Управление дебиторской задолженностью (AR) имеет единственную цель: защитить денежные потоки. Дебиторская задолженность формируется в результате продаж, осуществленных покупателям в кредит. Эффективное управление дополненной реальностью гарантирует, что этот процесс пройдет гладко.
Многие компании полагаются на инструменты рабочего процесса по работе с дебиторской задолженностью, чтобы помочь скрыть слабые места в своем управлении AR. В дополнение к хорошему программному обеспечению для управления AR, бизнес также должен иметь надежный процесс работы с дебиторской задолженностью, который охватывает все основы.
Неэффективные рабочие процессы
Процессы заказа на наличные влияют на то, сколько времени потребуется покупателю для оплаты товаров и услуг. Если счет никогда не будет отправлен, платеж никогда не будет получен. Оплата происходит сразу после оформления и доставки заказа. Любые перерывы в этой передаче могут повлиять на точность счета. Некоторым клиентам требуется документация со счетами, например, подтверждение доставки или номер заказа на покупку.
Отсутствие этих жизненно важных данных может привести к задержке заказов и задержке выставления счетов. Инструменты автоматизации AR хорошо работают в средах с большим объемом. Автоматизация заказов и выставления счетов с помощью программного обеспечения для учета дебиторской задолженности (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) уменьшает количество ошибок и обеспечивает своевременное получение клиентами своих счетов.
Установить политики кредита и сбора
Первое, что нужно сделать с процессом дебиторской задолженности (также называемым «от заказа до оплаты»), — это задокументировать рабочий процесс, который обеспечивает выставление счетов, оплату и применение продаж в кредит. Политика кредитования и взыскания включает несколько компонентов, таких как:
- Кредитная оценка
- Заказ и выставление счетов
- Управление старением (коллекции)
- Денежные приложения
Процесс дебиторской задолженности должен тщательно учитывать все это. В этих процессах должен быть предусмотрен учетный контроль, обеспечивающий их эффективность. Ваш процесс дополненной реальности должен учитывать, кто выполняет действие, как оно выполняется и как проверяется его точность. Периодически возвращайтесь к этому процессу для эффективности и результатов.
Неорганизованные данные о дебиторской задолженности
Когда вы выставляете счета на условиях кредита, они приводят к устареванию учетных записей. Данные о сроках действия учетных записей показывают учетные записи ваших клиентов, их задолженность и возраст баланса. Если вы не отслеживаете эти данные, вы риск увеличения безнадежных долгов. Безнадежный долг — это когда счет-фактура не может быть получен или оплачен.
Будьте впереди безнадежных долгов, отслеживая неоплаченные счета в вашей системе. Вы можете управлять данными о дебиторской задолженности с помощью простых компьютерных инструментов, таких как электронные таблицы, а для некоторых требуется программное обеспечение AR, которое упрощает выявление ваших рисков взыскания.
Управление коллекциями вручную
Самостоятельное управление сборами может привести к тому, что вы упустите счета, счета-фактуры останутся неоплаченными и упустите возможность обнаружить нецелевое использование денежных поступлений. Благодаря автоматизации рабочего процесса коллекции упрощаются, а средства, требующие наибольшего внимания, получают приоритет. Программное обеспечение для учета дебиторской задолженности предоставляет вам информационные панели, которые показывают общий обзор состояния вашего AR.
Ручное управление коллекциями также приводит к тому, что вы упускаете возможность уведомить клиентов о просроченных счетах или других корреспонденциях по коллекциям. Сборы вручную часто зависят от активных звонков коллектора. Решение рабочего процесса может автоматизировать уведомления по электронной почте о просроченных костюмах и предлагать им позвонить вам. Эта форма управления коллекциями предотвращает потерю производительности.
Денежные приложения
Денежные приложения напрямую входят в цикл AR влияет на ваш денежный поток, Это может стать барьером для эффективных процессов дополненной реальности без надлежащего управления. Когда деньги получены, они не имеют значения в вашей системе учета, пока они не будут применены к счету. Когда наличные депонированы и использованы, это уменьшает вашу дебиторскую задолженность и увеличивает ваш денежный счет.
Кассовые приложения также лучше управляются с помощью программного обеспечения для работы с дебиторской задолженностью. Сложная система быстро поможет вам выделить ошибки. Программное обеспечение дополненной реальности также позволяет вам применять средства управления бухгалтерским учетом, чтобы гарантировать, что приложения для наличных денег соответствуют правилам бухгалтерского учета.
Опыт клиентов
Клиентский опыт часто является препятствием для процесса дополненной реальности. У клиента есть опыт на каждом этапе процесса AR, от заказа до окончательного подтверждения оплаченного счета. Одним из основных препятствий является то, как клиенты получают и оплачивают свои счета. Предоставьте клиентам удобные способы просмотра и оплаты счетов, такие как онлайн-доступ или банковский перевод.
Программное обеспечение для учета дебиторской задолженности имеет встроенные платежные инструменты, которые позволяют вашим клиентам оплачивать ваши счета после их просмотра. Без этих удобств клиент должен ждать, пока клерк AR перезвонит ему, чтобы принять платеж; это продлевает цикл AR и оставляет счет открытым дольше, чем должен быть.
Управление безнадежным долгом
Управление безнадежной задолженностью, также известное как «учет сомнительных долгов», является важной частью управления процессом AR, которое снижает риск неполучения счетов-фактур. Эффективный процесс включает в себя менеджеров AR, которые тщательно и часто просматривают отчеты о старении AR, чтобы определить тенденции платежей. Процесс кредитной оценки также является важной частью управления безнадежной задолженностью.
Вам следует провести кредитный анализ всех новых и существующих клиентов и проверить их платежеспособность. Кредитный анализ также помогает определить, какую сумму кредита предложить клиенту. Управление безнадежной задолженностью также контролируется путем введения кредитных лимитов и удержания кредита на счетах клиентов. Клиенты, которые не платят вовремя, могут увидеть, что их привилегия на покупку приостановлена до тех пор, пока они не произведут оплату. Программное обеспечение AR может автоматизировать эти элементы управления.
Кадровые
Процесс управления дебиторской задолженностью не является хорошим, если игроки, которые его выполняют, не имеют квалификации и не имеют навыков для управления отделом AR. Ваши бухгалтеры должны иметь специализированный бухгалтерский опыт для управления компонентами цикла AR.
Роли коллекторов требуют таких навыков, как обслуживание клиентов, ведение переговоров, находчивость и управление учетными записями. Кассовые приложения требуют базовых знаний бухгалтерского учета, внимания к деталям и навыков выполнения. дополненная реальность анализ данных требует аудиторских, аналитических и технических навыков.
Заворачивать
Хорошая команда дополненной реальности сплочена членами команды, обладающими различными специализированными навыками. Хотя навыки необходимы, инструменты автоматизации AR помогут вам добиться максимальной производительности и быстрее выявить любые проблемы.
Программное обеспечение для учета дебиторской задолженности повышает производительность и дает вашему персоналу AR время, чтобы сосредоточиться на вещах, которые влияют на сокращение остатков AR и предотвращают невыполненные заказы клиентов и неоплаченные счета, которые могут иметь решающее значение для сохранения репутации бизнеса.