Te-ai săturat să-ți vezi echipa înecată în hârțogărie în fiecare zi?
Back office prin soluții autonome sunt coloana vertebrală a oricărei afaceri. Însă faptul că angajații efectuează sarcini repetitive zi de zi costă timp, bani și energie pentru compania ta. Cel mai bun lucru este că automatizarea sarcinilor repetitive de back-office este mai simplă decât îți dai seama și va:
- Eliberează ore de administrare în fiecare săptămână
- Reduceți erorile manuale costisitoare
- Oferiți conducerii vizibilitate în timp real a afacerii în fiecare departament
Și nu trebuie să fii un geniu al tehnologiei ca să începi.
Să sărim în ...
Iată ce se află înăuntru:
- Ce sunt sarcinile repetitive din back-office?
- De ce automatizarea este o problemă importantă în acest moment
- Cele mai bune sarcini de back-office de automatizat mai întâi
- Cum să începi automatizarea (pas cu pas)
- Greșeli frecvente de evitat
Ce sunt sarcinile repetitive din back-office?
Sarcinile administrative sunt sarcini manuale de rutină, care necesită multă administrare, efectuate în culise pentru a menține afacerea dumneavoastră în funcțiune fără probleme.
Gândește-te la lucrurile pe care nimeni nu vrea să le facă:
- De introducere a datelor
- Procesarea facturii
- Salarizare
- Raportarea conformității
- Reconcilierea foilor de calcul
Nu te ajută să-ți crești veniturile, dar cu siguranță consumă cantități uriașe din timpul angajaților tăi. Partea cea mai rea? Sunt necesare. Fără ele făcute bine, nimic altceva nu funcționează corect. Îți sună cunoscut? În asta se împotmolesc proprietarii de afaceri.
Iată kickerul:
Conform studiilor, angajații pierd 15 ore pe săptămână cu sarcini administrative de valoare redusă. Asta înseamnă aproape două zile lucrătoare pe săptămână pierdute făcând ceva ce un computer poate face cu ușurință.
De ce automatizarea este o problemă importantă în acest moment
Iată de ce atât de multe companii se avântă în trenul automatizării.
Dacă administrația ta funcționează cu forță de muncă manuală, informațiile tale vor fi întotdeauna învechite. Cineva introduce cifre într-o foaie de calcul luni, altcineva le introduce în sistemul contabil miercuri. Până vineri nimeni nu știe care sunt cifrele reale.
Asta e o problemă uriașă.
Automatizarea rezolvă această problemă prin integrarea tuturor sistemelor dumneavoastră. Fiecare vânzare, fiecare factură, fiecare mișcare de stoc se actualizează automat în timp real. Beneficiați de vizibilitate în timp real asupra întregii operațiuni.
Sisteme ERP în cloud, cum ar fi Oracle Netsuite Singapore Fac exact asta. Centralizează informațiile din toate domeniile afacerii tale într-un singur tablou de bord. Acest lucru le permite liderilor să ia decizii mai rapide și mai bune. Nu trebuie să aștepte ca cineva să le trimită un raport.
Să ne uităm la statistici. 60% dintre companii folosesc automatizarea în procesele lor zilnice. Dacă nu ești una dintre ele, ești deja în urmă.
Destul de înfricoșător, nu-i așa?
Cele mai bune sarcini de back-office de automatizat mai întâi
Nu fiecare sarcină este la fel. Unele sunt coapte pentru automatizare. Altele nu sunt... încă. Cheia este să începem cu cele care au cel mai mare avantaj în acest moment.
Date de intrare
Introducerea datelor este lucrul numărul 1 pe care ar trebui să îl automatizați. Este plictisitor, plictisitor și predispus la erori. Astăzi există instrumente care pot extrage date din facturi, formulare, e-mailuri și le pot introduce automat în aplicațiile dvs.
Procesarea facturilor și conturile de plătit
Procesarea facturilor este un alt domeniu propice pentru automatizare. Software-ul poate potrivi facturile cu comenzile de achiziție, le poate direcționa spre aprobare și poate iniția plăți. Sarcini care odinioară durau zile întregi pot fi acum finalizate în câteva minute.
stat de plată
Salarizarea este un alt aspect atemporal. După ce ați creat reguli automate de salarizare, nu va mai trebui să calculați niciodată orele de lucru, impozitele sau beneficiile. Pur și simplu revizuiți, aprobați și reveniți la viața de zi cu zi.
Raportarea
Raportarea este locul unde automatizarea devine cu adevărat magică. În loc ca echipa ta să combine date din 5 instrumente, totul se reunește automat într-un singur tablou de bord. Spune adio nopților târzii de vineri construind rapoarte repetitive.
Cum să începi automatizarea (pas cu pas)
Ești gata să o faci în sfârșit în mod corect? Dacă da, atunci citește mai jos.
Procedând astfel, vei avea rezultate și nu vei irosi banii.
Pasul 1: Documentați-vă procesele actuale
Documentează exact cum este îndeplinită fiecare sarcină astăzi. Acest lucru va dezvălui unde există întârzieri și blocaje. Nu poți îmbunătăți ceea ce nu știi.
Pasul 2: Alegeți o sarcină pentru a începe
Nu automatiza totul deodată. Alege cea mai frustrantă și mai repetitivă sarcină de care are nevoie afacerea ta și automatizează ACEA sarcină. Sărbătorește micile victorii. Apoi automatizează o altă sarcină.
Pasul 3: Alegeți instrumentul potrivit
Există multe instrumente de automatizare disponibile. Câteva opțiuni de calitate pentru începători sunt:
- Zapier pentru conectarea aplicațiilor simple
- Make (fostul Integromat) pentru fluxuri puțin mai complexe
- O platformă ERP adecvată pentru automatizarea completă a întregii afaceri
Alege un instrument potrivit pentru tine. Nu ai nevoie de software pentru o afacere cu 5 persoane. Cu toate acestea, o companie în creștere rapidă va depăși rapid micile instrumente.
Pasul 4: Testați cu un lot mic
Nu implementa automatizarea pentru întreaga echipă încă din prima zi. Validează-o mai întâi cu un lot de lucru. Depanează, ajustează regulile și scalează numai după ce funcționează perfect.
Pasul 5: Antrenează-ți echipa
Automatizarea nu este o soluție miraculoasă. Trebuie totuși să-ți înveți personalul cum să o folosească, să o urmărească și să o remedieze atunci când dă greș. Acordă-ți timp să-i instruiești și recompensele vor veni.
Greșeli frecvente de evitat
Lucrurile pot merge prost chiar și cu cea mai bună strategie de automatizare. Iată principalele capcane de evitat.
Automatizarea proceselor defecte: Dacă aveți un proces defect, automatizarea acestuia va permite procesului defect să ruleze mai rapid. Reparați procesul și apoi automatizați-l.
Încercând să faci prea multe deodată: Mușcă bucățele mici. Implementările big-bang aproape niciodată nu funcționează și pur și simplu vei renunța la tot.
Neglijând elementul uman: Angajații se pot simți amenințați de automatizare. Stabilește așteptări cu privire la ce va face și ce nu va face aceasta. Încerci să îi eliberezi pentru sarcini de nivel superior, nu să le iei locurile de muncă.
Instruire: Nimeni altcineva nu știe cum funcționează sistemul, iar tu tocmai ai creat un opritor de ușă scump.
Aducând totul împreună
Eliminarea sarcinilor repetitive din back-office prin automatizare nu mai este un lux. Este modul în care companiile cu viziune de viitor prosperă în zilele noastre. Așadar, haideți să recapitulăm rapid:
- Documentați mai întâi procesele actuale
- Alegeți o sarcină de automatizat înainte de a trece la următoarea
- Alege instrumentul potrivit pentru amploarea afacerii tale
- Testați cu un lot mic înainte de lansare
- Antrenează-ți echipa și monitorizează rezultatele
Făcut corect, poți crește dramatic productivitatea, poți reduce greșelile costisitoare și poți câștiga afaceri vizibilitate în timp real, astfel încât să puteți lua decizii informate.
Cea mai bună parte este că poți începe să pui în aplicare acest PLAN săptămâna aceasta fără o investiție URIAȘĂ. Alege doar O SINGURĂ sarcină. Un instrument. O mică victorie. Restul se va întâmpla!