ထပ်ခါတလဲလဲလုပ်ဆောင်ရသော Back-Office လုပ်ငန်းများကို အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်နည်း အခြေခံလမ်းညွှန်

နေ့တိုင်း စာရွက်စာတမ်းတွေနဲ့ ရုန်းကန်နေရတဲ့ အဖွဲ့သားတွေကို ကြည့်ရတာ ငြီးငွေ့နေပြီလား။

ရုံးနောက်ဘက် စစ်ဆင်ရေး သည် စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတိုင်း၏ အဓိက ကျောရိုးဖြစ်သည်။ သို့သော် ဝန်ထမ်းများသည် နေ့စဉ်နှင့်အမျှ ထပ်ခါတလဲလဲ လုပ်ဆောင်ရသည့် အလုပ်များကို လုပ်ဆောင်ခြင်းသည် သင့်ကုမ္ပဏီ၏ အချိန်၊ ငွေကြေးနှင့် စိတ်ဓာတ်ကို ကုန်ကျစေသည်။ အကောင်းဆုံးအပိုင်းမှာ ထပ်ခါတလဲလဲ လုပ်ဆောင်ရသည့် back-office အလုပ်များကို အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်းသည် သင်ထင်ထားသည်ထက် ပိုမိုရိုးရှင်းပြီး ၎င်းသည်-

• အပတ်တိုင်း admin အချိန်ပိုပေးပါ။
• ငွေကုန်ကြေးကျများသော လက်ဖြင့်ပြုလုပ်ထားသော အမှားများကို လျှော့ချပါ
• ဌာနတိုင်းတွင် ခေါင်းဆောင်မှုဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းများကို အချိန်နှင့်တပြေးညီ မြင်သာအောင် လုပ်ဆောင်ပေးခြင်း

စတင်ဖို့အတွက် နည်းပညာပါရမီရှင် ဖြစ်ဖို့ မလိုအပ်ပါဘူး။

ခုန်ချရအောင်…

အထဲမှာ ဘာတွေပါလဲ-

1. ထပ်ခါတလဲလဲလုပ်ဆောင်ရတဲ့ Back-office Tasks တွေက ဘာတွေလဲ။
2. ဘာကြောင့် အလိုအလျောက်စနစ်က အခုအချိန်မှာ အရေးပါနေတာလဲ
3. အကောင်းဆုံး Back-Office Tasks များကို ဦးစွာ အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ပါ
4. အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်း စတင်နည်း (အဆင့်ဆင့်)
5. ရှောင်ရှားရန် အဖြစ်များသော အမှားများ

ထပ်ခါတလဲလဲလုပ်ဆောင်ရတဲ့ Back-office Tasks တွေက ဘာတွေလဲ။

နောက်ကွယ်မှ လုပ်ငန်းတာဝန်များသည် သင့်လုပ်ငန်းကို ချောမွေ့စွာလည်ပတ်နေစေရန်အတွက် နောက်ကွယ်မှ လုပ်ဆောင်ရသော ပုံမှန်လက်ဖြင့် လုပ်ဆောင်ရသော၊ စီမံခန့်ခွဲရေးဆိုင်ရာ အလုပ်များဖြစ်သည်။

ဘယ်သူမှ မလုပ်ချင်တဲ့ အရာတွေကို စဉ်းစားကြည့်ပါ-

• ဒေတာများ entry ကို
• ပြေစာ စီမံဆောင်ရွက်ခြင်း
• လစာစာရင်း လည်ပတ်မှု
• လိုက်နာမှုအစီရင်ခံခြင်း။
• စာရင်းဇယားများကို ပြန်လည်ညှိနှိုင်းခြင်း

သူတို့က သင့်ဝင်ငွေတိုးအောင် မကူညီပေမယ့် ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ အချိန်တွေကိုတော့ အများကြီး သုံးစွဲပါတယ်။ အဆိုးဆုံးကတော့? အဲဒါတွေက မရှိမဖြစ်ပါ။ သူတို့ကို ကောင်းကောင်းမလုပ်ရင် တခြားဘာမှ ကောင်းကောင်းအလုပ်မလုပ်ပါဘူး။ ရင်းနှီးနေသလိုပဲလား။ အဲဒါက စီးပွားရေးလုပ်ငန်းရှင်တွေ ကိုယ့်ကိုယ်ကိုယ် ပိတ်မိစေတဲ့ အရာပါ။

ဒီမှာကန်ဒါပါ

သုတေသနပြုချက်များအရ ဝန်ထမ်းများသည် တန်ဖိုးနည်းသော အုပ်ချုပ်ရေးဆိုင်ရာ အလုပ်များတွင် တစ်ပတ်လျှင် ၁၅ နာရီ ဖြုန်းတီးကြသည်။ ၎င်းသည် ကွန်ပျူတာတစ်လုံး အလွယ်တကူ လုပ်ဆောင်နိုင်သည့်အရာတစ်ခုကို လုပ်ဆောင်ခြင်းဖြင့် တစ်ပတ်လျှင် အလုပ်ချိန်နှစ်ရက်နီးပါး ဖြုန်းတီးခြင်း ဖြစ်သည်။

ဘာကြောင့် အလိုအလျောက်စနစ်က အခုအချိန်မှာ အရေးပါနေတာလဲ

ဒါကြောင့် စီးပွားရေးလုပ်ငန်းအများစုဟာ အလိုအလျောက်စနစ်ရထားပေါ် ခုန်တက်နေကြတာပါ။

သင့်ရဲ့ back office က လူလုပ်အားနဲ့ လည်ပတ်နေမယ်ဆိုရင် သင့်ရဲ့ အချက်အလက်တွေက အမြဲတမ်း ခေတ်မမီတော့ပါဘူး။ တနင်္လာနေ့မှာ တစ်ယောက်ယောက်က spreadsheet ထဲကို ကိန်းဂဏန်းတွေ ထည့်သွင်းပြီး နောက်တစ်ယောက်ကတော့ ဗုဒ္ဓဟူးနေ့မှာ အကောင့်စာရင်းစနစ်ထဲကို ထည့်သွင်းပါတယ်။ သောကြာနေ့ရောက်ရင် တကယ့်ကိန်းဂဏန်းတွေက ဘယ်လောက်လဲဆိုတာ ဘယ်သူမှ မသိတော့ပါဘူး။

အဲဒါက ကြီးမားတဲ့ပြဿနာပဲ။

အလိုအလျောက်စနစ်က သင့်စနစ်အားလုံးကို ပေါင်းစပ်ခြင်းဖြင့် ၎င်းကို ဖြေရှင်းပေးပါသည်။ ရောင်းချမှုတိုင်း၊ ပြေစာတိုင်း၊ စတော့ရှယ်ယာလှုပ်ရှားမှုတိုင်းကို အချိန်နှင့်တပြေးညီ အလိုအလျောက် အပ်ဒိတ်လုပ်ပါသည်။ သင့်လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုတစ်ခုလုံးတွင် အချိန်နှင့်တပြေးညီ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းမြင်သာမှုကို ရရှိမည်ဖြစ်သည်။

Cloud ERP စနစ်များဖြစ်သည့် oracle netsuite စင်ကာပူ အဲဒါကို တိတိကျကျလုပ်ပါ။ သူတို့က သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ ကဏ္ဍအားလုံးက အချက်အလက်တွေကို ဒိုင်ခွက်တစ်ခုတည်းမှာ စုစည်းပေးပါတယ်။ အဲဒါက ခေါင်းဆောင်တွေကို ပိုမြန်ဆန်ပြီး ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေ ချမှတ်နိုင်စေပါတယ်။ တစ်ယောက်ယောက်က အစီရင်ခံစာပို့ဖို့ စောင့်စရာမလိုပါဘူး။

စာရင်းအင်းတွေကို ကြည့်ကြရအောင်။ ကုမ္ပဏီ ၆၀% ဟာ သူတို့ရဲ့ နေ့စဉ်လုပ်ငန်းစဉ်တွေမှာ အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်တဲ့စနစ်ကို အသုံးပြုကြပါတယ်။ သင်ကိုယ်တိုင်လည်း သူတို့ထဲက တစ်ယောက်မဟုတ်ရင် သင်ဟာ နောက်ကျနေပါပြီ။

တော်တော်ကြောက်စရာကောင်းတယ် မဟုတ်လား။

အကောင်းဆုံး Back-Office Tasks များကို ဦးစွာ အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ပါ

အလုပ်တိုင်းကို တူညီစွာ ဖန်တီးထားတာ မဟုတ်ပါဘူး။ အချို့က အလိုအလျောက်စနစ်အတွက် အဆင်သင့်ဖြစ်နေပါပြီ။ အချို့ကတော့… မပြီးသေးပါဘူး။ အဓိကကတော့ အခုအချိန်မှာ အမြင့်ဆုံး သြဇာလွှမ်းမိုးမှုရှိတဲ့သူတွေနဲ့ စတင်ဖို့ပါပဲ။

ဒေတာကို Entry '

ဒေတာထည့်သွင်းခြင်းသည် သင်အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်သင့်သည့် နံပါတ် ၁ အရာဖြစ်သည်။ ၎င်းသည် ပျင်းစရာကောင်းသည်၊ ပျင်းစရာကောင်းသည်၊ အမှားအယွင်းလည်းဖြစ်တတ်သည်။ ယနေ့ခေတ်တွင် ငွေတောင်းခံလွှာများ၊ ပုံစံများ၊ အီးမေးလ်များမှ ဒေတာများကို ထုတ်ယူပြီး သင့်အပလီကေးရှင်းများထဲသို့ အလိုအလျောက်ထည့်သွင်းနိုင်သည့် ကိရိယာများရှိပါသည်။

ငွေတောင်းခံလွှာ စီမံဆောင်ရွက်ခြင်းနှင့် ပေးချေရမည့်ငွေစာရင်းများ

ငွေတောင်းခံလွှာ စီမံဆောင်ရွက်ခြင်းသည် အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ရန်အတွက် သင့်တော်သော နောက်ထပ်နယ်ပယ်တစ်ခုဖြစ်သည်။ ဆော့ဖ်ဝဲလ်သည် ငွေတောင်းခံလွှာများကို ဝယ်ယူမှုအော်ဒါများနှင့် တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးခြင်း၊ အတည်ပြုချက်ရရှိရန် လမ်းကြောင်းပြောင်းခြင်းနှင့် ငွေပေးချေမှုများကို စတင်ခြင်းတို့ကို ပြုလုပ်နိုင်သည်။ တစ်ချိန်က ရက်ပေါင်းများစွာကြာသည့် အလုပ်များကို ယခုအခါ မိနစ်ပိုင်းအတွင်း ပြီးမြောက်နိုင်ပါပြီ။

အခစာရင်း

လစာပေးစနစ်ကလည်း အချိန်အကန့်အသတ်မရှိ ထုတ်ပေးနိုင်တဲ့ စနစ်တစ်ခုပါ။ အလိုအလျောက် လစာပေးစနစ် စည်းမျဉ်းတွေကို ဖန်တီးပြီးတာနဲ့ နာရီ၊ အခွန် ဒါမှမဟုတ် အကျိုးခံစားခွင့်တွေကို ထပ်မံတွက်ချက်ဖို့ မလိုတော့ပါဘူး။ ပြန်လည်သုံးသပ်၊ အတည်ပြုပြီး သင့်ဘဝကို ပြန်လည်နေထိုင်လိုက်ပါ။

သတင်းပို့ခြင်း

အစီရင်ခံခြင်းက အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်းအတွက် မှော်ဆန်တဲ့အရာတစ်ခု ဖြစ်လာပါတယ်။ သင့်အဖွဲ့ဟာ 5x tools တွေကနေ ဒေတာတွေကို စုစည်းမယ့်အစား အရာအားလုံးကို dashboard တစ်ခုတည်းမှာ အလိုအလျောက် ထည့်သွင်းပေးပါတယ်။ သောကြာညဉ့်နက်တဲ့အထိ အစီရင်ခံစာတွေ ထပ်ခါတလဲလဲ ရေးသားနေရတာကို နှုတ်ဆက်လိုက်ပါ။

အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်း စတင်နည်း (အဆင့်ဆင့်)

နောက်ဆုံးတော့ မှန်ကန်တဲ့နည်းလမ်းနဲ့ လုပ်ဆောင်ဖို့ အဆင်သင့်ဖြစ်ပြီလား။ အဆင်သင့်ဖြစ်ရင် အောက်မှာ ဖတ်ကြည့်ပါ။

ဒီလိုလုပ်ခြင်းအားဖြင့် ရလဒ်ကောင်းတွေရရှိပြီး ငွေကုန်ကြေးကျမများတော့ပါဘူး။

အဆင့် ၁: သင်၏လက်ရှိလုပ်ငန်းစဉ်များကို မှတ်တမ်းတင်ပါ

ဒီနေ့ အလုပ်တစ်ခုစီကို ဘယ်လိုလုပ်ဆောင်သလဲဆိုတာကို တိတိကျကျ မှတ်တမ်းတင်ထားပါ။ ဘယ်နေရာတွေမှာ နှောင့်နှေးမှုတွေနဲ့ အတားအဆီးတွေရှိလဲဆိုတာကို ဖော်ပြပေးပါလိမ့်မယ်။ မသိတာကို တိုးတက်အောင်လုပ်လို့မရပါဘူး။

အဆင့် ၂: စတင်ရန် လုပ်ငန်းတစ်ခုကို ရွေးချယ်ပါ

အားလုံးကို တစ်ပြိုင်နက်တည်း အလိုအလျောက် မလုပ်ပါနဲ့။ သင့်လုပ်ငန်းအတွက် အလိုအပ်ဆုံးနဲ့ အခက်ခဲဆုံး အလုပ်တစ်ခုကို ရွေးချယ်ပြီး အဲဒီအလုပ်ကို အလိုအလျောက်လုပ်ပါ။ သေးငယ်တဲ့ အောင်မြင်မှုတွေကို ဂုဏ်ပြုပါ။ ပြီးရင် တခြားအလုပ်တစ်ခုကို အလိုအလျောက်လုပ်ပါ။

အဆင့် ၃: မှန်ကန်သောကိရိယာကို ရွေးချယ်ပါ

အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်သည့်ကိရိယာများစွာရှိပါသည်။ အစပြုသူများအတွက် အရည်အသွေးမြင့်ရွေးချယ်မှုအချို့မှာ-

• ရိုးရှင်းသော အက်ပ်များကို ချိတ်ဆက်ရန်အတွက် Zapier
• အနည်းငယ်ပိုမိုရှုပ်ထွေးသော စီးဆင်းမှုများအတွက် (ယခင်က Integromat) ပြုလုပ်ပါ
• လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံး အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်နိုင်စေရန်အတွက် သင့်လျော်သော ERP ပလက်ဖောင်းတစ်ခု

သင့်အတွက် သင့်တော်တဲ့ အရွယ်အစားရှိတဲ့ ကိရိယာတစ်ခုကို ရွေးချယ်ပါ။ လူ ၅ ယောက်ရှိတဲ့ လုပ်ငန်းအတွက် enterprise software မလိုအပ်ပါဘူး။ ဒါပေမယ့် အလျင်အမြန် ကြီးထွားလာတဲ့ ကုမ္ပဏီတစ်ခုဟာ ကိရိယာငယ်လေးတွေကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် ကျော်လွန်သွားပါလိမ့်မယ်။

အဆင့် ၄: အသုတ်ငယ်ဖြင့် စမ်းသပ်ပါ

ပထမဆုံးနေ့ကတည်းက သင့်အဖွဲ့တစ်ခုလုံးကို အလိုအလျောက်စနစ် မထည့်သွင်းပါနဲ့။ အလုပ်အစုအဝေးနဲ့ ဦးစွာ အတည်ပြုပါ။ အမှားအယွင်းကင်းကင်း အလုပ်လုပ်ပြီးမှသာ အမှားရှာဖွေပြင်ဆင်ခြင်း၊ စည်းမျဉ်းများကို ချိန်ညှိခြင်းနှင့် တိုးချဲ့ခြင်းတို့ကို လုပ်ဆောင်ပါ။

အဆင့် 5- သင့်အဖွဲ့ကို လေ့ကျင့်ပါ။

အလိုအလျောက်စနစ်ဆိုတာ လွယ်လွယ်လုပ်လို့ရတဲ့ကိစ္စမဟုတ်ပါဘူး။ ဝန်ထမ်းတွေကို ဘယ်လိုအသုံးပြုရမလဲ၊ ဘယ်လိုစောင့်ကြည့်ရမလဲ၊ ဘယ်လိုချို့ယွင်းချက်တွေရှိလဲဆိုတာ သင်ပေးရပါမယ်။ သူတို့ကို လေ့ကျင့်ပေးဖို့ အချိန်ယူပါ၊ အကျိုးကျေးဇူးတွေ ရရှိလာပါလိမ့်မယ်။

ရှောင်ရှားရန် အဖြစ်များသော အမှားများ

အကောင်းဆုံး အလိုအလျောက်စနစ် မဟာဗျူဟာနဲ့တောင် အရာအားလုံး မှားယွင်းသွားနိုင်ပါတယ်။ ရှောင်ရှားရမယ့် ထိပ်တန်းအန္တရာယ်တွေကို ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။

ပျက်နေသော လုပ်ငန်းစဉ်များကို အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်း- ချို့ယွင်းနေတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တစ်ခု ရှိနေရင် အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ခြင်းက ချို့ယွင်းနေတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ကို ပိုမြန်မြန်လည်ပတ်နိုင်အောင် ကူညီပေးပါလိမ့်မယ်။ လုပ်ငန်းစဉ်ကို ပြုပြင်ပြီးရင် အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ပါ။

တစ်ပြိုင်နက်တည်း အများကြီးလုပ်ဖို့ ကြိုးစားခြင်း အတုံးသေးသေးလေးတွေကို ကိုက်ဖြတ်လိုက်ပါ။ Big-bang rollout တွေက အလုပ်မဖြစ်သလောက်ပါပဲ၊ ပြီးတော့ သင်က အရာအားလုံးကို ဖျက်ဆီးပစ်လိုက်ရုံပါပဲ။

လူသားဆန်သော အချက်ကို လျစ်လျူရှုခြင်း- ဝန်ထမ်းများသည် အလိုအလျောက်စနစ်ကြောင့် ခြိမ်းခြောက်ခံရသည်ဟု ခံစားရနိုင်သည်။ ၎င်းက လုပ်ဆောင်ပေးမည့်အရာနှင့် မလုပ်ဆောင်မည့်အရာများအပေါ် မျှော်လင့်ချက်များ ချမှတ်ပါ။ သင်သည် ၎င်းတို့အား အဆင့်မြင့်အလုပ်များအတွက် လွတ်မြောက်စေရန် ကြိုးစားနေခြင်းဖြစ်ပြီး ၎င်းတို့၏အလုပ်များကို ဖယ်ရှားခြင်းမဟုတ်ပါ။

လေ့ကျင့်ရေး: ဒီစနစ် ဘယ်လိုအလုပ်လုပ်လဲဆိုတာ ဘယ်သူမှ မသိဘဲ မင်းက ဈေးကြီးတဲ့ တံခါးပိတ်တစ်ခု ဖန်တီးလိုက်ပြီ။

အားလုံးအတူတကွယူဆောင်လာ

ရုံးတွင်း ထပ်ခါတလဲလဲ လုပ်ဆောင်ရသော အလုပ်များကို ဖယ်ရှားခြင်း အလိုအလြောကျစကျတပျဆငျမှု ဇိမ်ခံပစ္စည်းတစ်ခု မဟုတ်တော့ပါဘူး။ ယနေ့ခေတ်မှာ ရှေ့ကိုမျှော်တွေးတဲ့ ကုမ္ပဏီတွေ ဘယ်လို ကြီးပွားတိုးတက်ကြသလဲဆိုတာပါပဲ။ ဒါကြောင့် မြန်မြန်လေး ပြန်လည်သုံးသပ်ကြည့်ရအောင်-

• လက်ရှိလုပ်ငန်းစဉ်များကို ဦးစွာမှတ်တမ်းတင်ပါ
• နောက်တစ်ခုသို့ မရွှေ့မီ အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်ရန် အလုပ် ၁ ခုကို ရွေးချယ်ပါ
• သင့်လုပ်ငန်းအတိုင်းအတာအတွက် မှန်ကန်သောကိရိယာကို ရွေးချယ်ပါ
• ဖြန့်ချိခြင်းမပြုမီ အသုတ်အနည်းငယ်ဖြင့် စမ်းသပ်ပါ
• သင့်အဖွဲ့ကို လေ့ကျင့်ပေးပြီး ရလဒ်များကို စောင့်ကြည့်ပါ

မှန်ကန်စွာလုပ်ဆောင်ပါက သင်သည် ထုတ်လုပ်မှုစွမ်းအားကို သိသိသာသာ မြှင့်တင်နိုင်ပြီး ကုန်ကျစရိတ်များသော အမှားများကို လျှော့ချနိုင်ကာ အကျိုးအမြတ်များ ရရှိနိုင်ပါသည်။ စီးပွားရေးလုပ်ငန်း အချိန်နှင့်တပြေးညီ မြင်နိုင်သောကြောင့် သင်သည် အသိပေးဆုံးဖြတ်ချက်များ ချနိုင်သည်။

အကောင်းဆုံးအပိုင်းကတော့ ဒီအစီအစဉ်ကို ဒီအပတ်မှာ ကြီးကြီးမားမား ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှုမရှိဘဲ စတင်လုပ်ဆောင်နိုင်ပါတယ်။ အလုပ်တစ်ခုကို ရွေးချယ်လိုက်ပါ။ ကိရိယာတစ်ခု။ အောင်မြင်မှုလေးတစ်ခုပါပဲ။ ကျန်တာအားလုံး ဖြစ်လာပါလိမ့်မယ်။