दोहोरिने ब्याक-अफिस कार्यहरू स्वचालित गर्न शुरुआतीहरूको लागि गाइड

आफ्नो टोलीलाई हरेक दिन कागजी काममा डुब्दै गरेको देखेर थाक्नुभएको छ?

ब्याक अफिस सञ्चालन हरेक व्यवसायको मेरुदण्ड हो। तर कर्मचारीहरूले दिनहुँ दोहोरिने कामहरू गर्नाले तपाईंको कम्पनीको समय, पैसा र जोश खर्च हुन्छ। सबैभन्दा राम्रो पक्ष भनेको दोहोरिने ब्याक-अफिस कार्यहरूलाई स्वचालित गर्नु तपाईंले सोचेभन्दा सजिलो छ र यसले निम्न कुराहरू गर्नेछ:

• हरेक हप्ता प्रशासनिक समयको घण्टा खाली गर्नुहोस्
• महँगो म्यानुअल त्रुटिहरू घटाउनुहोस्
• हरेक विभागमा नेतृत्वलाई वास्तविक-समय व्यापार दृश्यता दिनुहोस्

अनि सुरु गर्नको लागि तपाईं प्राविधिक प्रतिभाशाली हुनु आवश्यक छैन।

आउनुहोस्, हाम फालौं...

भित्र के छ यहाँ छ:

1. दोहोरिने ब्याक-अफिस कार्यहरू के हुन्?
2. किन स्वचालन अहिले ठूलो कुरा हो?
3. पहिले स्वचालित गर्नका लागि उत्तम ब्याक-अफिस कार्यहरू
4. स्वचालन कसरी सुरु गर्ने (चरण-दर-चरण)
5. जोगिनका लागि सामान्य गल्तीहरू

दोहोरिने ब्याक-अफिस कार्यहरू के हुन्?

ब्याक-अफिस कार्यहरू नियमित म्यानुअल, प्रशासनिक-गहन कार्यहरू हुन् जुन तपाईंको व्यवसायलाई सुचारु रूपमा चलाउन पर्दा पछाडि गरिन्छ।

कसैले पनि गर्न नचाहने कुराहरूको बारेमा सोच्नुहोस्:

• डेटा प्रविष्टि
• इनभ्वाइस प्रशोधन
• तलब चल्छ
• अनुपालन रिपोर्टिङ
• स्प्रेडसिटहरू मिलाउँदै

तिनीहरूले तपाईंको राजस्व बढाउन मद्दत गर्दैनन्, तर तिनीहरूले निश्चित रूपमा तपाईंका कर्मचारीहरूको समयको ठूलो मात्रा खपत गर्छन्। सबैभन्दा नराम्रो कुरा के हो? तिनीहरू आवश्यक छन्। तिनीहरूलाई राम्रोसँग नगरी, अरू केही पनि राम्रोसँग काम गर्दैन। परिचित सुनिन्छ? व्यवसाय मालिकहरू त्यही कुरामा फस्छन्।

यहाँ किकर छ:

अनुसन्धानका अनुसार, कर्मचारीहरूले कम मूल्यका प्रशासनिक कार्यहरूमा हप्तामा १५ घण्टा खेर फाल्छन्। त्यो भनेको कम्प्युटरले सजिलै गर्न सक्ने काममा हप्तामा लगभग दुई कार्यदिन खेर फाल्नु हो।

किन स्वचालन अहिले ठूलो कुरा हो?

धेरै व्यवसायहरू स्वचालन रेलमा किन हाम फालिरहेका छन् भन्ने कुरा यही हो।

यदि तपाईंको ब्याक अफिस म्यानुअल श्रममा चल्छ भने तपाईंको जानकारी सधैं पुरानो हुनेछ। कसैले सोमबार स्प्रेडसिटमा तथ्याङ्कहरू प्रविष्ट गर्दछ, कसैले बुधबार लेखा प्रणालीमा प्रविष्ट गर्दछ। शुक्रबारसम्म कसैलाई थाहा हुँदैन कि वास्तविक संख्या के हो।

त्यो त ठूलो समस्या हो।

स्वचालनले तपाईंको सबै प्रणालीहरूलाई एकीकृत गरेर यो समस्या समाधान गर्छ। प्रत्येक बिक्री, प्रत्येक इनभ्वाइस, स्टकको प्रत्येक चाल स्वचालित रूपमा वास्तविक समयमा अपडेट हुन्छ। तपाईंले आफ्नो सम्पूर्ण सञ्चालनमा वास्तविक-समय व्यापार दृश्यता प्राप्त गर्नुहुन्छ।

क्लाउड ERP प्रणालीहरू जस्तै ओरेकल नेटसुइट सिंगापुर ठ्याक्कै त्यसै गर्नुहोस्। तिनीहरूले तपाईंको व्यवसायको सबै क्षेत्रहरूको जानकारी एउटै ड्यासबोर्डमा केन्द्रित गर्छन्। यसले नेताहरूलाई छिटो र राम्रो निर्णय लिन अनुमति दिन्छ। तिनीहरूले रिपोर्ट पठाउनको लागि कसैको प्रतीक्षा गर्नु पर्दैन।

तथ्याङ्क हेरौं। ६०% कम्पनीहरूले आफ्नो दैनिक प्रक्रियाहरूमा स्वचालन प्रयोग गर्छन्। यदि तपाईं तिनीहरू मध्ये एक हुनुहुन्न भने, तपाईं पहिले नै कर्भ पछाडि हुनुहुन्छ।

एकदमै डरलाग्दो, हैन त?

पहिले स्वचालित गर्नका लागि उत्तम ब्याक-अफिस कार्यहरू

सबै कार्यहरू समान रूपमा सिर्जना गरिएका हुँदैनन्। केही स्वचालनको लागि परिपक्व छन् भने केही अझै... छैनन्। मुख्य कुरा भनेको ती कार्यहरूबाट सुरु गर्नु हो जससँग अहिले उच्चतम लाभ छ।

डाटा प्रवेश

डेटा प्रविष्टि तपाईंले स्वचालित गर्नुपर्ने #१ कुरा हो। यो थकाइलाग्दो छ, यो बोरिंग छ, र यो त्रुटि प्रवण छ। आज त्यहाँ उपकरणहरू छन् जसले बीजकहरू, फारमहरू, इमेलहरूबाट डेटा निकाल्न सक्छन् र यसलाई स्वचालित रूपमा तपाईंको अनुप्रयोगहरूमा सार्न सक्छन्।

बीजक प्रशोधन र भुक्तानीयोग्य खाताहरू

इनभ्वाइस प्रशोधन स्वचालनको लागि अर्को परिपक्व क्षेत्र हो। सफ्टवेयरले खरिद अर्डरहरूमा इनभ्वाइसहरू मिलाउन, स्वीकृतिको लागि पठाउन र भुक्तानी सुरु गर्न सक्छ। पहिले दिन लाग्ने कार्यहरू अब मिनेटमा पूरा गर्न सकिन्छ।

पेरोल

पेरोल अर्को कालातीत हो। एकपटक तपाईंले स्वचालित पेरोल नियमहरू सिर्जना गरेपछि तपाईंले फेरि कहिल्यै घण्टा, कर, वा सुविधाहरू गणना गर्नुपर्दैन। केवल समीक्षा गर्नुहोस्, अनुमोदन गर्नुहोस्, र आफ्नो जीवन बिताउन फर्कनुहोस्।

रिपोर्ट

रिपोर्टिङ त्यस्तो ठाउँ हो जहाँ स्वचालन साँच्चै जादुमय बन्छ। तपाईंको टोलीले 5x उपकरणहरूबाट डेटा एकसाथ जम्मा गर्नुको सट्टा, सबै कुरा स्वचालित रूपमा एउटै ड्यासबोर्डमा खन्याइन्छ। दोहोरिने रिपोर्टहरू निर्माण गर्न शुक्रबार अबेर राति बिताउन बिदाइ दिनुहोस्।

स्वचालन कसरी सुरु गर्ने (चरण-दर-चरण)

के तपाईं अन्ततः यसलाई सही तरिकाले गर्न तयार हुनुहुन्छ? यदि त्यसो हो भने तल पढ्नुहोस्।

यसरी गर्नाले तपाईंलाई नतिजा मिल्नेछ र तपाईंको पैसा खेर जाने छैन।

चरण १: तपाईंको हालको प्रक्रियाहरू दस्तावेज गर्नुहोस्

आज प्रत्येक कार्य कसरी सम्पन्न गरिन्छ भन्ने कुराको ठ्याक्कै दस्तावेजीकरण गर्नुहोस्। यसले कहाँ ढिलाइ र अवरोधहरू छन् भनेर प्रकट गर्नेछ। तपाईंलाई थाहा नभएको कुरालाई तपाईं सुधार गर्न सक्नुहुन्न।

चरण २: सुरु गर्न एउटा कार्य छान्नुहोस्

एकैचोटि सबै कुरा स्वचालित नगर्नुहोस्। तपाईंको व्यवसायलाई आवश्यक पर्ने सबैभन्दा निराशाजनक, सबैभन्दा दोहोरिने कार्य छनौट गर्नुहोस् र त्यो कार्य स्वचालित गर्नुहोस्। साना विजयहरू मनाउनुहोस्। त्यसपछि अर्को कार्य स्वचालित गर्नुहोस्।

चरण ३: सही उपकरण छान्नुहोस्

धेरै स्वचालन उपकरणहरू उपलब्ध छन्। शुरुआतीहरूको लागि केही गुणस्तरीय विकल्पहरू यस प्रकार छन्:

• साधारण एपहरू जडान गर्नको लागि Zapier
• अलि बढी जटिल प्रवाहहरूको लागि (पहिले इन्टिग्रोम्याट) बनाउनुहोस्
• पूर्ण व्यवसाय-व्यापी स्वचालनको लागि एक उचित ERP प्लेटफर्म

तपाईंको लागि सही आकारको उपकरण छान्नुहोस्। ५ गुणा बढी व्यक्ति भएको व्यवसायको लागि तपाईंलाई इन्टरप्राइज सफ्टवेयरको आवश्यकता पर्दैन। यद्यपि, द्रुत गतिमा बढ्दो कम्पनीले साना उपकरणहरूलाई छिट्टै उछिनेर जान्छ।

चरण ४: सानो ब्याचको साथ परीक्षण गर्नुहोस्

पहिलो दिनदेखि नै आफ्नो सम्पूर्ण टोलीमा स्वचालन प्रयोग नगर्नुहोस्। पहिले कामको ब्याचको साथ यसलाई प्रमाणित गर्नुहोस्। यो निर्दोष रूपमा काम गरेपछि मात्र डिबग गर्नुहोस्, नियमहरू समायोजन गर्नुहोस् र स्केल गर्नुहोस्।

चरण 5: आफ्नो टोलीलाई तालिम दिनुहोस्

स्वचालन सजिलो कुरा होइन। तपाईंले अझै पनि आफ्ना कर्मचारीहरूलाई यसलाई कसरी प्रयोग गर्ने, हेर्ने र असफल हुँदा यसलाई ठीक गर्ने भनेर सिकाउनुपर्छ। तिनीहरूलाई तालिम दिन समय निकाल्नुहोस् र पुरस्कारहरू अवश्य आउनेछन्।

जोगिनका लागि सामान्य गल्तीहरू

उत्तम स्वचालन रणनीति हुँदा पनि चीजहरू गलत हुन सक्छन्। यहाँ बेवास्ता गर्नुपर्ने शीर्ष जोखिमहरू छन्।

भाँचिएका प्रक्रियाहरू स्वचालित गर्दै: यदि तपाईंको प्रक्रिया बिग्रिएको छ भने, यसलाई स्वचालित गर्नाले बिग्रिएको प्रक्रिया छिटो चल्न अनुमति दिनेछ। प्रक्रिया मर्मत गर्नुहोस् र त्यसपछि यसलाई स्वचालित गर्नुहोस्।

एकैचोटि धेरै गर्न खोज्दै: साना टुक्राहरू काट्नुहोस्। बिग-ब्याङ्ग रोलआउटहरू लगभग कहिल्यै काम गर्दैनन् र तपाईंले पूरै कुरा स्क्र्याप गर्नुहुनेछ।

मानवीय तत्वलाई बेवास्ता गर्दै: कर्मचारीहरूलाई स्वचालनबाट खतरा महसुस हुन सक्छ। यसले के गर्छ र के गर्दैन भन्ने बारे अपेक्षाहरू सेट गर्नुहोस्। तपाईं उनीहरूलाई उच्च-स्तरीय कामको लागि स्वतन्त्र पार्ने प्रयास गर्दै हुनुहुन्छ, उनीहरूको जागिर खोस्ने होइन।

प्रशिक्षण: अरू कसैलाई थाहा छैन कि प्रणाली कसरी सञ्चालन हुन्छ र तपाईंले भर्खरै महँगो ढोकाको ढोका सिर्जना गर्नुभएको छ।

सबै सँगै ल्याईदै

ब्याक-अफिस दोहोरिने कार्यहरू हटाउने माध्यमबाट स्वचालन अब विलासिता रहेन। आजकल अग्रगामी सोच भएका कम्पनीहरू कसरी फस्टाउँछन् भन्ने कुरा यही हो। त्यसोभए, चाँडै समीक्षा गरौं:

• पहिले आफ्नो हालको प्रक्रियाहरू कागजात गर्नुहोस्
• अर्कोमा जानुअघि स्वचालित गर्न १x कार्य छान्नुहोस्।
• आफ्नो व्यवसायको स्तरको लागि सही उपकरण छनौट गर्नुहोस्
• रोल आउट गर्नु अघि सानो ब्याचको साथ परीक्षण गर्नुहोस्
• आफ्नो टोलीलाई तालिम दिनुहोस् र नतिजाहरूको निगरानी गर्नुहोस्

सही तरिकाले गरेमा, तपाईंले उत्पादकता नाटकीय रूपमा बढाउन सक्नुहुन्छ, महँगो गल्तीहरू कम गर्न सक्नुहुन्छ र लाभ उठाउन सक्नुहुन्छ व्यापार वास्तविक समयमा दृश्यता ताकि तपाईं सूचित निर्णयहरू लिन सक्नुहुन्छ।

सबैभन्दा राम्रो पक्ष के हो भने, तपाईं यो हप्ता ठूलो लगानी बिना नै यो योजना सुरु गर्न सक्नुहुन्छ। केवल एउटा काम छान्नुहोस्। एउटा उपकरण। एउटा सानो जित। बाँकी हुनेछ!