Të lodhur duke parë ekipin tuaj të mbytet në dokumente çdo ditë?
Zyra e pasme Operacionet janë shtylla kurrizore e çdo biznesi. Por kryerja e detyrave të përsëritura nga punonjësit ditë pas dite i kushton kompanisë suaj kohë, para dhe shpirt. Pjesa më e mirë është se automatizimi i detyrave të përsëritura të zyrës së prapme është më i thjeshtë nga sa e mendoni dhe do të:
- Lironi orë të tëra kohe administrative çdo javë
- Ulni gabimet manuale të kushtueshme
- Jepini lidershipit dukshmëri të biznesit në kohë reale në çdo departament
Dhe nuk keni nevojë të jeni një gjeni teknologjik për të filluar.
Le të hidhemi…
Ja çfarë ka brenda:
- Cilat janë detyrat përsëritëse të Back-Office?
- Pse automatizimi është një çështje e madhe tani
- Detyrat më të mira të Back-Office për t'i automatizuar fillimisht
- Si të filloni automatizimin (hap pas hapi)
- Gabimet e zakonshme që duhen shmangur
Cilat janë detyrat përsëritëse të Back-Office?
Detyrat e zyrës së prapme janë detyra rutinë manuale, që kërkojnë shumë punë administrative, të cilat kryhen prapa skenave për ta mbajtur biznesin tuaj në funksionim të qetë.
Mendoni për gjërat që askush nuk dëshiron t'i bëjë:
- Hyrja e të dhënave
- Përpunimi i faturës
- Rrjedhjet e pagave
- Raportimi i pajtueshmërisë
- Pajtimi i fletëllogaritjeve
Ato nuk ju ndihmojnë të rrisni të ardhurat, por me siguri konsumojnë sasi të mëdha të kohës së punonjësve tuaj. Pjesa më e keqe? Ato janë të nevojshme. Pa i bërë mirë, asgjë tjetër nuk funksionon siç duhet. Ju duket e njohur? Kjo është ajo në të cilën ngecin pronarët e bizneseve.
Këtu është shkelmuesi:
Sipas një studimi, punonjësit humbasin 15 orë në javë në detyra administrative me vlerë të ulët. Kjo do të thotë pothuajse dy ditë pune në javë të humbura duke bërë diçka që një kompjuter mund ta bëjë lehtësisht.
Pse automatizimi është një çështje e madhe tani
Ja pse kaq shumë biznese po i futen trenit të automatizimit.
Nëse zyra juaj e brendshme funksionon me punë fizike, informacioni juaj do të jetë gjithmonë i vjetëruar. Dikush fut shifra në një spreadsheet të hënën, dikush tjetër i fut ato në sistemin e kontabilitetit të mërkurën. Deri të premten askush nuk i di shifrat e vërteta.
Ky është një problem i madh.
Automatizimi e zgjidh këtë problem duke integruar të gjitha sistemet tuaja. Çdo shitje, çdo faturë, çdo lëvizje e stokut përditësohet automatikisht në kohë reale. Ju merrni dukshmëri të biznesit në kohë reale në të gjithë operacionin tuaj.
Sistemet ERP në cloud, të tilla si oracle netsuite Singapor bëjnë pikërisht këtë. Ata centralizojnë informacionin nga të gjitha fushat e biznesit tuaj në një panel të vetëm. Kjo u lejon udhëheqësve të marrin vendime më të shpejta dhe më të mira. Ata nuk kanë nevojë të presin që dikush t'u dërgojë një raport.
Le të shohim statistikat. 60% e kompanive përdorin automatizimin në proceset e tyre të përditshme. Nëse nuk jeni një prej tyre, jeni tashmë prapa në zhvillim e sipër.
Mjaft e frikshme, apo jo?
Detyrat më të mira të Back-Office për t'i automatizuar fillimisht
Jo çdo detyrë është krijuar njësoj. Disa janë gati për automatizim. Disa jo…ende. Çelësi është të fillojmë me ato që kanë ndikimin më të lartë tani.
Data e hyrjes
Futja e të dhënave është gjëja numër 1 që duhet të automatizoni. Është e lodhshme, është e mërzitshme dhe e prirur ndaj gabimeve. Sot ka mjete që mund të nxjerrin të dhëna nga faturat, formularët, email-et dhe t'i futin ato automatikisht në aplikacionet tuaja.
Përpunimi i Faturave dhe Llogaritë e Pagueshme
Përpunimi i faturave është një tjetër fushë e përshtatshme për automatizim. Softueri mund të përputhë faturat me porositë e blerjes, t'i drejtojë ato për miratim dhe të fillojë pagesat. Detyrat që dikur zgjasnin ditë të tëra tani mund të përfundojnë brenda disa minutash.
Payroll
Pagat janë një tjetër rregull i përjetshëm. Pasi të keni krijuar rregulla të automatizuara të pagave, nuk do të keni më nevojë të llogaritni orët, taksat ose përfitimet. Thjesht rishikojeni, miratojeni dhe kthehuni të jetoni jetën tuaj.
Raportimi
Raportimi është vendi ku automatizimi bëhet vërtet magjik. Në vend që ekipi juaj të mbledhë të dhëna nga 5 mjete, gjithçka derdhet automatikisht në një panel të vetëm. Thuajini lamtumirë kalimit të të premteve vonë në mbrëmje duke ndërtuar raporte të përsëritura.
Si të filloni automatizimin (hap pas hapi)
A je gati ta bësh më në fund në mënyrën e duhur? Nëse po, atëherë lexo më poshtë.
Nëse e bëni këtë, do të keni rezultate dhe nuk do të shpenzoni para kot.
Hapi 1: Dokumentoni proceset tuaja aktuale
Dokumentoni saktësisht se si kryhet secila detyrë sot. Kjo do të zbulojë se ku ekzistojnë vonesat dhe pengesat. Nuk mund ta përmirësoni atë që nuk e dini.
Hapi 2: Zgjidhni një detyrë për të filluar
Mos automatizoni gjithçka menjëherë. Zgjidhni detyrën MË frustruese dhe MË përsëritëse që kërkon biznesi juaj dhe automatizoni ATË detyrë. Festoni fitoret e vogla. Pastaj automatizoni një detyrë tjetër.
Hapi 3: Zgjidhni mjetin e duhur
Ka shumë mjete automatizimi në dispozicion. Disa zgjedhje cilësore për fillestarët janë:
- Zapier për lidhjen e aplikacioneve të thjeshta
- Make (më parë Integromat) për rrjedha pak më komplekse
- Një platformë e duhur ERP për automatizim të plotë në të gjithë biznesin
Zgjidhni një mjet që është madhësia e duhur për ju. Nuk keni nevojë për softuer për ndërmarrje për një biznes me 5 persona. Megjithatë, një kompani që rritet me shpejtësi do t'i tejkalojë shpejt mjetet e vogla.
Hapi 4: Testoni me një grup të vogël
Mos e vendosni automatizimin në të gjithë ekipin tuaj që nga dita e parë. Validojeni atë me një grup pune më parë. Debugoni, rregulloni rregullat dhe shkallëzoni vetëm pasi të ketë filluar të funksionojë pa probleme.
Hapi 5: Trajnoni ekipin tuaj
Automatizimi nuk është një zgjidhje e shkëlqyer. Ju prapëseprapë duhet t'i mësoni stafit tuaj se si ta përdorin atë, ta vëzhgojnë dhe ta rregullojnë kur dështon. Merrni kohë për t'i trajnuar ata dhe shpërblimet do të vijnë.
Gabimet e zakonshme që duhen shmangur
Gjërat mund të shkojnë keq edhe me strategjinë më të mirë të automatizimit. Ja cilat janë grackat kryesore që duhen shmangur.
Automatizimi i proceseve të prishura: Nëse keni një proces të prishur, automatizimi i tij thjesht do të lejojë që procesi i prishur të funksionojë më shpejt. Riparoni procesin dhe më pas automatizoni atë.
Duke u përpjekur të bësh shumë gjëra në të njëjtën kohë: Kafshoni copa të vogla. Hapjet me shpejtësi të madhe pothuajse nuk funksionojnë kurrë dhe thjesht do ta hidhni të gjithën.
Neglizhimi i elementit njerëzor: Punonjësit mund të ndihen të kërcënuar nga automatizimi. Vendosni pritje rreth asaj që do të bëjë dhe çfarë nuk do të bëjë automatizimi. Po përpiqeni t'i lironi ata për punë të nivelit më të lartë, jo t'ua hiqni vendet e punës.
trajnimi: Askush tjetër nuk e di se si funksionon sistemi dhe ju sapo keni krijuar një tapë dere të shtrenjtë.
Sjellja Të Gjithë Së bashku
Eliminimi i detyrave të përsëritura të zyrës së prapme përmes automatizim nuk është më një luks. Kështu lulëzojnë kompanitë me vizion këto ditë. Pra, le ta shqyrtojmë shpejt:
- Dokumentoni së pari proceset tuaja aktuale
- Zgjidh 1 detyrë për ta automatizuar përpara se të kalosh te tjetra
- Zgjidhni mjetin e duhur për shkallën e biznesit tuaj
- Testojeni me një sasi të vogël para se ta shpërndani
- Trajnoni ekipin tuaj dhe monitoroni rezultatet
Nëse bëhet siç duhet, mund ta rrisni ndjeshëm produktivitetin, të zvogëloni gabimet e kushtueshme dhe të fitoni biznes dukshmëri në kohë reale në mënyrë që të merrni vendime të informuara.
Pjesa më e mirë është se mund të filloni ta zbatoni këtë PLAN këtë javë pa një investim të MADH. Zgjidhni vetëm NJË detyrë. Një mjet. Një fitore të vogël. Pjesa tjetër do të ndodhë!