотҳо хоҳанд омад.
Хатогиҳои умумӣ барои пешгирӣ кардан
Ҳатто бо беҳтарин стратегияи автоматикунонӣ корҳо метавонанд хато раванд. Дар ин ҷо хатогиҳои асосӣ барои пешгирӣ оварда шудаанд.
Автоматикунонии равандҳои вайроншуда: Агар шумо раванди вайроншуда дошта бошед, автоматикунонии он танҳо имкон медиҳад, ки раванди вайроншуда тезтар кор кунад. Равандро таъмир кунед ва сипас онро автоматикунонӣ кунед.
Кӯшиши якбора аз ҳад зиёд кор кардан: Қисмҳои хурдро газед. Чоп кардани зарфҳои калон қариб ҳеҷ гоҳ кор намекунад ва шумо тамоми онро аз байн мебаред.
Нодида гирифтани унсури инсонӣ: Кормандон метавонанд аз автоматизатсияи системаҳо таҳдид эҳсос кунанд. Дар бораи он ки он чӣ кор мекунад ва чӣ кор намекунад, интизориҳо гузоред. Шумо кӯшиш мекунед, ки онҳоро барои кори сатҳи баландтар озод кунед, на аз корашон маҳрум кунед.
Омӯзиш: Ҳеҷ каси дигар намедонад, ки система чӣ гуна кор мекунад ва шумо танҳо як дарвозаи гаронбаҳо сохтаед.
Ҳама чизро якҷоя кардан
Бартараф кардани вазифаҳои такроршавандаи backoffice тавассути автоматикунонӣ дигар як чизи боҳашамат нест. Ин аст, ки чӣ гуна ширкатҳои пешрафта имрӯзҳо шукуфон мешаванд. Пас, биёед зуд баррасӣ кунем:
- Аввал равандҳои ҷории худро ҳуҷҷатгузорӣ кунед
- Пеш аз гузаштан ба вазифаи навбатӣ, 1x вазифаро барои автоматикунонӣ интихоб кунед
- Барои миқёси тиҷорати худ воситаи дурустро интихоб кунед
- Пеш аз паҳн кардан, бо як партияи хурд озмоиш кунед
- Дастаи худро омӯзонед ва натиҷаҳоро назорат кунед
Агар дуруст анҷом дода шавад, шумо метавонед ҳосилнокиро ба таври назаррас афзоиш диҳед, хатогиҳои гаронбаҳоро кам кунед ва фоида ба даст оред бизнес намоёнӣ дар вақти воқеӣ, то шумо тавонед қарорҳои огоҳона қабул кунед.
Қисми беҳтаринаш ин аст, ки шумо метавонед ин НАҚШАРО ин ҳафта бе сармоягузории КАЛОН оғоз кунед. Танҳо ЯК вазифаро интихоб кунед. Як абзор. Як пирӯзии хурд. Боқимондааш рӯй хоҳад дод!