Устали наблюдать, как ваша команда каждый день тонет в бумажной работе?
Бэк-офис операции Сотрудники — основа любого бизнеса. Но выполнение повторяющихся задач изо дня в день обходится вашей компании временем, деньгами и моральным духом. Самое приятное то, что автоматизация повторяющихся задач в бэк-офисе проще, чем вы думаете, и она позволит:
- Освободите часы административного времени каждую неделю
- Сократите количество дорогостоящих ошибок, возникающих при ручной обработке данных.
- Обеспечьте руководству прозрачность бизнес-процессов в режиме реального времени по всем отделам.
И вам не нужно быть гением в области технологий, чтобы начать.
Прыгаем…
Вот что внутри:
- Что такое повторяющиеся задачи в бэк-офисе?
- Почему автоматизация так важна прямо сейчас
- Какие задачи бэк-офиса лучше всего автоматизировать в первую очередь?
- Как начать автоматизацию (пошагово)
- Распространенные ошибки, которых следует избегать
Что такое повторяющиеся задачи в бэк-офисе?
Задачи бэк-офиса — это рутинные, трудоемкие административные задачи, выполняемые за кулисами для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.
Подумайте о том, чего никто не хочет делать:
- Ввод данных
- Обработка счета-фактуры
- Расчеты заработной платы
- Отчетность о соответствии
- Сверка электронных таблиц
Они не помогут вам увеличить доход, но зато отнимают огромное количество времени ваших сотрудников. Хуже всего то, что они необходимы. Без их грамотного использования ничто другое не будет работать должным образом. Знакомо? Именно в такие ситуации попадают и владельцы бизнеса.
Вот кикер:
Согласно исследованиям, сотрудники тратят 15 часов в неделю на малоэффективные административные задачи. Это почти два рабочих дня в неделю, потраченных впустую на то, что легко может сделать компьютер.
Почему автоматизация так важна прямо сейчас
Вот почему так много компаний стремятся к автоматизации.
Если в вашей административной работе используется ручной труд, информация всегда будет устаревшей. Кто-то вводит цифры в электронную таблицу в понедельник, кто-то другой — в бухгалтерскую систему в среду. К пятнице никто не знает реальных цифр.
Это огромная проблема.
Автоматизация решает эту проблему за счет интеграции всех ваших систем. Каждая продажа, каждый счет-фактура, каждое перемещение товаров автоматически обновляются в режиме реального времени. Вы получаете полную информацию о бизнесе в режиме реального времени по всей вашей деятельности.
Облачные ERP-системы, такие как Oracle NetSuite Сингапур Они делают именно это. Они централизуют информацию из всех областей вашего бизнеса на одной панели управления. Это позволяет руководителям принимать более быстрые и качественные решения. Им не нужно ждать, пока кто-то пришлет отчет.
Давайте посмотрим на статистику. 60% компаний используют автоматизацию в своих повседневных процессах. Если вы не входите в их число, вы уже отстаёте.
Довольно страшно, правда?
Какие задачи бэк-офиса лучше всего автоматизировать в первую очередь?
Не все задачи одинаковы. Некоторые готовы к автоматизации. Другие — нет… пока. Ключевой момент — начать с тех, которые сейчас обладают наибольшим потенциалом.
Ввод данных
Ввод данных — это то, что в первую очередь следует автоматизировать. Это утомительно, скучно и чревато ошибками. Сегодня существуют инструменты, которые могут извлекать данные из счетов-фактур, форм, электронных писем и автоматически передавать их в ваши приложения.
Обработка счетов-фактур и расчеты с поставщиками
Обработка счетов-фактур — еще одна область, хорошо подходящая для автоматизации. Программное обеспечение может сопоставлять счета-фактуры с заказами на покупку, направлять их на утверждение и инициировать платежи. Задачи, которые раньше занимали дни, теперь можно выполнить за минуты.
Заработная плата
Расчет заработной платы — еще один проверенный временем инструмент. После создания автоматизированных правил расчета заработной платы вам больше никогда не придется рассчитывать отработанные часы, налоги или льготы. Просто проверяйте, утверждайте и возвращайтесь к своей обычной жизни.
Отчетность
Автоматизация по-настоящему творит чудеса в сфере отчетности. Вместо того чтобы ваша команда собирала данные из множества инструментов, все автоматически поступает на единую панель мониторинга. Забудьте о поздних вечерах пятницы, потраченных на создание повторяющихся отчетов.
Как начать автоматизацию (пошагово)
Вы готовы наконец-то сделать это правильно? Если да, то читайте дальше.
Такой подход принесет результаты и позволит избежать пустой траты денег.
Шаг 1: Задокументируйте ваши текущие процессы.
Тщательно документируйте, как выполняется каждая задача сегодня. Это выявит места, где возникают задержки и узкие места. Невозможно улучшить то, чего не знаешь.
Шаг 2: Выберите одну задачу для начала.
Не автоматизируйте всё сразу. Выберите САМУЮ сложную и повторяющуюся задачу, необходимую вашему бизнесу, и автоматизируйте ИМЕННО ЕЁ. Отмечайте небольшие победы. Затем автоматизируйте следующую задачу.
Шаг 3: Выберите правильный инструмент
Существует множество доступных инструментов автоматизации. Для начинающих подойдут следующие качественные варианты:
- Zapier для подключения простых приложений
- Make (ранее Integromat) для немного более сложных потоков.
- Подходящая ERP-платформа для полной автоматизации всего бизнеса.
Выберите инструмент, подходящий именно вам по размеру. Для компании с численностью персонала в 5 человек корпоративное программное обеспечение не требуется. Однако быстрорастущая компания быстро перерастет возможности использования небольших инструментов.
Шаг 4: Протестируйте на небольшой партии.
Не внедряйте автоматизацию для всей команды с первого дня. Сначала проверьте её на небольшом объёме работы. Отлаживайте, корректируйте правила и масштабируйте систему только после того, как она будет работать безупречно.
Шаг 5: Обучите свою команду
Автоматизация — это не панацея. Вам все равно придется обучать персонал работе с ней, следить за ее состоянием и устранять неполадки. Уделите время обучению, и вы не пожалеете.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Даже при самой лучшей стратегии автоматизации могут возникнуть проблемы. Вот основные ошибки, которых следует избегать.
Автоматизация неработающих процессов: Если у вас есть неработающий процесс, автоматизация лишь ускорит его выполнение. Сначала исправьте процесс, а затем автоматизируйте его.
Пытаться сделать слишком много дел одновременно: Откусывайте небольшими кусочками. Резкие, стремительные запуски почти никогда не срабатывают, и в итоге вы все выбросите.
Игнорирование человеческого фактора: Автоматизация может создавать угрозу для сотрудников. Установите четкие ожидания относительно того, что она будет делать, а что нет. Ваша цель — освободить их для работы на более высоком уровне, а не лишить их рабочих мест.
Обучение: Никто другой не знает, как работает эта система, и вы только что создали дорогую дверную подставку.
Объединяя все вместе
Устранение рутинных задач в бэк-офисе посредством автоматизация Это уже не роскошь. Именно так сегодня процветают дальновидные компании. Давайте быстро подведем итоги:
- Сначала задокументируйте ваши текущие процессы.
- Выберите одну задачу для автоматизации, прежде чем переходить к следующей.
- Выберите подходящий инструмент для масштабов вашего бизнеса.
- Перед запуском протестируйте на небольшой партии.
- Обучите свою команду и отслеживайте результаты.
При правильном подходе можно значительно повысить производительность, сократить количество дорогостоящих ошибок и получить выгоду. бизнес Отображение информации в режиме реального времени позволит вам принимать обоснованные решения.
Самое приятное, что вы можете начать следовать этому плану уже на этой неделе без больших вложений. Просто выберите ОДНУ задачу. Один инструмент. Одну маленькую победу. Остальное произойдет само собой!