Czy jesteś zmęczony obserwowaniem, jak Twój zespół każdego dnia tonie w papierkowej robocie?
Zaplecze biurowe operacje Stanowią kręgosłup każdej firmy. Jednak codzienne wykonywanie przez pracowników powtarzalnych zadań kosztuje firmę czas, pieniądze i ducha. Najlepsze jest to, że automatyzacja powtarzalnych zadań back-office jest prostsza, niż myślisz i:
- Uwolnij godziny czasu administracyjnego co tydzień
- Ogranicz kosztowne błędy ręczne
- Zapewnij kierownictwu bieżący wgląd w działalność biznesową każdego działu
I nie musisz być geniuszem technologii, żeby zacząć.
Wskoczmy…
Oto, co znajdziesz w środku:
- Czym są powtarzalne zadania zaplecza?
- Dlaczego automatyzacja jest teraz tak ważna
- Najlepsze zadania back-office do zautomatyzowania w pierwszej kolejności
- Jak rozpocząć automatyzację (krok po kroku)
- Typowe błędy, których należy unikać
Czym są powtarzalne zadania zaplecza?
Zadania back-office to rutynowe, ręczne, wymagające dużej ilości pracy administracyjnej zadania wykonywane w tle, mające na celu zapewnienie płynnego funkcjonowania firmy.
Pomyśl o rzeczach, których nikt nie chce robić:
- Wprowadzanie danych
- Przetwarzanie faktury
- Wypłaty wynagrodzeń
- Raportowanie zgodności
- Uzgadnianie arkuszy kalkulacyjnych
Nie pomagają zwiększyć przychodów, ale z pewnością pochłaniają ogromną ilość czasu Twoich pracowników. A co najgorsze? Są niezbędne. Bez nich nic innego nie będzie działać prawidłowo. Brzmi znajomo? Właśnie w to wpadają właściciele firm.
Oto kicker:
Według badań pracownicy marnują 15 godzin tygodniowo na mało wartościowe zadania administracyjne. To prawie dwa dni robocze tygodniowo zmarnowane na coś, co komputer z łatwością wykona.
Dlaczego automatyzacja jest teraz tak ważna
Oto dlaczego tak wiele firm decyduje się na automatyzację.
Jeśli w Twoim back office’ie pracuje się ręcznie, Twoje dane będą zawsze nieaktualne. Ktoś wprowadza dane do arkusza kalkulacyjnego w poniedziałek, ktoś inny w środę do systemu księgowego. Do piątku nikt nie wie, jakie są dokładne liczby.
To ogromny problem.
Automatyzacja rozwiązuje ten problem poprzez integrację wszystkich systemów. Każda sprzedaż, każda faktura, każdy ruch w magazynie są automatycznie aktualizowane w czasie rzeczywistym. Uzyskujesz bieżący wgląd w działalność całej firmy.
Systemy ERP w chmurze, takie jak Oracle NetSuite Singapur Robią dokładnie to. Centralizują informacje ze wszystkich obszarów firmy na jednym pulpicie. Dzięki temu liderzy mogą podejmować szybsze i lepsze decyzje. Nie muszą czekać, aż ktoś wyśle raport.
Przyjrzyjmy się statystykom. 60% firm korzysta z automatyzacji w swoich codziennych procesach. Jeśli nie należysz do tej grupy, już jesteś w tyle.
Trochę przerażające, prawda?
Najlepsze zadania back-office do zautomatyzowania w pierwszej kolejności
Nie każde zadanie jest sobie równe. Niektóre są gotowe do automatyzacji. Inne nie… jeszcze. Kluczem jest zacząć od tych, które mają obecnie największe znaczenie.
Wprowadzanie danych
Wprowadzanie danych to najważniejsza czynność, którą powinieneś zautomatyzować. Jest żmudne, nudne i podatne na błędy. Obecnie dostępne są narzędzia, które potrafią wyodrębnić dane z faktur, formularzy, e-maili i automatycznie przesłać je do aplikacji.
Przetwarzanie faktur i należności do zapłaty
Przetwarzanie faktur to kolejny obszar, który nadaje się do automatyzacji. Oprogramowanie może dopasowywać faktury do zamówień zakupu, kierować je do zatwierdzenia i inicjować płatności. Zadania, które kiedyś zajmowały dni, teraz można wykonać w kilka minut.
Lista płac
Płace to kolejna ponadczasowa funkcja. Po utworzeniu zautomatyzowanych reguł płacowych nie musisz już obliczać godzin, podatków ani świadczeń. Wystarczy je przejrzeć, zatwierdzić i wrócić do normalnego życia.
Raportowanie
Raportowanie to miejsce, w którym automatyzacja naprawdę nabiera magii. Zamiast zbierać dane z 5 różnych narzędzi, Twój zespół automatycznie wczytuje je w jeden panel. Pożegnaj się z marnowaniem piątkowych wieczorów na tworzenie powtarzających się raportów.
Jak rozpocząć automatyzację (krok po kroku)
Czy jesteś gotowy, żeby w końcu zrobić to dobrze? Jeśli tak, czytaj poniżej.
Postępując w ten sposób, osiągniesz rezultaty i nie będziesz marnować pieniędzy.
Krok 1: Udokumentuj swoje obecne procesy
Dokładnie udokumentuj, jak każde zadanie jest dziś wykonywane. Ujawni to, gdzie występują opóźnienia i wąskie gardła. Nie da się ulepszyć czegoś, czego się nie wie.
Krok 2: Wybierz jedno zadanie do rozpoczęcia
Nie automatyzuj wszystkiego naraz. Wybierz NAJBARDZIEJ frustrujące i najbardziej powtarzalne zadanie, jakiego wymaga Twoja firma, i zautomatyzuj TO zadanie. Ciesz się małymi zwycięstwami. Następnie zautomatyzuj kolejne zadanie.
Krok 3: Wybierz odpowiednie narzędzie
Dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji. Oto kilka dobrych opcji dla początkujących:
- Zapier do łączenia prostych aplikacji
- Make (dawniej Integromat) dla nieco bardziej złożonych przepływów
- Odpowiednia platforma ERP do pełnej automatyzacji w całej firmie
Wybierz narzędzie o odpowiedniej wielkości. Nie potrzebujesz oprogramowania korporacyjnego dla firmy zatrudniającej pięć osób. Jednak szybko rozwijająca się firma szybko przerośnie te małe narzędzia.
Krok 4: Przetestuj na małej partii
Nie wdrażaj automatyzacji w całym zespole od pierwszego dnia. Najpierw zweryfikuj ją, wykonując kilka zadań. Debuguj, dostosowuj reguły i skaluj dopiero, gdy wszystko będzie działać bez zarzutu.
Krok 5: Trenuj swój zespół
Automatyzacja nie jest rozwiązaniem idealnym. Nadal musisz nauczyć swoich pracowników, jak z niej korzystać, monitorować ją i naprawiać w razie awarii. Poświęć czas na przeszkolenie ich, a korzyści przyjdą same.
Typowe błędy, których należy unikać
Nawet przy najlepszej strategii automatyzacji coś może pójść nie tak. Oto najczęstsze pułapki, których należy unikać.
Automatyzacja zepsutych procesów: Jeśli masz zepsuty proces, jego zautomatyzowanie jedynie przyspieszy jego działanie. Napraw proces, a następnie go zautomatyzuj.
Próba zrobienia zbyt wielu rzeczy na raz: Odgryzaj małe kawałki. Rozwałkowanie z rozmachem prawie nigdy się nie udaje i po prostu wyrzucisz całość.
Zaniedbanie czynnika ludzkiego: Pracownicy mogą czuć się zagrożeni automatyzacją. Ustal oczekiwania dotyczące tego, co automatyzacja zrobi, a czego nie. Próbujesz ich wyzwolić i umożliwić im wykonywanie zadań na wyższym poziomie, a nie odebrać im pracę.
Dedykowane szkolenia: Nikt inny nie wie, jak działa ten system, a Ty właśnie stworzyłeś drogi ogranicznik do drzwi.
Wszystko razem
Eliminacja powtarzalnych zadań back-office poprzez automatyzacja Nie jest już luksusem. Właśnie w ten sposób prosperują dziś firmy myślące przyszłościowo. Przyjrzyjmy się więc pokrótce:
- Najpierw udokumentuj swoje obecne procesy
- Wybierz 1 zadanie do zautomatyzowania przed przejściem do następnego
- Wybierz odpowiednie narzędzie dla skali swojego biznesu
- Przed rozwałkowaniem przetestuj na małej partii
- Szkol swój zespół i monitoruj wyniki
Jeśli zrobisz to dobrze, możesz znacząco zwiększyć produktywność, ograniczyć kosztowne błędy i zyskać biznes widoczność w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz podejmować świadome decyzje.
Najlepsze jest to, że możesz zacząć realizować ten PLAN już w tym tygodniu bez OGROMNEJ inwestycji. Wystarczy wybrać JEDNO zadanie. Jedno narzędzie. Jedno małe zwycięstwo. Reszta sama się wydarzy!