Cansado de ver sua equipe afundando em papelada todos os dias?
Back office operações são a espinha dorsal de qualquer negócio. Mas ter funcionários executando tarefas repetitivas dia após dia custa tempo, dinheiro e motivação para sua empresa. A melhor parte é que automatizar tarefas administrativas repetitivas é mais simples do que você imagina e irá:
- Libere horas de trabalho administrativo todas as semanas.
- Elimine erros manuais dispendiosos
- Ofereça à liderança visibilidade em tempo real dos negócios em todos os departamentos.
E você não precisa ser um gênio da tecnologia para começar.
Vamos pular ...
Eis o que você encontrará dentro:
- O que são tarefas repetitivas de back-office?
- Por que a automação é tão importante agora?
- As melhores tarefas administrativas para automatizar primeiro
- Como começar a automatizar (passo a passo)
- Erros comuns a evitar
O que são tarefas repetitivas de back-office?
As tarefas administrativas são tarefas rotineiras, manuais e que exigem muita atenção aos detalhes, realizadas nos bastidores para manter o bom funcionamento da sua empresa.
Pense nas coisas que ninguém quer fazer:
- Entrada de dados
- Processamento de faturas
- Processamento da folha de pagamento
- Relatórios de conformidade
- Reconciliando planilhas
Elas não ajudam a aumentar sua receita, mas certamente consomem uma quantidade enorme do tempo dos seus funcionários. A pior parte? São necessárias. Sem elas, nada mais funciona direito. Parece familiar? É exatamente nisso que os donos de empresas se metem.
Aqui está o kicker:
Segundo pesquisas, os funcionários desperdiçam 15 horas semanais em tarefas administrativas de baixo valor agregado. Isso equivale a quase dois dias úteis por semana perdidos fazendo algo que um computador pode facilmente realizar.
Por que a automação é tão importante agora?
Eis o motivo pelo qual tantas empresas estão aderindo à automação.
Se o seu departamento administrativo opera com trabalho manual, suas informações estarão sempre desatualizadas. Alguém insere números em uma planilha na segunda-feira, outra pessoa os insere no sistema contábil na quarta-feira. Na sexta-feira, ninguém sabe quais são os números reais.
Isso é um problema enorme.
A automação resolve isso integrando todos os seus sistemas. Cada venda, cada fatura, cada movimentação de estoque é atualizada automaticamente em tempo real. Você obtém visibilidade do seu negócio em tempo real em toda a sua operação.
Sistemas ERP em nuvem, como Oracle NetSuite Singapura Fazem exatamente isso. Centralizam informações de todas as áreas da sua empresa em um único painel de controle. Isso permite que os líderes tomem decisões mais rápidas e melhores, sem precisar esperar que alguém envie um relatório.
Vamos analisar as estatísticas. 60% das empresas utilizam automação em seus processos diários. Se você não é uma delas, já está ficando para trás.
Assustador, não é?
As melhores tarefas administrativas para automatizar primeiro
Nem todas as tarefas são iguais. Algumas são perfeitas para automação. Outras, ainda não. O importante é começar por aquelas que têm o maior potencial de impacto no momento.
Entrada de Dados
A entrada de dados é a tarefa número 1 que você deve automatizar. É tediosa, entediante e propensa a erros. Hoje em dia, existem ferramentas que podem extrair dados de faturas, formulários e e-mails, e inseri-los automaticamente em seus aplicativos.
Processamento de faturas e contas a pagar
O processamento de faturas é outra área com grande potencial para automação. O software pode conciliar faturas com pedidos de compra, encaminhá-los para aprovação e iniciar os pagamentos. Tarefas que antes levavam dias agora podem ser concluídas em minutos.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é outra ferramenta atemporal. Depois de criar regras automatizadas para a folha de pagamento, você nunca mais precisará calcular horas, impostos ou benefícios. Basta revisar, aprovar e voltar a viver sua vida.
Relatórios
Na área de relatórios, a automação realmente faz a diferença. Em vez de sua equipe reunir dados de cinco ferramentas diferentes, tudo é automaticamente integrado em um único painel. Diga adeus às noites de sexta-feira dedicadas à criação de relatórios repetitivos.
Como começar a automatizar (passo a passo)
Está pronto para finalmente fazer do jeito certo? Se sim, leia abaixo.
Fazendo assim, você obterá resultados e não desperdiçará dinheiro.
Passo 1: Documente seus processos atuais
Documente exatamente como cada tarefa é realizada hoje. Isso revelará onde estão as falhas e os gargalos. Você não pode melhorar o que não conhece.
Passo 2: Escolha uma tarefa para começar
Não automatize tudo de uma vez. Escolha a tarefa MAIS frustrante e MAIS repetitiva que sua empresa precisa e automatize ESSA tarefa. Comemore as pequenas vitórias. Depois, automatize outra tarefa.
Passo 3: Escolha a ferramenta certa
Existem muitas ferramentas de automação disponíveis. Algumas boas opções para iniciantes são:
- Zapier para conectar aplicativos simples
- Make (anteriormente Integromat) para fluxos um pouco mais complexos.
- Uma plataforma ERP adequada para automação completa em toda a empresa.
Escolha uma ferramenta que tenha o tamanho certo para você. Uma empresa com cinco funcionários não precisa de um software empresarial. No entanto, uma empresa em rápido crescimento logo ultrapassará a capacidade das ferramentas menores.
Etapa 4: Teste com um pequeno lote
Não implemente a automação para toda a sua equipe logo no primeiro dia. Valide-a primeiro com um lote de tarefas. Depure, ajuste as regras e expanda somente depois que estiver funcionando perfeitamente.
Passo 5: Treine sua equipe
A automação não é a solução definitiva. Você ainda precisa ensinar sua equipe a usá-la, monitorá-la e corrigi-la quando houver falhas. Dedique tempo ao treinamento deles e os resultados virão.
Erros comuns a evitar
Mesmo com a melhor estratégia de automação, as coisas podem dar errado. Aqui estão as principais armadilhas a evitar.
Automatizando processos falhos: Se você tem um processo com defeito, automatizá-lo apenas fará com que o processo com defeito seja executado mais rapidamente. Corrija o processo e só então automatize-o.
Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo: Vá com calma. Implementações de uma vez só quase nunca funcionam e você acabará descartando tudo.
Negligenciar o elemento humano: Os funcionários podem se sentir ameaçados pela automação. Defina expectativas sobre o que ela fará e o que não fará. O objetivo é liberá-los para trabalhos de nível superior, não tirar seus empregos.
Treinamento: Ninguém mais sabe como o sistema funciona e você acabou criando um peso de porta caro.
Trazendo tudo junto
Eliminar tarefas repetitivas de back-office através de automação Não é mais um luxo. É assim que as empresas inovadoras prosperam hoje em dia. Então, vamos recapitular rapidamente:
- Documente primeiro os seus processos atuais.
- Selecione uma tarefa para automatizar antes de passar para a próxima.
- Escolha a ferramenta certa para a escala do seu negócio.
- Faça um teste com um pequeno lote antes de implementar em larga escala.
- Treine sua equipe e monitore os resultados.
Se feito corretamente, você pode aumentar drasticamente a produtividade, reduzir erros dispendiosos e obter ganhos. negócio Visibilidade em tempo real para que você possa tomar decisões informadas.
A melhor parte é que você pode começar a colocar este PLANO em prática esta semana sem um investimento ENORME. Basta escolher UMA tarefa. Uma ferramenta. Uma pequena vitória. O resto acontece!