Ste naveličani gledanja, kako se vaša ekipa vsak dan utaplja v papirjih?
Zaledna pisarna Operacije so hrbtenica vsakega podjetja. Toda če zaposleni opravljajo ponavljajoča se opravila iz dneva v dan, to vaše podjetje stane čas, denar in ego. Najboljše pri tem je, da je avtomatizacija ponavljajočih se opravil v zaledju preprostejša, kot si mislite, in bo:
- Sprostite ure administrativnega časa vsak teden
- Zmanjšajte drage ročne napake
- Omogočite vodstvu pregled nad poslovanjem v realnem času v vseh oddelkih
In za začetek vam ni treba biti tehnološki genij.
Skočimo noter…
Kaj je v notranjosti:
- Kaj so ponavljajoča se opravila v zaledju?
- Zakaj je avtomatizacija trenutno tako pomembna
- Najboljše naloge v zaledni pisarni, ki jih je treba najprej avtomatizirati
- Kako začeti avtomatizirati (korak za korakom)
- Pogoste napake, ki se jim je treba izogibati
Kaj so ponavljajoča se opravila v zaledju?
Naloge v zaledju so rutinska ročna, administrativno zahtevna opravila, ki se opravljajo v ozadju, da vaše podjetje nemoteno deluje.
Pomislite na stvari, ki jih nihče noče početi:
- Vnos podatkov
- Obdelava računov
- Izplačevanje plač
- Poročanje o skladnosti
- Usklajevanje preglednic
Ne pomagajo vam povečati prihodkov, ampak zagotovo vzamejo ogromno časa vaših zaposlenih. Najhuje pri tem? So nujni. Brez njih nič drugega ne deluje pravilno. Se sliši znano? V to se znajdejo lastniki podjetij.
Tu je udarec:
Glede na raziskave zaposleni tedensko zapravijo 15 ur za manj vredne administrativne naloge. To sta skoraj dva delovna dneva na teden, zapravljena za nekaj, kar lahko računalnik zlahka opravi.
Zakaj je avtomatizacija trenutno tako pomembna
Tukaj je razlog, zakaj toliko podjetij skače na vlak avtomatizacije.
Če vaša zaledna pisarna temelji na ročnem delu, bodo vaši podatki vedno zastareli. Nekdo v ponedeljek vnese številke v preglednico, nekdo drug pa jih v sredo vnese v računovodski sistem. Do petka nihče ne ve, kakšne so dejanske številke.
To je velik problem.
Avtomatizacija to rešuje z integracijo vseh vaših sistemov. Vsaka prodaja, vsak račun, vsak premik zalog se samodejno posodablja v realnem času. Dobite pregled nad celotnim poslovanjem v realnem času.
Oblačni ERP sistemi, kot so npr. Oracle NetSuite Singapur Naredijo točno to. Centralizirajo informacije z vseh področij vašega poslovanja na eni nadzorni plošči. To vodjem omogoča hitrejše in boljše sprejemanje odločitev. Ni jim treba čakati, da jim nekdo pošlje poročilo.
Poglejmo si statistiko. 60 % podjetij uporablja avtomatizacijo v svojih vsakodnevnih procesih. Če niste eno izmed njih, že zaostajate.
Precej strašljivo, kajne?
Najboljše naloge v zaledni pisarni, ki jih je treba najprej avtomatizirati
Niso vse naloge enake. Nekatere so zrele za avtomatizacijo. Nekatere še ne. Ključno je začeti s tistimi, ki imajo trenutno največji vpliv.
Vnos podatkov
Vnos podatkov je stvar številka 1, ki jo morate avtomatizirati. Je dolgočasen, dolgočasen in nagnjen k napakam. Danes obstajajo orodja, ki lahko izvlečejo podatke iz računov, obrazcev, e-poštnih sporočil in jih samodejno vnesejo v vaše aplikacije.
Obdelava računov in obveznosti do dobaviteljev
Obdelava računov je še eno področje, ki je zrelo za avtomatizacijo. Programska oprema lahko poveže račune z naročilnicami, jih usmeri v odobritev in sproži plačila. Naloge, ki so nekoč trajale več dni, je zdaj mogoče opraviti v nekaj minutah.
Plače
Obračun plač je še ena brezčasna stvar. Ko ustvarite avtomatizirana pravila za obračun plač, vam nikoli več ne bo treba izračunavati ur, davkov ali ugodnosti. Preprosto jih preglejte, odobrite in se vrnite k svojemu življenju.
Poročanje
Poročanje je tisto, kjer avtomatizacija postane resnično čarobna. Namesto da vaša ekipa zbira podatke iz 5 orodij, se vse samodejno zlije na eno samo nadzorno ploščo. Poslovite se od poznih petkovih večerov, ko ustvarjate ponavljajoča se poročila.
Kako začeti avtomatizirati (korak za korakom)
Ste pripravljeni, da to končno storite na pravi način? Če ste, potem preberite spodaj.
Če boste to počeli na ta način, boste imeli rezultate in ne boste zapravljali denarja.
1. korak: Dokumentirajte svoje trenutne procese
Natančno dokumentirajte, kako je bila vsaka naloga danes opravljena. To bo razkrilo, kje obstajajo zaostanki in ozka grla. Ne morete izboljšati tistega, česar ne poznate.
2. korak: Izberite eno nalogo za začetek
Ne avtomatizirajte vsega naenkrat. Izberite NAJBOLJ frustrirajočo, NAJBOLJ ponavljajočo se nalogo, ki jo vaše podjetje zahteva, in avtomatizirajte TO nalogo. Praznujte majhne zmage. Nato avtomatizirajte še eno nalogo.
3. korak: Izberite pravo orodje
Na voljo je veliko orodij za avtomatizacijo. Nekaj kakovostnih izbir za začetnike je:
- Zapier za povezovanje preprostih aplikacij
- Za nekoliko bolj kompleksne tokove naredite (prej Integromat).
- Ustrezna ERP platforma za popolno avtomatizacijo celotnega podjetja
Izberite orodje, ki je prave velikosti za vas. Za podjetje s 5 zaposlenimi ne potrebujete poslovne programske opreme. Vendar pa bo hitro rastoče podjetje majhna orodja hitro preraslo.
4. korak: Preizkusite z majhno serijo
Ne uvajajte avtomatizacije za celotno ekipo že od prvega dne. Najprej jo preverite s paketom dela. Odpravljajte napake, prilagajajte pravila in skalirajte šele, ko deluje brezhibno.
5. korak: Usposobite svojo ekipo
Avtomatizacija ni čarobna rešitev. Svoje zaposlene morate še vedno naučiti, kako jo uporabljati, kako jo opazovati in kako jo popraviti, ko odpove. Vzemite si čas za njihovo usposabljanje in nagrade bodo prišle.
Pogoste napake, ki se jim je treba izogibati
Tudi z najboljšo strategijo avtomatizacije lahko gre kaj narobe. Tukaj so glavne pasti, ki se jim je treba izogniti.
Avtomatizacija pokvarjenih procesov: Če imate pokvarjen proces, bo avtomatizacija le omogočila, da bo pokvarjen proces deloval hitreje. Popravite proces in ga nato avtomatizirajte.
Poskušam narediti preveč naenkrat: Odgriznite majhne koščke. Veliki poki skoraj nikoli ne delujejo in preprosto boste zavrgli celotno zadevo.
Zanemarjanje človeškega elementa: Zaposleni se lahko zaradi avtomatizacije počutijo ogrožene. Postavite pričakovanja o tem, kaj bo avtomatizacija počela in kaj ne. Poskušate jih osvoboditi za delo na višji ravni, ne pa jim odvzeti delovnih mest.
Usposabljanje: Nihče drug ne ve, kako sistem deluje, vi pa ste pravkar ustvarili drago zaporo vrat.
Vse skupaj
Odprava ponavljajočih se nalog v zalednih pisarnah z avtomatizacija ni več luksuz. Tako danes uspevajo napredna podjetja. Torej, na hitro si poglejmo:
- Najprej dokumentirajte svoje trenutne procese
- Izberite eno nalogo za avtomatizacijo, preden se premaknete na naslednjo
- Izberite pravo orodje za velikost vašega podjetja
- Preden začnete s prodajo, preizkusite z majhno serijo.
- Izobražujte svojo ekipo in spremljajte rezultate
Če se pravilno izvede, lahko drastično povečate produktivnost, zmanjšate drage napake in pridobite poslovni preglednost v realnem času, da se lahko informirano odločate.
Najboljše pri vsem tem je, da lahko s tem NAČRTOM začnete že ta teden brez OGROMNIH naložb. Izberite samo ENO nalogo. Eno orodje. Eno majhno zmago. Ostalo se bo zgodilo!