Hantering av kundfordringar (AR) har ett enda mål: att skydda kassaflödet. Kundfordringar kommer från försäljning till kunder på kredit. Effektiv AR-hantering säkerställer att denna process går smidigt.
Många företag är beroende av arbetsflödesverktyg för kundfordringar för att täcka svaga punkter i sin AR-hantering. Förutom bra AR-hanteringsprogram, bör ett företag också ha en stark kundreskontraprocess som täcker alla baser.
Ineffektiva arbetsflöden
Order till kontant-processer påverkar hur lång tid det tar en kund att betala för varor och tjänster. Om en faktura aldrig går ut kommer betalning aldrig att erhållas. Fakturering sker direkt efter att en beställning har lagts och levererats. Eventuella avbrott i denna handoff kan påverka en fakturas riktighet. Vissa kunder kräver dokumentation med räkningar, såsom leveransbevis eller inköpsordernummer.
Att missa dessa viktiga data kan försena beställningar och göra att fakturor blir försenade. AR-automationsverktyg fungerar bra i miljöer där volymen är hög. Automatisera beställning och fakturering med kundreskontra programvara (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) minskar fel och säkerställer att kunder får sina fakturor i tid.
Ange kredit- och inkassopolicyer
Det första som bör göras med en kundreskontraprocess (även kallad order-to-cash) är att dokumentera ett arbetsflöde som säkerställer att försäljning på kredit faktureras, betalas och tillämpas. Kredit- och inkassopolicyer inkluderar flera komponenter som:
- Kreditutvärdering
- Beställning och fakturering
- Åldrandehantering (samlingar)
- Kontantapplikationer
En kundreskontraprocess bör noggrant ta itu med alla dessa. Dessa processer bör ha redovisningskontroller på plats, som säkerställer deras effektivitet. Din AR-process bör ta upp vem som utför en åtgärd, hur den slutförs och hur den granskas för noggrannhet. Se över denna process regelbundet för effektivitet och resultat.
Oorganiserade kundreskontradata
När du fakturerar fakturor på kreditvillkor skapar de en åldrande av konton. En åldrande av kontodata visar dina kundkonton, hur mycket de är skyldiga och saldots ålder. Om du inte övervakar dessa uppgifter, du riskerar att öka osäkra fordringar. Osäkra fordringar är när en faktura inte kan samlas in eller betalas.
Håll dig före osäkra fordringar genom att övervaka de obetalda fakturorna i ditt system. Du kan hantera kundreskontradata med enkla datorverktyg som kalkylblad, och vissa kräver AR-programvara som gör det lättare att identifiera dina insamlingsrisker.
Hantera samlingar manuellt
Att hantera insamlingar själv kan göra att du förbiser konton, fakturor förblir obetalda och missade möjligheter att upptäcka felaktiga kassakvitton. Med automatisering av arbetsflöden effektiviseras insamlingar och de medel som kräver mest uppmärksamhet prioriteras. Programvara för kundreskontra ger dig instrumentpaneler som visar en översikt på hög nivå över tillståndet för din AR.
Manuell inkassohantering gör att du också missar möjligheter att meddela kunder om förfallna fakturor eller andra inkassokorrespondenser. Manuella insamlingar är ofta beroende av att en samlare ringer aktiva samtal. En arbetsflödeslösning kan automatisera e-postmeddelanden till förfallna kostymer och uppmana dem att ringa dig. Denna form av samlingshantering förhindrar slöseri med produktivitet.
Kontantansökningar
Kontantansökningarna steg direkt i AR-cykeln påverkar ditt kassaflöde. Den kan bli ett hinder för effektiva AR-processer utan korrekt hantering. När pengar tas emot har de inget värde i ditt bokföringssystem förrän de appliceras på en faktura. När kontanterna har satts in och använts minskar det dina kundfordringar och ökar ditt kontantkonto.
Kontantapplikationer hanteras också bättre med kundreskontraprogram. Ett sofistikerat system hjälper dig snabbt att markera fel. AR-programvaran låter dig också sätta redovisningskontroller på plats för att säkerställa att kontantapplikationer följer redovisningsregler.
Kundupplevelse
Kundupplevelsen är ofta en förbisedd barriär för AR-processen. En kund har erfarenhet av varje steg i AR-processen, från beställningen till den slutliga bekräftelsen av en betald faktura. En viktig barriär är hur kunderna tar emot och betalar sina fakturor. Ge kunderna bekväma sätt att se och betala sina fakturor, till exempel onlineåtkomst eller banköverföring.
Programvaran för kundreskontra har inbyggda betalningsverktyg som gör att dina kunder kan betala dina fakturor när de har sett dem. Utan dessa bekvämligheter måste en kund vänta på att en AR-tjänsteman ringer tillbaka dem för att ta emot betalningen; det förlänger AR-cykeln och lämnar en faktura öppen längre än den behöver vara.
Dålig skuldhantering
Hantering av dåliga fordringar, även känd som "avdrag för tveksamma konton", är en avgörande del av AR-processhanteringen som minskar risken för oinhämtade fakturor. En effektiv process involverar AR-chefer som noggrant och ofta granskar AR-åldringsrapporter för att identifiera betalningstrender. Kreditvärderingsprocessen är också en avgörande del av hanteringen av osäkra fordringar.
Du bör göra en kreditanalys på alla nya och befintliga kunder och verifiera deras betalningsförmåga. Kreditanalys hjälper dig också att identifiera hur mycket kredit du ska erbjuda en kund. Hantering av osäkra fordringar kontrolleras också genom att implementera kreditgränser och kreditspärrar på kundkonton. Kunder som inte betalar i tid kan se sin köpbehörighet avstängd tills de betalar. AR-programvara kan automatisera dessa kontroller.
bemanning
En kundreskontrahanteringsprocess är inte bra om spelarna som genomför den inte är kvalificerade och saknar kompetens att hantera AR-avdelningen. Dina redovisningsexperter bör ha specialiserad redovisningserfarenhet för att hantera komponenter i AR-cykeln.
Insamlingsroller kräver färdigheter som kundservice, förhandling, påhittighet och kontohantering. Kontantapplikationer kräver grundläggande redovisningskunskap, uppmärksamhet på detaljer och genomgångsfärdigheter. AR dataanalys kräver revision, analytisk och teknisk kompetens.
Sammanfatta
Ett bra AR-team är sammanhållet med teammedlemmar som bidrar med olika specialiserade färdigheter. Även om färdigheter är viktiga, hjälper AR-automatiseringsverktyg dig att få den bästa produktiviteten och kommer att erkänna eventuella problem snabbare.
Programvara för kundreskontra ökar produktiviteten och ger din AR-personal tid att fokusera på saker som påverkar minskning av AR-saldon och förhindrar en eftersläpning av kundorder och obetalda fakturor, vilket kan vara avgörande för att ett företag ska behålla anseendet.