پنهنجي ٽيم کي هر روز ڪاغذن ۾ ٻڏندي ڏسي ٿڪجي پيا آهيو؟
پوئتي آفيس آپريشن هر ڪاروبار جي ريڙهه جي هڏي آهن. پر ملازمن کي ڏينهن رات بار بار ڪم ڪرڻ سان توهان جي ڪمپني جو وقت، پئسا ۽ روح خرچ ٿئي ٿو. بهترين حصو اهو آهي ته بار بار ڪم ڪرڻ کي خودڪار بڻائڻ توهان جي سوچ کان وڌيڪ آسان آهي ۽ اهو ٿيندو:
- هر هفتي انتظامي وقت جا ڪلاڪ خالي ڪريو
- مهانگيون دستي غلطيون گھٽايو
- هر کاتي ۾ قيادت کي حقيقي وقت ۾ ڪاروباري نمائش ڏيو
۽ شروع ڪرڻ لاءِ توهان کي ٽيڪ جينيئس هجڻ جي ضرورت ناهي.
اچو ته اندر اچون...
هتي اندر ڇا آهي:
- بار بار ٿيندڙ بيڪ آفيس ٽاسڪ ڇا آهن؟
- ڇو آٽوميشن هن وقت هڪ وڏو معاملو آهي
- پهرين خودڪار ڪرڻ لاءِ بهترين بيڪ آفيس ٽاسڪ
- خودڪار ڪيئن شروع ڪجي (قدم بہ قدم)
- عام غلطين کان بچڻ لاء
بار بار ٿيندڙ بيڪ آفيس ٽاسڪ ڇا آهن؟
بيڪ آفيس جا ڪم معمول جا دستي، انتظامي ڪم آهن جيڪي پردي جي پويان ڪيا ويندا آهن ته جيئن توهان جو ڪاروبار آساني سان هلي سگهي.
انهن شين بابت سوچيو جيڪي ڪو به ڪرڻ نٿو چاهي:
- ڊيٽا داخلا
- انوائس پروسيسنگ
- پگهار هلندي آهي
- تعميل رپورٽنگ
- اسپريڊ شيٽس کي ملائڻ
اهي توهان جي آمدني وڌائڻ ۾ مدد نٿا ڪن، پر اهي يقيني طور تي توهان جي ملازمن جي وقت جو وڏو حصو استعمال ڪن ٿا. سڀ کان خراب حصو؟ اهي ضروري آهن. انهن کي سٺي نموني سان نه ڪيو وڃي، ٻيو ڪجهه به صحيح طريقي سان ڪم نٿو ڪري. واقف آواز؟ اهو ئي آهي جنهن ۾ ڪاروباري مالڪ پاڻ کي ڦاسي پون ٿا.
هتي ڪڙڪيندڙ:
تحقيق موجب، ملازم هفتي ۾ 15 ڪلاڪ گهٽ قيمت واري انتظامي ڪمن ۾ ضايع ڪندا آهن. اهو تقريباً هر هفتي ٻه ڪم جا ڏينهن ڪجهه ڪرڻ ۾ ضايع ڪندا آهن جيڪو ڪمپيوٽر آساني سان ڪري سگهي ٿو.
ڇو آٽوميشن هن وقت هڪ وڏو معاملو آهي
هتي ئي سبب آهي جو ڪيترائي ڪاروبار آٽوميشن ٽرين تي ٽپو ڏئي رهيا آهن.
جيڪڏهن توهان جو بيڪ آفيس دستي محنت تي ڪم ڪري ٿو ته توهان جي معلومات هميشه پراڻي هوندي. ڪو ماڻهو سومر تي اسپريڊ شيٽ ۾ انگ اکر داخل ڪري ٿو، ڪو ٻيو اربع تي اڪائونٽنگ سسٽم ۾ داخل ڪري ٿو. جمعي تائين ڪو به نٿو ڄاڻي ته اصل انگ ڇا آهن.
اهو هڪ وڏو مسئلو آهي.
خودڪار طريقي سان توهان جي سڀني سسٽم کي ضم ڪري هن کي حل ڪري ٿو. هر وڪرو، هر انوائس، اسٽاڪ جي هر حرڪت خودڪار طريقي سان حقيقي وقت ۾ اپڊيٽ ٿيندي آهي. توهان کي پنهنجي سڄي آپريشن ۾ حقيقي وقت ۾ ڪاروباري نمائش ملندي آهي.
ڪلائوڊ اي آر پي سسٽم جهڙوڪ اوريڪل نيٽ سوٽ سنگاپور بلڪل ائين ڪريو. اهي توهان جي ڪاروبار جي سڀني شعبن مان معلومات کي هڪ ڊيش بورڊ تي مرڪزي ڪن ٿا. اهو اڳواڻن کي تيز ۽ بهتر فيصلا ڪرڻ جي اجازت ڏئي ٿو. انهن کي رپورٽ موڪلڻ لاءِ ڪنهن جو انتظار ڪرڻ جي ضرورت ناهي.
اچو ته انگن اکرن تي نظر وجهون. 60 سيڪڙو ڪمپنيون پنهنجي روزاني عملن ۾ خودڪار طريقي سان ڪم ڪن ٿيون. جيڪڏهن توهان انهن مان هڪ نه آهيو، ته پوءِ توهان اڳ ۾ ئي پوئتي آهيو.
ڏاڍو ڊڄڻو آهي، صحيح؟
پهرين خودڪار ڪرڻ لاءِ بهترين بيڪ آفيس ٽاسڪ
هر ڪم هڪجهڙو نه ٺاهيو ويندو آهي. ڪجهه خودڪار ٿيڻ لاءِ تيار آهن. ڪجهه اڃا تائين نه آهن. اهم ڳالهه اها آهي ته انهن سان شروع ڪيو وڃي جن وٽ هن وقت سڀ کان وڌيڪ ليوريج آهي.
ڊيٽا انٽري
ڊيٽا انٽري #1 شيءِ آهي جيڪا توهان کي خودڪار ڪرڻ گهرجي. اهو ٿڪائيندڙ آهي، اهو بورنگ آهي، ۽ اهو غلطين جو شڪار آهي. اڄ اهڙا اوزار آهن جيڪي انوائسز، فارمن، اي ميلن مان ڊيٽا ڪڍي سگهن ٿا، ۽ ان کي خودڪار طريقي سان توهان جي ايپليڪيشنن ۾ داخل ڪري سگهن ٿا.
انوائس پروسيسنگ ۽ ادائيگي جا اڪائونٽس
انوائس پروسيسنگ هڪ ٻيو علائقو آهي جيڪو خودڪار ٿيڻ لاءِ تيار آهي. سافٽ ويئر آرڊر خريد ڪرڻ لاءِ انوائسز کي ملائي سگهي ٿو، انهن کي منظوري لاءِ روٽ ڪري سگهي ٿو، ۽ ادائيگيون شروع ڪري سگهي ٿو. اهي ڪم جيڪي ڪڏهن ڏينهن لڳندا هئا هاڻي منٽن ۾ مڪمل ڪري سگهجن ٿا.
چوانس
پگهار هڪ ٻيو لازوال آهي. هڪ دفعو توهان خودڪار پگهار جا ضابطا ٺاهيا آهن ته توهان کي ڪڏهن به ڪلاڪ، ٽيڪس، يا فائدن جو حساب نه ڪرڻو پوندو. بس جائزو وٺو، منظور ڪريو، ۽ پنهنجي زندگي گذارڻ لاءِ واپس وڃو.
رپورٽنگ
رپورٽنگ اها جاءِ آهي جتي آٽوميشن واقعي جادوئي بڻجي ويندي آهي. توهان جي ٽيم 5x ٽولز مان ڊيٽا گڏ ڪرڻ بدران، هر شيءِ خودڪار طريقي سان هڪ ڊيش بورڊ ۾ وجهي ٿي. جمعي جي رات دير سان بار بار رپورٽون ٺاهڻ ۾ گذارڻ کي الوداع چئو.
خودڪار ڪيئن شروع ڪجي (قدم بہ قدم)
ڇا توهان آخرڪار اهو صحيح طريقي سان ڪرڻ لاءِ تيار آهيو؟ جيڪڏهن ها ته پوءِ هيٺ پڙهو.
هن طرح ڪرڻ سان توهان کي نتيجا ملندا ۽ توهان جا پئسا ضايع نه ٿيندا.
قدم 1: پنهنجي موجوده عملن کي دستاويز ڪريو
اڄ هر ڪم کي ڪيئن انجام ڏنو وڃي ٿو، ان کي صحيح طور تي دستاويز ڪريو. اهو ظاهر ڪندو ته ڪٿي دير ۽ رڪاوٽون موجود آهن. توهان اهو بهتر نٿا ڪري سگهو جيڪو توهان نٿا ڄاڻو.
قدم 2: شروع ڪرڻ لاءِ هڪ ڪم چونڊيو
هڪ ئي وقت هر شيءِ کي خودڪار نه بڻايو. سڀ کان وڌيڪ مايوس ڪندڙ، سڀ کان وڌيڪ بار بار ورجائيندڙ ڪم چونڊيو جيڪو توهان جي ڪاروبار کي گهربل آهي ۽ ان ڪم کي خودڪار بڻايو. ننڍين ڪاميابين جو جشن ملهايو. پوءِ ٻيو ڪم خودڪار ڪريو.
قدم 3: صحيح اوزار چونڊيو
ڪيترائي آٽوميشن اوزار موجود آهن. شروعات ڪندڙن لاءِ ڪجھ معياري چونڊون آهن:
- سادي ايپس کي ڳنڍڻ لاءِ زپيئر
- ٿوري وڌيڪ پيچيده وهڪري لاءِ (اڳوڻي انٽيگروميٽ) ٺاهيو
- مڪمل ڪاروباري آٽوميشن لاءِ هڪ مناسب ERP پليٽ فارم
اهڙو اوزار چونڊيو جيڪو توهان لاءِ صحيح سائيز جو هجي. توهان کي 5x ماڻهن جي ڪاروبار لاءِ انٽرپرائز سافٽ ويئر جي ضرورت ناهي. جڏهن ته، هڪ تيزي سان وڌندڙ ڪمپني جلدي ننڍن اوزارن کي اڳتي وڌائيندي.
قدم 4: هڪ ننڍڙي بيچ سان ٽيسٽ ڪريو
پهرين ڏينهن کان ئي پنهنجي پوري ٽيم ۾ آٽوميشن لاڳو نه ڪريو. پهرين ڪم جي هڪ بيچ سان ان جي تصديق ڪريو. ڊيبگ ڪريو، ضابطن کي ترتيب ڏيو، ۽ صرف ان کان پوءِ اسڪيل ڪريو جڏهن اهو بي عيب ڪم ڪري.
قدم 5: پنھنجي ٽيم کي تربيت ڏيو
خودڪار طريقو ڪو سولو ڪم ناهي. توهان کي اڃا تائين پنهنجي عملي کي سيکارڻو آهي ته ان کي ڪيئن استعمال ڪجي، ان کي ڪيئن ڏسجي، ۽ جڏهن اهو ناڪام ٿئي ته ان کي ڪيئن درست ڪجي. انهن کي تربيت ڏيڻ لاءِ وقت ڪڍو ۽ انعام ضرور ملندا.
عام غلطين کان بچڻ لاء
بهترين آٽوميشن حڪمت عملي سان به شيون غلط ٿي سگهن ٿيون. هتي مٿين نقصانن کان بچڻ لاءِ آهن.
ٽٽل عملن کي خودڪار ڪرڻ: جيڪڏهن توهان جو عمل ٽٽل آهي، ته ان کي خودڪار ڪرڻ سان ٽٽل عمل تيزيءَ سان هلندو. عمل جي مرمت ڪريو ۽ پوءِ ان کي خودڪار ڪريو.
هڪ ئي وقت گهڻو ڪجهه ڪرڻ جي ڪوشش ڪرڻ: ننڍا ٽڪرا ڪٽي ڇڏيو. بگ بينگ رول آئوٽ تقريبن ڪڏهن به ڪم نه ڪندا آهن ۽ توهان صرف سڄي شيءِ کي ختم ڪري ڇڏيندا.
انساني عنصر کي نظرانداز ڪرڻ: ملازمن کي خودڪار طريقي سان خطرو محسوس ٿي سگھي ٿو. اميدون مقرر ڪريو ته اهو ڇا ڪندو ۽ ڇا نه ڪندو. توهان انهن کي اعليٰ سطح جي ڪم لاءِ آزاد ڪرڻ جي ڪوشش ڪري رهيا آهيو، انهن کان نوڪريون نه کسڻ جي.
سکيا ٻيو ڪو به نٿو ڄاڻي ته سسٽم ڪيئن هلندو آهي ۽ توهان صرف هڪ مهانگو دروازو ٺاهيو آهي.
سڀني کي گڏ ڪرڻ
پوئتي آفيس جي بار بار ڪمن کي ختم ڪرڻ ذريعي automation هاڻي عيش عشرت ناهي رهي. اهو ئي طريقو آهي جنهن سان اڳتي سوچڻ واريون ڪمپنيون اڄڪلهه ترقي ڪن ٿيون. تنهن ڪري، اچو ته جلدي جائزو وٺون:
- پهريان پنهنجي موجوده عملن کي دستاويز ڪريو
- ٻئي ڪم تي وڃڻ کان اڳ خودڪار ڪرڻ لاءِ 1x ڪم چونڊيو.
- پنھنجي ڪاروباري پيماني لاءِ صحيح اوزار چونڊيو
- رول آئوٽ ڪرڻ کان اڳ هڪ ننڍڙي بيچ سان ٽيسٽ ڪريو
- پنھنجي ٽيم کي تربيت ڏيو ۽ نتيجن جي نگراني ڪريو
صحيح طريقي سان ڪيو وڃي، توهان ڊرامائي طور تي پيداوار وڌائي سگهو ٿا، مهانگيون غلطيون گهٽائي سگهو ٿا ۽ فائدو حاصل ڪري سگهو ٿا ڪاروباري حقيقي وقت ۾ نمائش ته جيئن توهان باخبر فيصلا ڪري سگهو.
سڀ کان سٺي ڳالهه اها آهي ته، توهان هن هفتي وڏي سيڙپڪاري کان سواءِ هي منصوبو شروع ڪري سگهو ٿا. صرف هڪ ڪم چونڊيو. هڪ اوزار. هڪ ننڍڙي فتح. باقي ٿيندو!