Trött på att se ditt team drunkna i pappersarbete varje dag?
Back-office verksamhet är ryggraden i varje företag. Men att ha anställda som utför repetitiva uppgifter dag ut och dag in kostar ditt företag tid, pengar och själ. Det bästa är att automatisera repetitiva administrativa uppgifter är enklare än du tror och det kommer att:
- Frigör timmar av administrativ tid varje vecka
- Minska kostsamma manuella fel
- Ge ledningen insyn i verksamheten i realtid över alla avdelningar
Och du behöver inte vara ett tekniskt geni för att komma igång.
Låt oss hoppa in ...
Här är vad som finns inuti:
- Vad är repetitiva backoffice-uppgifter?
- Varför automatisering är en stor grej just nu
- De bästa backoffice-uppgifterna att automatisera först
- Hur man börjar automatisera (steg för steg)
- Vanliga misstag att undvika
Vad är repetitiva backoffice-uppgifter?
Backoffice-uppgifter är rutinmässiga manuella, administrativt intensiva uppgifter som utförs bakom kulisserna för att hålla din verksamhet igång smidigt.
Tänk på sådant som ingen vill göra:
- Datainmatning
- Fakturabearbetning
- Lönekörningar
- Efterlevnadsrapportering
- Avstämning av kalkylblad
De hjälper dig inte att öka dina intäkter, men de förbrukar verkligen enorma mängder av dina anställdas tid. Det värsta? De är nödvändiga. Utan dem väl utförda fungerar ingenting annat korrekt. Låter det bekant? Det är vad företagare fastnar i.
Här är kickern:
Enligt forskning slösar anställda 15 timmar i veckan på administrativa uppgifter av låg värde. Det är nästan två arbetsdagar per vecka som går förlorade på något som en dator enkelt kan göra.
Varför automatisering är en stor grej just nu
Här är anledningen till att så många företag hoppar på automatiseringståget.
Om ert backoffice arbetar med manuellt arbete kommer er information alltid att vara föråldrad. Någon matar in siffror i ett kalkylblad på måndag, någon annan matar in dem i redovisningssystemet på onsdag. På fredag vet ingen vad de faktiska siffrorna är.
Det är ett enormt problem.
Automatisering löser detta genom att integrera alla era system. Varje försäljning, varje faktura, varje lagerförflyttning uppdateras automatiskt i realtid. Ni får affärsinsyn i realtid över hela er verksamhet.
Molnbaserade ERP-system som t.ex. Oracle Net Suite Singapore gör just det. De centraliserar information från alla delar av din verksamhet på en instrumentpanel. Det gör det möjligt för ledare att fatta snabbare och bättre beslut. De behöver inte vänta på att någon ska skicka en rapport.
Låt oss titta på statistiken. 60 % av företagen använder automatisering i sina dagliga processer. Om du inte är ett av dem ligger du redan efter.
Ganska läskigt, eller hur?
De bästa backoffice-uppgifterna att automatisera först
Alla uppgifter är inte skapade lika. Vissa är mogna för automatisering. Andra är det inte ... än. Nyckeln är att börja med de som har högst hävstångseffekt just nu.
Data Entry
Datainmatning är det viktigaste du bör automatisera. Det är tråkigt, tråkigt och felbenäget. Idag finns det verktyg som kan extrahera data från fakturor, formulär, e-postmeddelanden och automatiskt lägga in dem direkt i dina applikationer.
Fakturahantering och leverantörsreskontra
Fakturahantering är ett annat område som är moget för automatisering. Programvara kan matcha fakturor med inköpsordrar, skicka dem för godkännande och initiera betalningar. Uppgifter som tidigare tog dagar kan nu slutföras på några minuter.
Lön
Lönehantering är ytterligare en tidlös metod. När du väl har skapat automatiserade löneregler behöver du aldrig mer beräkna timmar, skatter eller förmåner. Bara granska, godkänn och återgå till ditt liv.
Rapportering
Rapportering är där automatisering verkligen blir magiskt. Istället för att ditt team samlar data från 5 olika verktyg, samlas allt automatiskt i en enda instrumentpanel. Säg adjö till att spendera sena fredagskvällar med att skapa repetitiva rapporter.
Hur man börjar automatisera (steg för steg)
Är du redo att äntligen göra det på rätt sätt? Om så är fallet, läs nedan.
Att göra det så här ger dig resultat och du kommer inte att slösa bort dina pengar.
Steg 1: Dokumentera dina nuvarande processer
Dokumentera exakt hur varje uppgift utförs idag. Det kommer att avslöja var det finns fördröjningar och flaskhalsar. Du kan inte förbättra det du inte vet.
Steg 2: Välj en uppgift att starta
Automatisera inte allt på en gång. Välj den MEST frustrerande, MEST repetitiva uppgiften som ditt företag kräver och automatisera DEN uppgiften. Fira små segrar. Automatisera sedan en annan uppgift.
Steg 3: Välj rätt verktyg
Det finns många automatiseringsverktyg tillgängliga. Några bra alternativ för nybörjare är:
- Zapier för att ansluta enkla appar
- Make (tidigare Integromat) för något mer komplexa flöden
- En korrekt ERP-plattform för fullständig automatisering av hela verksamheten
Välj ett verktyg som har rätt storlek för dig. Du behöver inte företagsprogramvara för ett företag med 5 personer. Däremot kommer ett snabbt växande företag snabbt att växa ur de små verktygen.
Steg 4: Testa med en liten sats
Implementera inte automatisering till hela teamet från dag ett. Validera det med en omgång arbete först. Felsök, justera regler och skala bara när det fungerar felfritt.
Steg 5: Träna ditt team
Automatisering är inte en mirakellösning. Du måste fortfarande lära din personal hur man använder den, övervaka den och åtgärda den när den misslyckas. Ta dig tid att utbilda dem så kommer belöningarna.
Vanliga misstag att undvika
Saker kan gå fel även med den bästa automatiseringsstrategin. Här är de största fallgroparna att undvika.
Automatisera trasiga processer: Om du har en trasig process, kommer automatiseringen bara att göra att den trasiga processen går snabbare. Reparera processen och automatisera den sedan.
Försöker göra för mycket på en gång: Bita av små bitar. Big bang-utrullningar fungerar nästan aldrig och du kommer bara att skrota alltihop.
Att försumma den mänskliga faktorn: Anställda kan känna sig hotade av automatisering. Sätt upp förväntningar på vad den kommer att göra och inte göra. Du försöker frigöra dem för arbete på högre nivå, inte ta ifrån dem deras jobb.
Träning: Ingen annan vet hur systemet fungerar och du har just skapat en dyr dörrstopp.
Att föra allt tillsammans
Eliminera repetitiva uppgifter på kontoret genom automatisering är inte längre en lyx. Det är så framåttänkande företag blomstrar nuförtiden. Så, låt oss snabbt gå igenom:
- Dokumentera dina nuvarande processer först
- Välj 1x uppgift att automatisera innan du går vidare till nästa
- Välj rätt verktyg för din affärsskala
- Testa med en liten sats innan du kavlar ut
- Träna ditt team och övervaka resultaten
Gör du det på rätt sätt kan du dramatiskt öka produktiviteten, minska dyra misstag och vinna företag synlighet i realtid så att du kan fatta välgrundade beslut.
Det bästa är att du kan börja med den här PLANEN den här veckan utan en STOR investering. Välj bara EN uppgift. Ett verktyg. En liten seger. Resten kommer att hända!