மீண்டும் மீண்டும் வரும் அலுவலகப் பணிகளைத் தானியக்கமாக்குவதற்கான ஒரு தொடக்கநிலை வழிகாட்டி

ஒவ்வொரு நாளும் உங்கள் குழுவினர் ஆவணப் பணிகளில் மூழ்கித் தவிப்பதைப் பார்த்துச் சலித்துவிட்டீர்களா?

பின் அலுவலகம் நடவடிக்கைகளை ஊழியர்கள் ஒவ்வொரு வணிகத்தின் முதுகெலும்பாக இருக்கிறார்கள். ஆனால், ஊழியர்களைத் தினமும் ஒரே மாதிரியான பணிகளைச் செய்ய வைப்பது உங்கள் நிறுவனத்தின் நேரம், பணம் மற்றும் மன உறுதியை இழக்கச் செய்கிறது. இதில் சிறந்த விஷயம் என்னவென்றால், திரும்பத் திரும்பச் செய்யப்படும் அலுவலகப் பணிகளைத் தானியக்கமாக்குவது நீங்கள் நினைப்பதை விட மிகவும் எளிமையானது, மேலும் அது பின்வரும் நன்மைகளை வழங்கும்:

• ஒவ்வொரு வாரமும் நிர்வாகப் பணிகளுக்கான பல மணிநேரங்களை மிச்சப்படுத்துங்கள்.
• விலையுயர்ந்த கைமுறைப் பிழைகளைக் குறைக்கவும்
• ஒவ்வொரு துறையிலும் தலைமைக்கு நிகழ்நேர வணிகப் பார்வையை வழங்குங்கள்.

மேலும், தொடங்குவதற்கு நீங்கள் ஒரு தொழில்நுட்ப மேதையாக இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.

வாருங்கள், தொடங்குவோம்...

உள்ளே இருப்பது இதோ:

1. மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் அலுவலகப் பணிகள் என்றால் என்ன?
2. தற்போது ஆட்டோமேஷன் ஏன் ஒரு பெரிய விஷயமாக இருக்கிறது?
3. முதலில் தானியக்கமாக்க வேண்டிய சிறந்த பின்தளப் பணிகள்
4. தானியங்குபடுத்துதலைத் தொடங்குவது எப்படி (படிப்படியாக)
5. தவிர்க்க வேண்டிய பொதுவான தவறுகள்

மீண்டும் மீண்டும் செய்யப்படும் அலுவலகப் பணிகள் என்றால் என்ன?

பின்தளப் பணிகள் என்பவை, உங்கள் வணிகம் சீராக இயங்குவதற்காகத் திரைக்குப் பின்னால் செய்யப்படும் வழக்கமான, கைமுறையான மற்றும் நிர்வாகம் சார்ந்த பணிகளாகும்.

யாரும் செய்ய விரும்பாத விஷயங்களைப் பற்றி யோசித்துப் பாருங்கள்:

• தகவல் பதிவு
• விலைப்பட்டியல் செயலாக்கம்
• ஊதியப் பட்டியல் செயல்பாடுகள்
• இணக்க அறிக்கை
• விரிதாளை சரிசெய்தல்

அவை உங்கள் வருவாயை அதிகரிக்க உதவுவதில்லை, ஆனால் உங்கள் ஊழியர்களின் நேரத்தை பெருமளவில் எடுத்துக்கொள்கின்றன. இதில் மிக மோசமான விஷயம் என்னவென்றால், அவை அவசியமானவை. அவற்றைச் சரியாகச் செய்யாவிட்டால், வேறு எதுவும் சரியாக இயங்காது. இது உங்களுக்குப் பழக்கமானதாகத் தெரிகிறதா? இதில்தான் வணிக உரிமையாளர்கள் தங்களைச் சிக்க வைத்துக்கொள்கிறார்கள்.

இங்கே உதைப்பவர்:

ஆய்வின்படி, ஊழியர்கள் முக்கியத்துவம் குறைந்த நிர்வாகப் பணிகளுக்காக வாரத்திற்கு 15 மணி நேரத்தை வீணடிக்கின்றனர். அதாவது, ஒரு கணினி எளிதாகச் செய்யக்கூடிய ஒரு வேலையைச் செய்வதில், வாரத்திற்கு கிட்டத்தட்ட இரண்டு வேலை நாட்கள் வீணடிக்கப்படுகின்றன.

தற்போது ஆட்டோமேஷன் ஏன் ஒரு பெரிய விஷயமாக இருக்கிறது?

ஏன் இத்தனை நிறுவனங்கள் தானியக்கமயமாக்கல் பாதையை நோக்கி விரைந்து செல்கின்றன என்பதற்கான காரணம் இதோ.

உங்கள் பின்தள அலுவலகம் மனித உழைப்பால் இயங்கினால், உங்கள் தகவல்கள் எப்போதும் காலாவதியானதாகவே இருக்கும். ஒருவர் திங்கட்கிழமை ஒரு விரிதாளில் எண்களை உள்ளிடுகிறார், மற்றொருவர் புதன்கிழமை அதை கணக்கியல் அமைப்பில் உள்ளிடுகிறார். வெள்ளிக்கிழமைக்குள் உண்மையான எண்கள் என்னவென்று யாருக்கும் தெரிவதில்லை.

அது ஒரு மிகப்பெரிய பிரச்சினை.

தானியக்கமானது உங்கள் எல்லா அமைப்புகளையும் ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம் இந்தப் பிரச்சனையைத் தீர்க்கிறது. ஒவ்வொரு விற்பனை, ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியல், ஒவ்வொரு சரக்கு நகர்வும் நிகழ்நேரத்தில் தானாகவே புதுப்பிக்கப்படுகின்றன. உங்கள் முழு செயல்பாட்டிலும் நிகழ்நேர வணிகக் கண்ணோட்டத்தைப் பெறுகிறீர்கள்.

கிளவுட் ERP அமைப்புகள் போன்றவை ஆரக்கிள் நெட்சூட் சிங்கப்பூர் சரியாக அதையே செய்கின்றன. அவை உங்கள் வணிகத்தின் அனைத்துப் பகுதிகளிலிருந்தும் தகவல்களை ஒரே டாஷ்போர்டில் ஒருங்கிணைக்கின்றன. இது தலைவர்கள் விரைவான மற்றும் சிறந்த முடிவுகளை எடுக்க உதவுகிறது. அவர்கள் யாராவது அறிக்கை அனுப்புவதற்காகக் காத்திருக்க வேண்டியதில்லை.

புள்ளிவிவரங்களைப் பார்ப்போம். 60% நிறுவனங்கள் தங்களின் அன்றாடச் செயல்பாடுகளில் தானியக்கத்தைப் பயன்படுத்துகின்றன. நீங்கள் அவர்களில் ஒருவராக இல்லையென்றால், நீங்கள் ஏற்கெனவே பின்தங்கிவிட்டீர்கள்.

ரொம்ப பயமா இருக்கு, இல்லையா?

முதலில் தானியக்கமாக்க வேண்டிய சிறந்த பின்தளப் பணிகள்

எல்லாப் பணிகளும் சமமானவை அல்ல. சில தானியக்கமயமாக்கலுக்கு மிகவும் உகந்தவை. சில இன்னும் அவ்வாறு ஆகவில்லை. தற்போதைக்கு அதிகப் பலன் தரக்கூடிய பணிகளிலிருந்து தொடங்குவதே முக்கியம்.

தகவல் பதிவு

நீங்கள் தானியக்கமாக்க வேண்டிய முதன்மையான விஷயம் தரவு உள்ளீடு ஆகும். அது அலுப்பானது, சலிப்பூட்டக்கூடியது, மேலும் பிழைகள் ஏற்பட வாய்ப்புள்ளது. இன்று, விலைப்பட்டியல்கள், படிவங்கள், மின்னஞ்சல்கள் ஆகியவற்றிலிருந்து தரவைப் பிரித்தெடுத்து, அதை உங்கள் செயலிகளில் தானாகவே நேரடியாகச் சேர்க்கக்கூடிய கருவிகள் உள்ளன.

விலைப்பட்டியல் செயலாக்கம் மற்றும் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள்

விலைப்பட்டியல் செயலாக்கம் என்பது தானியக்கமயமாக்கலுக்கு உகந்த மற்றொரு துறையாகும். மென்பொருளானது விலைப்பட்டியல்களைக் கொள்முதல் ஆணைகளுடன் பொருத்தி, ஒப்புதலுக்காக அவற்றை அனுப்பி, பணம் செலுத்துதலைத் தொடங்க முடியும். முன்பு பல நாட்கள் எடுத்த பணிகள் இப்போது நிமிடங்களில் முடிக்கப்படுகின்றன.

சம்பளப்பட்டியல்

சம்பளப் பட்டியல் என்பது காலத்தால் அழியாத மற்றொன்று. நீங்கள் தானியங்கு சம்பளப் பட்டியல் விதிகளை ஒருமுறை உருவாக்கிவிட்டால், மீண்டும் வேலை நேரம், வரிகள் அல்லது சலுகைகளைக் கணக்கிட வேண்டிய அவசியமே இல்லை. வெறுமனே மதிப்பாய்வு செய்து, ஒப்புதல் அளித்துவிட்டு, உங்கள் அன்றாட வாழ்க்கையைத் தொடரலாம்.

அறிக்கையிடல்

அறிக்கையிடலில்தான் தானியக்கம் உண்மையாகவே மாயாஜாலம் செய்கிறது. உங்கள் குழு 5 கருவிகளிலிருந்து தரவுகளைத் திரட்டுவதற்குப் பதிலாக, அனைத்தும் தானாகவே ஒரே டாஷ்போர்டில் வந்து குவியும். வெள்ளிக்கிழமை இரவுகளில் மீண்டும் மீண்டும் ஒரே மாதிரியான அறிக்கைகளை உருவாக்குவதில் நேரத்தைச் செலவிடுவதற்கு விடை சொல்லுங்கள்.

தானியங்குபடுத்துதலைத் தொடங்குவது எப்படி (படிப்படியாக)

இறுதியாக அதைச் சரியான வழியில் செய்ய நீங்கள் தயாராகிவிட்டீர்களா? அப்படியானால், கீழே படிக்கவும்.

இந்த முறையில் செய்வதால் உங்களுக்குப் பலன் கிடைக்கும், உங்கள் பணமும் வீணாகாது.

படி 1: உங்கள் தற்போதைய செயல்முறைகளை ஆவணப்படுத்துங்கள்

இன்று ஒவ்வொரு பணியும் எவ்வாறு செய்யப்படுகிறது என்பதைத் துல்லியமாக ஆவணப்படுத்துங்கள். அது, தாமதங்களும் தடைகளும் எங்கு உள்ளன என்பதை வெளிப்படுத்தும். உங்களுக்குத் தெரியாத ஒன்றை உங்களால் மேம்படுத்த முடியாது.

படி 2: தொடங்குவதற்கு ஒரு பணியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்

எல்லாவற்றையும் ஒரே நேரத்தில் தானியக்கமாக்காதீர்கள். உங்கள் வணிகத்திற்குத் தேவைப்படும், மிகவும் சலிப்பூட்டும் மற்றும் திரும்பத் திரும்பச் செய்ய வேண்டிய ஒரு பணியைத் தேர்ந்தெடுத்து, அந்தப் பணியைத் தானியக்கமாக்குங்கள். சிறிய வெற்றிகளைக் கொண்டாடுங்கள். பிறகு, மற்றொரு பணியைத் தானியக்கமாக்குங்கள்.

படி 3: சரியான கருவியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்

பல தானியங்கு கருவிகள் கிடைக்கின்றன. தொடக்கநிலையாளர்களுக்கான சில தரமான தேர்வுகள்:

• எளிய செயலிகளை இணைப்பதற்கான Zapier
• சற்று சிக்கலான செயல்முறைகளுக்காக Make (முன்னர் Integromat)
• நிறுவனம் தழுவிய முழுமையான தானியக்கத்திற்கான ஒரு முறையான ERP தளம்

உங்களுக்குப் பொருத்தமான அளவிலான ஒரு கருவியைத் தேர்ந்தெடுங்கள். ஐந்து பேர் கொண்ட வணிகத்திற்கு பெருநிறுவன மென்பொருள் தேவையில்லை. இருப்பினும், வேகமாக வளரும் ஒரு நிறுவனம், சிறிய கருவிகளை விரைவில் விஞ்சிவிடும்.

படி 4: ஒரு சிறிய தொகுதியுடன் சோதிக்கவும்

முதல் நாளிலிருந்தே உங்கள் முழு குழுவிற்கும் தானியக்கத்தை செயல்படுத்த வேண்டாம். முதலில் ஒரு தொகுதி வேலைகளைக் கொண்டு அதைச் சரிபார்க்கவும். அது குறைபாடின்றி செயல்பட்ட பிறகு மட்டுமே, பிழைகளை நீக்கி, விதிகளைச் சரிசெய்து, விரிவாக்கவும்.

படி 5: உங்கள் குழுவிற்கு பயிற்சி அளிக்கவும்

தானியக்கம் என்பது ஒரு சர்வ நோய்க்கும் மருந்தல்ல. அதை எப்படிப் பயன்படுத்துவது, கண்காணிப்பது, மற்றும் அது பழுதடையும்போது சரிசெய்வது எப்படி என்று உங்கள் ஊழியர்களுக்கு நீங்கள் இன்னும் கற்றுக்கொடுக்க வேண்டும். அவர்களுக்குப் பயிற்சி அளிக்க நேரம் ஒதுக்குங்கள், அதற்கான பலன்கள் தானாகவே கிடைக்கும்.

தவிர்க்க வேண்டிய பொதுவான தவறுகள்

சிறந்த தானியக்க உத்தியைக் கையாண்டாலும்கூட, தவறுகள் ஏற்படலாம். தவிர்க்க வேண்டிய முக்கிய இடர்ப்பாடுகள் இதோ.

செயலிழந்த செயல்முறைகளைத் தானியக்கமாக்குதல்: உங்களிடம் ஒரு பழுதடைந்த செயல்முறை இருந்தால், அதைத் தானியக்கமாக்குவது அந்தப் பழுதடைந்த செயல்முறையை இன்னும் வேகமாக இயங்க வைக்கும். செயல்முறையைச் சரிசெய்துவிட்டு, பிறகு அதைத் தானியக்கமாக்குங்கள்.

ஒரே நேரத்தில் பலவற்றைச் செய்ய முயற்சிப்பது: சிறு சிறு பகுதிகளாகச் செய்யுங்கள். ஒரேயடியாகத் தொடங்கிச் செயல்படுத்துவது பெரும்பாலும் பலனளிக்காது, இறுதியில் நீங்கள் முழுவதையும் வீணடித்துவிடுவீர்கள்.

மனித அம்சத்தைப் புறக்கணித்தல்: தானியக்கத்தால் ஊழியர்கள் அச்சுறுத்தப்பட்டதாக உணரக்கூடும். அது என்ன செய்யும், என்ன செய்யாது என்பது குறித்த எதிர்பார்ப்புகளை நிர்ணயித்து வையுங்கள். நீங்கள் அவர்களை உயர்நிலை பணிகளுக்குத் தயார்படுத்த முயற்சிக்கிறீர்கள், அவர்களின் வேலையைப் பறிக்க அல்ல.

பயிற்சி: இந்த அமைப்பு எப்படி இயங்குகிறது என்று வேறு யாருக்கும் தெரியாது, மேலும் நீங்கள் ஒரு விலையுயர்ந்த கதவுத் தடுப்பானை உருவாக்கிவிட்டீர்கள்.

அனைத்தையும் ஒன்றாகக் கொண்டுவருதல்

பின்தளத்தில் உள்ள திரும்பத் திரும்பச் செய்யும் பணிகளை நீக்குவதன் மூலம் ஆட்டோமேஷன் இது இனி ஒரு ஆடம்பரப் பொருள் அல்ல. தற்காலத்தில் முற்போக்குச் சிந்தனை கொண்ட நிறுவனங்கள் இப்படித்தான் செழித்து வளர்கின்றன. எனவே, விரைவாக மீள்பார்வை செய்வோம்:

• முதலில் உங்கள் தற்போதைய செயல்முறைகளை ஆவணப்படுத்துங்கள்
• அடுத்த பணிக்குச் செல்வதற்கு முன், தானியக்கமாக்குவதற்கு ஒரு பணியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
• உங்கள் வணிகத்தின் அளவிற்கு ஏற்ற சரியான கருவியைத் தேர்ந்தெடுங்கள்
• அறிமுகப்படுத்துவதற்கு முன் ஒரு சிறிய தொகுதியில் சோதித்துப் பாருங்கள்.
• உங்கள் குழுவிற்குப் பயிற்சி அளித்து, அதன் முடிவுகளைக் கண்காணிக்கவும்.

சரியாகச் செய்தால், நீங்கள் உற்பத்தித்திறனை வியத்தகு முறையில் அதிகரிக்கலாம், விலையுயர்ந்த தவறுகளைக் குறைக்கலாம் மற்றும் ஆதாயம் அடையலாம். வணிக நிகழ்நேரத் தகவல்கள் மூலம் நீங்கள் தகவலறிந்த முடிவுகளை எடுக்கலாம்.

இதில் மிகச் சிறந்த விஷயம் என்னவென்றால், பெரிய முதலீடு ஏதுமின்றி இந்தத் திட்டத்தை இந்த வாரமே நீங்கள் செயல்படுத்தத் தொடங்கலாம். ஒரே ஒரு பணியைத் தேர்ந்தெடுங்கள். ஒரே ஒரு கருவி. ஒரே ஒரு சிறிய வெற்றி. மற்றவை தானாகவே நடக்கும்!