Arbetsgivare är enligt lag skyldiga att förse sina anställda med allt som behövs för att utföra sitt jobb. Detta sträcker sig till distansanställda, och det är där saker och ting blir lite komplicerade. Det är lätt att få alla rätt verktyg när alla arbetar på ett kontor. Det är inte så lätt när ditt team inte är lokalt och du inte bara kan komma förbi för att leverera ett skrivbord. Nu det 20 % av människor arbetar på distans, utmaningarna med att utrusta distansarbetare blir uppenbara.
På ytan kan det tyckas enkelt – skaffa dem en stol, ett skrivbord, en dator, och kalla det en dag. Emellertid behöver anställda mer än en enkel skrivbordsinställning för att vara effektiv.
Så här kan arbetsgivare stödja sina distansarbetare med rätt förnödenheter.
1. Täck enkla, men ovanliga behov
Först till kvarn. Fråga varje anställd individuellt vad de behöver. Varje person kommer att ha en helt annan arbetsyta setup, och vissa anställda kommer att ha behov som andra inte delar. Till exempel kan en arbetsgivare behöva betala för satellitinternet för en anställd som behöver gräva ner en Ethernet-kabel för en kort längd. Nedgrävda kablar kan tuggas igenom om de inte skyddas. I det här fallet måste du skydda kabeln med ett hölje.
Det finns gott om alternativ på marknaden, men vissa material är överlägsna. Till exempel, Vectran är fem gånger starkare än stål och används för att göra flätad kabelhylsa för utomhusbruk. En Vectran flätad hylsa kommer att förhindra djur från att tugga igenom kabeln, oavsett om den begravs eller inte.
Ett annat unikt behov att tänka på är en anställds personliga preferens när det kommer till ergonomiska möbler och tillbehör. Vissa människor anser inte att vissa ergonomiska föremål är bekväma. Till exempel, vissa människor älskar handledsskydd med gel, medan andra tycker att de är obekväma. Vissa människor gillar att använda en vertikal mus, medan andra kämpar. Om du ska köpa artiklar till ditt team, se till att de överensstämmer med deras personliga preferenser.
2. Ge anställda valmöjligheter för en dator
Oavsett om du tillhandahåller en bärbar eller stationär dator, ge de anställda några val. Det första valet bör vara operativsystemet. De ska kunna välja Apple eller Windows. Trots argument om vilket OS som är bättre, utvecklar människor en stark preferens för ett visst operativsystem baserat på en livstids användning. Att tvinga någon att använda ett operativsystem de inte är bekant med eller inte gillar kommer att leda till förlorad produktivitet och frustration.
Därifrån kan dina anställda välja att ha en stationär eller bärbar dator. Båda kan köpas för ungefär samma pris, beroende på specifikationer. Eftersom Mac-datorer tenderar att vara dyrare kan du spara några hundra dollar genom att köpa en renoverad dator.
3. Tillhandahålla kringutrustning av hög kvalitet
Kringutrustning, som tangentbord, möss och headset, gör arbetet lättare. Liksom datoranvändare drar bärbara datorer nytta av kringutrustning, så hoppa inte över någon. Rätt kringutrustning kan förbättra komforten och produktiviteten och minska risken för upprepade rörelseskador. Dessutom kommer ett högkvalitativt brusreducerande headset att eliminera feedback när en anställd går med i teammöten eller behöver få kontakt med en kollega.
4. Ge stipendier
Erbjuder ditt team stipendier kommer att hjälpa dem att köpa de tillbehör som passar deras personliga preferenser och arbetsytor. Stipendier ger anställda flexibilitet att göra sina egna val, vilket leder till ökad komfort och effektivitet.
Du kan ge anställda ett fast belopp för att täcka specifika förnödenheter, som ett skrivbord och en stol, eller så kan du erbjuda ett stipendium varje månad för diverse behov, som papper, pennor och häftklamrar.
5. Leverera flash-enheter
Flash-enheter är exceptionellt användbara för fjärranställda. Till exempel kan en arbetare normalt använda en stationär dator, men byta till en bärbar dator när han arbetar från ett lokalt kafé. Att göra denna växling kräver att filer överförs till deras bärbara dator, och ett USB-minne gör det enkelt.
6. Genomför en virtuell revision
Eftersom arbetsgivare är ansvariga för att se till att anställda på distans har en säker arbetsmiljö, gör en virtuell granskning av deras arbetsyta för att se hur du kan hjälpa till att göra den bättre. Det hjälper att ha en utomstående blick på ett utrymme för att bedöma vad som kan förbättras. Du kanske ser en potential som din medarbetare inte känner igen.
7. Kolla in regelbundet
Det är viktigt att regelbundet kolla in dina anställda för att se hur de mår och se till att deras arbetsyta är funktionell. Till exempel kan någon ha en instabil internetanslutning som gör det svårt att delta i videomöten. Om du inte frågar kanske de inte nämner problemet.
Framgång börjar med rätt utrustning
Att stödja distansanställda med kvalitetsverktyg är en värd investering. Det kommer att hjälpa dem att hålla sig produktiva och effektiva, öka arbetstillfredsställelsen och bidra till ditt företags övergripande framgång.