Уморни сте од гледања како се ваш тим свакодневно дави у папирологији?
Канцеларија за подршку операције су кичма сваког пословања. Али то што запослени обављају понављајуће задатке из дана у дан кошта вашу компанију времена, новца и духа. Најбоље од свега је што је аутоматизација понављајућих задатака у позадини једноставнија него што мислите и то ће:
- Ослободите сате администраторског времена сваке недеље
- Смањите скупе ручне грешке
- Омогућите руководству видљивост пословања у реалном времену у сваком одељењу
И не морате бити технолошки геније да бисте започели.
Хајде да ускочимо…
Ево шта је унутра:
- Шта су понављајући задаци у бек-офису?
- Зашто је аутоматизација тренутно велика ствар
- Најбољи задаци у бек-офису које прво треба аутоматизовати
- Како започети аутоматизацију (корак по корак)
- Уобичајене грешке које треба избегавати
Шта су понављајући задаци у бек-офису?
Задаци у позадини су рутински ручни, административно захтевни задаци који се обављају иза кулиса како би ваше пословање функционисало глатко.
Размислите о стварима које нико не жели да ради:
- Унос података
- Обрада фактура
- Обрачун зарада
- Извештавање о усклађености
- Усклађивање табела
Они вам не помажу да повећате приходе, али свакако одузимају огромну количину времена ваших запослених. Најгоре од свега? Неопходни су. Ако се добро не ураде, ништа друго не функционише како треба. Звучи познато? У то се власници предузећа упадају.
Ево ударца:
Према истраживањима, запослени губе 15 сати недељно на административне задатке мале вредности. То је скоро два радна дана недељно потрошена на нешто што рачунар може лако да обави.
Зашто је аутоматизација тренутно велика ствар
Ево зашто толико предузећа прелази на аутоматизацију.
Ако ваша пословна канцеларија послује на принципу ручног рада, ваше информације ће увек бити застареле. Неко уноси бројке у табелу у понедељак, неко други их уноси у рачуноводствени систем у среду. До петка нико не зна који су стварни бројеви.
То је огроман проблем.
Аутоматизација решава ово интеграцијом свих ваших система. Свака продаја, свака фактура, свако кретање залиха се аутоматски ажурира у реалном времену. Добијате пословни преглед у реалном времену у целом вашем пословању.
Облачни ERP системи као што су Oracle NetSuite Сингапур раде управо то. Они централизују информације из свих области вашег пословања на једну контролну таблу. То омогућава лидерима да доносе брже и боље одлуке. Не морају да чекају да им неко пошаље извештај.
Хајде да погледамо статистику. 60% компанија користи аутоматизацију у својим свакодневним процесима. Ако нисте једна од њих, већ касните.
Прилично страшно, зар не?
Најбољи задаци у бек-офису које прво треба аутоматизовати
Нису сви задаци једнаки. Неки су зрели за аутоматизацију. Неки још нису. Кључ је почети са онима који тренутно имају највећи утицај.
Унос података
Унос података је ствар број 1 коју треба да аутоматизујете. То је заморно, досадно и подложно грешкама. Данас постоје алати који могу да издвоје податке из фактура, образаца, имејлова и аутоматски их убаце у ваше апликације.
Обрада фактура и обавезе
Обрада фактура је још једно подручје погодно за аутоматизацију. Софтвер може да упари фактуре са поруџбинама, усмери их на одобрење и покрене плаћања. Задаци који су некада трајали данима сада се могу завршити за неколико минута.
Зараде
Обрачун зарада је још једна безвременска ствар. Када једном креирате аутоматизована правила за обрачун зарада, никада више нећете морати да рачунате сате, порезе или бенефиције. Једноставно прегледајте, одобрите и вратите се свом животу.
Извештавање
Извештавање је место где аутоматизација заиста постаје магична. Уместо да ваш тим прикупља податке из 5 алата, све се аутоматски слива у једну контролну таблу. Реците збогом провођењу касних петака увече креирајући понављајуће извештаје.
Како започети аутоматизацију (корак по корак)
Да ли сте спремни да то коначно урадите на прави начин? Ако јесте, онда прочитајте испод.
Радећи то на овај начин, даћете резултате и нећете трошити новац.
Корак 1: Документујте своје тренутне процесе
Документујте тачно како се сваки задатак данас обавља. То ће открити где постоје застоји и уска грла. Не можете побољшати оно што не знате.
Корак 2: Изаберите један задатак за почетак
Не аутоматизујте све одједном. Изаберите НАЈфрустрирајући, НАЈрепетитивнији задатак који ваш посао захтева и аутоматизујте ТАЈ задатак. Прославите мале победе. Затим аутоматизујте други задатак.
Корак 3: Изаберите прави алат
Доступно је много алата за аутоматизацију. Неки квалитетни избори за почетнике су:
- Запир за повезивање једноставних апликација
- Направите (раније Integromat) за мало сложеније токове
- Права ERP платформа за потпуну аутоматизацију целог пословања
Изаберите алат који вам одговара. Не треба вам пословни софтвер за предузеће са 5 запослених. Међутим, брзо растућа компанија ће брзо прерасти мале алате.
Корак 4: Тестирајте са малом серијом
Немојте примењивати аутоматизацију на цео тим од првог дана. Прво је валидирајте групом радова. Отклањајте грешке, прилагођавајте правила и скалирајте тек када почне беспрекорно да ради.
Корак 5: Обучите свој тим
Аутоматизација није чаробни штапић. И даље морате да научите своје запослене како да је користе, да је прате и поправљају када откаже. Одвојите време да их обучите и награде ће доћи.
Уобичајене грешке које треба избегавати
Чак и са најбољом стратегијом аутоматизације ствари могу поћи по злу. Ево главних замки које треба избегавати.
Аутоматизација неисправних процеса: Ако имате неисправан процес, његова аутоматизација ће само омогућити да се неисправан процес брже одвија. Поправите процес, а затим га аутоматизујете.
Покушавам да урадим превише одједном: Одгризајте мале комаде. Велики прасак скоро никада не функционише и једноставно ћете одбацити целу ствар.
Занемаривање људског фактора: Запослени се могу осећати угрожено аутоматизацијом. Поставите очекивања о томе шта ће она радити, а шта неће. Покушавате да их ослободите за посао вишег нивоа, а не да им одузмете посао.
Обука: Нико други не зна како систем функционише, а ви сте управо направили скупу затварачу врата.
Доносимо све заједно
Елиминисање понављајућих задатака у позадини путем аутоматизација више није луксуз. Тако данас напредне компаније напредују. Дакле, хајде да укратко прегледамо:
- Прво документујте своје тренутне процесе
- Изаберите један задатак за аутоматизацију пре него што пређете на следећи
- Изаберите прави алат за величину вашег пословања
- Тестирајте са малом количином пре него што је пустите у продају.
- Тренирајте свој тим и пратите резултате
Ако се правилно уради, можете драматично повећати продуктивност, смањити скупе грешке и добити... посао видљивост у реалном времену како бисте могли да доносите информисане одлуке.
Најбоље од свега је што можете почети да радите на овом ПЛАНУ ове недеље без ОГРОМНИХ улагања. Само изаберите ЈЕДАН задатак. Један алат. Једну малу победу. Остало ће се десити!