మీ బృందం ప్రతిరోజూ కాగితపు పనుల్లో మునిగిపోవడాన్ని చూసి విసిగిపోయారా?
బ్యాక్ ఆఫీస్ కార్యకలాపాలు ఉద్యోగులు ప్రతి వ్యాపారానికి వెన్నెముక వంటివారు. కానీ, ఉద్యోగులు రోజూ ఒకే రకమైన పనులను చేయడం వల్ల మీ కంపెనీ సమయం, డబ్బు మరియు స్ఫూర్తి వృధా అవుతాయి. ఇందులో గొప్ప విషయం ఏమిటంటే, పునరావృతమయ్యే బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులను ఆటోమేట్ చేయడం మీరు అనుకున్నదానికంటే చాలా సులభం మరియు దానివల్ల:
- ప్రతి వారం పరిపాలన సమయాన్ని గంటల కొద్దీ ఆదా చేసుకోండి
- ఖరీదైన మానవ తప్పిదాలను తగ్గించండి
- ప్రతి విభాగంలో నాయకత్వానికి నిజ-సమయ వ్యాపార దృశ్యమానతను అందించండి
మరియు ప్రారంభించడానికి మీరు టెక్నాలజీలో మేధావి కానవసరం లేదు.
మనం మొదలుపెడదాం…
లోపల ఏముందో ఇక్కడ ఉంది:
- పునరావృతమయ్యే బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులు అంటే ఏమిటి?
- ప్రస్తుతం ఆటోమేషన్ ఎందుకు ఇంత ముఖ్యమైనది
- మొదట ఆటోమేట్ చేయడానికి ఉత్తమమైన బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులు
- ఆటోమేషన్ను ఎలా ప్రారంభించాలి (దశలవారీగా)
- నివారించడానికి సాధారణ తప్పులు
పునరావృతమయ్యే బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులు అంటే ఏమిటి?
బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులు అనేవి మీ వ్యాపారం సజావుగా సాగేలా చేయడానికి తెర వెనుక చేసే, నియమితమైన, చేతితో చేసే, పరిపాలన-ఆధారిత పనులు.
ఎవరూ చేయాలనుకోని పనుల గురించి ఆలోచించండి:
- సమాచారం పొందుపరచు
- ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్
- పేరోల్ రన్లు
- వర్తింపు నివేదన
- స్ప్రెడ్షీట్లను సరిపోల్చడం
అవి మీ ఆదాయాన్ని పెంచడంలో సహాయపడవు, కానీ అవి ఖచ్చితంగా మీ ఉద్యోగుల సమయాన్ని విపరీతంగా తినేస్తాయి. అన్నింటికన్నా దారుణమైన విషయం ఏమిటంటే? అవి చాలా అవసరం. వాటిని సరిగ్గా చేయకపోతే, మరేదీ సక్రమంగా పనిచేయదు. ఇది మీకు తెలిసిన విషయమేనా? వ్యాపార యజమానులు తమను తాము ఇలాంటి పరిస్థితిలోనే ఇరుక్కుంటారు.
ఇక్కడ కిక్కర్ ఉంది:
పరిశోధన ప్రకారం, ఉద్యోగులు తక్కువ విలువ గల పరిపాలనా పనుల మీద వారానికి 15 గంటలు వృధా చేస్తున్నారు. అంటే, కంప్యూటర్ సులభంగా చేయగలిగే పని కోసం వారానికి దాదాపు రెండు పనిదినాలు వృధా అవుతున్నాయి.
ప్రస్తుతం ఆటోమేషన్ ఎందుకు ఇంత ముఖ్యమైనది
అనేక వ్యాపారాలు ఆటోమేషన్ వైపు ఎందుకు మళ్లుతున్నాయో ఇక్కడ చూడండి.
మీ బ్యాక్ ఆఫీస్ మానవ శ్రమతో నడుస్తుంటే, మీ సమాచారం ఎల్లప్పుడూ పాతబడిపోతుంది. సోమవారం ఒకరు స్ప్రెడ్షీట్లో అంకెలను నమోదు చేస్తే, బుధవారం మరొకరు దానిని అకౌంటింగ్ సిస్టమ్లో నమోదు చేస్తారు. శుక్రవారం వచ్చేసరికి అసలు సంఖ్యలు ఏమిటో ఎవరికీ తెలియదు.
అది చాలా పెద్ద సమస్య.
ఆటోమేషన్ మీ అన్ని సిస్టమ్లను ఏకీకృతం చేయడం ద్వారా దీనిని పరిష్కరిస్తుంది. ప్రతి అమ్మకం, ప్రతి ఇన్వాయిస్, స్టాక్ యొక్క ప్రతి కదలిక నిజ సమయంలో స్వయంచాలకంగా అప్డేట్ అవుతుంది. మీ మొత్తం కార్యకలాపాలపై మీకు నిజ-సమయ వ్యాపార పర్యవేక్షణ లభిస్తుంది.
క్లౌడ్ ERP వ్యవస్థలు వంటివి ఒరాకిల్ నెట్సూట్ సింగపూర్ అవి సరిగ్గా అదే చేస్తాయి. అవి మీ వ్యాపారంలోని అన్ని విభాగాల సమాచారాన్ని ఒకే డాష్బోర్డ్పై కేంద్రీకరిస్తాయి. దానివల్ల నాయకులు వేగంగా, మెరుగైన నిర్ణయాలు తీసుకోగలుగుతారు. వారు ఎవరైనా నివేదిక పంపే వరకు వేచి ఉండాల్సిన అవసరం లేదు.
గణాంకాలను పరిశీలిద్దాం. 60% కంపెనీలు తమ రోజువారీ కార్యకలాపాలలో ఆటోమేషన్ను ఉపయోగిస్తున్నాయి. మీరు వాటిలో ఒకటి కాకపోతే, మీరు ఇప్పటికే వెనుకబడి ఉన్నట్లే.
చాలా భయంగా ఉంది, కదూ?
మొదట ఆటోమేట్ చేయడానికి ఉత్తమమైన బ్యాక్-ఆఫీస్ పనులు
ప్రతీ పనీ ఒకేలా ఉండదు. కొన్ని ఆటోమేషన్కు అనువుగా ఉంటాయి. కొన్ని ఇంకా సిద్ధంగా లేవు. ప్రస్తుతం అత్యధిక ప్రయోజనం ఉన్న పనులతో మొదలుపెట్టడమే ఇక్కడ కీలకం.
సమాచారం పొందుపరచు
మీరు ఆటోమేట్ చేయవలసిన అన్నిటికన్నా ముఖ్యమైన విషయం డేటా ఎంట్రీ. ఇది శ్రమతో కూడుకున్నది, విసుగు పుట్టించేది మరియు పొరపాట్లు జరిగే అవకాశం ఎక్కువగా ఉంటుంది. ఈ రోజుల్లో, ఇన్వాయిస్లు, ఫారమ్లు, ఈమెయిల్ల నుండి డేటాను సేకరించి, దాన్ని నేరుగా మీ అప్లికేషన్లలోకి ఆటోమేటిక్గా చేర్చగల సాధనాలు అందుబాటులో ఉన్నాయి.
ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్ & చెల్లించాల్సిన ఖాతాలు
ఆటోమేషన్కు అనువైన మరో రంగం ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్. సాఫ్ట్వేర్ ఇన్వాయిస్లను పర్చేస్ ఆర్డర్లతో సరిపోల్చగలదు, వాటిని ఆమోదం కోసం పంపగలదు మరియు చెల్లింపులను ప్రారంభించగలదు. ఒకప్పుడు రోజులు పట్టే పనులు ఇప్పుడు నిమిషాల్లో పూర్తి చేయవచ్చు.
పేరోల్
పేరోల్ అనేది మరొక శాశ్వతమైన అంశం. మీరు ఒకసారి ఆటోమేటెడ్ పేరోల్ నియమాలను సృష్టించుకున్న తర్వాత, మీరు మళ్లీ గంటలు, పన్నులు లేదా ప్రయోజనాలను లెక్కించాల్సిన అవసరం ఉండదు. కేవలం సమీక్షించండి, ఆమోదించండి మరియు మీ దైనందిన జీవితాన్ని గడపండి.
నివేదించడం
రిపోర్టింగ్ విషయంలోనే ఆటోమేషన్ నిజంగా అద్భుతంగా మారుతుంది. మీ బృందం వివిధ టూల్స్ నుండి డేటాను సేకరించి కూర్చే బదులు, అంతా దానంతట అదే ఒకే డాష్బోర్డ్లోకి వచ్చి చేరుతుంది. పునరావృతమయ్యే రిపోర్టులను రూపొందించడానికి శుక్రవారం రాత్రుళ్లు ఆలస్యంగా గడపడానికి వీడ్కోలు చెప్పండి.
ఆటోమేషన్ను ఎలా ప్రారంభించాలి (దశలవారీగా)
మీరు చివరకు సరైన పద్ధతిలో చేయడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారా? అయితే కింద చదవండి.
ఈ విధంగా చేయడం వల్ల మీకు ఫలితాలు లభిస్తాయి, పైగా మీ డబ్బు వృధా కాదు.
దశ 1: మీ ప్రస్తుత ప్రక్రియలను నమోదు చేయండి
ఈ రోజు ప్రతి పనిని ఎలా నిర్వహిస్తున్నారో ఖచ్చితంగా నమోదు చేయండి. దానివల్ల జాప్యాలు, అడ్డంకులు ఎక్కడ ఉన్నాయో తెలుస్తుంది. మీకు తెలియని దానిని మీరు మెరుగుపరచలేరు.
దశ 2: ప్రారంభించడానికి ఒక పనిని ఎంచుకోండి
అన్నింటినీ ఒకేసారి ఆటోమేట్ చేయవద్దు. మీ వ్యాపారానికి అవసరమైన, అత్యంత విసుగు పుట్టించే, అత్యంత పునరావృతమయ్యే పనిని ఎంచుకుని, ఆ పనిని ఆటోమేట్ చేయండి. చిన్న చిన్న విజయాలను జరుపుకోండి. ఆ తర్వాత మరో పనిని ఆటోమేట్ చేయండి.
దశ 3: సరైన సాధనాన్ని ఎంచుకోండి
అనేక ఆటోమేషన్ సాధనాలు అందుబాటులో ఉన్నాయి. ప్రారంభకులకు కొన్ని నాణ్యమైన ఎంపికలు:
- సాధారణ యాప్లను కనెక్ట్ చేయడానికి జాపియర్
- కొంచెం ఎక్కువ సంక్లిష్టమైన ప్రవాహాల కోసం Make (గతంలో Integromat)
- పూర్తి వ్యాపార-వ్యాప్త ఆటోమేషన్ కోసం ఒక సరైన ERP ప్లాట్ఫారమ్
మీకు సరైన పరిమాణంలో ఉండే సాధనాన్ని ఎంచుకోండి. ఐదుగురు ఉద్యోగులున్న వ్యాపారానికి ఎంటర్ప్రైజ్ సాఫ్ట్వేర్ అవసరం లేదు. అయితే, వేగంగా అభివృద్ధి చెందుతున్న సంస్థ చిన్న సాధనాలను త్వరగా అధిగమిస్తుంది.
దశ 4: చిన్న బ్యాచ్తో పరీక్షించండి
మొదటి రోజు నుండే మీ మొత్తం బృందానికి ఆటోమేషన్ను అమలు చేయవద్దు. ముందుగా ఒక చిన్న పని బృందంతో దానిని సరిచూసుకోండి. అది దోషరహితంగా పనిచేయడం ప్రారంభించిన తర్వాతే డీబగ్ చేయండి, నియమాలను సర్దుబాటు చేయండి మరియు విస్తరించండి.
దశ 5: మీ బృందానికి శిక్షణ ఇవ్వండి
ఆటోమేషన్ అనేది అన్ని సమస్యలకూ ఒకే ఒక్క పరిష్కారం కాదు. దాన్ని ఎలా ఉపయోగించాలో, ఎలా పర్యవేక్షించాలో, మరియు అది విఫలమైనప్పుడు ఎలా సరిదిద్దాలో మీరు మీ సిబ్బందికి నేర్పించాల్సి ఉంటుంది. వారికి శిక్షణ ఇవ్వడానికి సమయం కేటాయించండి, ప్రతిఫలాలు తప్పకుండా లభిస్తాయి.
నివారించడానికి సాధారణ తప్పులు
అత్యుత్తమ ఆటోమేషన్ వ్యూహంతో కూడా సమస్యలు తలెత్తవచ్చు. నివారించాల్సిన ప్రధాన పొరపాట్లు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
విఫలమైన ప్రక్రియలను స్వయంచాలకం చేయడం: మీ వద్ద ఒక లోపభూయిష్టమైన ప్రక్రియ ఉంటే, దానిని ఆటోమేట్ చేయడం వల్ల ఆ ప్రక్రియ మరింత వేగంగా నడుస్తుంది. ప్రక్రియను సరిచేసి, ఆ తర్వాత దానిని ఆటోమేట్ చేయండి.
ఒకేసారి చాలా పనులు చేయడానికి ప్రయత్నించడం: చిన్న చిన్న భాగాలుగా చేయండి. ఒకేసారి పెద్ద ఎత్తున అమలు చేయడం దాదాపుగా ఎప్పుడూ ఫలించదు, చివరికి మొత్తం వ్యవహారాన్ని రద్దు చేసుకోవాల్సి వస్తుంది.
మానవ అంశాన్ని నిర్లక్ష్యం చేయడం: ఆటోమేషన్ వల్ల ఉద్యోగులు తమకు ముప్పు ఉందని భావించవచ్చు. అది ఏమి చేస్తుందో, ఏమి చేయదో అనే దానిపై వారికి స్పష్టమైన అంచనాలను ఇవ్వండి. మీరు వారి ఉద్యోగాలను లాక్కోవడానికి ప్రయత్నించడం లేదు, అంతేగాని వారిని ఉన్నత స్థాయి పనులకు సిద్ధం చేయడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు.
శిక్షణ: ఈ వ్యవస్థ ఎలా పనిచేస్తుందో మరెవరికీ తెలియదు మరియు మీరు ఇప్పుడే ఒక ఖరీదైన డోర్స్టాప్ను తయారు చేశారు.
బ్రింగింగ్ ఇట్ ఆల్ టుగెదర్
బ్యాక్-ఆఫీస్ పునరావృత పనులను తొలగించడం ద్వారా ఆటోమేషన్ ఇది ఇకపై విలాసవంతమైనది కాదు. ఈ రోజుల్లో ముందుచూపు ఉన్న కంపెనీలు వృద్ధి చెందే విధానం ఇదే. కాబట్టి, ఒకసారి క్లుప్తంగా సమీక్షించుకుందాం:
- ముందుగా మీ ప్రస్తుత ప్రక్రియలను నమోదు చేసుకోండి
- తదుపరి దానికి వెళ్లే ముందు ఆటోమేట్ చేయడానికి 1x పనిని ఎంచుకోండి
- మీ వ్యాపార స్థాయికి సరైన సాధనాన్ని ఎంచుకోండి
- విస్తృతంగా ప్రారంభించే ముందు, ఒక చిన్న బ్యాచ్తో పరీక్షించండి.
- మీ బృందానికి శిక్షణ ఇవ్వండి మరియు ఫలితాలను పర్యవేక్షించండి
సరిగ్గా చేస్తే, మీరు ఉత్పాదకతను గణనీయంగా పెంచుకోవచ్చు, ఖరీదైన తప్పులను తగ్గించుకోవచ్చు మరియు లాభం పొందవచ్చు. వ్యాపార నిజ సమయంలో స్పష్టత, తద్వారా మీరు సమాచారంతో కూడిన నిర్ణయాలు తీసుకోగలరు.
అన్నింటికన్నా గొప్ప విషయం ఏమిటంటే, మీరు భారీ పెట్టుబడి లేకుండానే ఈ వారం నుంచే ఈ ప్రణాళికను ప్రారంభించవచ్చు. కేవలం ఒక్క పనిని ఎంచుకోండి. ఒక్క సాధనాన్ని. ఒక్క చిన్న విజయాన్ని. మిగతాదంతా దానంతట అదే జరిగిపోతుంది!