Lei av å se teamet ditt drukne i papirarbeid hver eneste dag?
Back-office operasjoner er ryggraden i enhver bedrift. Men å ha ansatte som utfører repeterende oppgaver dag inn og dag ut koster bedriften din tid, penger og energi. Det beste er at det å automatisere repeterende backoffice-oppgaver er enklere enn du tror, og det vil:
- Frigjør timer med administrativ tid hver uke
- Kutt ut kostbare manuelle feil
- Gi ledelsen sanntids forretningsinnsikt på tvers av alle avdelinger
Og du trenger ikke å være et teknologisk geni for å komme i gang.
La oss hoppe inn ...
Her er hva som er inni:
- Hva er repeterende backoffice-oppgaver?
- Hvorfor automatisering er en stor sak akkurat nå
- De beste backoffice-oppgavene å automatisere først
- Slik begynner du å automatisere (trinn for trinn)
- Vanlige feil å unngå
Hva er repeterende backoffice-oppgaver?
Backoffice-oppgaver er rutinemessige manuelle, administrativt krevende oppgaver som gjøres bak kulissene for å holde virksomheten din i gang.
Tenk på tingene ingen vil gjøre:
- Dataoppføring
- Fakturabehandling
- Lønnskjøringer
- Samsvarsrapportering
- Avstemming av regneark
De hjelper deg ikke med å øke inntektene dine, men de bruker absolutt enorme mengder av de ansattes tid. Det verste? De er nødvendige. Uten dem riktig utført, fungerer ingenting annet som det skal. Høres kjent ut? Det er det bedriftseiere havner i.
Her er kickeren:
Ifølge forskning kaster ansatte bort 15 timer i uken på administrative oppgaver av lav verdi. Det er nesten to arbeidsdager i uken som går tapt på å gjøre noe en datamaskin enkelt kan gjøre.
Hvorfor automatisering er en stor sak akkurat nå
Her er grunnen til at så mange bedrifter hopper på automatiseringstoget.
Hvis administrasjonen din drives med manuelt arbeid, vil informasjonen din alltid være utdatert. Noen legger inn tall i et regneark på mandag, noen andre legger dem inn i regnskapssystemet på onsdag. Innen fredag vet ingen hva de faktiske tallene er.
Det er et stort problem.
Automatisering løser dette ved å integrere alle systemene dine. Hvert salg, hver faktura, hver varebevegelse oppdateres automatisk i sanntid. Du får sanntidsinnsikt i hele virksomheten.
Skybaserte ERP-systemer som f.eks. Oracle Net Suite Singapore gjør nettopp det. De sentraliserer informasjon fra alle områder av virksomheten din på ett dashbord. Det lar ledere ta raskere og bedre beslutninger. De trenger ikke å vente på at noen skal sende en rapport.
La oss se på statistikken. 60 % av bedrifter bruker automatisering i sine daglige prosesser. Hvis du ikke er en av dem, ligger du allerede etter.
Ganske skummelt, ikke sant?
De beste backoffice-oppgavene å automatisere først
Ikke alle oppgaver er skapt like. Noen er modne for automatisering. Noen er det ikke ... ennå. Nøkkelen er å begynne med de som har størst innflytelse akkurat nå.
Data Entry
Dataregistrering er det viktigste du bør automatisere. Det er kjedelig, slitsomt og utsatt for feil. I dag finnes det verktøy som kan hente ut data fra fakturaer, skjemaer og e-poster og automatisk legge dem rett inn i applikasjonene dine.
Fakturabehandling og leverandørgjeld
Fakturabehandling er et annet område som er modent for automatisering. Programvare kan matche fakturaer med bestillinger, sende dem til godkjenning og igangsette betalinger. Oppgaver som tidligere tok dager, kan nå fullføres på minutter.
lønn
Lønn er et annet tidløst eksempel. Når du har opprettet automatiserte lønnsregler, trenger du aldri å beregne timer, skatt eller fordeler igjen. Bare gjennomgå, godkjenn og kom tilbake til livet ditt.
Rapportering
Rapportering er der automatisering virkelig blir magisk. I stedet for at teamet ditt setter sammen data fra fem verktøy, samles alt automatisk i ett enkelt dashbord. Si farvel til å bruke sene fredagskvelder på å lage repetitive rapporter.
Slik begynner du å automatisere (trinn for trinn)
Er du endelig klar til å gjøre det på riktig måte? I så fall, les nedenfor.
Å gjøre det slik vil gi deg resultater, og du vil ikke kaste bort pengene dine.
Trinn 1: Dokumenter dine nåværende prosesser
Dokumenter nøyaktig hvordan hver oppgave utføres i dag. Det vil avsløre hvor det finnes forsinkelser og flaskehalser. Du kan ikke forbedre det du ikke vet.
Trinn 2: Velg én oppgave å starte
Ikke automatiser alt på én gang. Velg den MEST frustrerende, MEST repetitive oppgaven bedriften din krever, og automatiser DEN oppgaven. Feir små seire. Automatiser deretter en annen oppgave.
Trinn 3: Velg riktig verktøy
Det finnes mange automatiseringsverktøy tilgjengelig. Noen kvalitetsvalg for nybegynnere er:
- Zapier for å koble til enkle apper
- Make (tidligere Integromat) for litt mer komplekse strømmer
- En skikkelig ERP-plattform for full automatisering av hele virksomheten
Velg et verktøy som har riktig størrelse for deg. Du trenger ikke bedriftsprogramvare for en bedrift med fem personer. Imidlertid vil et raskt voksende selskap raskt vokse fra de små verktøyene.
Trinn 4: Test med en liten batch
Ikke implementer automatisering i hele teamet fra dag én. Valider det med en gruppe arbeid først. Feilsøk, juster regler og skaler først etter at det fungerer feilfritt.
Trinn 5: Tren laget ditt
Automatisering er ikke en mirakelkur. Du må fortsatt lære de ansatte hvordan de bruker det, observere det og fikse det når det feiler. Ta deg tid til å lære dem opp, så vil belønningene komme.
Vanlige feil å unngå
Ting kan gå galt selv med den beste automatiseringsstrategien. Her er de største fallgruvene du bør unngå.
Automatisering av ødelagte prosesser: Hvis du har en ødelagt prosess, vil automatisering bare gjøre at den ødelagte prosessen kjører raskere. Reparer prosessen og automatiser den deretter.
Prøver å gjøre for mye på en gang: Bit av små biter. Big bang-utrullinger fungerer nesten aldri, og du kommer bare til å skrote hele greia.
Å neglisjere det menneskelige elementet: Ansatte kan føle seg truet av automatisering. Sett forventninger til hva det vil og ikke vil gjøre. Du prøver å frigjøre dem til arbeid på høyere nivå, ikke ta jobbene fra dem.
Opplæring: Ingen andre vet hvordan systemet fungerer, og du har nettopp laget en dyr dørstopper.
Å bringe det hele sammen
Eliminerer repetitive oppgaver på bakkontoret gjennom automatisering er ikke lenger en luksus. Det er slik fremtidsrettede selskaper trives i disse dager. Så la oss raskt se på følgende:
- Dokumenter dine nåværende prosesser først
- Velg én oppgave som skal automatiseres før du går videre til den neste
- Velg riktig verktøy for bedriftens størrelse
- Test med en liten porsjon før du kjevler ut
- Tren teamet ditt og overvåk resultatene
Gjør du det riktig, kan du øke produktiviteten dramatisk, redusere kostbare feil og oppnå gevinster. virksomhet synlighet i sanntid, slik at du kan ta informerte beslutninger.
Det beste er at du kan begynne med denne PLANEN denne uken uten STORE investeringer. Bare velg ÉN oppgave. Ett verktøy. Én liten seier. Resten vil skje!