Už vás nebaví sledovať, ako sa váš tím každý deň topí v papierovačkách?
Back office operácie sú chrbticou každého podnikania. Ale zamestnanci, ktorí vykonávajú opakujúce sa úlohy deň čo deň, stoja vašu spoločnosť čas, peniaze a motiváciu. Najlepšie na tom je, že automatizácia opakujúcich sa úloh v administratíve je jednoduchšia, než si myslíte, a prinesie:
- Uvoľnite si každý týždeň hodiny administratívneho času
- Znížte nákladné manuálne chyby
- Poskytnite vedeniu prehľad o podnikaní v reálnom čase v každom oddelení
A na začiatok nemusíte byť technický génius.
Poďme sa do toho pustiť…
Čo je vo vnútri:
- Čo sú to opakujúce sa úlohy v administratíve?
- Prečo je automatizácia práve teraz taká dôležitá
- Najlepšie úlohy v back-office, ktoré je potrebné najprv automatizovať
- Ako začať s automatizáciou (krok za krokom)
- Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Čo sú to opakujúce sa úlohy v administratíve?
Úlohy v zázemí sú rutinné manuálne, administratívne náročné úlohy vykonávané v zákulisí, aby vaša firma bežala hladko.
Zamyslite sa nad vecami, ktoré nikto nechce robiť:
- Vkladanie dát
- Spracovanie faktúr
- Výplatné pásy
- Hlásenie o zhode
- Zosúladenie tabuliek
Nepomáhajú vám zvýšiť príjmy, ale určite spotrebúvajú obrovské množstvo času vašich zamestnancov. Najhoršie na tom je, že sú nevyhnutné. Bez nich nič iné nefunguje správne. Znie to povedome? Do toho sa majitelia firiem dostávajú.
Tu je kicker:
Podľa výskumu zamestnanci strácajú 15 hodín týždenne na administratívne úlohy s nízkou hodnotou. To sú takmer dva pracovné dni týždenne premárnené robením niečoho, čo dokáže ľahko urobiť počítač.
Prečo je automatizácia práve teraz taká dôležitá
Tu je dôvod, prečo toľko firiem naskakuje na vlak automatizácie.
Ak vaša administratíva funguje na manuálnej práci, vaše informácie budú vždy zastarané. Niekto v pondelok zadáva čísla do tabuľky, niekto iný ich v stredu zadáva do účtovného systému. V piatok už nikto nevie, aké sú skutočné čísla.
To je obrovský problém.
Automatizácia to rieši integráciou všetkých vašich systémov. Každý predaj, každá faktúra, každý pohyb zásob sa automaticky aktualizuje v reálnom čase. Získate prehľad o celom vašom podnikaní v reálnom čase.
Cloudové ERP systémy, ako napr. Oracle NetSuite Singapur Robia presne to. Centralizujú informácie zo všetkých oblastí vášho podnikania na jednom dashboarde. To umožňuje vedúcim pracovníkom robiť rýchlejšie a lepšie rozhodnutia. Nemusia čakať na to, kým im niekto pošle správu.
Pozrime sa na štatistiky. 60 % spoločností využíva automatizáciu vo svojich každodenných procesoch. Ak medzi nich nepatríte, už zaostávate.
Dosť strašidelné, však?
Najlepšie úlohy v back-office, ktoré je potrebné najprv automatizovať
Nie každá úloha je rovnaká. Niektoré sú zrelé na automatizáciu. Niektoré ešte nie. Kľúčom je začať s tými, ktoré majú práve teraz najväčší vplyv.
Data Entry
Zadávanie údajov je vec číslo 1, ktorú by ste mali automatizovať. Je to únavné, nudné a náchylné na chyby. Dnes existujú nástroje, ktoré dokážu extrahovať údaje z faktúr, formulárov, e-mailov a automaticky ich vložiť priamo do vašich aplikácií.
Spracovanie faktúr a záväzkov
Spracovanie faktúr je ďalšou oblasťou vhodnou na automatizáciu. Softvér dokáže priradiť faktúry k objednávkam, smerovať ich na schválenie a iniciovať platby. Úlohy, ktoré kedysi trvali dni, sa teraz dajú dokončiť za pár minút.
mzdy
Mzdové účtovníctvo je ďalší nadčasový nástroj. Keď si vytvoríte automatizované pravidlá pre výplaty miezd, už nikdy nebudete musieť počítať hodiny, dane ani benefity. Stačí ich skontrolovať, schváliť a môžete sa vrátiť k svojmu životu.
Reporty
Práve reportovanie je miesto, kde sa automatizácia stáva skutočne magickou. Namiesto toho, aby váš tím zhromažďoval dáta z 5 rôznych nástrojov, všetko sa automaticky naleje do jedného dashboardu. Rozlúčte sa s trávením piatkových nocí vytváraním opakujúcich sa reportov.
Ako začať s automatizáciou (krok za krokom)
Ste pripravení to konečne urobiť správnym spôsobom? Ak áno, čítajte nižšie.
Takto to urobíte a prinesiete výsledky a nevyhodíte peniaze.
Krok 1: Zdokumentujte svoje súčasné procesy
Presne zdokumentujte, ako sa každá úloha dnes vykonáva. Odhalí sa, kde existujú oneskorenia a úzke miesta. Nemôžete zlepšiť to, čo nepoznáte.
Krok 2: Vyberte si jednu úlohu, ktorú chcete začať
Neautomatizujte všetko naraz. Vyberte si NAJFRUSTRUKUJÚCU, NAJOPATIVEJŠIU úlohu, ktorú vaša firma vyžaduje, a automatizujte TÚTO úlohu. Oslavujte malé víťazstvá. Potom automatizujte ďalšiu úlohu.
Krok 3: Vyberte si správny nástroj
K dispozícii je veľa automatizačných nástrojov. Medzi kvalitné možnosti pre začiatočníkov patria:
- Zapier na prepojenie jednoduchých aplikácií
- Make (predtým Integromat) pre mierne zložitejšie toky
- Vhodná ERP platforma pre plnú automatizáciu celého podniku
Vyberte si nástroj, ktorý má pre vás správnu veľkosť. Pre firmu s 5 zamestnancami nepotrebujete podnikový softvér. Rýchlo rastúca spoločnosť však z malých nástrojov rýchlo vyrastie.
Krok 4: Otestujte s malou dávkou
Nenasadzujte automatizáciu pre celý tím od prvého dňa. Najprv ju overte pomocou dávky práce. Laďte, upravujte pravidlá a škálujte až potom, ako bude fungovať bezchybne.
Krok 5: Trénujte svoj tím
Automatizácia nie je zázračný liek. Stále musíte svojich zamestnancov naučiť, ako ju používať, ako ju sledovať a ako ju opravovať, keď zlyhá. Venujte im čas zaškoleniu a odmena sa dostaví.
Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Aj s najlepšou stratégiou automatizácie sa môžu veci pokaziť. Tu sú najväčšie nástrahy, ktorým sa treba vyhnúť.
Automatizácia nefunkčných procesov: Ak máte nefunkčný proces, jeho automatizácia len umožní, aby nefunkčný proces bežal rýchlejšie. Opravte proces a potom ho automatizujte.
Snažím sa urobiť priveľa naraz: Odhryznite si malé kúsky. Veľké rozbehy takmer nikdy nefungujú a jednoducho to celé zahodíte.
Zanedbávanie ľudského faktora: Zamestnanci sa môžu cítiť ohrození automatizáciou. Stanovte si očakávania o tom, čo bude a čo nie. Snažíte sa ich oslobodiť pre prácu na vyššej úrovni, nie im vziať prácu.
Training: Nikto iný nevie, ako systém funguje, a vy ste práve vytvorili drahú zarážku dverí.
Prinášame to všetko dohromady
Eliminácia opakujúcich sa úloh v back office prostredníctvom automatizácie už nie je luxus. Takto dnes prosperujú progresívne spoločnosti. Takže si to rýchlo zhrňme:
- Najprv zdokumentujte svoje súčasné procesy
- Vyberte si 1 úlohu na automatizáciu pred prechodom na ďalšiu
- Vyberte si ten správny nástroj pre rozsah vášho podnikania
- Pred spustením otestujte s malou dávkou
- Trénujte svoj tím a sledujte výsledky
Ak to urobíte správne, môžete dramaticky zvýšiť produktivitu, znížiť nákladné chyby a získať... obchodné prehľadnosť v reálnom čase, aby ste mohli robiť informované rozhodnutia.
Najlepšie na tom je, že s týmto PLÁNOM môžete začať už tento týždeň bez OBROVSKÝCH investícií. Stačí si vybrať JEDNU úlohu. Jeden nástroj. Jedno malé víťazstvo. Zvyšok sa stane sám!